Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Как написать официальный запрос на предоставление информации
Об этом рассказала специалист-эксперт отдела ведения ЕГРН Управления Росреестра по Омской области Анастасия Туманова.
Порядок предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН), регламентирован ст. 62, ст. 63 Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (далее – Закон о регистрации), приказом Минэкономразвития России от 23.12.2015 № 968 «Об установлении порядка предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости, и порядка уведомления заявителей о ходе оказания услуги по предоставлению сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости». Порядком установлена форма запроса о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, об объектах недвижимости и (или) их правообладателях, а также требования к составу сведений такого запроса.
Сведения, содержащиеся в ЕГРН, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом, предоставляются органом регистрации прав по запросам любых лиц, в том числе посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия, иных технических средств связи, а также посредством обеспечения доступа к федеральной государственной информационной системе ведения ЕГРН (ФГИС ЕГРН) или иным способом, установленным органом нормативно-правового регулирования.
Запрос на выписку о содержании правоустанавливающего документа представляется в орган регистрации прав по выбору заявителя:
– в виде бумажного документа, представляемого заявителем при личном обращении (представление запроса при личном обращении);
– в виде бумажного документа путем его отправки по почте (представление запроса почтовым отправлением);
– в электронной форме путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте Росреестра и Едином портале государственных и муниципальных услуг;
– в электронной форме посредством отправки электронного документа с использованием веб-сервисов (представление запроса с использованием веб-сервисов).
Запрос на выписку о содержании правоустанавливающего документа заполняется в соответствии со следующими реквизитами:
1. Реквизиты «Вид объекта недвижимости», «Адрес», «Получатель выписки» заполняются согласно следующим пунктам:
– в реквизите «Вид объекта недвижимости» в именительном падеже указывается вид объекта недвижимости, на который выдается выписка из ЕГРН, например «Сооружение»;
– в реквизите «Адрес» указывается адрес либо местоположение объекта недвижимости в соответствии со сведениями ЕГРН;
– в реквизите «Получатель выписки» указываются сведения о лице, которому выдается (направляется) выписка:
о физическом лице – полностью фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии);
о юридическом лице, об органе государственной власти, органе местного самоуправления – их полное наименование; в отношении российского юридического лица – также ИНН;
о должностном лице органа государственной власти, органа местного самоуправления, иного государственного органа, уполномоченном федеральным законом на совершение им установленных действий, в том числе в силу занимаемой должности от собственного имени запрашивать и получать сведения, необходимые для совершения таких действий (например, лица: следователь, судья, прокурор), – фамилия, инициалы, полное наименование должности, включая наименование соответствующего органа.
Если выписка выдается (направляется) представителю заявителя, уполномоченному в установленном порядке на получение сведений, – указываются также сведения о представляемом и основание, в силу которого представитель действует от имени представляемого (например, «Иванов Иван Иванович, действующий по доверенности, выданной Петровым Петром Петровичем», «Иванов Иван Иванович, действующий в качестве законного представителя Петрова Петра Петровича», «Иванов Иван Иванович, действующий по доверенности, выданной обществом с ограниченной ответственностью «XXXXX», ИНН. «).
2. В реквизите «Дата закрытия раздела ЕГРН» указывается дата закрытия раздела ЕГРН на объект недвижимости в случае, если в ЕГРН внесены сведения о прекращении его существования.
3. В реквизите «Реквизиты правоустанавливающего документа» указываются сведения о наименовании, серии и номере (при наличии), дате выдачи (или подписания) документа, наименовании органа (организации), выдавшего документ, дате и номере государственной регистрации сделки (если таким документом является зарегистрированная сделка), о нотариальном удостоверении документа – фамилия и инициалы нотариуса, реестровый номер (если таким документом является сделка, совершенная в нотариальной форме, иной нотариально оформленный документ, например, свидетельство о праве на наследство).
Если лицо интересует конкретный договор, то в выписке указываются названные выше сведения об этом договоре, а также фамилии, имена, отчества (последнее – при наличии) физических лиц или наименования юридических лиц – сторон договора.
Если лицо запросило информацию о содержании документа, на основании которого было зарегистрировано право лица и (или) переход права на объект недвижимости от одного лица к другому лицу, то в выписке указываются названные выше сведения о реквизитах каждого из документов, на основании которых право (переход права) было зарегистрировано.
Если лицо, запросившее информацию, не указало конкретный документ, то в выписке отражаются реквизиты документов, на основании которых в ЕГРН внесены актуальные записи о государственной регистрации права или (если вещные права зарегистрированы не были, но было зарегистрировано ограничение (обременение) права, когда федеральный закон допускает такие случаи) ограничении (обременении) права. Если в ЕГРН все записи о вещных правах, ограничениях (обременениях) прав погашены и в запросе не указан конкретный документ или документ, на основании которого было зарегистрировано право конкретного лица и (или) переход права от одного к другому лицу, в выписке отражаются реквизиты документа, на основании которого в ЕГРН была внесена последняя запись о праве или ограничении (обременении) права (если вещные права зарегистрированы не были, но было зарегистрировано ограничение (обременение) права, когда федеральный закон допускает такие случаи).
4. В реквизите «Содержание правоустанавливающего документа» указывается содержание правоустанавливающих документов.
Если лицо, запросившее информацию, указало конкретный документ, то в выписке отражается содержание только этого документа. Например: если лицо интересует конкретный договор, то в выписке указывается содержание существенных условий договора, в том числе условий, которые нашли свое отражение в записях ЕГРН.
Если лицо запросило информацию о содержании конкретного положения (положений) названного им документа, которое, например, не является существенным условием для договоров данного вида, то в выписке отражается содержание этого положения (положений).
Если лицо запросило информацию о содержании документа, на основании которого было зарегистрировано право какого-либо лица и (или) переход права на объект недвижимости от одного лица к другому лицу, то в выписке указываются сведения о содержании каждого из документов, на основании которых право (переход права) было зарегистрировано.
Если лицо, запросившее информацию, не указало конкретный документ, то в выписке отражается содержание документов, на основании которых внесены актуальные записи о государственной регистрации права или (если вещные права зарегистрированы не были, но было зарегистрировано ограничение прав и обременение объекта недвижимости, когда федеральный закон допускает такие случаи) ограничении права и обременении объекта недвижимости. Если в ЕГРН все записи о вещных правах, ограничениях прав и обременениях объекта недвижимости погашены и в запросе не указан конкретный документ или документ, на основании которого было зарегистрировано право конкретного лица и (или) переход права от одного к другому лицу, в выписке отражается содержание документа, на основании которого была внесена последняя запись о праве или ограничении прав и обременении объекта недвижимости (если вещные права зарегистрированы не были, но было зарегистрировано ограничение прав и обременение объекта недвижимости, когда федеральный закон допускает такие случаи).
При оформлении выписки на бумажном носителе, если все подлежащие внесению в нее сведения не умещаются на одном листе, выписка составляется на нескольких листах. В этом случае листы выписки нумеруются, сшиваются, после чего на оборотной стороне последнего листа выписки проставляются печать органа регистрации прав и подпись специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в органе регистрации прав, с указанием количества пронумерованных и сшитых листов выписки.
Документы, содержащие сведения ЕГРН, направляемые в форме электронного документа, представляются в виде XML-документа, созданного с использованием XML-схем и обеспечивающего считывание и контроль представленных данных.
Сведения ЕГРН, предоставляемые в электронной форме, должны быть доступны для просмотра в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, в том числе без использования информационно-коммуникационной сети Интернет.
Составляем запрос на предоставление документов
Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.
В каких ситуациях пишут запрос для получения информации
Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.
Обратиться компания вправе к следующим адресатам:
В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:
В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:
Кто и в какой форме составляет запрос
Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.
Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:
Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:
Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образцы
Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.
При составлении ориентируйтесь на этот бланк:
| «___»______________20___г. | №___ |
Просим прислать вас _______________________________________________
А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.
Как отправить запрос о получении документов
Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:
Сколько ждать ответа на письмо-запрос
На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.
В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).
Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.
Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 |
