Мой босс поделился опытом, как ему удается переносить встречи и не терять контакты
Общаясь с огромным количеством людей, я стала замечать, с какой легкостью мои знакомые принимают приглашения и соглашаются на встречи, на которых они не намерены присутствовать. Признаюсь, даже я иногда имеют этот грешок.
Возможно, нам стала интереснее сама перспектива события, ощущение плотного графика и отсутствие свободного времени. Или изменилось отношение к ответственности. Какими бы ни были причины, последствия всегда одинаковы: угрызения совести, чувство дискомфорта и испорченные отношения.
К счастью, у меня замечательный босс. Денис Валерьевич часто делится своим опытом и мудростью. Как оказалось, и ему приходится иногда отказываться от запланированных встреч. Однако ему удается сохранять дружеские отношения на протяжении долгих лет. Недавно поделился секретом, как он переносит встречу или отказывается от нее, не испортив свою репутацию.
Если есть желание перенести встречу
С необходимостью отказаться от запланированной встречи сталкиваются даже опытные бизнесмены. День Дениса Валерьевича, управляющего сетью магазинов женского белья, часто расписан по минутам: совещания с учредителями и бухгалтерами, планерки с персоналом.
Порой, обнаружив в ежедневнике запись о встрече в 19:30 с одноклассниками, старым другом или коллегой, даже босс понимает, что не сможет присутствовать. Тем более после десятичасового рабочего дня и в ожидании дедлайна из-за задержки оборудования для нового магазина.
Что можно сделать
В подобной ситуации Денис Валерьевич рекомендует заглянуть в ежедневник и найти время, когда со 100% гарантией будет свободное время. Возможно, для этого накануне придется задержаться на работе или заменить полноценный обед на быстрый перекус, чтобы заранее закончить запланированные задачи. Лучше всего оставить себе запас времени и посмотреть расписание на следующую неделю.
После этого следует сообщить об изменении планов и проявить максимальную гибкость для согласования и переноса даты встречи. Для общения лучше выбрать звонок по телефону, этот небольшой жест будет расцениваться как уважение, и получить согласие будет проще.
В исключительных случаях можно отправить сообщение по электронной почте или через мессенджеры примерно следующего содержания:
Сожалею, что не смог предупредить заранее, но вынужден сообщить о необходимости переноса запланированной встречи. В ближайшие дни мы заканчиваем работу по одному проекту, постоянная необходимость отвлекаться сделает меня плохим собеседником. Я надеюсь, что Вы согласитесь перенести встречу. Сообщите, пожалуйста, если [дата, время] Вас устроит. Если это время не подходит, пожалуйста, предложите свой вариант. Я приложу все усилия, чтобы учесть Ваше пожелание.
Еще раз приношу извинения. Я действительно планировал встретиться с Вами и постараюсь найти время в ближайшие дни.
Когда не следовало обещать и нет желания переносить встречу
Как научил меня Денис Валерьевич, не нужно давать обещания из-за добрых побуждений. Самая распространенная ошибка – ответить «да» любому знакомому, который хотел бы побеседовать на общие или профессиональные темы.
Один человек слишком настойчив, второму не хватает твердости. В результате – дискомфорт как из-за предстоящего общения, так и перспективы отказа.
Как решить
Лучший выход – проявить твердость и извиниться за нарушение планов.
Исправить ситуацию поможет следующее сообщение:
Я просмотрел предстоящее расписание встреч. К сожалению, в этом месяце очень плотный график. Сомневаюсь, что ситуация в следующем месяце будет намного лучше. Приношу свои извинения, но в эту пятницу встречу придется отменить. Я недавно приступил к работе в этой компании, поэтому если Вы хотите что-то спросить или обсудить [тема], не стесняйтесь, напишите мне по электронной почте. Я буду рад ответить на ваши вопросы.
Еще раз прошу прощения. Я постараюсь выполнить наши договоренности при первой возможности, о чем сообщу дополнительно.
С наилучшими пожеланиями,
Если приходится отказаться от присутствия на мероприятии
Как предупредил меня босс, многие считают эту ситуацию самой простой: об изменении своих планов можно даже не оповещать. Однако, по его мнению, за каждым мероприятием стоят реальные люди.
Если в приглашении есть адрес электронной почты для связи, лучше заранее извиниться за свое отсутствие. Всевозможные семинары посещает огромное количество людей. Отсутствие одного приглашенного вряд ли заметят.
Тем, кому небезразлична профессиональная репутация, лучше связаться с организаторами, отправив следующее сообщение:
Спасибо за приглашение на [название мероприятия]. К сожалению, не смогу его посетить. Хочу сообщить вам об этом заранее, чтобы вы смогли отправить приглашение кому-то еще. Пожалуйста, держите меня в курсе о предстоящих мероприятиях. С удовольствием приму приглашение в следующий раз.
С наилучшими пожеланиями,
Как сказал мой босс: «Профессиональное сообщество отличается от обычного окружения. Из-за меньшего количества участников все знакомый друг с другом. Поэтому отказ от встречи должен стать исключением. Постарайтесь реально оценивать свое время и возможности, особенно если речь идет о соблюдении договоренностей с людьми, которые действительно рассчитывают на ваше присутствие»
Как сообщить клиенту о проблемах с заказом, не потерять его и избежать нервотрепки
От этого не застрахован никто. Подвел поставщик, задержалась доставка в транспортной компании, заболел курьер, и вы понимаете: свой заказ человек не получит в срок. Ситуация сложная, но решаемая. Рассказываем, что делать и как себя вести.
Сообщите покупателю о проблемах
Знаете, что думают покупатели, которых не предупредили? Примерно следующее: “Я все понимаю, конечно. Технические проблемы, пробки, человеческий фактор. Но что мешает просто позвонить и предупредить? Это же дело одной минуты!”.
Как общаться с клиентами в онлайн-чате
Звонок на опережение дает возможность подобрать правильные слова и все объяснить человеку. Кроме того, инициатива здесь в ваших руках. Вы можете все спокойно объяснить, а клиент выслушает, да еще и поблагодарит за предупреждение. Если клиент звонит первым, слушать будете вы. Не факт, что вам дадут слово, чтобы оправдаться. Человек просто выплеснет эмоции и бросит трубку.
Расскажите, почему так произошло
Принесите извинения
Здесь есть фишка: всегда лучше, если извинения приносит не простой менеджер, а руководитель. Если не владелец, то хотя бы директор или старший менеджер. Так вы дадите человеку понять, что он очень важен для компании, раз ему звонит руководство.
Здесь тоже есть тонкий психологический момент. Еще Дейл Карнеги писал о том, как нужно сообщать неприятные новости. Он рекомендовал начинать с хороших новостей, а уж потом переходить к негативу. Так можно нивелировать отрицательные эмоции и снизить градус страстей.
Слева: оправдание. Справа: признание вины компании
“Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович! Вас приветствует старший менеджер интернет-магазина “Название магазина”. Ваш заказ укомплектован и отправлен в транспортную компанию. К сожалению, произошла небольшая задержка на терминале: товар идет сборным грузом, и транспортники не успели собрать полный автомобиль. Наш интернет-магазин и я лично приносим вам свои извинения. Мы сделали выводы из этой ситуации и гарантируем, что это не повторится. Мы можем обсудить варианты дальнейших действий”.
Расскажите о принятых мерах
Так вы дадите понять, что ситуация не повторится в будущем. В причинах мы уже разобрались и озвучили их клиенту. Но этого недостаточно. Чтобы человек заказывал у вас и дальше, нужно убедить его, что такого больше не будет. Например, задержка произошла по вине транспортной компании. Расскажите, что направили в транспортную компанию официальное письмо с просьбой разъяснить ситуацию. А они ответили, мол произошел сбой в программе, который уже устранили.
Пример удачного диалога с клиентом
Предложите человеку варианты
Итак, самое сложное позади. Осталось определить, что делать дальше. Здесь все зависит от самого покупателя. По ходу звонка он может просто отказаться от заказа, если он нужен строго к определенному времени. Это не повод забыть о нем навсегда. Нужно принять меры, чтобы человек остался вашим клиентом.
Загладьте вину
Самый важный шаг, если вы хотите сохранить покупателя. Вариантов здесь множество:
Напишите письмо-извинение
Структура: письмо-извинение клиенту
Это не отменяет звонка менеджера. Просто контрольный выстрел, если можно так назвать. Содержание письма примерно то же, что и озвучил менеджер в телефонном звонке:
Правильно реагируйте на негатив
Допустим, разрулить ситуацию не удалось. Покупатель ушел, хлопнув дверью. И начал изливать свое негодование в социальных сетях, на сайтах отзывов и по другим каналам. С этим тоже нужно что-то делать, иначе возможны серьезные репутационные риски:
Отработка негативного отзыва
Особенности работы в В2В-сегменте
Потеря одного корпоративного клиента может быть куда хуже, чем десяти обычных. Поэтому и подходы будут существенно различаться. Ситуация осложняется строгими договорными отношениями. В документах четко указано, сколько вы должны заплатить за каждый день просрочки.
Вот несколько правил:
Несколько советов напоследок
Чтобы все прошло на высоте, придерживайтесь правил:
Соблюдайте эти нехитрые правила, и результат не заставит себя ждать. Удачи в онлайн-торговле!
Как перенести собеседование на другой день и что делать, если опаздываешь на него? Примеры и рекомендации
Практически всем рекрутерам не нравится, когда потенциальный работник опаздывает на назначенную встречу.
Они могут решить, что имеют дело с ненадежным, несерьезным человеком, который не учитывает интересы других людей и не относится к ним уважительно.
А такие сотрудники нигде не нужны, даже если это профессионалы с редкими качествами.
Что делать, если опаздываешь?
Лучшего всего свести к минимуму вероятность опоздания, придя на собеседование намного раньше назначенного времени.
Но даже при такой предусмотрительности могут возникнуть дополнительные непредвиденные задержки. Так что делать, если опаздываешь на собеседование?
Так, пробка может затянуться не на 30 минут, как вы планировали, а на целый час, а то и пару часов.
Поэтому нужно знать, как выходить из подобных ситуаций с наименьшими потерями.
Если опоздание незначительное и происходит в первый раз, то оно может пройти бесследно, никак не повлияв на исход мероприятия, а может наоборот изменить мнение о вас в положительную сторону.
Для этого стоит вспомнить о правилах вежливости и этикета. Менеджер по подбору персонала обязательно отметит про себя, что вы воспитанный человек, способный конструктивно решать любые проблемы.
Если вы начинаете осознавать, что задержитесь, то следует позвонить рекрутеру и предупредить о такой вероятности, и, если это возможно, сказать примерное время, необходимое вам для разрешения ситуации. Любые детали при этом озвучиваются в краткой и уверенной форме.
Озвучивание причины опоздания не всегда актуально и зависит от ситуации и длительности задержки. Например, если опоздал на собеседование на 5 минут, совсем не требует предварительного предупреждения и объяснения. За такую незначительную задержку извиняются лишь по прибытии в офис.
А вот задержка на 15 минут обязательно должна сопровождаться предварительным предупреждением с комментарием.
Так, если вы задерживаетесь на 10-15 минут, стоит позвонить и сказать: “Доброе утро, Марина Олеговна (другое имя)! Это Никита Иванов (вы), у меня сегодня назначено собеседование. Хотел предупредить, что задержусь где-то на 10-15 минут, поскольку попал в пробку”.
Извинения озвучиваются при прибытии в офис только в том случае, если опоздание не занимает больше 10 минут. Никому не нравится неопределенность, особенно если она носит затяжной характер. При подобной задержке можете сказать: “Здравствуйте, Марина Олеговна! Извините за опоздание, попал в пробку, а предупредить об этом не смог – телефон разрядился”.
Умолчание об опоздании будет грубейшей ошибкой, которое перечеркнет все потенциальные возможности. Извиниться стоит, даже если вы пришли позже на 5-10 минут, потому что, скорее всего, у работника отдела кадров спланирован график, расписанный поминутно. Извинившись за опоздание и объяснившись, вы продемонстрируете свою воспитанность и вызовете понимание у визави.
Как перенести на другой день?
Многих претендентов на ту или иную должность интересует следующий вопрос: “Как перенести собеседование на другой день примеры?”
Перенести собеседование возможно, если есть ощущение, что опоздание затянется или вовсе не будет возможности прийти в назначенный день.
Тогда рекомендуется сообщать об этом заранее – за сутки либо за несколько часов, чтобы к вашему приходу еще не успели подготовиться и не затратили на это времени и сил.
При переносе времени мероприятия, нужно осведомиться, когда рекрутеру будет удобнее всего принять вас. Это покажет ваше уважение к нему.
Здесь стоит позвонить и сказать: “Здравствуйте, Марина Олеговна! Прошу прощения, я сегодня не смогу прийти на собеседование – у меня заболел родственник. (Как вариант: опаздываю на собеседование). Хотел перенести встречу на любой другой удобный для вас день – это возможно?”.
А, если просто не прийти?
Что будет, если не прийти на собеседование? В этом случае придется попрощаться с потенциальным местом работы. Особенно, если прийти в другой день и сделать вид, что ничего не случилось.
Со стороны принимающей стороны это будет расценено как неуважение. Во-первых, потому что люди тратили свое время и силы, ожидая вас. Во-вторых, их еще и не предупредили. Запомните правило, которое действует в любой организации: «время – деньги».
Не придя на собеседование в назначенный час, вы еще рискуете испортить собственную репутацию в соответствующей среде. Помните, что все люди взаимосвязаны друг с другом через кого-то. И когда будет решаться ваша судьба, именно у вашего прежнего несостоявшегося руководителя могут осведомиться о вас. Таков закон подлости.
Что делать, если завалил собеседование?
Если больше недели нет звонка из компании, то это нехороший знак.
Чтобы попусту не беспокоиться, позвоните и осведомитесь о ситуации сами: “Здравствуйте! Я проходил у вас собеседование, но уже долго нет звонка. Хотел узнать о результатах”.
Кроме названного явного признака существуют еще косвенные признаки, помогающие предугадать результат.
Для этого стоит восстановить в памяти беседу с менеджером. Если интервьюер общался с вами увлеченно и с интересом, а также рассказывал о преимуществах работы у них, то это говорит в вашу пользу.
Рабочее место – также гарантировано ваше, если по итогам интервью вам начинают рассказывать об особенностях рабочего процесса и знакомить с коллегами. О том, как успешно пройти собеседование и как можно понять, что все прошло удачно, мы более подробно рассказывали здесь.
Нужно обязательно разобраться, что именно поспособствовало негативному исходу дела. На отказ в работе могли повлиять любые факторы: и объективные, и субъективные.
Если причина – в недостаточном уровне профессионализма, то это не составляет проблемы. Всегда можно достигнуть определенного уровня знаний и специализации, вопрос только во времени и желании.
Если сказались субъективные моменты, например, кадровому работнику не понравился ваш характер, то здесь стоит прибегнуть к самоанализу для выявления проблемы в себе. Чаще всего, хорошему специалисту отказывают только на основании личных качеств, когда он не уверен в себе.
Здесь может помочь интенсивная работа над собой, базирующаяся на чтении книг, просмотре различных познавательных видео. Но если все же решитесь менять характер, то лучше это делать под четким руководством профессионала.
Смотрите на видео: рекомендации специалиста по подбору персонала как поступить в случае, если вы опаздываете на собеседование.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Служебная записка: как написать, примеры и образцы
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
