BOSSHUNT
Самоучитель по написанию сопроводительного письма к резюме
На форуме сайта bosshunt.ru я часто получаю вопросы касаемо темы написания сопроводительного письма. Например: «Когда я рассылаю свое резюме по кадровым агентствам или в компании напрямую, обязательно ли писать сопроводительное письмо? Если да, то что именно нужно в нем писать?» Мой ответ однозначно: «Да! Сопроводительное письмо к резюме нужно писать обязательно! На каждый отклик составляйте новое сопроводительное письмо».
Кроме того, на сайтах по поиску вакансий сейчас все чаще можно встретить требование, которое указывают сами работодатели: «Не сочтите за излишнюю требовательность, но для нас важно знать, чем вас заинтересовала эта позиция и почему вы полагаете, что справитесь с обозначенными задачами. Пожалуйста, раскройте это в сопроводительном письме. Резюме с пустыми и шаблонными сопроводительными письмами рассматриваются в последнюю очередь».
Вы ненавидите писать сопроводительные письма? Вы не одни! Большинство соискателей не могут написать их хорошо. Я взяла на себя смелость помочь вам избежать самых типичных ошибок, которые допускают кандидаты и научить вас составлять свои уникальные сопроводительные письма. Поэтому я решила создать серию статей из 3-х частей — «Самоучитель по написанию сопроводительного письма к резюме».
Для студентов, выпускников и специалистов с небольшим опытом работы также будут полезны примеры из статьи: «Мотивационное письмо VS Сопроводительное письмо».
Часть 1.
Содержание:
1. Что такое сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо (Cover letter, сокр. CL (англ.) – анонс профессиональных компетенций кандидата, основной целью которого является убедить рекрутера открыть и прочитать резюме. Оно выполняет три функции: информативную, убеждающую и воздействующую. Наличие сопроводительного письма к резюме также подтверждает мотивацию и серьезные намерения кандидата.
«Служба исследований HeadHunter выяснила, какие сопроводительные письма получают работодатели и каких на самом деле ждут. По данным с сайта hh.ru 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем. Самую большую роль сопроводительные письма играют для топовых позиций: 17% работодателей не готовы смотреть резюме кандидатов на позиции топ-менеджеров без сопроводительного письма».
2. Примеры шаблонных сопроводительных писем. Быть или не быть?
Пример шаблонного письма № 1.
Должность: Начальник IT-отдела
Здравствуйте! Отправляю Вам свое резюме, готов дополнительно встретиться и ответить на все интересующие Вас вопросы. Имею большой опыт в должности руководящего работника IT-подразделений. Опыт руководящего работника дали мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы Вашей компании. Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания.
С уважением,
Пример шаблонного письма № 2.
Должность: Руководитель отдела продаж
Добрый день,
пишу Вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж».
Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.
Мой профессиональный опыт включает в себя: управление командами продаж, ведение переговоров с ключевыми клиентами.
В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.
С уважением,
Представленные примеры – это безликие «зловредные» письма, в котором информация представлена абстрактна. Они содержат шаблонные фразы и слова-паразиты, от которых поистине отбою нет. Нет ничего хуже, чем рассылать одно и то же письмо в разные компании в надежде, что это не заметят. Заметят и отметят. Такие письма не работают, так как они не позволяют понять потенциальному работодателю, почему именно вы подходите для их компании и почему они подходят для вас. Скажите «Не быть» серому, однообразному и казенному сопроводительному письму, которое вызывает раздражение у его читателей и увеличивает вероятность того, что ваше резюме не прочитают. 38% HR-менеджеров получают шаблонные сопроводительные письма и это служит причиной отказа от дальнейшего знакомства с резюме.
3. Не пишите так!
Время от времени я получаю от соискателей сопроводительные письма с просьбой оценить их. И в своих обращениях мне задают такой вопрос: «Так подойдет или нужно что-то заменить?» В 99% из 100% мой ответ следующий: «Нет, не подойдет. Заменить нужно все! Не пишите так!»
Для того, чтобы научить вас писать правильно, давайте разберем основные ошибки, которые допускают соискатели на конкретных примерах. Так как цена ошибки при поиске работы велика, то, лучше учиться не на своих ошибках, а на чужих.
Плохие примеры
Встретили меня по одежке, проводили тоже плохо…
В каждом примере красным шрифтом выделены ошиби, а в скобках — зеленым шрифтом даны комментарии. Орфографические ошибки я исправила заранее и расставила знаки препинания там, где они должны быть. В противном случае, количество слов, выделенных красным шрифтом было бы в несколько раз больше. В приведенных примерах фокус необходимо делать на анализе содержания, чтобы усвоить главный урок – «Почему так писать нельзя?»
* О названии должности и сфере работы отправителя можно только догадываться. Вы полагаете, что у специалистов по подбору персонала есть на это время? Или им нравится время от времени разгадывать ребусы?
* Если есть работодатели, которые ищут главного бухгалтера без опыта работы в их направлении и с радостью будут его «стремительно» обучать, то возможно это письмо не так уж и критично. Однако я в этом очень сильно сомневаюсь.
Да, я весьма нелестно отнеслась к разбору этих примеров. Владеть навыком делового письма обязан любой человек с высшим образованием, независимо от того, какую должность он занимает и в какой сфере деятельности работает.
4. Работа над ошибками
На своих ошибках учатся, на чужих – делают карьеру.
Список основных ошибок
5. От плохого к хорошему
План для написания сопроводительного письма
1. Кому? Любое письмо начинается с персонального приветствия. Очень важно в сопроводительном письме указывать имя адресата, к которому вы обращаетесь.
Примеры обращений, если не известно И. О. адресата:
• Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
• Уважаемый отдел персонала компании «Х»!
• Уважаемый сотрудник отдела подбора персонала компании «Х»!
• Уважаемый менеджер по подбору персонала компании «Х»!
• Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании «Х»!
• Уважаемые дамы и господа!
2. Что? В первом абзаце укажите, на какую должность вы претендуете, а также объясните, где и от кого вы узнали об этой вакансии.
3. Почему? Подготовьте 3 ответа:
К ответам на каждый из трех вопросов «почему» стоит подходить в разрезе каждой конкретной компании/вакансии. Только в таком случае ваше сопроводительное письмо не получится штампованным.
6. От абстракции к реализму
С вакансией все намного проще. Работодатель вам сразу объявляет напрямую, какого кандидата ищут. Ваша задача – вставить в сопроводительное письмо самую важную информацию для них и привязать к требованиям вакансии. Основная цель сопроводительного письма под отклик на вакансию – объяснить специалисту по подбору персонала, почему ваша кандидатура соответствует позиции, на которую вы отправляете свое резюме. Поэтому крайне важно адаптировать сопроводительное письмо под вакансию, на которую откликаетесь.
Но, сразу хочу вас предупредить. Есть единственный принцип результативного отклика на вакансию: нужно соответствовать требованиям. Если вы претендуете на определенную вакансию, то для начала убедитесь, что вы подходите на эту позицию и проведите параллель между требованиями и своими навыками.
Это не значит, что вам не нужно откликаться на такие вакансии, пожалуйста, отправляйте свое резюме, но не ждите, что вас пригласят на собеседование, если вы не соответствуете требованиям.
В следующей статье вас ждет рассказ о том, как Иван Иванович, Марья Филипповна и Федор, упорно и настойчиво откликаются да откликаются, да получают от всех только отказы. Во второй части я раскрою истинные причины их неудач, расскажу как правильно анализировать публикуемые вакансии, на что обращать внимание, чтобы не тратить время и усилия на неэффективные отклики. И самое главное: вы научитесь сами составлять сопроводительные письма под конкретные вакансии.
Как написать сопроводительное письмо
1. Используйте правильное приветствие
Казалось бы, маленькая деталь, но по приветствию в письме можно сказать многое о кандидате. «Доброго времени суток» настораживает безграничностью, «доброго дня» — неуместным пожеланием, «приветствую» — патетикой.
Используйте для сопроводительного письма приветствие, укладывающееся в правила деловой переписки: «Добрый день» или «Здравствуйте». Это сразу задаст доброжелательный тон, при этом не будет навязчиво.
2. Расскажите о своей заинтересованности
Рекрутерам приходится сталкиваться с кандидатами, которые нажали кнопку «Откликнуться» только потому, что вакансия «вроде бы ничего». При этом непонятно, действительно ли соискатель хочет получить эту должность или он откликается на все объявления подряд.
Буквально одним предложением в сопроводительном письме расскажите, почему эта вакансия вам понравилась. Например, ищут руководителя отдела по продаже недвижимости: «Я больше четырех лет управлял командой менеджеров по продаже стройматериалов. Продажа недвижимости всегда казалась мне более привлекательной, и ваша вакансия — это возможность сменить сферу деятельности на более подходящую для меня».
3. Добавьте конкретики
В сопроводительном письме важно ответить на вопрос, почему вы идеально подходите под эту вакансию. Для этого в одном абзаце опишите значимые достижения и навыки, о которых работодатель подробнее прочитает в резюме.
Если вас заинтересовала вакансия дизайнера, можно написать так: «В последний год я больше работаю с векторной графикой, в основном, наружной рекламой. Работа, которой я горжусь — корпоративный календарь на год (ссылка): мне помогали коллеги, и, кажется, нам удалось сделать его нескучным, мы получили много хороших отзывов от клиентов и от пользователей behance.net. Также два года назад я делал анимационные заставки для одного из телеканалов, вот ссылки на них».
4. Что там с ценностями?
Прежде чем составлять сопроводительное письмо, изучите страницу компании, чтобы понять особенности ее корпоративной культуры. Если есть прямые совпадения с вашими ценностями, то об этом также стоит указать при отклике на вакансию.
Допустим, в офисе компании организован раздельный сбор мусора, и вам очень нравится эта идея. Тогда в сопроводительном письме можно написать: «Здорово, что вы думаете об экологии планеты. Я каждый год участвую в посадке деревьев и отдельно сдаю пластик и стекло: для меня важно, что компания разделяет мои взгляды».
5. Завершите призывом к действию
Фактически с помощью сопроводительного письма вы пытаетесь продать рекрутеру вашу кандидатуру. Поэтому в конце письма уместен призыв к действию: «посмотрите мое резюме», «рассмотрите мою кандидатуру на вакансию», «готов ответить на ваши вопросы». При этом не упрашивайте и не умоляйте — поверьте, рекрутеры многое повидали за годы работы, поэтому они оценят ненавязчивое общение.
6. Сократите письмо
Часто в сопроводительных письмах много лишнего. Одни добавляют автобиографию, другие слишком долго распинаются о своей мотивации. Оставляйте только важную и интересную информацию: например, добавьте ссылки на свое портфолио, если оно необходимо для вашей профессии. Это расскажет о вас лучше слов.
7. Проверьте грамотность
На всякий случай перечитайте письмо еще раз: случайные опечатки могут испортить впечатление.
Составляем сопроводительное письмо с HR-специалистом
Сопроводительные письма читают перед анализом самого резюме, поэтому они играют главную роль в трактовке и восприятии последующей информации. Письмо непременно должно быть составлено грамотно, тогда оно расположит к себе читающего и отвлечет от критического восприятия. Неудачное письмо — повод отправить в мусорную корзину даже идеальное резюме: 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем.
Практика написания сопроводительных писем больше распространена среди менеджеров высшего и среднего звена. На этих позициях письмо требует и принципиально иного качества исполнения. Давайте рассмотрим основные черты успешных сопроводительных писем.
Строгая структура
Сопроводительное письмо содержит в себе:
Важно помнить, что все пункты, кроме 2.3 — это наработанные клише, созданные успешными кандидатами за многолетнюю практику. Они стандартны, очевидны, уже являются этикетом при общении через сопроводительные письма, не должны превышать одного — двух предложений и пишутся строго с нового абзаца с отступом.
Приведем пример из письма руководителя отдела продаж крупной западной FMCG компании. Оно довольно длинное, но для руководящей должности это вполне допустимо.
пишу вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж канала современной торговли».
Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.
Хочу сразу заметить, что опыта работы именно с бытовой техникой у меня нет, но в отличие от большинства кандидатов у меня есть следующие сильные стороны:
Мой профессиональный опыт также включает в себя:
В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.
С уважением,
Алексей Х,
Тел.»
Хотя в большинстве случаев имя получателя неизвестно, очень важно соблюсти персонализированное и обдуманное обращение. Помните, что скопированное шаблонное сопроводительное письмо скорее всего оставит ваше резюме непрочтенным. Возможными обращениями на hh.ru могут быть: «Уважаемый отдел персонала компании Х», «Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании Х», «Уважаемый менеджер по подбору персонала компании Х», «Я внимательно изучил позицию Руководитель отдела продаж канала современной торговли и т.д.»
Небольшое, но емкое
Помните, что сопроводительное письмо должно читаться за 10 секунд. К сожалению, частая практика российской культуры – это вписать в сопроводительное письмо абсолютно все проекты и опыты жизни, которые совсем не имеют отношения к вакансии. Такие письма открывают тотальное непонимание как позиции, так и ее роли в компании.
Постарайтесь написать небольшое, но информативное и полезное письмо только с качественной информацией.
Деловой стиль
Сопроводительное письмо по стилю должно соответствовать отрасли компании и корпоративной культуре.
Для большинства инжиниринговых, медицинских, банковских, консалтинговых и других работодателей подойдет выдержанный деловой стиль, описанный выше. Он беспроигрышно подходит для 95% вакансий, размещенных в интернете. Его отличает максимально легкая и информативная форма письма: простая структура, терминология, отсутствие громоздких придаточных и сложноподчиненных предложений.
Остальные 5% — области Hi-tech, креатив, IT start-up, частные и небольшие компании c нишевыми продуктами — допускают более свободное и эмоциональное обращение.
Ошибки
Креатив в письме и юмор уместны, если только рассматриваемая компания входит в тот малый процент работодателей, для которых оригинальность и юмор являются частью профессиональной деятельности и соответствует внутренней корпоративной культуре.
Итак, в чем же секрет удачных сопроводительных писем? Они структурированы, небольшие по объему, но крайне емкие, стилизованы под культуру компании и не содержат ошибок. А самое главное — такие сопроводительные письма фокусируются на интересах компании, а не на персональном интересе кандидата. Покажите, что вы знаете, в чем нуждается компания и как ей помочь.
Примеры сопроводительных писем к резюме
До сравнительно недавнего времени потенциальные служащие откликались на объявленную вакансию направлением письменного резюме исключительно в бумажной форме. Естественно, при наличии нескольких кандидатов бумажная груда не могла особенно радовать менеджера по персоналу, поэтому ни о каких дополнительных бумагах, сопровождающих резюме, речи не шло.
Все изменилось с активным внедрением в нашу жизнь компьютерных технологий. Резюме преимущественно направляются по электронной почте, и никакой проблемы не составляет добавить к ним 2-3 абзаца сопроводительного текста.
Сразу же хотим поделиться одним очень интересным судебным прецедентом, в котором истец при хорошо оформленном резюме и сопроводительном письме к нему, добилась от Банка денежной компенсации в отказе при приёме на работу:
Истец К. обратилась в суд с иском к ответчику АО «Т-Банк» о взыскании компенсации морального вреда, мотивируя свои уточненные требования тем, что в поиске работы разместила на разных сайтах, в т.ч. на. свое резюме «Офис-менеджер, секретарь-референт», «Секретарь-референт», «Бухгалтер». На опубликованные вакансии АО «Т-БАНК» направила резюме, с сопроводительным письмом, т.к. соответствовала заявленным опубликованным требованиям, однако ответ не поступил. Отправив письмо к ответчику с просьбой разъяснить, в чем причина несоответствия, получила прилагаемый отказ, не связанный с ее деловыми качествами, что является нарушение действующего трудового законодательства. В связи с чем просит суд признать действия АО «Т-Банк» по не указанию причин несоответствия вакансии в письменном ответе незаконным, отказ в заключении трудового договора, взыскать компенсацию морального вреда в размере __руб.
Посмотреть решение суда
Что представляет собой сопроводительное письмо
ВАЖНО! Рекомендации по составлению сопроводительного письма от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Письменное сопровождение резюме, или отклик на вакансию – это дополнительная информация, предоставляемая потенциальным соискателем в придачу к официальным данным об образовании и опыте работы, содержащихся в резюме.
Претенденты на работу, не привыкшие к подобной практике, часто упускают этот момент из своего внимания или сознательно предпочитают не тратить на него время, ведь основные данные уже приведены в резюме. Иногда такой подход может стоить кандидату потенциальной должности.
Более четверти менеджеров по кадрам по результатам опроса признались, что не стали знакомиться с резюме кандидата из-за неудачного сопроводительного текста, а также многие НR-специалисты взяли за правило вообще не рассматривать резюме, если сопроводительная информация отсутствует.
Соискателю стоит подавать такое сопроводительное письмо, даже если в описании вакансии не содержалось такого требования: такой текст считается в серьезных фирмах самим собой разумеющимся.
Плюсы от сопровождения резюме
Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Каким бы ни было блестящим ваше резюме, компании нужнее замотивированный и лояльный сотрудник, заинтересованный в развитии и продвижении ее на рынке, нежели просто квалифицированный специалист. Это и поможет подчеркнуть сопровождающий резюме текст.
О чем писать возможному работодателю
Неопытные в деле написания подобных документов люди, мечтающие о хорошей должности, не вполне уверены, какие данные должны содержаться в сопроводительном письме. Плоды такого подхода чаще всего содержат:
В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.
Очевидная структура
Сопроводительное письмо – это деловой документ, следовательно, он подчиняется основным требованиям к бизнес-переписке. Опыт многих лет практики выработал содержание, являющееся оптимальным для этого вида информации.
Каждый пункт не должен превышать 1-3 предложений и начинаться с отдельного абзаца.
Главные требования к сопроводительному письму
Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:
Распространенные ошибки
Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.
Формальности отправления сопроводительного письма
Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют. В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:
Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:
ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.
Примеры сопроводительных писем
Краткое письмо
Чаще всего размещается в «теле» электронного документа с прикрепленным резюме.
прочитав информацию о Вашей вакансии «офис-менеджер», размещенную в газете «Ищу работу», отправляю в прикрепленном файле свое резюме. Признательна за внимание. Готова встретиться для выяснения дополнительных вопросов.
С уважением,
Серебрякова Аделаида Сергеевна.
Расширенная форма сопроводительного письма
Пример 1
Здравствуйте, уважаемая Наталья!
На сайте «Vacansia» я прочел информацию о том, что в компании «Новый Мир», которую Вы представляете, открыта вакансия менеджера по продажам копировальной техники.
Квалификационные требования, приведенные в вакансии, соответствуют моему уровню, так как я имею пятилетний опыт продажи офисного оборудования, в том числе и техники. Имеются налаженные контакты с сетью поставщиков и сервисных центров по обслуживанию и продаже комплектующих для различной оргтехники.
К сожалению, на данный момент компания «Компосервис», где я работаю в настоящее время, ограничивает возможности развития и профессионального роста, тогда как «Новый Мир» планирует расширять перспективы именно в этой сфере.
Более подробная информация о моем образовании и опыте работы содержится в прилагаемом резюме. Благодарю за внимание к моей кандидатуре. С готовностью приму приглашение на собеседование с целью уточнения конкретных деталей. Надеюсь на положительное решение.
С уважением,
Евгений Семенович Лапайский.
По любым вопросам можно связаться со мной по телефону: +7-958-10-13.
Пример 2
Здравствуйте, уважаемый менеджер по персоналу ООО «Сити-Центр»!
Меня зовут Элеонора. При посредничестве вашей сотрудницы бухгалтерии Ильичевой Елены Сергеевны я узнала о том, что в вашей компании открыта вакансия администратора. Я хотела бы принять участие в конкурсе на эту должность.
Изучив квалификационные требования, я полагаю, что могу быть полезна для вашей компании в этой должности. В ваше распоряжение я готова предоставить шестилетний опыт работы специалистом отдела администрации ООО «Приоритет», диплом о высшем образовании преподавателя английского и немецкого языков, а также уверенное владение компьютером на уровне пользователя программ MS Office (Word, Excel, Outlook, Lotus Notes и др.).
Мои профессиональные обязанности включали работу с документацией на русском, английском и немецком языках, общение с клиентами, непосредственное и по телефону, работу с документацией, в том числе и переводы договоров, ведение клиентской базы. Мои успехи отмечены благодарностью руководства, готова предоставить рекомендации.
К сожалению, ООО «Приоритет», где я работаю по настоящее время, находится в стадии ликвидации, в связи с чем я ищу новую работу. Прошу Вас рассмотреть прилагаемое резюме. В случае заинтересованности ожидаю приглашения для личного собеседования.
Благодарна за внимание к моей кандидатуре.
С уважением и надеждой на сотрудничество,
Элеонора Витальевна Сендрикова.
В любое время со мной можно связаться по тел. +7-987-33-78.
Е-mail: ellyasend@ gmail.com.
Пример 3
Руководителю отдела кадров
ООО «Талант»
Чепуренко С.В.
Здравствуйте, уважаемый Сергей Васильевич!
Меня заинтересовало объявление в газете «Трудоустройство» от 18.01.2017 о том, что в Вашей компании требуется специалист в отдел бухгалтерии. Мой опыт в сфере ведения налогового и бухгалтерского учета в сфере торговли детской одеждой позволяет мне думать, что я соответствую требованиям к этой должности.
В течение последних 5 лет я полностью наладила с нуля и вела бухгалтерский учет для двух фирм, в которых действовали различные режимы налогообложения. В мои обязанности также входила подача отчетности и взаимодействие с органами контроля. Нареканий не имела, готова предоставить рекомендации от предыдущих работодателей по первому требованию.
Ищу новую работу в связи с переменой места жительства.
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру, ознакомившись с прилагаемым резюме. Буду рада приглашению на личное собеседование. Спасибо за внимание к моей кандидатуре.
Связаться со мной можно в любое удобное для вас время по телефону +7-957-89-00.
С уважением,
Антонина Петровна Воскобойникова.