Образец заявления на почту России о предоставлении мне информации о моей входящей корреспонденции.
Образец заявления на почту России о предоставлении мне информации о моей входящей корреспонденции.
Ответы на вопрос:
на Почте России есть такой образец они продиктуют. Спасибо за ваше обращение на наш сайт удачи вам и всего хорошего.
Полагаю, что такое заявление составляется в свободой форме. Можете также попытаться найти образец заявления на сайте Почты России, на данном сайте образцов нет.
Данного типа заявления пишутся в произвольной форме, так как утвержденного образца не существует. Всего хорошего.
Похожие вопросы
Я гражданский служащий, в мои обязанности входит прием и регистрация корреспонденции Управления. Недавно я приняла от сотрудника Почты России письма с уведомлением. После чего вскрыла все и зарегистрировала в Журнале входящей корреспонденции, передала на подпись заместителю Руководителя. Он обнаружил среди писем одно, принадлежащее физическому лицу, направленное в организацию ошибочно. Я отдала в тот же день письмо на почту. Однако, через неделю пришел владелец письма, возмущался, требовал отдать деньги за испорченный документ, т.к на нем стоял штамп входящий. Написал заявление на имя руководителя Управления с требованием вернуть деньги. В отношении меня началась служебная проверка. Законны ли его требования ко мне? Нарушила ли я закон, случайно приняв чужое письмо?
Есть основания полагать, что мировой суд зарегистрировал документ задним числом. Вся входящая корресподенция в суде должна регистрироваться в соответсвующем журнале в хронологическом порядке. Имею ли я право ознакомиться с Журналом входящей корреспонденции суда?
У юридического лица затребовали в банке при открытии счета информацию о бенефициантом владельце. Эти владельцы физ лица. Существует закон что эта информация закрытая (предоставление ее-это вмешаельство в личную жизнь) как отказать банку в предоставлении информации.
Как правильно написать запрос в УМВД для предоставления мне информации из материалов дела (информацию об будущем ответчике), необходимую для составления искового заявления в суд? Если можно примерный образец.
Образец жалобы (в какие органы) на не предоставление информации банком по заявлению.
Бланки типовых извещений и заявлений
Извещение для получения отправления (бланк по форме ф. 22)
Бланк извещения ф. 22 предъявляется в отделении почты для получения заказных писем, посылок, бандеролей.
Заявление на оформление переадресации
Бланк заявления на пересылку всей корреспонденции (почтовых отправлений) на другой адрес. Подходит для физических и юридических лиц.
Заявление-распоряжение о продлении срока хранения
Бланк заявления на увеличение срока хранения почтовых отправлений сверх обычной нормы. Обычно применяется в случае длительно отъезда, командировки и т. п.
Претензионное заявление для отправлений по РФ
Бланк заявления для предъявления сотруднику почты в случае непоступления перевода или отправления.
Претензионное заявление для международных отправлений
Бланк заявления для предъявления сотруднику почты в случае непоступления международного перевода или отправления.
Бланк заявления о доставке пенсии
Приложение № 1к Административному регламенту предоставления ПФР государственной услуги по выплате страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению
Полезная информация
Краткая история возникновения и применения почтовых индексов от 19 века и до наших дней.
Разбираемся в современной системе индексов применяемых в нашей стране.
Быстрая доставка отправления возможна только при корректном указании индекса.
Поиск индекса в базе
Введите 6 цифр почтового индекса или воспользуйтесь специальной формой для поиска по названиям улиц.
РоссийскиеИндексы.рф – база данных почтовых индексов РФ. Вся информация носит исключительно справочный характер и получена из открытых официальных источников, таких как Федеральная информационная адресная система (ФИАС), Классификатор адресов Российской Федерации (КЛАДР), Информационно-вычислительный центр ОАСУ РПО (Почта России).
Как написать запрос на почту о поступившей корреспонденции
можно, только если Вы это физическое лицо, или это Вы ему эти письма и отправляли, ну либо по запросу суда.
Желательно указать периоды вероятной отправки.
А у Вы отправляли не заказными? Трек-номера нет?
Чтобы начать поиск, необходимо подать заявление на странице pochta.ru/claim, либо предоставить в любом отделении Почты России:
заявление на розыск отправления по России или международного отправления;
чек, выданный вместе с отправлением, или его копию (чек выдают в момент отправки);
удостоверение личности.
Заявления на розыск внутренних и международных почтовых отправлений принимаются в течение 6 месяцев с даты отправки. Заявления на розыск международных EMS-отправлений принимаются в течение 4 месяцев с даты отправки в соответствии с Регламентом применения Типового соглашения EMS (Берн, 2017 г.)
Заявление может подать как получатель, так и отправитель или доверенное лицо одного из них (при предъявлении доверенности).
О результатах поиска Почта России сообщает заказным письмом на почтовый адрес, либо письмом на электронный адрес, указанный в заявлении.
Срок рассмотрения жалобы или претензии и предоставления письменного ответа составляет:
5 дней на претензии в отношении почтовых отправлений и почтовых переводов, пересылаемых (переводимых) в пределах одного населенного пункта;
30 дней в отношении всех других внутренних почтовых отправлений и почтовых переводов;
Срок рассмотрения претензий по международным почтовым отправлениям может составлять от 30 до 90 дней в соответствии со Всемирной почтовой конвенции (Доха, 2012).
Был прецедент, помогло
Ситуация вообще такая. В отношении физ. лица. было возбуждено исполнительное производство, на основании постановления МВД РФ и т.д. Человек в отношении которого были вынесены постановления, о них даже и не знал, копии постановлений не получал, обжаловать их не мог. Постановления были составлены уполномоченным лицом аж 07.02.2019г. ну и соответственно вступили уже в законную силу, а к приставам их на исполнение передали 20.01.2020г. Отметка о том, что постановления вручены или направлены по почте в постановлении отсутствует, однако уверяют, что все направляли. Смотрели в почтовом отделении, за данный период ничего не приходило. Вот собственно и хотим сделать такой запрос, с просьбой предоставить такую информацию, поступали ли письма или нет. Ну или как вариант, что скорее всего в суде ходатайствовать об этом.
Хотим попробовать восстановить сроки и постараться обжаловать.
Как написать запрос на почту о поступившей корреспонденции
По письменному требованию заинтересованных лиц акционерное общество «Почта России» предоставляет доступ к информации и документам Общества, а также копии указанных документов в срок не более 7 дней с даты предъявления соответствующего требования.
Перечень информации, предоставляемой по запросам заинтересованных лиц, а также порядок доступа к ней определен:
Требование заинтересованного лица о предоставлении доступа к информации и документам Общества или о предоставлении копий указанных документов (далее — Требование) может быть предъявлено лично, направлено в Общество почтовой связью или через курьерскую службу по адресу: 125252, Москва, ул. 3-я Песчаная, д.2А, АО «Почта России», Аппарат Правления.
В Требовании указываются следующие данные:
В случае если Требование подписано представителем заинтересованного лица, действующим в соответствии с полномочиями, основанными на доверенности, к такому Требованию должна прилагаться доверенность, оформленная в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и содержащая сведения о представляемом и представителе, полномочия представителя (либо копия доверенности, заверенная в установленном законодательством порядке).
В случае если в Требовании не указан способ получения копий документов, Общество направляет копии документов почтовым отправлением (заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью в зависимости от массы вложения) по адресу, указанному в Требовании.
Если в Требовании в качестве способа получения доступа к информации (документам) Общества и копий документов указано ознакомление с документами либо их получение лично на руки заинтересованным лицом, Общество обеспечивает возможность ознакомления с документами в срок не более 7 дней с даты предъявления соответствующего требования, кроме случаев, когда в Требовании указана иная, более поздняя дата, либо когда с заинтересованным лицом согласована иная дата.
Общество направляет заинтересованному лицу сообщение о готовности документов для ознакомления (получения) по адресу электронной почты, указанному в Требовании.
Ознакомление заинтересованного лица с информацией и документам Общества в соответствии с Требованием осуществляется по адресу: г. Москва, Варшавское шоссе, 37, с понедельника по четверг с 9:00 до 18:00, в пятницу с 9:00 до 16:45.
Получение заинтересованным лицом копий документов лично на руки осуществляется при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, под подпись.
В случае если для получения копий документов прибыл представитель заинтересованного лица, действующий в соответствии с полномочиями, основанными на доверенности, он должен также предъявить соответствующую доверенность, оформленную в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Если заинтересованное лицо или его представитель не явились для получения копий документов в течение установленного срока, Общество вправе направить запрошенные копии по почтовому адресу, указанному в Требовании, с возложением соответствующих затрат на пересылку копий документов на заинтересованное лицо.
Одновременно с копиями документов заинтересованному лицу предоставляется (направляется) счет на оплату затрат на изготовление копий документов и их пересылку (если копии документов направляются почтовым отправлением). Заинтересованное лицо обязано оплатить счет в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня его получения.
Предоставление копий документов осуществляется за плату, не превышающую затраты на их изготовление и пересылку.
Размер затрат на изготовление бумажной копии документа АО «Почта России» составляет 0 (ноль) рублей 54 копейки (без учета НДС) за 1 лист формата А4 (черно-белое тиражирование). НДС уплачивается сверх указанной суммы по ставке, установленной на дату предоставления копии документа.
Банковские реквизиты для оплаты расходов за изготовление копий документов:
Полное наименование: Акционерное общество «Почта России»
Сокращенное наименование: АО «Почта России»
Место нахождения: 131000, г. Москва, Варшавское шоссе, 37
ИНН / КПП: 7724490000 / 997650001
Р/с: 40502810300060000094 в БАНК ВТБ (ПАО) г. Москва
Некоторые секреты входящих документов
Ю.С. Задорина, документовед
Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.
Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.
Сортировка
Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.
Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.
Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.
Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.
Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.
Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».
Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.
Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.
Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.
В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?
Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.
С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.
Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.
Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?
Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.
Обратите вниматие! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа 2 предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).
В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.
Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.
Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.
Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:
Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.
Регистрация
На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.
Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.
Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.
Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:
Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.
Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).
Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:
В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.
Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.
Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).
Пример 1
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе
Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012
Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?
Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.
Пример 2
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа
Передача на рассмотрение
Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.
Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.
Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.
Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.
Пример 3
Оформление резолюции на отдельном листе
ОАО «Ромашка»
Заместитель директора
по экономической безопасности
Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову
Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.
Семенов Е.Е. Семенов
К вх. № 159 от 30.03.2012
Передача на исполнение
После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).
Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.
По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?
Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.
Исполнение документа
Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.
Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?
Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.
Обратите внимание! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ 3 устанавливались следующие сроки исполнения:
Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.
При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.
Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков
Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки
[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.
Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках
[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган
Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.
Отметка об исполнении документа
Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.
Пример 4
Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации