Письмо о встрече для переговоров
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Мой босс поделился опытом, как ему удается переносить встречи и не терять контакты
Общаясь с огромным количеством людей, я стала замечать, с какой легкостью мои знакомые принимают приглашения и соглашаются на встречи, на которых они не намерены присутствовать. Признаюсь, даже я иногда имеют этот грешок.
Возможно, нам стала интереснее сама перспектива события, ощущение плотного графика и отсутствие свободного времени. Или изменилось отношение к ответственности. Какими бы ни были причины, последствия всегда одинаковы: угрызения совести, чувство дискомфорта и испорченные отношения.
К счастью, у меня замечательный босс. Денис Валерьевич часто делится своим опытом и мудростью. Как оказалось, и ему приходится иногда отказываться от запланированных встреч. Однако ему удается сохранять дружеские отношения на протяжении долгих лет. Недавно поделился секретом, как он переносит встречу или отказывается от нее, не испортив свою репутацию.
Если есть желание перенести встречу
С необходимостью отказаться от запланированной встречи сталкиваются даже опытные бизнесмены. День Дениса Валерьевича, управляющего сетью магазинов женского белья, часто расписан по минутам: совещания с учредителями и бухгалтерами, планерки с персоналом.
Порой, обнаружив в ежедневнике запись о встрече в 19:30 с одноклассниками, старым другом или коллегой, даже босс понимает, что не сможет присутствовать. Тем более после десятичасового рабочего дня и в ожидании дедлайна из-за задержки оборудования для нового магазина.
Что можно сделать
В подобной ситуации Денис Валерьевич рекомендует заглянуть в ежедневник и найти время, когда со 100% гарантией будет свободное время. Возможно, для этого накануне придется задержаться на работе или заменить полноценный обед на быстрый перекус, чтобы заранее закончить запланированные задачи. Лучше всего оставить себе запас времени и посмотреть расписание на следующую неделю.
После этого следует сообщить об изменении планов и проявить максимальную гибкость для согласования и переноса даты встречи. Для общения лучше выбрать звонок по телефону, этот небольшой жест будет расцениваться как уважение, и получить согласие будет проще.
В исключительных случаях можно отправить сообщение по электронной почте или через мессенджеры примерно следующего содержания:
Сожалею, что не смог предупредить заранее, но вынужден сообщить о необходимости переноса запланированной встречи. В ближайшие дни мы заканчиваем работу по одному проекту, постоянная необходимость отвлекаться сделает меня плохим собеседником. Я надеюсь, что Вы согласитесь перенести встречу. Сообщите, пожалуйста, если [дата, время] Вас устроит. Если это время не подходит, пожалуйста, предложите свой вариант. Я приложу все усилия, чтобы учесть Ваше пожелание.
Еще раз приношу извинения. Я действительно планировал встретиться с Вами и постараюсь найти время в ближайшие дни.
Когда не следовало обещать и нет желания переносить встречу
Как научил меня Денис Валерьевич, не нужно давать обещания из-за добрых побуждений. Самая распространенная ошибка – ответить «да» любому знакомому, который хотел бы побеседовать на общие или профессиональные темы.
Один человек слишком настойчив, второму не хватает твердости. В результате – дискомфорт как из-за предстоящего общения, так и перспективы отказа.
Как решить
Лучший выход – проявить твердость и извиниться за нарушение планов.
Исправить ситуацию поможет следующее сообщение:
Я просмотрел предстоящее расписание встреч. К сожалению, в этом месяце очень плотный график. Сомневаюсь, что ситуация в следующем месяце будет намного лучше. Приношу свои извинения, но в эту пятницу встречу придется отменить. Я недавно приступил к работе в этой компании, поэтому если Вы хотите что-то спросить или обсудить [тема], не стесняйтесь, напишите мне по электронной почте. Я буду рад ответить на ваши вопросы.
Еще раз прошу прощения. Я постараюсь выполнить наши договоренности при первой возможности, о чем сообщу дополнительно.
С наилучшими пожеланиями,
Если приходится отказаться от присутствия на мероприятии
Как предупредил меня босс, многие считают эту ситуацию самой простой: об изменении своих планов можно даже не оповещать. Однако, по его мнению, за каждым мероприятием стоят реальные люди.
Если в приглашении есть адрес электронной почты для связи, лучше заранее извиниться за свое отсутствие. Всевозможные семинары посещает огромное количество людей. Отсутствие одного приглашенного вряд ли заметят.
Тем, кому небезразлична профессиональная репутация, лучше связаться с организаторами, отправив следующее сообщение:
Спасибо за приглашение на [название мероприятия]. К сожалению, не смогу его посетить. Хочу сообщить вам об этом заранее, чтобы вы смогли отправить приглашение кому-то еще. Пожалуйста, держите меня в курсе о предстоящих мероприятиях. С удовольствием приму приглашение в следующий раз.
С наилучшими пожеланиями,
Как сказал мой босс: «Профессиональное сообщество отличается от обычного окружения. Из-за меньшего количества участников все знакомый друг с другом. Поэтому отказ от встречи должен стать исключением. Постарайтесь реально оценивать свое время и возможности, особенно если речь идет о соблюдении договоренностей с людьми, которые действительно рассчитывают на ваше присутствие»
Как перенести деловую встречу
Деловые встречи могут быть перенесены по разным причинам. К любому мероприятию нужно заранее подготовиться, например, собрать материал или получить образцы товаров. Если вы понимаете, что не успеете завершить все дела к назначенной дате, обязательно оповестите партнера об этом заранее. Для этого используйте телефон или посетите офис контрагента. Ни в коем случае не используйте электронную почту, так как не все люди ее проверяют. К тому же о переносе встречи следует сообщить в личной беседе, в противном случае вы покажете свое неуважение по отношению к партнеру. Также не стоит надеяться на Почту России, так как письмо может затеряться, или задержаться в пути. Даже если человек находится в другом городе, постарайтесь связаться с ним по телефону.
Чем раньше вы сообщите о переносе встречи, тем лучше будет для партнера. Если человек приезжает из другого города, вы непременно должны оповестить его заранее. В этом случае есть большая вероятность того, что он успеет сдать билеты, отменить бронь в гостинице. Если же вы опоздали, постарайтесь оплатить ему дни пребывания в отеле. В крайнем случае вы можете провести переговоры, потратив свое личное время для приготовления деловой встречи.
Конечно, перенося встречу, вы должны объяснить партнеру, почему вы не можете провести переговоры. Совсем необязательно посвящать человека в свои проблемы. Например, если вы хотите перенести встречу из-за проблем в семье, то можете просто сказать, что возникли кое-какие семейные обстоятельства. Обязательно попросите прощение, пообещайте, что постараетесь впредь не допустить таких ситуаций.
Дата новой встречи
Тщательно продумайте дату новой деловой беседы. Ведь если вы решили перенести встречу один раз, совершить такой же поступок просто неуважительно по отношению к партнеру. Он может отказаться от дальнейшего сотрудничества с вашей компанией, решив, что вы безответственный человек.
Как вежливо отменить встречу и не обидеть клиента
Иногда бывает так, что встречу с клиентом приходится отменить. Для начала необходимо понять, насколько важной могла быть эта встреча, а потом отправить письмо, в котором вы объясните причину ее отмены. Вот четыре шаблона, которыми можно воспользоваться в зависимости от ситуации.
Превратите встречу в телефонный разговор
Возможно, клиент согласится обсудить вопросы встречи по телефону. Да, так вам не удастся сэкономить время, но зато вам не придется куда-либо ехать, и вы все равно покажете свою заинтересованность.
Мне бы хотелось обсудить с вами [наш вопрос]. Я знаю, что у вас очень плотный график, поэтому, может быть, нам будет проще побеседовать по телефону?
Вот что я планировал(а) обсудить на встрече:
Когда вам будет удобнее поговорить на этой неделе? И по какому номеру с вами лучше связаться? Если вы все-таки хотите встретиться лично, буду рад(а) увидеть вас после нашего разговора.
Заранее спасибо за понимание.
Превратите долгую встречу в короткую
Если клиент хочет провести длинную встречу на полтора часа, но вы можете объяснить все за 30 минут, напишите ему следующее письмо:
Мне очень приятно, что вы хотите обсудить [вопрос]. Вы сказали, что [планируете провести встречу на столько-то минут], но, к сожалению, я [буду недоступен в это время/могу выделить в этот день только Х минут своего времени]. Вы не против [встретиться за чашкой кофе/обсудить вопрос по телефону/обговорить все по электронной почте]?
Думаю, мы можем обсудить [пункт 1, пункт 2, пункт 3] при личной встрече, а [пункт 3, пункт 4 и пункт 5] по [электронной почте/телефону]. Я представляю расписание нашей встречи таким образом:
Что вы скажете насчет такого плана? Буду рад(а) скорректировать его должным образом, если у вас есть какие-то замечания.
Превратите встречу в обсуждение по электронной почте
Если клиент готов пойти на уступки, можно с легкостью обсудить все по электронной почте всего за 10 минут. Разумеется, какие-то серьезные и важные моменты стоит обговорить потом по телефону.
[Спасибо, что напомнили про наш вопрос/связались]
К сожалению, на этой неделе я не могу выделить время на встречу с вами. Но мы можем обсудить все прямо сейчас по электронной почте, если вам удобно.
[Сообщите, что именно вы хотите обсудить]
Хотелось бы узнать ваше мнение на этот счет. Если вы все-таки настаиваете на встрече, то я смогу вас увидеть [такого-то числа] и буду рад(а) побеседовать с вами обо всем.
Благодарю за понимание.
Отправьте на встречу свое контактное лицо
Допустим, вы дизайнер и выполняете проект для клиента. Вы не являетесь прямым контактом — с ним связывается ваш аккаунт-менеджер. Если вас пригласили на встречу для обсуждения рабочих вопросов, вам необязательно нужно на нее идти — вместо вас с клиентом может встретиться ваш коллега. Однако сначала нужно предоставить ему всю важную информацию, чтобы тот мог ответить на все вопросы заказчика. Вот что нужно ему написать:
Спасибо, что пригласили меня на встречу с [имя клиента] такого-то числа. К сожалению, [на этот день у меня уже запланирована встреча/я сейчас слишком занят другим проектом/у меня в этот день важный дедлайн] и я не смогу прийти.
Вот что я бы хотел обсудить с клиентом:
– [Пункт 1/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]
– [Пункт 2/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]
– [Пункт 3/какие правки мог бы внести заказчик и что он о нем думает]
Мне бы хотелось обсудить эти пункты с вами перед тем, как вы встретитесь с клиентом, либо выслать вам всю необходимую по ним информацию.
Извините, что вышла такая накладка с расписанием. Если вам нужно еще что-нибудь для подготовки к встрече с заказчиком — обращайтесь.
Когда вы работаете с клиентами, вам наверняка придется с ними встречаться. Эти встречи не должны мешать вам выполнять более важные задачи. Но вместо того чтобы полностью отменять встречи, попробуйте сделать так, чтобы они отняли у вас минимум времени.