Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Дата штамп как пишется
Единая система конструкторской документации
Unified system for design documentation. Basic inscriptions
Дата введения 2006-09-01
Предисловие
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-97* «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Порядок разработки, принятия, применения, обновления, отмены»
* С 1 июля 2010 г. действует ГОСТ 1.2-2009.
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательским центром CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)
За принятие проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Код страны по
МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 июня 2006 г. N 118-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.104-2006 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 сентября 2006 г.
6 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с Поправкой (ИУС 4-2007)
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе «Национальные стандарты».
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает формы, размеры, номенклатуру реквизитов и порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней в конструкторских документах, предусмотренных стандартами Единой системы конструкторской документации.
На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, отражающие особенности указания реквизитов и атрибутов при оформлении конструкторских документов с учетом их специфики.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.053-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения
ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации. Обозначение изделий и конструкторских документов
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.302-68 Единая система конструкторской документации. Масштабы
ГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии
ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.502-68 Единая система конструкторской документации. Правила дублирования
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.601-2006 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
ГОСТ 2.602-95 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701-2008 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения.
3.1.2 атрибут документа: Идентифицированная (именованная) характеристика части реквизита.
3.1.3 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.
3.1.4 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
4 Реквизиты основной надписи и дополнительных граф
4.1 Номенклатура реквизитов и атрибутов основной надписи и дополнительных граф в конструкторских документах должна соответствовать указанной в таблице 1.
Наименование реквизита или атрибута (полей реквизита или атрибута)
Маркировка даты изготовления
Сегодня к маркировке товара относятся очень строго на законодательном уровне. Она необходима в любых сферах по ряду причин. Во – первых, производители получают конкретную информацию о количестве выпускаемого продукта. Во – вторых, магазины ведут учет, основываясь на печати. В третьих, потребители узнают все данные об изделиях и продуктах питания. К тому же маркер помогает вести учет того или иного ассортимента в стране, чтобы не было излишков или дефицита.
Крайне важно на любом образце проставлять не только состав, адрес изготовителя, стандарты, но и сроки сортировки и годности. Им всегда уделяется особое внимание.
Как правило, сведения о числе и месяце располагают так:
На клейме. Оно выполняется специальной краской. Или при помощи выжигания. Цифры печатаются непосредственно на товаре.
На штампе. Он наносится на продукт или же на упаковочную тару.
На этикетку. Она известна всем. Представляет собой небольшую наклейку, расположенную на изделии.
На вкладыш. Зачастую производства не в состоянии сделать нанесение на упаковке, поэтому вкладывают их на листочке.
Специальный инвентарь для маркировки даты производства
Если Вы занимаетесь каким-либо бизнесом, то Вам потребуется маркировка даты выпуска, которая создается на спецоборудовании. Сегодня существует огромный выбор качественных и надежных аппаратов, представленных в Smart Marking. Вы точно найдете подходящий экземпляр.
Контактные машины. Они работают с применением холодного или горячего способа теснения. Маркировка даты изготовления создается штамповкой, штампом. Агрегат выполняет все операции в механическом процессе. К такому виду еще относятся и термотрансферный принтер, а также кодировщик. В каталоге фирмы Вы можете подобрать любой понравившийся образец.
Маркировка даты производства делается и на бесконтактном оборудовании. Это, как правило, лазерное и струйное. Первый подтип чаще всего используют для нанесения на большие объекты, такие как коробки. Так как требования к четкости жесткие.
А вот для второго типа характерно применение чернил, при помощи которых также выходят отлично напечатанные цифровые данные.
И, конечно же, нельзя забывать о принтерах для этикеток. Они обеспечивают производителей большими тиражами наклеек и прочего, так как в них заправлена самоклеящаяся бумага в рулонах. Бывают переносными, настольными, производственными.
ГОСТ 2.104-2006. Основные надписи, штамп чертежа
Единая система конструкторской документации
Unified system for design documentation. Basic inscriptions
Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-97 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Порядок разработки, принятия, применения, обновления, отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательским центром CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 23 от 28 февраля 2006 г.)
За принятие проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Код страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование органа государственного управления строительством
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
4. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 июня 2006 г. № 118-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.104-2006 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 сентября 2006 г.
5. ВЗАМЕН ГОСТ 2.104-68
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе «Национальные стандарты».
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
3.2 Сокращения
4 Реквизиты основной надписи и дополнительных граф
5 Порядок выполнения основной надписи и дополнительных граф
6 Порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф
Приложение А (справочное) Примеры размещения основной надписи и дополнительных граф к ней
Приложение Б (справочное) Пример разбивки поля чертежа на зоны
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает формы, размеры, номенклатуру реквизитов и порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней в конструкторских документах, предусмотренных стандартами Единой системы конструкторской документации.
На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, отражающие особенности указания реквизитов и атрибутов при оформлении конструкторских документов с учетом их специфики.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.053-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения
ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации. Обозначение изделий и конструкторских документов
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.302-68 Единая система конструкторской документации. Масштабы
ГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии
ГОСТ 2.305-68 Единая система конструкторской документации. Изображения-виды, разрезы, сечения
ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.502-68 Единая система конструкторской документации. Правила дублирования
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.601-2006 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
ГОСТ 2.602-95 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701-84 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения.
3.1.2 атрибут документа: Идентифицированная (именованная) характеристика части реквизита.
3.1.3 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.
3.1.4 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
4 Реквизиты основной надписи и дополнительных граф
4.1 Номенклатура реквизитов и атрибутов основной надписи и дополнительных граф в конструкторских документах должна соответствовать указанной в таблице 1.
Наименование реквизита или атрибута (полей реквизита или атрибута)
Обозначение и код документа
Порядковый номер листа
Общее количество листов документа
Наименование или код организации
Сведения о подписании документа
Характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ
Фамилия лица, подписавшего документ
Подпись лица, фамилия которого указана в 9.2
Дата подписания документа
Сведения об изменениях документа
Порядковый номер изменения
Указания об изменении листа
Номер документа, на основании которого производится изменение
Подпись лица, внесшего изменения
Дата внесения изменения
Обозначение зоны, в которой находится изменяемая часть изделия
Инвентарный номер подлинника
Сведения о приемке подлинника в службу технической документации
Подпись лица, принявшего подлинник
Инвентарный номер подлинника, взамен которого выпущен данный подлинник
Инвентарный номер дубликата
Сведения о приемке дубликата в службу технической документации
Подпись лица, принявшего дубликат
Дата приемки дубликата
Обозначение документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ
Обозначение соответствующего документа, в котором впервые записан данный документ
Знак, установленный заказчиком
Сведения об утверждении документации соответствующей литеры
Сведения об утверждении документации
Год утверждения документации
Подпись лица, копировавшего документ
Обозначение формата листа
Номера авторских свидетельств
Уровень конфиденциальности документа
Сведения о визировании документа
Подпись должностного лица
Сведения о визировании оригинала или подлинника документа на бумажном носителе размещают на поле подшивки первого или заглавного листа документа
Имя файла документа
Признак аутентичного документа
Дополнительный код вида документа в соответствии с ГОСТ 2.102
Реквизит только электронного документа
Дополнительный код вида ЭСИ в соответствии с ГОСТ 2.053
Реквизит только электронного документа
Код документа в зависимости от характера использования
Обозначение документа аналогичного изделия, для которого ранее изготовлены средства технологического оснащения
1) Составной реквизит.
2) Все реквизиты и/или их атрибуты, значением которых является подпись, в ДЭ выполняют в виде ЭЦП.
3) В значении календарной даты для электронных документов год указывают четырьмя цифрами.
4) Если обязательные атрибуты указаны у необязательного реквизита, то они должны быть указаны при его использовании.
5) Место расположения и размер граф на бумажном носителе устанавливает разработчик.
6) Реквизит заполняют в установленном порядке.
4.2 Для целей управления документами в процессах документооборота допускается вводить дополнительные реквизиты, не отображаемые на документах в бумажной форме. Номенклатура таких реквизитов и правила выполнения устанавливаются нормативными документами организации. Для документации на изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, номенклатуру дополнительных реквизитов документов согласуют с заказчиком (представительством заказчика).
(Поправка, ИУС 4-2007).
5 Порядок выполнения основной надписи и дополнительных граф
Допускается для последующих листов чертежей и схем применять форму 2а.
5.2 Основная надпись, дополнительные графы к ней и рамки выполняют сплошными основными и сплошными тонкими линиями по ГОСТ 2.303.
5.3 Основную надпись располагают в правом нижнем углу конструкторских документов.
На листах формата А4 по ГОСТ 2.301 основную надпись располагают вдоль короткой стороны листа.
При расположении таблицы изменений слева от основной надписи наименования граф 14-18 повторяют.
Расположение дополнительных граф показано в приложении А.
5.4 Для быстрого нахождения на чертеже (схеме) составной части изделия или его элемента рекомендуется разбивать поле чертежа (схемы) на зоны. Отметки, разделяющие чертеж (схему) на зоны, рекомендуется наносить на расстоянии, равном одной из сторон формата А4 (рисунки Б.1 и Б.2 приложения Б).
Зоны обозначают сочетанием цифр и букв, например: 1А, 2А, 3А, 1В, 2В, 3В и т.д.
5.5 На чертежах (схемах) с одним обозначением, выполненных на нескольких листах, нумерация зон по горизонтали должна быть сквозной в пределах всех листов.
6 Порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф
6.1 В графах основной надписи и дополнительных графах (номера граф на формах показаны в круглых скобках) указывают значения соответствующих реквизитов или атрибутов согласно таблице 1:
(Поправка, ИУС 12-2006).
(Поправка, ИУС 4-2007).
Допускается в рабочей конструкторской документации литеру проставлять только в спецификациях и технических условиях.
Для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, перечень конструкторских документов, на которых должна обязательно проставляться литера, согласуется с заказчиком (представительством заказчика);
(Поправка, ИУС 4-2007).
1 В графах 13, 18, 20, 23 при указании календарной даты на бумажном носителе год указывают двумя последними цифрами.
2 Графа 26 на форме 2а является обязательной только для чертежей и схем.
Основная надпись и дополнительные графы для чертежей и схем
Основная надпись и дополнительные графы для текстовых конструкторских документов (первый или заглавный лист)
Основная надпись и дополнительные графы для чертежей (схем) и текстовых конструкторских документов (последующие листы)
Основная надпись и дополнительные графы для текстовых конструкторских документов при двустороннем светокопировании (последующие листы)
Нечётный номер страницы
Чётный номер страницы
(справочное)
Примеры размещения основной надписи и дополнительных граф к ней
Для форматов больше А4 при расположении основной надписи вдоль длинной стороны листа
Для форматов больше А4 при расположении основной надписи вдоль короткой стороны листа
(справочное)
Пример разбивки поля чертежа на зоны
Ключевые слова: конструкторская документация, основная надпись, электронный конструкторский документ, оформление документа, реквизит документа, электронная цифровая подпись
Ниже ссылки для скачивания готовых рамок со штампами и основными надписями.