Порядок замещения основного работника на время больничного. Документальное оформление, образец приказа
Временное отсутствие работника на своем месте может быть обусловлено причинами различного характера, например, человек уходит в очередной отпуск.
Но нередки случаи, когда это происходит в силу заболевания. В таких ситуациях наниматель вправе заменить отсутствующего работника другим. Об этом подробно рассказано в нашей статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
На практике используется два варианта замены работника:
Порядок замещения (временного перевода)
Замещение, как и любая другая процедура, связанная с трудовыми отношениями, реализуется в несколько этапов. Для начала необходимо пообщаться с работником, на которого руководитель планирует возложить обязанности заболевшего. После оформляются все необходимые документы. В завершении информация направляется в бухгалтерию, которая будет начислять соответствующую оплату.
Всегда ли требуется документально оформлять распоряжение?
Согласно требованиям действующего законодательства, работающему можно поручить выполнение функций отсутствующего специалиста. Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.
Но не всегда нужно оформлять распоряжение. В некоторых случаях приказ не потребуется. Это касается той категории работников, которые были назначены на должность изначально с условием возможной замены временно отсутствующего работника, например, заместителей руководителя. Такое условие должно быть указано в договоре. В качестве компенсации работнику устанавливается денежная надбавка либо дополнительные дни к основному отпуску.
Предварительное обсуждение
Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.
В то же время статья 72.2 ТК РФ несколько расширяет полномочия руководителя, предоставляя право возложить на работника дополнительные обязанности без его согласия. Это возможно в случае:
Необходимые документы
Процедура возложения обязанностей заболевшего работника на другого специалиста предусматривает оформление ряда документов.
Сведения о временной замене заболевшего в трудовую книжку не вносятся. Информация указывается лишь в учетной карточке замещающего работника.
Служебная записка
Нормы Трудового кодекса РФ прямо не указывают на то, что необходимо составлять служебную записку в связи с болезнью работника. Но на практике локальными правилами большинства организаций оформление такого документа предусмотрено.
Оформляется записка в письменном виде и направляется руководителю компании. В ней должно быть указано следующее:
Заявление
Ещё один документ, который может быть оформлен на время больничного листа — заявление на замещение. Оно оформляется сотрудником, который будет заменять ушедшего на больничный и официально подтвердит, что он не против выполнения обязанностей заболевшего коллеги.
Как и служебная записка, заявление оформляется в письменном виде. В нем указывается время начала больничного, а также данные о работнике, который будет временно исполнять обязанности.
Приказ о возложении исполнения обязанностей на другого сотрудника
Почти всегда приказ о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника должен быть издан. Исключением являются случаи, когда человек изначально является замещающим специалистом и такое правило указано в его договоре. Приказ оформляется в письменной форме.
В приказе о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника указывается:
Приказ подписывается руководителем компании. С документом должен быть ознакомлен под подпись замещающий работник.
Дополнительное соглашение к ТД
Может потребоваться дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в случае, если человек остается работать в компании, но полностью освобождается от обязанностей по своей должности на время замены. Дополнительное соглашение, как и трудовой договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах. В нем указывается период и наименование должности, по которой будет происходить замена.
Особенности оплаты
Порядок выплаты специалистам, которые заменяют заболевших, установлен статьей 151 ТК РФ. В ней указано, что доплата за возложение дополнительных обязанностей должна производиться в обязательном порядке. Размер такой выплаты устанавливается сторонами трудовых отношений с учетом объема нагрузки и произведенных удержаний.
Статья 151 ТК РФ. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).
Порядок совмещения
Совмещение профессий или должностей – это одна из форм временной замены отсутствующего работника. Она несколько отличается от замещения. Особенностями такой процедуры являются:
Приказ
Приказ о совмещении должен быть оформлен, поскольку он является документальным подтверждением взаимного согласия сторон. Он составляется в письменной форме и доводится под подпись до работника. Кроме общей обязательной информации, приказ должен содержать в себе и специфические формулировки. В тексте должно быть указано, что обязанности по должности специалист будет выполнять именно в порядке совмещения.
Допсоглашение к ТД
Дополнительное соглашение к трудовому договору потребуется, если содержание последнего претерпит изменения. Например, человек работал какое-то время в компании, но потом ему предложили совмещать должности. В таком случае нужно будет оформить дополнительное соглашение к договору. В нем следует указать, что обязанности будут исполняться в порядке совмещения.
Нюансы оплаты
Выплата за совмещение производится по тем же правилам, что и замещение. Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.
Можно ли принять на данный период нового сотрудника?
На время болезни человека руководитель имеет право принять другого специалиста на работу. Речь идет не о замещении или совмещении. В данном случае можно заключить новый трудовой договор. Трудовые отношения с такой категорией работников имеют отличительные особенности.
Основанием для приема на работу человека по замене отсутствующего специалиста является заболевание последнего. Оно дает право руководителю принять на должность другого работника. Такие трудовые отношения будут носить временный характер. Они будут ограничены только заболеванием основного специалиста. Сам претендент должен соответствовать общим критериям – состояние здоровья и наличие специального образования, если таковое требуется для назначения на должность.
Как оформить?
Сама процедура приема на время болезни основного специалиста не имеет отличительных особенностей:
В любом случае, основанием для начала процедуры приема на работу, является заявление претендента. Оно оформляется в письменном виде и направляется руководителю организации. В нем указываются данные организации, работника, а также то, что человек желает заключить трудовой договор на время лечения отсутствующего специалиста.
В случае положительного результата, с человеком по статье 59 ТК РФ заключается срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия. В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан.
После заключения договора должен быть издан приказ, подписанный руководителем. В нем указываются все обязательные реквизиты, а также то, что человек принят только на время заболевания основного работника.
Процедура приема на работу для замены заболевшего работника предусматривает заполнение некоторых кадровых документов:
Как уволить?
Днем увольнения будет являться дата закрытия больничного. В остальном процедура стандартна. В день увольнения на руки работнику выдается трудовая книжка и окончательный расчет. Денежные средства передаются под подпись либо перечисляются на расчетный счет. По требованию человека должны быть оформлены и другие документы, например, справка о заработной плате либо об отработанном времени.
Действующее законодательство предусмотрело несколько вариантов замены заболевшего работника – совмещение, замещение и прием на работу другого человека. Каждый из них руководитель может выбрать по своему усмотрению. Также инициатором временной замены может выступать и сам работник.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
Причины для замещения
Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.
Кого можно назначить
Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.
Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.
Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения.
В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.
Порядок замещения
После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.
Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.
Кто формирует приказ
Директора компаний почти никогда лично не занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари – в зависимости от того, какое именно распоряжение нужно подготовить.
Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.
Что взять за основу для приказа
Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.
В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.
Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника
Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.
Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.
Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.
Оформление приказа
Данный приказ можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты).
Однако некоторые руководители предприятий разрабатывают собственный шаблон приказа – если таковой в компании имеется, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться именно на него.
Формат документа
Как и оформление приказа, его формат произволен – это значит, что его можно делать в печатном виде или в рукописном, для определения законного статуса документа это никакого значения не имеет. Только один нюанс нужно учесть – электронный бланк надо обязательно распечатать – для того, чтобы директор и все заинтересованные работники могли под ним расписаться.
Что касается печати – она не обязательна (если только руководство не требует ее наличия).
Регистрация приказа
Все распорядительные бланки, подготовленные и подписанные, следует регистрировать в специальном учетном документе – журнале, который обычно находится у секретаря или другого работника, отвечающего за фиксацию начальственных распоряжений. В журнал достаточно внести название приказа, дату его составления и номер.
Как хранить
Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.
После того, как срок хранения пройдет, бланк можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, также прописанной в законе).
Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника
Если вам поручено создать приказ о замещении временно отсутствующего работника, посмотрите приведенный ниже пример – на его основе вы с легкостью оформите нужное вам распоряжение.
Вначале документа укажите:
Затем, ниже дайте основание и обоснование для его формирования. Далее, после слова «Приказываю», впишите:
По необходимости дополните приказ всей прочей нужной информацией, имеющей значение в вашем случае.
В конце соберите подписи со всех заинтересованных лиц.
Замещение на время больничного: образец заявления
Болезнь сотрудника – явление обыденное. Чтобы отсутствие работника не повлияло на нормальный ход производственного процесса, его обязанности временно возлагаются на другого человека. Как правильно оформить замещение на время больничного и провести оплату, описывается ниже.
Замещение на время больничного: варианты замены сотрудника
Сотрудник получает листок временной нетрудоспособности:
После закрытия больничного сотрудник имеет полное право возвратиться на свое рабочее место, которое за ним сохраняется.
Пока он отсутствует, руководитель принимает решение о том, кто будет выполнять работу заболевшего. Положения ТК предусматривают оформление на выбор:
Когда руководитель останавливается на первом варианте, это означает, что замещающий сотрудник полностью выполняет работу коллеги и получает соответствующую оплату. Читайте также статью: → “Правила оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска”
Замещать заболевшего работника могут:
Важно! Коллега не обязан замещать заболевшего. Если он не согласен на выполнение подобных функций, никаких последствий это не несет. Исключение – замещение прописано в его должностной инструкции.
|
Оформление замещения на время больничного: пошаговая инструкция
Немаловажным является правильное оформление замещения. Оно состоит из нескольких шагов (этапов):
| Этапы | Комментарий |
| І | Выбрать способ замещения заболевшего работника |
| ІІ | Подыскать потенциального заместителя и получить его письменное согласие. Это может быть: – заявление сотрудника о том, что он просит назначить его на временное выполнение функций отсутствующего коллеги; – письменное предложение сотруднику от работодателя. В нем следует указать сроки замещения и условия |
| ІІІ | Определение сумы доплаты за замещение болеющего коллеги |
| IV | Оформление дополнительного соглашения. В документе прописывается: – должность, по которой замещение производится; – размер оплаты или доплаты; – объем работы, который следует выполнить, ее содержание. Когда точную дату возвращения основного работника установить нельзя, в допсоглашении следует указать, что замещение проводится до того момента, когда основной сотрудник выйдет с больничного. Соглашение оформляется в двух экземплярах |
| V | Издание приказа на замещение на время больничного. Работник должен с ним ознакомиться и зафиксировать этот факт своей подписью |
Заявление сотрудника о согласии заменить заболевшего коллегу
Трудовым кодексом предусмотрено, что переводить сотрудников на другую работу для замещения, возможно только при соглашении сторон.
Выполнение работы коллеги одновременно со своей, не ограничено во времени.
Каким бы не было замещение, сотрудник, который получает временно новое рабочее место или дополнительную работу, пишет заявление, подтверждающее его согласие.
Оформление приказа на замещение на время болезни
Когда с сотрудником уже утрясены все нюансы, и дополнительное соглашение на замещение коллеги подписано, руководитель составляет приказ, в котором должны содержаться:
Эта информация отражается в приказе обязательно. Остальные моменты фиксируются, если есть необходимость. Форма этого внутреннего документа не регламентирована. При его составлении кадровик доверяется деловой практике, которая принята в компании. Читайте также статью: → “Порядок замещения работника на время отпуска”
Чтобы подготовить приказ, можно воспользоваться типовой формой.
Особенности замещения на время больничного по беременности и родам
Больничный по беременности и родам в большинстве случаев предполагает, что сотрудница после появления на свет малыша еще несколько месяцев, а то и лет, не вернется на свое место работы. Поэтому без нового работника не обойтись.
Руководитель предприятия может:
Первые два варианта наиболее приемлемы, хотя и совместительство эффективно, если объем работ не так уж и велик.
В срочном трудовом соглашении следует четко указать условия касательно срока его окончания и момента прекращения. Это обезопасит руководителя от проблем, которые могут возникнуть при выходе сотрудницы с больничного. Если она не будет брать отпуск по уходу за ребенком, то окажется, что на одно рабочее место претендуют сразу двое.
Важно! В договоре с замещающим работником нужно прописать информацию о сроке так: на период отсутствия сотрудника в связи с больничным по беременности и родам, а также отпуском по уходу за ребенком.
Замещение на время больничного по уходу за детьми или взрослыми родственниками
Работник фирмы обладает правом получения листа временной нетрудоспособности, когда у него болеет ребенок или иной член семьи.
Заболевшие дети могут находиться на амбулаторном или стационарном лечении. Общее количество дней временной нетрудоспособности не должно превысить 30.
При проведении присмотра за взрослым членом семьи, находящемся на домашнем лечении, больничный лист выдается работнику на семь дней.
Таким правом могут воспользоваться сотрудники, у которых имеются:
Замещения работника проводится в том же порядке, который описан выше. Читайте также статью: → “Гарантии при приеме на работу по трудовому, срочному договору и на испытательном сроке”
Особенности оформления замещения главного бухгалтера и руководителя
Руководитель предприятия и главный бухгалтер – должности серьезные, поскольку подразумевают полную ответственность за деятельность компании и ведение финансово-учетной работы.
Руководителя замещает его заместитель. И это – его прямая обязанность, чаще всего зафиксированная в должностной инструкции.
Главного бухгалтера заменяет старший бухгалтер или иной финансовый работник предприятия.
Приказ не оформляется, если в трудовом соглашении момент замещения предусмотрен. В этом документе может присутствовать пункт, что работник замещает руководителя (главного бухгалтера), если тот отсутствует, в том числе и по причине болезни.
Величина доплаты за замещение руководителей не регламентируется в ТК. На практике, при выполнении его обязанностей или функций главного бухгалтера в приказе на замещение указывается сумма доплаты, которая соответствует разнице в окладе.
Когда на выполнение функций за этими должностями назначаются иные сотрудники, то необходимо оформить:
Форма последнего аналогична той, о которой сказано выше.
Для замещения главбуха необходимо:
Последнее необходимо в том случае, когда визы руководителя на денежных документах недостаточно.
Важно! В приказе на временное замещение главбуха обязательно присутствует пункт о наделении замещающего сотрудника правом подписывать финансовые документы.
Совмещение и замещение болеющего коллеги
В форме замещения оформляется временный перевод на должность болеющего сотрудника или совмещение.
При совмещении сотрудник параллельно со своей основной работой должен осуществлять функции отсутствующего коллеги. За это ему проводится доплата. Размер ее определяется в процентах от заработка болеющего и фиксируется в отдельном соглашении.
Совмещение оформляется приказом. Сотрудник, на которого возлагаются обязанности заболевшего, должен с ним ознакомиться. Скорее всего, следует расписаться под текстом «Не возражаю против совмещения должностей».
В таблице кратко представлена сущность замещения и совмещения:
| Вид кадрового решения | Комментарий | Оплата |
| Замещение | Сотрудник занят работой на должности заболевшего коллеги | Выплачивается зарплата отсутствующего работника или доплата в размере разницы в окладах |
| Совмещение | Работник выполняет и свои обязанности, и функции отсутствующего по причине болезни коллеги | Руководитель устанавливает размер доплаты (в % или конкретной сумме) за каждый день или месяц совмещения |
И совмещение основной работы с выполнением функций заболевшего сотрудника, и замещение должно осуществляться в пределах установленной продолжительности рабочего дня.
Важно! В трудовой книжке не производится никаких записей при любом из этих двух видов кадрового решения.
Пример расчета оплаты замещающему сотруднику
Пример. Главный бухгалтер находится с 01 по 31 марта 2017 г. на лечении в стационаре. Замещение поручено одному из работников бухгалтерии. В его должностных обязанностях нет пункта о том, что он выполняет функции главбуха на период его отсутствия. Поэтому руководитель при оформлении дополнительного соглашения назначил бухгалтеру оплату в виде разницы в окладах.
| Должность | Заработная плата (оклад), руб. |
| Главный бухгалтер | 50 000,00 |
| Бухгалтер | 38 000,00 |
Сумма доплаты 50 000 – 38 000 = 12 000 руб.
Руководитель вправе установить доплату в % к окладу за каждый день замещения. Например, если такой процент равняется 2%, то сумма доплаты составит:
38 000 · 0,02 · 22 = 16 720 руб.
Работодатель при назначении вида оплаты за замещение работника, пребывающего на больничном, руководствуется коллективным договором. Когда подобные положения в нем отсутствуют, выбор оплаты – компетенция руководителя.
Топ 4 наиболее популярных вопросов
Вопрос 1. Как определяется последний рабочий день временного сотрудника, когда у основного закончился декрет, и он выходит на работу?
Ответ. Днем увольнения временного работника и, соответственно его последним днем работы в данной фирме, считается день, который предшествует дню выхода основного работника.
Вопрос 2. Следует ли работодателю предупреждать заранее временного работника, замещающего декретницу, о дате его увольнения?
Ответ. Как правило, предупреждение должно поступить за три рабочих дня. Но в данном случае все условия увольнения прописаны в срочном договоре, и дополнительное предупреждение о сроке его окончания не понадобится.
Вопрос 3. Какой размер доплаты устанавливается работнику за временное замещение коллеги, который получил листок нетрудоспособности?
Ответ. Размер доплаты фиксируется в колдоговоре или ином внутреннем документе. Он может быть любой, поскольку в законодательстве нет статей, позволяющих точно определиться с суммами.
Вопрос 4. Замещение на время болезни непосредственно сотрудника фирмы ограничивается каким-то временным отрезком или нет? Есть ли максимальный срок?
Ответ. ТК не устанавливает максимальную продолжительность ни срока замещения, ни совмещения. Руководитель по согласованию с сотрудником вправе установить тот период, на протяжении которого заболевший работник официально отсутствует на своем рабочем месте.
Оформление замещения на время больничного – процесс необходимый и несложный. Но прежде чем приступать к бюрократическим процедурам, следует подумать над тем, нельзя ли обойтись без замены, если работник отсутствует всего несколько дней?
Длительное заболевание или уход в отпуск по беременности и родам, как правило, сопровождается оформлением на временную работу еще одного сотрудника.