Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях
Объяснительная записка — это документ, который руководство организации в силу трудового законодательства обязано взять с работника, совершившего дисциплинарный проступок. Составляется в произвольной форме и является доказательством в суде в рамках трудового спора.
Что такое объяснительная записка
Если работник совершил дисциплинарный проступок или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны дать пояснения. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать «письменное объяснение» (иное название — объяснительная записка), на составление которой отводятся два рабочих дня. Очевидно, что законодательство не регулирует содержание объяснительных записок, форма объяснительной записки всегда произвольная, так как все возникающие ситуации носят индивидуальный характер, как и причины проступков.
Пишем пояснения по шаблону
Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.
Работодатель часто готовит шаблон, из которого видно, как пишется объяснительная записка руководителю во всех случаях. Его размещают в отделе кадров или снабжают работников памяткой о правилах составления деловых документов.
Для начала определите, для какой ситуации необходимы письменные оправдания. Например:
Что необходимо включить в шаблон объяснительной записки в организации? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:
Руководству придется проанализировать указанные причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.
Запрос объяснений от начальства
Прежде чем работник напишет пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что в случае судебного рассмотрения ситуации его «к делу не пришьешь». О бмен бумагами начинает руководитель. Он выдает своему подчиненному соответствующее предписание под подпись. Этот документ имеет произвольную форму, но регистрируется в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Вот пример такого распоряжения:
Общество с ограниченной ответственностью «PPT.RU»
ИНН 7777777777, КПП 110001101
107497, г. Москва, пр. Замечательный, д. 1
Специалисту отдела продаж В.В. Пуховой
О письменном объяснении
Уважаемая Валентина Владимировна!
1 июня 2021 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.06.2021 № 5.
В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ, прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания предоставить письменное объяснение Вашего отсутствия.
Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 № 5.
| Генеральный директор | Петров | П.П.Петров |
| Получено | Пухова | В.В.Пухова |
Документ вручают лично либо направляют по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не лишне направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, его отказ и отсутствие подписи зафиксируйте письменно, с подписями двух свидетелей.
Пояснения при опоздании на работу или прогуле
Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками, руководство должно затребовать от работника пояснения. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к их виду и оформлению, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация тоже оставлена на усмотрение автора. Н ачальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы и указывать, что писать. Посмотрите образец, написанный родителем, опоздавшим на работу по уважительной причине:
Директору ООО «PPT.RU»
от специалиста отдела продаж
Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 5 июля 2021 года на 1,5 часа в связи с тем, что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально.
Если работник отсутствовал целый день, ему важно, как оправдаться в объяснительной за прогул с указанием причин произошедшего. Образец выглядит так:
Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику необходимо подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.
Если уважительной причины нет, об этом тоже придется написать.
Другие случаи, когда потребуется объяснительная
Приведем некоторые формулировки, которые помогут работникам оправдаться в сходных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.
Невыполнение обязанностей
09.07.2021 я не выполнил обязательный обход территории склада в 22-00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.
Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова скорой помощи.
Объяснительная записка по факту выявленных нарушений
Утрата документов
09.07.2021 мной были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.
Задержка документов
09.07.2021 мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. Сейчас описи оформлены кладовщиком, подписаны мной и переданы руководителю.
Обратите внимание, что универсального способа, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали, не существует. В каждой ситуации необходимо донести до руководства правдивые аргументы, подкрепленные документальными доказательствами.
Отказ от дачи объяснений
Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот документ составляет та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. После этого разрешается начинать процедуру оформления дисциплинарного взыскания — предупреждения, выговора или увольнения, если работник ранее неоднократно подвергался наказанию в течение последнего года, но продолжает нарушать дисциплину.
Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки подходите предельно внимательно и не считайте ее ненужной бюрократией.
Записки
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Как правильно пишется пояснительная записка: структура и содержание
Пояснительная записка – это информационный текст, написанный в деловом стиле. Прилагается к отчету, научному труду, проекту и содержит базовые сведения о его назначении, актуальности, обоснование целесообразности проведенной (запланированной) работы.
Как правильно написать записку
Понимание как пишется пояснительная записка важно для тех, кто работает с документами или занимается проектной деятельностью: служащие, студенты, экономисты, юристы.
Стиль изложения информационного материала – деловой. Четко, лаконично, с использованием профессиональной терминологии, стандартных фраз и оборотов (ввиду сложившихся обстоятельств, в установленном порядке, проведенный анализ показал), стереотипных предложений, без личных местоимений. Формально и объективно, без личной оценки повествования.
Составление пояснительной записки
Содержание зависит от цели ее подготовки. Для бухгалтерской отчетности в Налоговую службу требуется описание экономической деятельности организации, доходной и расходной части, материальной и нематериальной базы, задолженностей.
Для научной работы дается актуализация проекта: цель его создания, значимость. К техническому проекту – технические характеристики, область применения.
Кроме этого, к техническому проекту в описании присутствуют данные о функциональном назначении системы, объекта. Его составляющие и устанавливаемые между ними взаимосвязи, особенности взаимодействия. Описывается процесс деятельности и технические решения, как ввести систему в эксплуатацию, особенности разработки и применения.
При подготовке записки к проекту закона, распоряжения указывается нормативно-правовая база, разделы и подразделы, целесообразность его реализации. Порядок его принятия, размещения в СМИ, сроки вступления в силу. Основные положения, принципы, на которых базируется.
Общие требования к составлению
В зависимости от сферы деятельности могут быть свои особенности. В каждом ведомстве, организации есть образцы оформления. В образовательных учреждениях разрабатываются методички, разъясняющие требования к форме и содержанию.
Оформление по ГОСТу
В целом форма единая. Различия касаются специфики области ее применения и отдельных требований, предъявляемых заказчиком. Некоторые пункты исключаются в зависимости от назначения.
В титульном листе указывается ФИО автора (или данные организации, от имени которой она готовится), ниже адресат (кому направляется – должностное лицо или учреждение), далее крупными буквами печатается «Пояснительная записка», название, например «Водоохранная зона», дата составления и регистрационный номер (для формальных документов), подпись и должность составителя.
Введение – это актуальность. Здесь могут быть прописаны цели, задачи, общие сведения об организации и ее деятельности (для экономистов). Соотносится с сегодняшним днем. Может быть краткое описание предшествующего опыта и историческая справка, которая подтверждает актуальность проводимого исследования, реализации задуманного проекта.
Аннотация – краткое содержание, самое основное. Указываются разделы, подразделы и пункты. Их описание. Проблематика, которая в них затрагивается, понятия.
Содержание – краткое описание основного документа, анализ изученных материалов, ожидаемые результаты. Их подтверждение или опровержение.
Пояснительная записка из рук в руки
Выводы – итоги реализации проекта, результаты проведенной работы (для отчетной документации). Для бухгалтерской отчетности может потребоваться указание расхождений в учете, их пояснение (если запрос инициирован налоговыми органами). Анализ финансовой деятельности юрлица, соответствии поставленным целям, понесенные убытки.
Сокращения и условные обозначения чаще указываются в научных работах. К примеру, дипломный проект, курсовая. Здесь указываются повторяющие фразы и слова, их сокращение и обозначение. Далее по тексту они уже применяются в сокращенном виде.
Библиография – это список источников литературы (научные труды, монографии, печатные и периодические издания, словари). К их описанию есть жесткие требования, которые устанавливаются в соответствии с общими стандартами. С ними можно ознакомиться в специальных методичках, обратившись в библиотеку заведения.
Приложение – при необходимости прикладываются схемы, графики, диаграммы, чертежи, иллюстрации. Этот пункт необязателен к исполнению. Он зависит от характера работы. Прилагаемые материалы служат для наглядности и позволяют пояснить отдельные положения в представленном материале.
Пояснительная записка в Налоговую службу
Приказ № 43н от 6 июля 1999 г. Министерства финансов Российской Федерации регламентирует порядок сдачи бухгалтерской отчетности. Согласно документу готовится пояснительная записка. В ней содержатся сведения о финансовой деятельности учреждения.
Содержание зависит от требований Налоговой службы. Цель ее подготовки – разъяснение политики юридического лица, объективной оценки его деятельности, контроль финансового положения и задолженностей перед третьими лицами.
Если запрос инициирован налоговиками для уточнения данных по отчетности:
Содержание и форма пояснительной записки могут существенно различаться в зависимости от ее назначения и учреждения, которое ее готовит, сферы его деятельности. Этот небольшой по объему информационный материал порой ставит в тупик начинающих специалистов. Поэтому необходимо учитывать не только стандарт по ГОСТу, но и отдельные требования, которые предъявляются к документу по месту его востребования.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Как написать объяснительную записку? Образец написания объяснительной записки
Если вам когда-нибудь понадобится писать объяснительную записку, а как показывает практика, бывают такие случаи достаточно часто, то делайте это грамотно и правильно. Не стоит недооценивать данный документ. Серьезный подход поможет избежать дальнейших недоразумений и мер дисциплинарного характера. В этом вам поможет данная статья. Узнаем о том, как написать объяснительную записку, какие бывают виды и предъявляемые требования к ней. Кроме того, данная информация будет полезна руководителям и лицам, в чью компетенцию входит данный вопрос.
Что такое объяснительная записка?
В общем смысле слова под объяснительной запиской следует понимать особую деловую бумагу, которая составляется для дачи пояснений по отдельным положениям основного документа (план, отчет, проект) либо дает комментарий о причинах какого-либо факта, события или поступка.
Большое количество вариаций и разновидностей этого документа условно можно разделить на две группы.
Виды объяснительных записок
Оформление объяснительной записки
Для первого вида документации оформление в печатном виде является обязательным требованием, для второго допустим рукописный текст на стандартном листе бумаги формата А4. О том, как написать объяснительную записку и что в ней указать, должен знать каждый, потому что на практике это встречается очень часто. Каким бы примерным сотрудником вы ни были, ситуации бывают разные, и от них никто не застрахован. В структуру объяснительной записки входят следующие обязательные для указания элементы:
Объяснительная записка (образец приведен ниже) в содержательной части должна отражать объективные данные о событиях и конкретных фактах, давать четкие пояснения. Основной текст отражает личную позицию сотрудника в сложившейся ситуации, его отношение к совершенному проступку и последствиям. Если работник признает свою вину в совершении проступка, то он может это отразить в содержательной части, указав на свое раскаяние в содеянном, и дать обещание больше не повторять этого в будущем. Если же он считает себя невиновным, то есть возможность высказать свою точку зрения и предоставить свои доводы и необходимые доказательства.
Подводя итог, можно сказать, что объяснительная записка – пример того, как может себя обезопасить сотрудник при наличии спорной ситуации. Его пояснения по существу способствуют объективному оцениванию работодателем определенного факта и позволяют выявить все обстоятельства совершенного проступка, а в случае необходимости выбрать справедливую меру дисциплинарного взыскания.
Уведомление работника о даче объяснения
Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.
Пример уведомления
Заместителю главного врача
О предоставлении письменного объяснения
В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, которые выразились в отсутствии на рабочем месте в период с 21.12.14 по 23.12.14, прошу Вас предоставить письменное объяснение по данному факту в отдел кадров до 18:00 часов 26.01.2014.
Главный врач (подпись) Сорокин П.П.
Уведомление получил 24.01.2014
Заместитель главного врача (подпись) Кукушкин Р.Р.
Вполне может возникнуть ситуация, когда сотрудник отказывается получать и подписывать такой документ, а объяснительная записка на работу при этом пишется с опозданием, когда уже невозможно применить меру дисциплинарного взыскания и вышли все сроки. В этом случае может быть следующий выход – вручать уведомление комиссией, то есть в присутствии непосредственного руководителя, представителя от профсоюза, юрисконсульта организации и других заинтересованных лиц. Если последовал отказ, то стоит составить акт с подписями всех, кто присутствовал. Таким способом вы подтвердите соблюдение положений ст. 193 ТК РФ.
Объяснительная записка (образец) на работу: пример № 1
Наиболее часто встречаются ситуации связанные с прогулами или опозданиями на работу.
Командиру войсковой части 65487
Полковнику Сидорову С.С.
От служащего МО РФ, делопроизводителя
Об опоздании на работу 16 мая 2014 года
Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.
16 мая 2014 года (подпись) Волков Р.Л.
Пример № 2
Директору магазина «Парус»
От заведующего складом
Об опоздании на работу 30 декабря 2014 года
Я, Смородинцева София Семеновна, 30 декабря 2014 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что накануне я купила новые часы с будильником. Не до конца разобравшись с механизмом, я неправильно установила таймер и проспала на один час. Осознаю свою ошибку. Обещаю, что впредь такого больше не повторится.
30 декабря 2014 года (подпись) Смородинцева С.С.
Объяснительная записка об ошибке: пример
Данный вид документа встречается тоже достаточно часто. Ошибки могут быть различного рода, касающиеся практической деятельности, оформления документации и т. д. В данном случае рассмотрена ситуация с невыполнением плана работы.
Директору ООО «Много денег»
От главного специалиста Бумажкиной Р.М.
О невыполнении плана за сентябрь 2014 года
Я, Монеткина Людмила Денисовна, проанализировав сложившуюся ситуацию, связанную с невыполнением плана по заключению кредитных договоров, поясняю следующее. Проблема связана с нехваткой сотрудников, так как за месяц были уволены два специалиста, на замену им никого не приняли. Двое оставшихся сотрудников с объемом работы не справляются, хотя и работают сверх нормы.
15 октября 2014 года (подпись) Монеткина Л.Д.
Составление акта о непредставлении сотрудником объяснительной записки
Если по истечении установленного срока объяснительная записка (пример выше) не была предоставлена сотрудником, то в соответствии с указанной статьей ТК РФ работодатель должен составить специальный акт. Правда, законодатель не указывает, кто конкретно из сотрудников должен это сделать, в какие сроки и требуется ли ознакомить с ним работника. Это определяется на уровне организации с учетом правил делопроизводства. Акт составляется при участии группы лиц и подтверждает установленные ими события или факты. Поэтому составлять его необходимо коллегиально, целесообразно будет привлечь тех сотрудников, что присутствовали при вручении работнику уведомления о требовании предоставить объяснительную записку. Пишется он на общем бланке и может иметь вид, представленный ниже.
Образец акта
О непредоставлении сотрудником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка
Мной, начальником отдела кадров Королевой Е.Е., в присутствии главного бухгалтера Ивановой Н.Н. и экономиста Певцова Р.И. составлен настоящий акт о нижеследующем:
06.07.2014 бухгалтеру Петровой И.И. было предложено в соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить 09.07.2014 письменное объяснение по поводу совершенного ею дисциплинарного проступка, проявившегося в отсутствии на рабочем месте в течение 6 часов подряд. Петрова И.И. в установленный срок этого не сделала, сказав, что уже давала устное объяснение и больше писать ничего не собирается.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах.
/подпись/ Королева Е.Е.
/подпись/ Иванова Н.Н.
Экземпляр акта получила:
/подпись/ Петрова И.И.
Не стоит расценивать отказ от написания объяснительной записки в качестве нового дисциплинарного проступка, ведь это исключительное право работника, а не обязанность. И данным актом работодатель лишь подтверждает то, что все нормы закона были соблюдены.
Отличие объяснительной записки от докладной и служебной
Не стоит путать три этих понятия. С первым мы уже разобрались. Зная о том, как написать объяснительную записку, вы легко сможете справиться с остальными. Скажем о них вкратце. Докладная записка носит обратный характер. Цель ее написания – это поставить в известность руководство о сложившейся обстановке, ситуации, фактах, имевших место быть, то есть мотивировать к каким-либо действиям.
Служебная записка предполагает передачу определенной информации по «горизонтальной» ветви управления, то есть от одного руководителя к другому, сотрудника одного отдела к работнику другого и т. д. Как правило, они касаются материально-технических, организационных, хозяйственных и других вопросов. По сути, это деловая переписка.
То, как писать объяснительную записку (образец или пример), легко можно найти в сети. Не существует единого бланка, однако есть определенные требования, на которые мы указали. Вы без затруднений можете использовать и переделывать приведенные примеры «под себя».