Как составить план работы на месяц
В своем блоге я не раз упоминал, что регулярно составляю планы на год, месяц, неделю и день. Пришло время поделиться с Вами секретами Полишинеля, которые помогают мне делать это.
Зачем нужен план работ?
В моем понимании, план работ — это систематизированная цепочка действий, которые приводят к достижению поставленных целей. Вместо того, чтобы держать весь массив информации в голове, я разбиваю процессы выполнения проектов на этапы, а затем и на небольшие выполнимые задачи. Да, на эту работу уходит некоторое время: пару лет назад на то, чтобы составить план на месяц у меня уходило несколько часов — не меньше.
Но я на практике убедился — эта работа приносит свои плоды:
Сейчас я даже представить не могу, как жил без планов. Если раньше мою жизнь можно было описать как хаотичный набор действий, то теперь я уверен, что следую строго по направлению к моим глобальным целям.
Как приступить к планированию?
Приступать к планированию месяца нужно за пару дней до его наступления. Так, с первых чисел Вы будете уже в строю и с готовым списком дел.
Если Вы впервые беретесь за эту работу, постарайтесь выделить 2-3 часа и начать с планирования на год. Пусть это будет легкий поверхностный обзор, но он поможет Вам составить адекватную модель дел на месяц, которая не позволит отклониться от заданного курса.
Для этого необходимо:
Когда основные ориентиры на год готовы, можно приступать к конкретизации целей на месяц.
Определяем цели
Что Вам нужно сделать в грядущем месяце, чтобы приблизиться к глобальной цели?
Какие проекты Вас ожидают?
При составлении целей придерживайтесь SMART-подхода:
Разделяем путь к этой цели на этапы
Вы прописали цели на месяц, на выполнение некоторых из них у Вас уйдет несколько дней, а на какие — несколько недель. Чтобы проекты могли идти параллельно и Вы могли грамотно распределить ресурсы, необходимо разбить цели на задачи.
Определите, какой набор действий нужно сделать, чтобы достичь желанного результата. Так необходимо поступить с каждой целью. В итоге у Вас получится массив дел, которым нужно уделить внимание в следующем месяце.
Помните, что это план-минимум. Вполне возможно, что за месяц у Вас появятся новые цели или проекты, которые потеснят изначальные планы. Вы должны быть готовы к этому как морально, так и физически.
Обозначьте заранее все возможное ограничения, из-за которых придется корректировать планы. Например, Ваш клиент может задержать сроки и согласовать план работ на неделю позже. Продумайте заранее, как Вы будете действовать в сложившейся ситуации.
Распределяем задачи по неделям и дням
Теперь нужно взять в руки календарик и распределить задачи и проекты по неделям и дням месяца. Я для этого черчу в блокноте крупный формат календаря на месяц, оставляя под каждым днем место для записи.
Начинать стоит с фиксированных дел, которые требуют выполнения в сжатые сроки. Например, встречи, сдачи проектов, выплаты и т.д. Эти задачи заносятся в календарь, а затем переносятся в дневной план.
Также стоит отметить дедлайны целей, которые Вы обозначили на первом этапе.
Обычно я пользуюсь цветом, отмечая срок завершения.
Дела, которые можно выполнять в течение всего месяца, я выношу в виде отдельного списка. Он всегда перед глазами, когда я формирую план на неделю или день, и постепенно выполняются.
Проделали эту работу? Вы великолепны! Теперь каждую пятницу или субботу, когда Вы будете садиться за стол и составлять план работ на неделю, Вам не придется вытягивать дела из головы — все задачи будут перед глазами, а значит ни одна из них не будет забыта.
Как приучить подчиненных к планированию
На одним только личных планах я не остановился. Одна из моих жизненных целей — развитие собственной компании. Для ее реализации мне необходимо,
чтобы сотрудники компании были продуктивны, а без планов этого добиться сложно.
Я начал с планов и отчетов по каждому дню. Суть этих процессов заключается в следующем: каждый сотрудник составляет план на день, исходя из восьмичасового рабочего дня. Выполнив все дела и собираясь покинуть офис, каждый работник должен отчитаться: какие задачи были выполнены и сколько времени на них ушло.
С таким подходом мне не нужно стоять у каждого за спиной и следить за тем, чтобы никто не отвлекался на посторонние дела. К концу дня у меня на руках готовый результат, по которому можно судить как продвигается работа по проектам и какова продуктивность каждого работника.
Чтобы сотрудникам не приходилось тратить много времени на составление планов и на написание отчетов, я постепенно внедрил систему «Битрикс 24». Теперь каждый проект и каждая задача фиксируется в программе. С ее помощью удобно отслеживать сроки, эффективность работы команды и даже количество задач, завершенных каждым исполнителем. Доволен коллектив, доволен руководитель — красота!
Образец плана работы на месяц
Чтобы Вам было ещё проще составить план дел на месяц и на неделю, я нашёл наглядный пример и прикрепил четыре шаблона на выбор:
Вот пример плана на неделю, его можно продолжать расписывать и на весь месяц:
Заключение
Как только Вы перестанете относиться к планированию, как к утомительному процессу, который отнимает свободное время, Вы увидите, к каким результатам он приводит.
Я считаю, самое сложное в этом деле — начать. Пересильте себя, взгляните на свою жизнь масштабнее и планы станут неотъемлемой ее частью.
Личная эффективность. Планируем дела на месяц
«Что?» и «Как?» — прекрасные и нужные вопросы. Но чтобы быстро, заметно и надолго повысить качество жизни, необходимо задать еще один вопрос — «Когда?»
В конце каждого месяца я составляю план на следующий. Я очень люблю это делать, так всегда можно держать руку на пульсе и вовремя корректировать свои действия. В этой статье я поделюсь своим подходом и расскажу, какие методики и инструменты планирования мне в этом помогают.
1. Анализирую прошлый месяц
Анализ прошедшего месяца я провожу с помощью ответов на следующие вопросы:
— получилось ли выполнить запланированное? Если нет, то почему?
— что изменилось в моих дальнейших планах?
— какие новые вопросы, проекты возникли за прошлый месяц?
— чему новому я научилась, какие навыки обрела?
— какие ошибки я допустила?
После того, как проведён анализ предыдущего месяца, можно приступать к планированию следующего.
2. Составляю Колесо баланса по сферам жизни
При планировании месяца важно учесть все сферы жизни, чтобы ни о какой из них не забыть и изначально учесть в своих планах. Удобнее всего это делать с помощью Колеса баланса.
Мне важно понимать, какие сферы жизни требуют первоочередного внимания, после чего я прописываю 1-5 пунктов, что можно сделать, чтобы их улучшить.
Я составляю Колесо баланса до того, как перехожу непосредственно к созданию плана. Так я сразу определяю приоритеты на этот месяц.
В моём Колесе баланса есть такие секторы:
Сохраните статью в Pinterest:
3. Определяю приоритет на месяц и ключевые события
При составлении плана на месяц я продумываю ответы на следующие вопросы:
— что конкретно хотелось бы улучшить в следующем месяце, какие сферы жизни? Какие действия стоит для этого предпринять?
— что я могу сделать в этом месяце, чтобы приблизиться к своим долгосрочным целям?
— как то, что я планирую на этот месяц, связано с моими долгосрочными планами?
— что из запланированного важно и это сделать обязательно, а что просто рутина?
— какие праздники и события припадают на этот месяц?
— планируются ли какие-то поездки?
В месячном плане я обязательно учитываю поездки, дни рождения, государственные и религиозные праздники, сроки подготовки статей и видео, контрольные даты по рабочим проектам, семейный досуг, учитываю расписание мужа, семейные мероприятия. Также я планирую отдых, путешествия.
4. Составляю план на месяц в виде интеллект-карты
Так как для меня важно видеть общую картину месяца, удобнее всего это делать в виде интеллект-карты. Планирование на месяц носит по сути стратегический характер.
Читать также:
5. Автоматизирую повторяющиеся дела
Дела, которые повторяются из месяца в месяц, у меня автоматизированы. Я обычно не вписываю их в месячный план, они занесены в специальный список «Повторяющиеся дела» в телефоне.
6. Учитываю сезонные особенности каждого месяца
Разные месяцы года непохожи друг на друга: январь начинается с праздников, на весну и лето обычно припадает отпуск. Во многих сферах бизнеса это период низкой активности.
Осенью дети идут в школу, начинается оживление в рабочих вопросах. Конец года, как правило, занят закрытием проектов, подведением итогов , сдачей отчётов, в торговле тоже всё оживляется.
Все эти колебания также важно учитывать при составлении плана на месяц, чтобы определить нагрузку и запланировать дела, которые надо выполнить именно в этот период.
Подробнее о том, как создать для себя простую и удобную систему планирования и хранения информации, я рассказала в гайде «Как организовать свою жизнь с помощью Trello».
Это 45-страничная электронная книга с идеями по использованию Trello на все случаи жизни. В качестве бонуса при покупке — 8 шаблонов тематических досок.
— Польза составления планов.
Планирование требует усилий и самодисциплины. Легче взяться за первое же дело, чем составить план. Но с ним день пройдёт с пользой.
1) Вы ничего не забудете.
2) Вы успеете больше за короткий срок.
3) Вы станете действовать проактивно.
4) Вы примете лучшее решение.
5) Вы быстрее восстановитесь после прерывания.
Мозгу свойственно напоминать о забытых задачах. Но когда он напомнит — зачастую бывает уже поздно. К тому же за раз мозг удерживает одну-две мысли — как только добавляется новая задача, стирается старая.
С планом проще — достаточно помнить, что ему надо следовать. Так вы сосредоточитесь на одной задаче и не упустите детали.
Покупатель со списком продуктов выйдет из супермаркета быстрее, чем покупатель без списка. Потому что такой список или план задаёт направление. Благодаря плану вы не потеряете время на размышление, что делать дальше. Списки продуктов составляют потому, что идти в магазин каждый раз, когда чего-то не хватает, — растрата времени. Действовать так — значит действовать реактивно, быть заложником обстоятельств. С его помощью вы сгруппируете схожие задачи и сэкономите время. И таким образом подчините обстоятельства.
Сидя на совещании, вы говорите «нет» другим делам, которыми могли заняться в это время: ответить на письмо, закончить проект или устроить выходной.
План даст понять, чего стоит время и как его использовать. Вы не научитесь говорить «нет», вы научитесь говорить «да» правильным делам. Если вы работаете по плану и вас отвлекли, достаточно свериться с планом и возобновить работу. Иначе на восстановление уйдёт больше времени, чем на само прерывание.
Превратите планирование в привычку. Так вы оградитесь от прокрастинации и станете записывать задачи в календарь без усилий.
— Шаги, которые приведут к составлению эффективного плана на месяц.
Все начинается в конце календарного года. Анализируйте текущий год — отвечайте на вопросы: чем этот год был хорош и что плохо, чему этот год вас научил. Ответы на эти вопросы пишите в конце текущего ежедневника. Очень интересно со временем вспомнить, как прошел этот год.
1) Жизненные ценности — определите или корректируйте. Записывать обязательно на первых страницах ежедневника.
2) Сферы жизни – те области, которые составляют вашу жизнь и те, что хотела бы развить.
3) Мои желания — основа планирования. ЧтО именно лично Я, а никто-то другой, хочу иметь или добиться в различных областях своей жизни.
4) Глобальные цели – конкретные, не больше пяти на год.
5) Долгосрочное планирование — план на 5 или 10 лет. Вписывать в таблицу. По горизонтали — годы. В графах по вертикали сферы жизни.
6) Среднесрочное планирование — планирование на следующий год. Таблица: горизонталь — месяцы, вертикаль – сферы.
7) Затем, на каждую цель составляется конкретный план, определяются сроки выполнения, и шаги по достижению цели разносятся в планы по месяцам.
Составьте список задач на месяц:
1) Фиксированные дела, встречи и задачи запишите в календарь на месяц в виде таблицы.
2) Остальные – в виде списка. Этот список постоянно перед глазами. Из него формируются планы, как на неделю, так и на каждый день.
— Как составить план на неделю?
Выходные — это время для отдыха и восстановления сил. Однако это ещё и хороший период для планирования будущей недели.
Эта четырёхшаговая система поможет составить эффективный план.
1) Проанализируйте прошедшую неделю.
Чтобы двигаться вперёд, нужно знать, чего вы уже достигли. Поэтому рассматривайте этот шаг как самоанализ. Подумайте, завершили ли вы до конца начатое, со всем ли вы справились. Если вы не достигли своих целей, почему так получилось? Вспомните, как вы чувствовали себя на прошедшей неделе, чем вы занимались, чем питались. Если вы съели много фастфуда, что на вас повлияло? Возможно, какие-то стрессовые ситуации, работа, нехватка времени или что-то ещё. Когда вы поймёте причины своих действий, вы сможете подготовиться и не повторять прошлых ошибок.
2) Запишите все свои идеи.
Это могут быть абсолютно любые личные и рабочие идеи. После того как вы их запишете, просмотрите список и определите, какие из целей наиболее важные. Выполнение первостепенных задач обеспечит вам личностный и карьерный рост. Помните: вы можете достигнуть всего, но всему своё время.
3) Занесите все мероприятия и встречи в календарь.
Начните с указания в календаре ваших рабочих часов. Это наверняка займёт основную часть недели. Затем распишите часы сна и занятий спортом. В конце укажите важные общественные мероприятия и встречи, которые вы хотите посетить. После этого шага вы заметите, что у вас ещё достаточно свободного времени, которое можно без зазрения совести потратить на хобби или развлечения.
4) Распишите каждый день предстоящей недели.
Каждый день должен приближать вас к намеченной цели. Если вы хотите заниматься спортом четыре раза в неделю, заранее определите, когда и как вы будете это делать. Продумайте и запишите всё до мелочей. Учитывайте то, в какое время дня вы наиболее продуктивны. Важные дела планируйте на это время.
Вас может заинтересовать статья «Тайм менеджмент«.
— 3 упражнения по планированию.
Обращаю особое внимание, что все приведенные упражнения надо выполнять ПИСЬМЕННО. Все свои ответы аккуратно заносите в свой дневник. Впоследствии они вам еще пригодятся.
Упражнение 1. Составление списка.
Итак, открываем свой дневник. И на чистом листе бумаги делаем красивый заголовок “Что я хочу привлечь в свою жизнь”. А потом подумайте, что в этом месяце должно произойти, чтобы вы могли сказать, что вы чувствуете радость и счастье. Забудьте на это время о своих неприятностях и неудачах. Думайте только позитивно – о том, что желаете иметь, что желаете привлечь. Записывайте все, что в этот момент приходит к вам в голову. Составьте полный список и закройте свой дневник. Дайте себе один день, чтобы ваши желания смогли прорасти в вашей душе. А через сутки продолжите свою работу.
Упражнение 2. Фокусировка.
Если вы умеете мечтать, то я уверена, что список у вас получился впечатляющим. Однако никто не может иметь все и сразу. Просмотрите свой список и выберите из него три пункта, что греют вас больше всего. Если предположить, что каждый пункт несет вам частицу радости, то воплощение трех из них уже будет достаточно, чтобы оценить свой месяц как очень удачный. Выпишите их на новую страницу и после этого переходите к следующему пункту.
Упражнение 3. Проверка на истинность.
К сожалению, многие наши мечты не являются истинными. Они возникают под влиянием внешних факторов и, на самом деле, не отражают глубинного желания человека. Чтобы проверить, насколько ваши желания близки к истинным, надо по каждому из них письменно ответить на два вопроса:
1) Насколько мне это необходимо?
2) Что я буду испытывать, когда я получу это?
Причем, на первый вопрос вам надо дать как минимум пять развернутых ответов. И чем больше причин вы сможете найти для объяснения своей цели, тем более она вам нужна.
Вот теперь вы можете сказать, что вы обдуманно выбрали свои цели на текущий месяц. Вам остается лишь составить план по их достижению и начать его выполнять.
Для их успешной реализации еще можно в течение недели по вечерам заняться визуализацией своих желаний. Так вы наполните их энергией и укрепите свое намерение и решимость в достижении цели.
Материал подготовлен Дилярой специально для agydar.ru
Видео:
План работ в организации
Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной.
План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:
Виды планов
Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.
План работ может быть составлен для любого уровня:
Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц.
Принципы формирования плана работ
Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:
Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.
Общая процедура формирования плана работ
Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм.
Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы.
На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:
Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:
Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.
Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:
Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них.
Составление документа
Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:
В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план.
Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:
Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:
Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.
Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.
План работы подразделений
Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.
Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.
Главные принципы составления плана работ для отдела:
Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.
Личный план работ
Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня.
Контроль за выполнением плана работ
Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц.
Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.