Чек коррекции и оправдательные документы для избежания штрафа за неприменение ККТ
Что нужно сделать для того чтобы избежать административную ответственность за неприменение ККТ мы уже писали в нашей статье.
Как именно пробить чек коррекции достаточно подробно расписано в Письме ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@ «Об особенностях формирования кассового чека коррекции».
В нашей сегодняшней статье мы хотели бы сделать упор на документы, которые должны вместе с чеком коррекции обязательно быть отправлены в ФНС.
Ведь согласно Примечанию статьи 14.5 КоАП РФ юридическое лицо или ИП будут освобождены от ответственности за неприменение ККТ если:
Итак, если при поступлении денежных средств от покупателя наличными или безналичным путем не был пробит своевременно кассовый чек, то формируем чек коррекции и составляем к нему следующие документы:
Пример служебной записки о неприменении ККТ
Генеральному директору
ООО «Василек»
Гречишному П. Г.
от кассира Володиной Наталии
Андреевны
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №1
02 июля 2018 года на расчетный счет организации ООО «Василек» поступили денежные средства от покупателя (клиента) в безналичном порядке:
ФИО покупателя: Рассомахин Николай Андреевич
Сумма: 5 000,00 руб.
Назначение платежа: ЗА КОНСУЛЬТАЦИОННЫЕ УСЛУГИ; ФИО: Рассомахин Николай Андреевич; АДРЕС: г. Пермь, ул. Садовая, д.5, кв.30; ДОП_ИНФ: Оплата по счету 34 от 02.07.2018;
Номер документа: 744124
Дата документа: 02.07.2018
02 июля 2018 года, а также в течение следующего рабочего дня не был пробит кассовый чек на контрольно-кассовом аппарате ________, заводской номер __________, регистрационный номер _________________ в режиме передачи фискальных данных (формат 1.05). Это обусловлено технической невозможностью кассового аппарата и незнанием внесенных изменений в законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.
07 ноября 2018 года на указанном контрольно-кассовом аппарате был сформирован чек коррекции (с признаком «приход») на сумму 5 000,00 руб.
Одновременно был направлен кассовый чек на электронный адрес покупателя: email.
Копию распечатанного чека коррекции прилагаю к настоящей служебной записке.
07.11.2018 г. __________________ Володина Наталия Андреевна
Пример Заявления в ИФНС о неприменении ККТ
Фирменный бланк организации
В ИФНС № 7 по г. Москве
От ООО «Василек»
ИНН 77000000
КПП 770000
Исх. № 7 от 06.11.2018 г.
о допущенном нарушении применения ККТ и его исправлении
Общество с ограниченной ответственностью «Василек» использует контрольно-кассовую технику ___________ с регистрационным номером ККТ _______________ и заводским номером экземпляра фискального накопителя ______________________ в режиме передачи фискальных данных (формат 1.05).
Для освобождения от административной ответственности за административное правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 статьи 14.5 КоАП РФ, добровольно заявляем о неприменении нами контрольно-кассовой техники при поступлении денежных средств от покупателя в безналичном порядке на расчетный счет организации и ненаправлении этому покупателю кассового чека в электронной форме или на бумажном носителе.
02 июля 2018 г. было поступления от покупателя на расчетный счет организации в сумме 5 000 руб.
При поступлении денежных средств от покупателя в безналичном порядке на расчетный счет организации не был сформирован и выдан этому покупателю кассовый чек по причине технической невозможности кассового аппарата и незнания внесенных изменений в законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.
При обнаружении ошибки кассиром 07.11.2018 г. была составлена соответствующая служебная записка и сформирован кассовый чек коррекции (с признаком «приход»).
Одновременно был направлен кассовый чек на электронный адрес покупателя.
В случае необходимости готовы предоставить дополнительные пояснения.
Генеральный директор _____________ /Гречишный П. Г./
Звоните по тел. (495) 661-35-70, рассчитаем стоимость бухгалтерского обслуживания вашей компании, окажем бухгалтерские услуги.
Неверный чек ККТ — основание для коррекции
Все люди ошибаются, а не ошибается лишь тот, кто вообще никогда не работает. Не обошла соответствующая обыденная практика и кассиров, работающих с новыми онлайн-кассами.
Чтобы понять алгоритм исправления ошибочно пробитого чека, необходимо обратиться к положениям закона «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ/ККМ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Для изменений в уже осуществленных расчетах понадобится их коррекция или возврат прихода. С этой целью предусмотрены отдельные операции по онлайн-кассе с одноименными названиями, сопровождающиеся изготовлением специальных документов — чека коррекции или чека возврата прихода.
Поэтому ответ на вопрос: «Как оформить ошибочно пробитый чек» — таков: необходимо осуществить операцию по коррекции ранее произведенных расчетов или возврату прихода.
Важно! Схема исправления с использованием чека коррекции допустима при использовании пользователем форматов фискальных документов версии 1.1. При использовании версии 1.05 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека чек коррекции не применяется, а используется чек с признаком расчета «возврат прихода» (письмо ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).
Корректировать расчеты по онлайн-кассе придется, если есть:
Далее мы объясним, почему необходимо исправлять ошибки в расчетах по онлайн-кассе.
Налоговики способны дистанционно разглядеть ошибки в кассовых расчетах
Применение онлайн-касс ставит фискальное взаимодействие коммерсантов и налоговиков на новый современный уровень. Теперь последним необязательно выходить на проверку, чтобы выявить ошибки в кассовых расчетах. Это достигается за счет обмена информацией между 4 участниками процесса:
Покупатель, приобретая товар, получает чек ККМ. Он вправе проверить его реквизиты через специальное приложение и направить налоговикам информацию о нарушении. Кассир, работающий на онлайн-кассе, передает сведения о пробитом чеке ОФД. Последний принимает эти сведения, подтверждает факт получения данных и хранит их. Основное же предназначение ОФД — это связующее звено между владельцем онлайн-кассы и налоговиками, которым он в установленные сроки направляет полученные сведения.
В процессе контроля за полученными сведениями налоговая служба выявляет правонарушения, направляет владельцам кассовых аппаратов необходимые для исполнения предписания и привлекает их к ответственности.
Так в кратком изложении выглядит современный процесс взаимодействия между налоговым органом и другими лицами, задействованными в процедуре применения онлайн-касс. Если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе, это может оказаться на виду у налоговиков. Целесообразно устранить ошибку до того, как она привлекла их внимание.
Чтобы получить больше информации о взаимодействии с налоговиками, читайте статью «Как получить налоговый вычет при покупке онлайн-кассы?».
Как оформить коррекцию ошибочно пробитого чека?
Выше мы выяснили, как оформить неправильно пробитый чек и для чего это нужно. Теперь рассмотрим порядок изготовления чека коррекции (при использовании ФФД 1.1).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Используйте чеки коррекции в следующих ситуациях:
1)вы самостоятельно обнаружили ошибку в чеке в присутствии покупателя (клиента);
Еще 5 ситуаций, когда требуется оформить чек коррекции смотрите в К+. Получить пробный доступ можно бесплатно.
Его следует оформить в промежутке между отчетами об открытии смены в работе кассы и закрытии такой смены (без ограничения по датам).
При формировании чека коррекции особое внимание следует обратить на заполнение следующих реквизитов:
Порядок заполнения этих и других реквизитов чека коррекции в зависимости от ситуации расшифрован в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Исправление ошибки необходимо оформить сопроводительным документом. Им может быть объяснительная кассира или акт о проведении операции по корректировке расчетов. В документе следует отразить факт ошибки в расчетах и причины корректировки.
Факт выявления неучтенной операции влечет для виновного лица ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Оформление чека коррекции до выявления этого факта налоговиками может помочь избежать ответственности. Это следует из примечания к данной норме.
Оформление чека возврата прихода
Такая операция понадобится, когда в первоначально выбитом чеке ошибочно указано больше денежных средств, чем требуется (при использовании ФФД 1.05). Возврат прихода для неверно пробитого чека вернет ситуацию в исходную точку. В новом чеке следует отразить данные, аналогичные указанным в ошибочно пробитом кассовом чеке. Затем пробивается новый кассовый чек с правильной информацией. То есть в этом случае, в отличие от коррекции, операция не исправляется, а полностью аннулируется.
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Возвратный чек также используется в случае выплаты покупателю денег за возвращенный товар независимо от того, какую версию ФФД вы применяете.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
При оформлении операции возврата прихода следует отразить фискальный признак ошибочного чека ККМ, чтобы налоговики не требовали дополнительных пояснений и представления копии заявления покупателя о возврате уплаченных денег.
Важно уяснить, что проведение этой операции необязательно делать в день ошибки, т. к. соответствующее ограничение законом не установлено. Если же ошибку не исправить вовсе, то возможно применение санкций по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.
Аналогичной операцией можно устранить и иные ошибки в чеке, не связанные с занижением выручки. Примером такой ситуации может быть неотражение в чеке НДС тогда, когда он должен быть указан. В такой ситуации также следует оформить операцию возврата прихода до обнаружения ошибки инспекторами.
Не следует оформлять возврат прихода для устранения операций, проведенных в период возникновения перебоев со связью, т. к. подобные явления не отражаются на работе кассы. Фискальный накопитель хранит необходимую информацию в течение 30 дней и самостоятельно направит ее ОФД, когда связь наладится. Проведение же в этом случае дублирующей операции повлечет необходимость оформления чека коррекции.
В дополнение посмотрите видео в материале «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?».
Итоги
Совершение ошибки при работе с онлайн-кассой не является причиной для паники. Важно заметить и устранить такую ошибку до того, как на нее обратили внимание налоговики. В этом случае ответственность за нарушение не наступит. Устранение, в зависимости от вида ошибки, оформляется либо чеком коррекции, либо операцией возврата прихода. Если самостоятельного исправления изъянов в работе с кассой вовремя не происходит, возможно применение санкций со стороны налогового органа.
Если у вас появилась необходимость снять онлайн-кассу с учета, читайте статью «Как выглядит заявление на снятие с учета ККМ — образец».
Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку
Кассовый чек пробит неправильно: зачем нужна объяснительная
Объяснительная записка — это документ, происходящий из сферы трудового права. В соответствии со ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работодатель вправе применять к работникам дисциплинарные взыскания. Но прежде чем принимать такие решения, он должен запросить у работника письменные объяснения по поводу совершенных действий (ст. 193 ТК РФ). Ошибка кассира при пробитии кассового чека как раз может быть примером ненадлежащего исполнения обязанностей.
Применение кассовых аппаратов тесно связано с налоговыми правоотношениями. Объяснительная записка кассира — ценный источник данных при налоговой проверке магазина (и возможном судебном споре), поскольку она позволяет инспектору ФНС (или суду) установить обстоятельства неприменения ККТ в порядке, установленном законом.
Неприменение ККТ — повод считать, что налогоплательщик занизил налоговую базу, не осуществив корректную фискализацию выручки. Кроме того, неприменение ККТ — само по себе серьезное нарушение норм законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физлицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За такое нарушение предусмотрены серьезные штрафы.
Содержание записки может стать аргументом, чтобы к магазину не были применены санкции.
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте, что делать, если вы обнаружили ошибку в чеке ККМ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Рассмотрим, как правильно написать объяснительную об ошибочно пробитом чеке.
Что писать в объяснительной
В объяснительной на имя директора отражаются:
1. Сведения об адресате объяснительной (как правило, это наименование компании-работодателя, Ф.И.О. непосредственного руководителя кассира или директора фирмы).
2. Наименование документа — «Объяснительная записка о некорректно пробитом кассовом чеке».
3. Разъяснения от первого лица, содержащие:
На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним будет предусмотреть и графу о получении документа адресатом.
Образец объяснительной о неправильно пробитом чеке в рассмотренной нами структуре вы можете скачать по ссылке ниже:
Если вы неправильно выбили сумму в кассовом чеке, формулировка в объяснительной будет отличаться. Шаблон объяснительной можно посмотреть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Итоги
Объяснительная записка — инструмент из трудового права. Но на практике он играет значимую роль при выяснении обстоятельств налоговых правонарушений и нарушений законодательства о применении ККТ и даже может спасти от штрафов. О том, как писать объяснительную записку, мы подробно рассказали в данной статье.
Узнать больше о разрешении проблемных ситуаций, связанных с применением онлайн-касс, вы можете в статьях:
Пробили чек коррекции? Готовьте оправдательные документы для налоговой
Иногда при оформлении наличной операции кассир может допустить ошибки. В частности, неверно указать форму расчета в чеке: «наличными» вместо «электронными» или наоборот; неверно ввести стоимость товара; неверно отразить количество товара и другие. Исправлять такие ошибки обязательно сразу же после их обнаружения.
Как же исправить неточность, допущенную в распечатанном фискальном чеке? Об этом рассказали в УФНС г.Севастополь.
В случае формирования чека коррекции в отношении расчета, ранее осуществленного без применения ККТ, такой чек должен содержать (помимо обязательных реквизитов самого кассового чека коррекции) реквизиты, соответствующие расчету, который был произведен без применения ККТ.
При формировании кассового чека коррекции в целях освобождения от административной ответственности необходимо обеспечить достаточность сведений в таком кассовом чеке коррекции, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка. Например, в форме указания фискального признака документа, ранее некорректно сформированного с применением ККТ (в том числе с применением иной единицы ККТ), а также иных реквизитов согласно Методическим указаниям по формированию фискальных документов при осуществлении отдельных видов расчетов, которые размещаются на сайте ФНС России
При этом, законодательство РФ и не устанавливает обязанность пользователя осуществлять корректировку расчетов с использованием той единицы ККТ, которая ранее не была применена либо при применении которой был совершен некорректный расчет.
При использовании форматов фискальных документов версии 1.05 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека с признаком расчета «приход» необходимо сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода», в котором отразить фискальный признак некорректно сформированного кассового чека, а затем сформировать корректный кассовый чек с признаком расчета «приход».
Чек коррекции является фискальным документом. Он в обязательном порядке автоматически передается в орган ФНС, как и все остальные кассовые операции. Поэтому налоговый орган имеет полное право потребовать разъяснения по нему. В связи с этим, недостаточно просто скорректировать ошибочную операцию, особенно если она была связана с тем, что кассир забыл что-то «пробить». В обязательном порядке необходимо составить оправдательный документ. Это могут быть акт, объяснительная или служебная записка с пояснениями ситуации. В документе обязательно должны быть указаны дата и время операции; порядковый номер; причины ошибочных действий кассира и другое. Пояснительные документы, на которые ссылаются чеки коррекции, лучше хранить, чтобы иметь возможность предъявить их в налоговые органы по первому требованию.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Как исправить ошибку в кассовом чеке
Ошибка кассового чека исправляется коррекцией или возвратом. Например, кассир может пробить больше или меньше требуемой суммы либо вообще забыть провести операцию по кассе. Иногда ошибка возникает не по вине сотрудника — внезапно отключили электроэнергию или сломался кассовый аппарат. Возврат оформляется только по «горячим следам»: кассир сам обнаружил недочет или на него указал покупатель. Чек коррекции исправляет ошибку, выявленную при вечерней сверке и даже на следующий день. Но действия кассира еще зависят от версии используемого ФФД. Разберемся с этим подробнее.
Обслуживание онлайн-касс со скидкой
Получите скидку на годовою техническую поддержку ККТ на тарифах «Макси» и «Стандарт» — действует специальное предложение.
Когда можно избежать штрафа
Согласно примечанию к статье 14.5 КоАП РФ, если кассир своевременно обнаружить и самостоятельно исправит ошибку, штраф можно не платить. То есть, устранить ее нужно до того, как о ней станет известно в налоговых органах.
Таким образом, если вы обнаружили, что допустили ошибку при расчете с покупателем, сразу пробейте чек коррекции или возврата (в зависимости от ситуации).
Как пробить чек коррекции или возврата
Исправить неправильный чек нужно сразу при выявлении ошибки. Раньше нужно было передавать коррекционный документ в ФНС вместе с объяснительной запиской и актом об обнаружении лишних денежных средств или недостачи. Но теперь эти документы не требуются. Согласно ФЗ-240, утвержденному 20 июля 2020 г., достаточно предъявить сам коррекционный чек. Этого вполне хватит, чтобы «отчитаться» за оплошность.
Запомните!
Для каждого ошибочного документа нужно сформировать отдельный чек. Единственное послабление предусмотрено при массовом сбое кассы. В данном случае можно пробить один чек для всех операций. Единой для всех инструкции, как исправить ошибки кассового чека, не существует. Последовательность действий зависит от того, какая модель кассы используется для печати документа. Обратите внимание, исправлять ошибку нужно на той же ККТ, на которой она была допущена.
Если совершается возврат, сразу после него нужно пробить новый чек с правильными данными. Коррекционный документ не требует повторной операции.
Как понять когда какой чек пробивать? Как уже говорилось выше, если обнаружили ошибку сразу (покупатель не успел уйти), пробивайте возврат. В остальных случаях исправляет ошибки в кассовых чеках коррекционный документ. Но это правило действует при использовании ФФД 1.1 и ФФД 1.2. В случае с ФФД 1.05 коррекция для исправления ошибок в кассовом чеке «не работает». Только возврат. Коррекцию используют только в ситуации с операциями, проведенными «мимо кассы».
Реквизиты чеков коррекции и возврата
Независимо от того, на какой кассе сформирован чек коррекции или возврата, он содержит определенный набор обязательных реквизитов. Они утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@.
В список обязательных реквизитов чека коррекции входят:
|
Обратите внимание!Список реквизитов может отличаться при использовании разных ФФД. Выше представлен перечень, соответствующий ФФД 1.05. В других форматах фискальных документов эти реквизиты тоже содержатся. Но при формировании чека с ФФД 1.1 он дополняется ФПА (фискальным признаком данных в архиве накопителя). Если используется ФФД 1.2, в список реквизитов дополнительно входят данные о результатах проверки маркированной продукции, отраслевой и операционный реквизиты. Чек возврата содержит реквизиты, аналогичные ошибочному документу, но с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода». Ошибка в чеке коррекцииК сожалению, из-за человеческого фактора чек коррекции не исправляет ошибки в фискальном документе, а сам становится ошибочным. Например, указана неверная сумма или другой реквизит. Новый документ неправильный, осталась ошибка в кассовом чеке ― что делать и как не запутаться? Нужно отменить ошибочный чек коррекции и напечатать новый. Рассмотрим на примере: исправляем коррекционный документ с признаком «Приход». Процедура выполняется в два шага:
|
Штрафы за ошибки в кассовом чеке