Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Составляем запрос на предоставление документов
Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.
В каких ситуациях пишут запрос для получения информации
Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.
Обратиться компания вправе к следующим адресатам:
В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:
В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:
Кто и в какой форме составляет запрос
Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.
Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:
Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:
Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образцы
Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.
При составлении ориентируйтесь на этот бланк:
| «___»______________20___г. | №___ |
Просим прислать вас _______________________________________________
А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.
Как отправить запрос о получении документов
Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:
Сколько ждать ответа на письмо-запрос
На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.
В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).
Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.
Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 |