Как предоставить отгул работнику
Предоставить отгул работнику — это типичная кадровая ситуация, решение в которой принимает работодатель: ответить на просьбу работника об отгуле положительно или отрицательно. Однако есть исключения, когда положительное решение о предоставлении дополнительных выходных дней обязательно и продиктовано трудовым законодательством. Рассмотрим ситуации в деталях.
Отгулы за свой счет или в счет очередного оплачиваемого длительного отпуска часто используются на практике. Между тем в Трудовом кодексе понятия «отгул» нет. Но поскольку нередко необходимость в этом возникает, в случае согласия сторон такой отдых может быть предоставлен и оформлен в соответствии с общими нормами ТК РФ.
Законодательная база
Отгул — это свободный день или непродолжительный период свободного времени (несколько дней), в который сотрудник освобожден от своей трудовой деятельности по согласованию с работодателем и на основании его приказа. Фактически это дополнительный выходной или небольшой, однодневный отпуск.
Данное освобождение от труда возможно в двух случаях:
Также напомним: в случае если сотрудник привлекался к работе в выходной или нерабочий праздничный день, администрация обязана либо оплатить его труд в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением выходного дополнительного дня.
Как получить
Выходной в счет отпуска легко получить по согласованию с руководителем. Вообще есть два пути получения таких дополнительных дней отдыха.
Порядок оформления и предоставления имеет много общего с тем, который предусмотрен для длительных отпусков, ведь отгул — это их небольшая часть, предоставляемая в соответствии с установленными правилами. Также необходимо документальное оформление: заявление сотрудника на отгул и согласие работодателя. Оплачиваются только дни, взятые как часть длительного отдыха или предоставляемые в качестве компенсации, например за донорство.
Но один день за свой счет можно взять в любое время, если руководитель согласится. Это неотъемлемое право, так как ситуации бывают разные.
Сравните 2 образца заявления на отгул: первый — за свой счет, второй — в счет отпуска.
Случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет
Выходной за свой счет положен всем трудящимся гражданам в следующих случаях:
При этом работник может вполне законно в этом случае отсутствовать на месте труда до 5 суток.
Заявление в этом случае может выглядеть таким образом.
Также некоторые категории трудящихся могут брать свободные сутки для отдыха: например, трудящиеся пенсионеры.
Как написать заявление на отгул
Отпуск за свой счет на 1 день — это неоплачиваемые свободные сутки, предоставляемые сотруднику на основании его обращения с согласия администрации.
Заявление пишется в свободной форме (см. примеры выше), обязательно надо указать наименование предприятия, суть обращения (можно упомянуть и причину), просьбу о предоставлении выходного дня. Правовое обоснование желательно, но не обязательно. Предъявляется бланк в приемную, секретарю или иному лицу, осуществляющему прием и регистрацию входящей документации, либо в отдел кадров. На таком заявлении директор ставит визу, затем оформляется приказ по утвержденной форме, с которым сотрудника знакомят под подпись. Только после этого можно быть уверенным в правильном оформлении всех форм. Не обязательно печатать обращение, можно написать его от руки, главное — зарегистрировать в приемной и получить визу руководителя на такой бумаге.
Данный период отдыха также должен быть грамотно и правильно отражен во всей кадровой документации. При этом только приказ является распорядительным документом, полагаться на устные заявления не стоит.
Отгул: как предоставить, ничего не нарушив
Отгул: давать или не давать?
Отгул — это время отдыха, которое предоставляется за переработку. ТК РФ содержит четыре ситуации, когда работник вправе претендовать на отгул:
Отгулы за отработанные выходные предоставляются в днях и не оплачиваются.
Подробнее в нашихс статьях:
В случае со сверхурочной работой отгул дается в часах не менее того времени, которое сотрудник трудился сверх нормы. По поводу его оплаты ТК нам ничего не говорит. Но как поясняет Роструд, работодатель может установить порядок оплаты сам, а если этого не сделал, то не оплачивать.
Доноры имеют право на оплачиваемые отгулы за день сдачи крови и связанного с этим медосмотра, а также после сдачи — на восстановление после процедуры. Эти отгулы нельзя заменить денежной компенсацией (см. письмо Минтруда от 25.03.2019 № 14-2/ООГ-2057). Предоставить их необходимо и в том случае, если работник был донором, находясь в отпуске. Но если он не использовал их в течение года, они сгорают.
Как правильно оформить отгул донору крови, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и переходите к готовому решению бесплатно.
Вахтовикам отгулы положены, если они переработали на смене.
Как оформить отгул
Во-первых, день использования отгула работник и работодатель должны согласовать. Работника, который взял отгул самовольно, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за прогул. Исключение — отгулы за донорство. Даже если работодатель отказал в предоставлении отгула, работник может его использовать и наказать его за это нельзя (ч. 4 ст. 186 ТК РФ, подп. «д» п. 39 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Главное, чтобы было подтверждение.
Во-вторых, порядок предоставления отгулов нужно прописать в ЛНА, поскольку Трудовым кодексом он не урегулирован. Как правило, процедура такова:
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили и оплатили отгул сотруднику. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если право на отгул есть у работника по закону, работодатель не может ему отказать или будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа до 50 000 руб. (до 70 000 руб., если нарушение повторное).
Можно ли брать отгул в счет отпуска?
Как мы уже говорили, отгул — это время отдыха, предоставляемое за отработанные дни или часы или в связи с одним из вышеперечисленных событий. Брать отгул авансом с последующей отработкой ТК РФ не позволяет. Вдруг сотрудник уволится и не отработает положенное время!
Как же быть? Вы можете отпустить работника на день-два, но это будет не отгул в том смысле, в котором его подразумевает Трудовой кодекс, а либо часть ежегодного оплачиваемого отпуска, либо отпуск за свой счет.
Деление отпуска на части прямо предусмотрено трудовым законодательством. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Остаток же работник может использовать по своему усмотрению, хоть по одному дню. Главное, не давать отпуск только на выходные.
Образец заявления на предоставление отгула в счет ежегодного отпуска вы можете скачать в К+, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Отпуск за свой счет обязательно предоставляется в случаях:
В остальных случаях о таком отпуске работник и работодатель должны договориться.
Итоги
Отгул предоставляется сотруднику в четко оговоренных законом случаях. Как правило, он не оплачивается, за исключением отгула донорам крови и вахтовикам. За непредоставление отгула предусмотрена ответственность работодателя.
Заявление на отпуск
Отработав определенный период времени в одной организации, вы имеете полное право на отпуск.
Помимо этого, иногда приходится брать внеочередные отгулы. Как правильно оформить заявление — расскажем далее.
Как написать заявление на отпуск?
Трудовое законодательство предусматривает следующие виды отпусков:
Основной
Дополнительный
Учебный
Без сохранения зарплаты
Декретный (по беременности и родам)
По уходу за ребенком
В зависимости от вида отпуска, он может быть оплачиваемым и неоплачиваемым.
Заявление на отпуск — это юридический документ, поэтому нужно быть очень внимательным при его оформлении. Наши рекомендации помогут вам правильно составить эту бумагу:
В заявлении на отпуск указываются данные работодателя и работника, вид отпуска и количество дней. Оно должно быть обязательно подписано.
За свой счет
Потребность взять отпуск за свой счет может возникнуть:
По семейным обстоятельствам
Для льготной категории работников
В связи с уходом за ребенком
В отделе кадров обычно есть образец заявления. Советуем также воспользоваться следующими рекомендациями.
В заявлении необходимо указать:
Отпуск за свой счет не оплачивается.
С последующим увольнением
Если вы решили уволиться, то должны отработать 2 недели. Однако по договоренности с работодателем вы можете уменьшить этот срок — отгулять оставшиеся дни отпуска.
Но здесь имеется ряд ограничений:
По семейным обстоятельствам
Это тот же самый отпуск за свой счет. Он предоставляется по письменному заявлению работника, когда у него возникла такая необходимость. Ни в одной организации такие отпуска заранее не планируются.
По уходу за ребенком
Максимальная продолжительность такого перерыва в работе — до наступления ребенку 3 лет. По желанию, вы можете выйти из декрета и раньше.
К заявлению нужно приложить свидетельство о рождении ребенка и справку с работы второго супруга, что ему не выдают такого же пособия.
На продление отпуска
Закон предусматривает два случая продления ежегодного оплачиваемого отпуска:
Болезнь в период отпуска
Исполнение государственных обязанностей
Если в период отпуска заболел ваш ребенок, а не вы, это не будет основанием для его увеличения.
Для продления отпуска вы должны написать заявление, приложить к нему документы и отнести их в отдел кадров вашего предприятия. Сделать это можно до дня выхода из отпуска.
Дополнительные основания для продления отпуска могут быть предусмотрены локальными нормативными правовыми актами предприятий, коллективным договором.
Чтобы продлить отпуск, предоставьте в кадровую службу компании документы о болезни или исполнении государственных обязанностей.
За сколько пишется заявление на отпуск?
Закон не устанавливает сроков для подачи отпускного заявления, но это требование может быть закреплено во внутренних нормативных актах вашей организации. По общему правилу, бухгалтерия должна начислить деньги не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Из этого следует, что подавать заявление нужно за 5 дней до того, как вы уйдете на отдых.
Резюме
Закон предусматривает несколько видов отпусков. Все они разные по срокам, некоторые из них оплачиваются работодателем, а некоторые — нет.
Написать заявление на отпуск не сложно, а подать его нужно за 5 дней до начала отдыха. Но если у вас возникли трудности, советуем ознакомиться с представленными образцами заявления на отпуск.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Уточните: Происходит ли в установленном порядке отзыв из отпуска?
Нет, никто никого не отзывает, просто просят написать заявление на бОльшее количество дней, в данном случае, 14 дней, а отгуливаешь 9 и выходишь. А остальные дни типа «потом догуляешь», при случае.
Нет, никто никого не отзывает, просто просят написать заявление на бОльшее количество дней, в данном случае, 14 дней, а отгуливаешь 9 и выходишь. А остальные дни типа «потом догуляешь», при случае.
Римма
Согласно ст. 125 ТК РФ, отзыв из отпуска допускается только с Вашего согласия. Неиспользованная часть отпуска должна быть «догуляна» в любое удобное для вас время, либо присоединена к отпуску за следующий год.
Отзыв из отпуска оформляется документально.
Вы вправе не согласиться выйти на рабочее время ранее окончания отпуска. Увольнение за прогул будет в таком случае незаконным и Вы имеете право обратиться в суд с исковым заявлением о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда, расходов на адвоката и иные судебные расходы.
В настоящее время срок исковой давности по трудовым спорам составляет один год (ранее составлял три месяца).
Здравствуйте, А Вы с приказом на отпуск ознакомлены были? Отпускные получили?
Согласно Трудового кодекса РФ
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков[Трудовой кодекс РФ] [Глава 19] [Статья 123]
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
На основании изложенного Ваш работодатель, обязан вести график отпусков сотрудников. Если данный отпуск был по графику, то это наоборот нарушение работодателя, причем отсутствия графика отпусков в котором стоит подпись сотрудника, что он с ним ознакомлен, тоже является нарушением законодательства о труде.
Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда[Кодекс РФ об административных правонарушениях] [Глава 5] [Статья 5.27]
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Поэтому раз отпуск у Вас должен был быть, а заявление на отпуск подписано руководителем, то так и укажите, что забыли передать в кадры (трудовым кодексом порядок оформления отпуска не отрегулирован, так что за это Вас наказать не имеют право).
Как у Вас запросили объяснительную. Устно или письменно
Я приведу Вам порядок наложения взыскания.
Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 193 ТК РФ
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
В принципе действия работодателя правильные.
В объяснении можете написать как есть, что в связи с большой нагрузкой забыли отдать заявление в отдел кадров.
Сейчас, что бы Вы не написали, к Вам вправе применить дисциплинарное взыскание.
У Вас есть график отпусков, Вы с ним ознакомлены?
Денис, добрый вечер! В Вашем случае, цель объяснительной записки — пояснить ситуацию с заявлением о предоставлении отпуска. Вы просто прилагаете пояснительную записку к подписанному заявлению о предоставлении отпуска и отдаёте под роспись в отдел кадров. В объяснительной поясняете:
1) Вы находились в очередном трудовом отпуске с… по… (укажите даты)
2) Ваш отпуск был согласован с руководителем, что подтверждает подписанное заявление.
3) В графике отпусков, который имеется на каждом предприятии, также согласован период очередного отпуска. График отпусков утверждается руководителем.
4) Отдать заявление в отдел кадров Вы неумышленно забыли, что не является нарушением трудового кодекса.
Причин для беспокойства нет.
А у Вас в организации имеется график отпусков? И осталось ли у Вас заявление подписанное руководителем?
Добрый день!
В случае если график отпусков у Вас официальный и утверждается в конце декабря на год следующий, то Вас должны были уведомить официально приказом за две недели до предстоящего отпуска. Это как раз для тех самых случаев, чтобы никто не забыл об отпуске.
Тогда в объяснительной пишите все как есть, и о том что просто Вас не уведомили и Вы банально забыли отдать заявление.
Если же график у Вас отсутствует, то доказать вину компании в неуведомлении сложно, тогда:
Эти 10 дней можно оформить как за свой счет и написать в объяснительной что по семейным обстоятельствам Вам потребовался данный отпуск.
Статья 128 Трудового кодекса РФ. Отпуск без сохранения заработной платы.
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Отпуска предоставляются согласно графика отпусков, который ведется организацией.
По поводу написания (не написания) объяснения. Дело в том, что в случае отказа от представления объяснительной, это ни как не поможет избежать взыскания, так как в подобных случаях составляется акт в присутствии двух сотрудников организации. Причем, важно иметь в виду, что подобным образом (составлением акта отсутствия на рабочем месте в присутствии понятых-сотрудников) фиксируются прогулы и опоздания.
Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Таким образом следует указать в объяснении реальные обстоятельства дела. То есть, что Вы согласно графика отпусков (если это действительно так) получили разрешение руководителя на отпуск (приложите копию этого разрешения) и убыли в отпуск, забыв сдать в отдел кадров подписанное заявление.
Следует иметь ввиду, что согласно Трудовому кодексу РФ:
Статья 192. Дисциплинарные взыскания
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.
К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348.11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7.1 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Согласно ст. 81 прогул определен как, отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
В Вашем случае, такая уважительная причина имеется — разрешенный отпуск. А вот не предоставление в кадры подписанного заявления — это, считаю мелкое нарушение. Тем более, если вы обоснуете уважительность обстоятельств.