Тема: Компенсация работнику расходов на прохождение предварительного медицинского осмотра
Ситуация:
Работник был принят на должность повара в столовую. При приеме на работу он за свой счет прошел медицинский осмотр. Работник написал заявление с требованием возместить расходы, понесенные им на прохождение предварительного медицинского осмотра. Работодатель отказался возмещать расходы работника, мотивировав это тем, что, устраиваясь на работу в организацию общественного питания, работник должен представить медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих выполнению работы.
Анализируем ситуацию
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Согласно ч. 7 ст. 213 ТК РФ предусмотренные для указанной категории работников предварительные медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя (см. также абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
Следовательно, если в данной ситуации расходы на предварительный медосмотр вместо работодателя понес работник, он имеет право на их возмещение со стороны работодателя в полном объеме.
При этом работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при прохождении медицинского осмотра расходов.
Таким образом, поскольку обязанность по организации необходимых медицинских осмотров работников (в том числе и их оплата) возложена на работодателя, отказ работодателя возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, подтвержденные документально, является нарушением трудового законодательства.
Если работодатель отказывается возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель. Подать жалобу можно путем личного обращения в инспекцию, а также посредством электронного ресурса Онлайнинспекция.рф.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1) на должностное лицо в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
2) на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
3) на юридическое лицо – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Правильный порядок действий в данной ситуации:
1. Работник должен направить работодателю письменное заявление о компенсации расходов на медицинский осмотр и приложить документы, подтверждающие эти расходы.
2. При получении заявления от работника работодатель должен возместить понесенные работником расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра.
Как осуществляется возврат денег за пройденный сотрудником медосмотр при приеме на работу?
В некоторых случаях работник обязан пройти медицинское обследование перед трудоустройством. Перечень таких ситуаций прописан в 214 статье Трудового кодекса.
Целью такого осмотра является определение профессиональной пригодности соискателя для занятия данной должности.
Какими способами работодатель может оплатить медосмотр
Перечень работников, которые обязаны проходить медосмотр, прописаны в ст. 213 Трудового кодекса. Помимо этого, в обязанности работодателя должна входить организация осмотров для иных категорий сотрудников, если упоминание об этом содержится в федеральных и региональных законах.
Поэтому, если сотрудник сам прошел медосмотр, работодатель обязан компенсировать ему все понесенные расходы на прохождение врачебной комиссии. Это подтверждает многочисленная судебная практика.
При этом обязанность по компенсации этих затрат возникает независимо от того, сколько времени в дальнейшем сотрудник отработает. Трудовое законодательство не содержит особых исключений по данному поводу.
Наниматели вправе оплачивать сотрудникам медицинские осмотры одним из перечисленных способов:
Последний вариант наиболее предпочтителен для работодателя, так как соискатели не смогут выбрать для осмотра чрезмерно дорогие клиники. А договор с медцентром позволит получать работодателю скидки за данный вид услуг.
Порядок и сроки выплаты компенсации
Действующее законодательство не содержит указание на сроки выплаты работнику возмещения за прохождение обязательного медосмотра. То есть выплата компенсации является бессрочной.
Порядок получения выплаты будет таким:
Документы для возврата денежных средств
Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:
К заявлению на возврат нужно приложить:
За прием и обработку подобного рода заявлений в компании может отвечать секретариат, отдел кадров или бухгалтерия.
Куда подавать жалобу на отказ выплатить компенсацию
При отказе работодателя компенсировать сотруднику расходы в добровольном порядке тот вправе обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса, срок исковой давности по подобным делам установлен в течение 3 месяцев с того момента, как работник узнал о нарушении своих прав.
Помимо суда, работник вправе обжаловать действия работодателя на комиссии по трудовым спорам или в профсоюзе (если его работа организована на базе компании) либо в трудовой инспекции. Трудовая инспекция на основании рассмотрения жалобы на работодателя может вынести предписание об обязательном устранении им недочетов и выплате сотруднику компенсации. Это предписание будет обязательно для рассмотрения.
Таким образом, работодатель обязан компенсировать сотруднику понесенные им расходы на прохождение медицинского осмотра при трудоустройстве. Эта обязанность закрепляется за ними независимо от времени работы в компании. Компенсация платится на основании заявления, поступившего от сотрудника и прилагаемых им подтверждающих документов. При отказе работодателя выполнить законное требование работника тот может пожаловаться в трудовую инспекцию или суд. Это грозит привлечением работодателя к административной ответственности.
Надо ли возмещать стоимость медосмотра, если передумал устраиваться на работу?
Мне предложили должность, для трудоустройства на которую требовалась медкнижка. Чтобы ее получить, я прошла медкомиссию за счет работодателя. Но буквально за несколько дней до выхода на работу мне сделали более выгодное предложение.
Должна ли я возместить стоимость прохождения медкомиссии, если отказалась заключать трудовой договор? Что будет с готовой медкнижкой?
Вы не обязаны возмещать расходы работодателя на медосмотр, даже если он потребует этого. При этом абсолютно неважно, по какой причине вы не заключили трудовой договор. Пока вы не устроитесь на работу, медицинская книжка будет у вас.
Кто и как оплачивает медкомиссию при трудоустройстве
Если при трудоустройстве необходимо пройти медосмотр, за него целиком платит работодатель. Это правило прямо закреплено в законе.
Данные о результатах медосмотра заносятся в том числе в личные медицинские книжки, которые оформляются на специальных бланках строгой отчетности. Такие бланки выдают только центры гигиены и эпидемиологии. В свободной продаже их нет. Получается, что медкнижка тоже оформляется за счет работодателя.
Центр гигиены и эпидемиологии может выдавать медкнижки сам, а может передать эту функцию медорганизациям, с которыми заключен договор. Когда человек проходит медкомиссию по направлению работодателя, в нее входит стоимость и медкнижки, и ее оформления.
По трудовому законодательству работник не обязан возмещать расходы работодателя на оплату медкомиссии. Поэтому требовать этого работодатель не вправе. Правило действует без всяких исключений. То, что работник отказался заключать трудовой договор или его не взяли на работу по результатам медосмотра, не играет никакой роли.
Зная о том, что расходы на медосмотр в любом случае должен нести работодатель, во многих организациях страхуются и заставляют претендентов на трудоустройство самостоятельно платить за бланк медкнижки и медкомиссию. Компании рассчитывают, что человек не потребует возместить эти расходы. И это срабатывает: многие не знают о такой возможности, а кто-то просто не хочет связываться.
Что делать, если работодатель потребует возместить затраты
Такого поворота ситуации, конечно, исключить нельзя. Но вероятность, что работодатель выиграет дело в суде, близится к нулю. На вашей стороне закон, позиция Роструда и многочисленная судебная практика.
Так, в ответе на вопрос 4 Роструд прямо пишет, что по закону работодатель не имеет права взыскивать оплату предварительного медосмотра с кандидата, если тот отказался заключать трудовой договор.
Суды тоже встают на сторону работников. Но почти вся судебная практика в этой сфере — дела о взыскании работниками с работодателей своих расходов на медкнижку и медкомиссию.
Компания не согласилась с решением и подала апелляционную жалобу. Но суд вышестоящей инстанции тоже указал, что предварительный медосмотр проводится за счет работодателя. Оговорок в трудовом кодексе, что работник сам несет эти расходы, нет. Вывод суда: работодатель обязан возместить расходы на медкомиссию независимо от того, был ли заключен трудовой договор.
Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 11.09.2018 № 33-5966/2018 PDF, 62 КБ
Где хранится медкнижка
После оформления и выдачи медкнижка хранится у работника. При устройстве на работу — у работодателя. Пока вы не устроитесь на работу, она будет у вас.
Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т—Ж отвечают
Отчетность перед работодателем для оплаты медосмотра
Прошел медосмотр. Предоставил на работу заключение, договор на оказание услуг, чек на оплату и авансовый отчет. Бухгалтерия требует предоставить лицензию медучереждения (предоставил в электронном виде), отказываются платить, так как не предоставил лицензию на бумаге. Правомерно ли это?
В соответствии со ст. 212 Трудового кодекса РФ обязанность по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.
Работодатель, в частности, обязан в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, других обязательных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников, внеочередных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований.
Положениями ст. 213 ТК РФ предусмотрены категории работников, которые в обязательном порядке проходят предварительные и периодические медицинские осмотры, к числу которых относятся работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. При этом медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования осуществляются за счет средств работодателя.
Работодатели обязаны обеспечивать условия для прохождения работниками медицинских осмотров и диспансеризации, а также беспрепятственно отпускать работников для их прохождения (ч. 5 ст. 24 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»).
Согласно п. 7 Порядка предварительные осмотры проводятся при поступлении на работу на основании направления на медицинский осмотр, выданного лицу, поступающему на работу, работодателем.
Исходя из вышеизложенного, обязанность по оплате расходов на проведение в предусмотренных законом случаях медицинского осмотра работников полностью возложена на работодателя.
В случае если осмотр оплачен работником самостоятельно, то расходы по его проведению должны быть компенсированы работодателем при предъявлении подтверждающих расходы документов (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Мурманского областного суда от 05.06.2013 N 33-1940-2013; решение Центрального районного суда г. Тольятти от 22.05.2012).
Следует также отметить, что ситуация, при которой договор с медицинской организацией на проведение обязательных медицинских осмотров работодатель не заключает, а лишь компенсирует расходы работников, которые самостоятельно производят оплату медицинских услуг, может расцениваться как нарушающая требования законодательства об охране труда, и работодатель может быть привлечен к административной ответственности (постановление Октябрьского районного суда г. Самары Самарской области от 13.05.2015 № 12-232/2015).
Скачать образец бесплатно. Заявление сотрудника о возмещении расходов на медосмотр
ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников. На период прохождения медосмотров (обследований) работникам полагаются компенсационные выплаты. К компенсационным выплатам, связанным с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, можно отнести расходы по проведению обязательных предварительных (при поступлении на работу, в случае приема на работу) и периодических (в течение действия трудового договора) медосмотров (обследований) работников, оплаченные организацией в случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (включая медосмотры работников, занятых на тяжелых работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта)).
В данной статье рассмотрим правовые основы проведения медосмотров (обследований) работников организации и их гарантий, порядок отражения расходов на прохождение медосмотров в бухгалтерском учете организации и особенности налогообложения, а также ответственность работодателя при невыплате компенсаций работникам, направляемым на медосмотр (обследование).
Статья 185 ТК РФ предусматривает гарантии работникам, направляемым на медосмотр (обследование), согласно которой на время прохождения медосмотра (обследования) за работниками, обязанными в соответствии с ТК РФ проходить такой осмотр (обследование), сохраняется средний заработок по месту работы.
Правила исчисления среднего заработка для расчета выплат, предусмотренных ТК РФ, регламентируются Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, которое утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 г. N 922. В этом документе приведены перечни выплат, принимаемых в расчет и исключаемых из расчета среднего заработка, установлены правила учета премий и вознаграждений при исчислении среднего заработка, определены особенности исчисления среднего заработка для выплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
расходы на проведение медосмотра учтены в составе расходов на продажу
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
включена в состав расходов на продажу сумма среднего заработка, начисленного работникам за время прохождения медосмотра
Дебет 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж» Кредит 44 «Расходы на продажу»
расходы организации на прохождение медосмотра списаны на себестоимость проданных товаров
Если же работник самостоятельно прошел медосмотр при поступлении на работу, то работодатель, компенсируя расходы на медосмотр работнику (при наличии подтверждающих документов), отражает их в составе расходов в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
ООО «Медицина» заключило договор с медицинским учреждением на проведение медосмотров.
В августе текущего года был проведен периодический медосмотр работников организации, стоимость которого составила 30 000 руб.
Кроме этого, организация приняла на работу новых сотрудников, которые прошли предварительный медосмотр самостоятельно, при этом она компенсировала им расходы в размере 5 000 руб.
В сентябре текущего года организация направила на предварительный медосмотр соискателей, которые не были приняты на работу. Расходы по такому медосмотру составили 3 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Медицина» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
— в августе текущего года:
— в сентябре текущего года:
Рассмотрим порядок возмещения расходов на медосмотр работникам, если прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством.
В этом случае расходы, связанные с возмещением работнику стоимости медосмотра, можно отнести к прочим расходам на основании пункта 11 ПБУ 10/99.
В бухгалтерском учете, согласно Плану счетов, затраты, произведенные за счет прибыли, относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
По инициативе работодателя сотрудники ООО «Медицина» прошли медосмотр. Прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством. Стоимость медосмотра составила 20 000 руб.
Время прохождения медосмотра было компенсировано сотрудникам из расчета среднего заработка в размере 10 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Медицина» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 г. N 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» данные выплаты не облагаются взносами по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
О порядке налогообложения налогом на прибыль расходов на проведение обязательных медосмотров даны разъяснения в Письмах Минфина Российской Федерации от 05.10.2009 г. N 03-03-06/1/638, от 07.08.2007 г. N 03-03-06/1/543, от 05.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/100.
Согласно разъяснениям Минфина Российской Федерации расходы на проведение обязательных медосмотров, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами Минздравсоцразвития Российской Федерации или Минздрава Российской Федерации, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом указанные затраты должны быть документально подтверждены, экономически обоснованны и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).
Аналогичные выводы были сделаны и судебными органами в Постановлении ФАС Поволжского округа от 17.02.2005 г. по делу N А55-10635/04-34.
Отметим, что сумма среднего заработка, сохраняемого за работником в период прохождения медосмотра, может быть учтена налогоплательщиком, как в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ, так и в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ. Если некоторые расходы, произведенные налогоплательщиком, с равными основаниями могут быть отнесены к нескольким группам расходов, то в этом случае налогоплательщик вправе самостоятельно определить в составе каких расходов он будет учитывать данные расходы (пункта 4 статьи 252 НК РФ).
Расходы на проведение обязательных предварительных медосмотров работников, принимаемых на работу, могут быть отнесены к прочим расходам. На это указывает Письмо Минфина Российской Федерации от 06.10.2009 г. N 03-03-06/1/648, в котором также сказано, что затраты на предварительный медицинский осмотр лиц, которые по результатам осмотра или по иным основаниям не были приняты на работу, также учитываются для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем, если прохождение медосмотров (обследований) не является для работников обязательным, то такие расходы не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не могут быть признаны обоснованными. Такое мнение высказано в Письмах Минфина Российской Федерации от 05.10.2009 г. N 03-03-06/1/638, от 05.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/100, а также а Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 04.08.2006 г. N 09-14/069136. Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.01.2007 г. N А33-32437/05-Ф02-7147/06-С1 по делу N А33-32437/05. Так, в нем сказано, поскольку для работников бухгалтерии не предусмотрено обязательное проведение медосмотров, то расходы на их проведение по инициативе работодателя не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Ответственность работодателя при невыплате компенсаций работникам, направляемым на медосмотр (обследование).
Статьей 236 ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику. Согласно данной статье при нарушении работодателем:
— установленного срока выплаты заработной платы;
— оплаты отпуска;
— выплат при увольнении;
— других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.
Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты денежной компенсации возникает у работодателя независимо от наличия его вины.
При этом согласно статье 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора должна доказать размер причиненного ей ущерба.
Более того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение морального вреда, причиненного работнику. Моральный вред, причиненный работнику работодателем (неправомерными действиями или бездействием), возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.
В случае же возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения устанавливаются судом.