Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Как написать просьбу чтобы не отказали
Как правильно написать просьбу
Написание просьбы дело не простое. Чтобы не отказали в вашей просьбе нужно соблюдать несколько простых правил. Сообщение не должно быть коротким. Ваша задача вызвать сочувствие и сопереживание у читающего вашу историю. Чтобы вас не приняли за мошенника, обязательно укажите, что готовы подтвердить документально каждое слово. Это могут быть выписки из истории болезни или официальные бумаги об оплате кредитов и т.д.
После написания просьбы, правильный шаг это отправка текста своего послания также и в приемную Администрации президента. Это будет дополнительной гарантией, что вашу просьбу увидят и официальные лица.
Если в своей просьбе вы указываете свой номер телефона будьте готовы к тому, что будут названивать аферисты и проходимцы. Вычислить их несложно. Если они требуют за свои услуги предоплату сразу бросайте трубку.
Мечтаю поступить в университет
Здравствуйте, давно мечтаю поступить в Новосибирский Государственный Технический Университет. Но так как я из деревенской семьи, то не получается оплачивать обучение. Живем вчетвером на мамину зарплату, она работает учителем начальных классов, а учителя в последнее время зарабатывают не много. На обучение только за 1 семестр надо 66000 рублей, а у нас нет такой возможности. Помогите кто чем может, в мире много не равнодушных людей и я надеюсь что вы поможете мне осуществить мою мечту. Мой Qiwi кошелек: 4890 4944 2868 1886.
Когда началась война бросили дом
Доброго всем здоровья. Мне 56 лет пенсионерка и ухаживаю за мамой ей 79 лет, муж работает. Приехали в Россию в 2014 из Донецка. Когда началась война бросили дом и все что было. Паспорта РФ получили в 2016 году. Хотели взять ипотеку — отказывают, пробовали уже 3 раза, нет кредитной истории и пенсия минимальная.
Устали уже скитаться по квартирам, платим 15000 рублей и то дом выставили на продажу. Мы уже 3 дома меняем, все продают. Мы проживаем в Липецке. Умоляю помогите нам приобрести свое жилье, может кто то продаст в рассрочку. Можно в районе, главное свое жилье. Будем очень благодарны, сложно в таком возрасте остаться без всего, потерять все что наживали годами. Мой тел. 89802539794 или счет 410015605172081 Яндекс кошелек.
Живу на пособие
Прошу вас о помощи в связи в том, что я одинокая многодетная мама. Живу на пособие, но это только хватает детям на питание. Детей надо одеть на зиму, а средств нет. Мы живём 10 человек в 2-комнатной квартире, стоим на очереди 15 лет чтобы получить квартиру. Говорят что мы не малоимущие, папа заболел инсультом, выгоняет из дома. Кто чем может помочь хоть на зиму одеть их. Нам очень тяжело, не дай бог вам оказаться на моём месте. Номер счёта 4276400020859832.
Помогите в лечении собаки
Помогите, пожалуйста, в лечении собаки! Я потеряла работу, а у моего пса обострённый демодекоз. Нужно вести его к хорошему специалисту и выкупить после этого лекарства. Ранее лечила уже, но не помогло, а средств знаю, что уходило много. Только если сможете хоть чем-то помочь. Также, как ни печально, я с Каспером (моим псом) грубо говоря вынуждена буду жить на улице, если не успею найти ему платную передержку. Очень надеюсь на вашу помощь! Только если сможете помочь. Карта 4276 0400 1800 3736.
Мы угодили в ДТП
Ситуация такова: поздно вечером поехали с подругой в магазин, но до магазина мы не доехали. На перекрёстке, на котором за день до случившегося автомобиль снес светофор, мы угодили в ДТП. Моя машина (лада Веста ) очень серьёзно пострадала. Автомобиль мне подарили родители, но просить их о помощи с ремонтом я не могу, так как беспокоюсь за их здоровье.
Перекрыть долги по коммуналке
Здравствуйте, меня зовут Даульбаева Дания Сагитгалеевна, у нас в семье работает один муж, зарплаты не хватает на погашение долгов. У нас задолженность по коммунальным услугам, звонили предупредили, что будут отключать. Я сирота, у меня двое детей, они ходят в садик. Мы с мужем вкладываем все свои силы и деньги в детей, но вещей не хватает, в основном берем у родственников и донашиваем. Меня не берут на работу с таким графиком, чтобы я могла забрать детей из садика. Очень хотим чтоб сын развивался дальше, он у нас очень умный. Я уверена в том, что он поможет людям когда подрастет. Нам хотя бы перекрыть долги по коммуналке.
Карта сбербанка 4276460012418310.
Мы живем на съемной квартире
Моя проблема в том, что у меня двое маленьких детей 1.7 и 3 месяца. Мы живем на съемной квартире, детских пособий еле хватает на еду. Я задолжала за квартплату и теперь хозяйка грозиться выселить если я ей не заплачу долг. Нам некуда идти и помочь не кому. Мне нужно 20000 р. Мои реквизиты: киви кошелек +79506047991, банковская карта сбербанк 5469420012423342. Каждая сумма важна, если нужна еще какая нибудь информация, звоните 89506047991 или пишите на почту kristinaallamixa@gmail.com. Отвечу на любые вопросы.
Я не шарлатан и не аферист
Мама умирает, нужны деньги на операцию — полмиллиона рублей. Я не шарлатан и не аферист. Мне не к кому больше обратиться. Последний крик души это интернет. Я очень бедный и единственный в семье. Потерять самого близкого человека это очень страшно. Врачи выставили диагноз. Нужна срочно операция которая даст шанс пожить еще ей. Помогите мне, я умоляю вас, с каждого хоть по сто рублей и то скопить можно. Я не знаю просто, что делать, еще услышьте кто-нибудь меня.
Карта сбербанк 5469310015184357.
Сотовый 89509807470.
Денег катастрофически не хватает
Здравствуйте, живем в городе Калуге. Я мама 2-х детей и мой муж. Живем в квартире моего дедушки, вместе с дедушкой помимо него живут еще 2 человека. Ну а прописано всего 6 человек. Квартира 3-х комнатная и мы живем в одной комнате вчетвером. Денег катастрофически не хватает. Мой муж работал по контракту в воинской части за 20000 тыс. рублей в месяц, но сейчас пришлось уволиться и искать что-то новое.
Я не работаю, сижу в декрете, но когда-то что-то поворачивается пытаюсь подработать. Взяли займы, погашать нечем. Муж рассчитался с работы и ему заплатили только 12 тысяч. Мои родители со мной не общаются, а точнее еще в год отдали дедушки с бабушкой на воспитание.
И когда бывают моменты, что нужно всего лишь двести рублей, хотя бы на хлеб, они отказывают. И можем жить на 100 руб. Родители мужа иногда помогают, но им тоже не просто и возраст. Поэтому помощи от родственников ждать не стоит. Муж берется за подработки, хотя бы за 100 руб за час или 2. В наших мечтах своя квартира, но сейчас нам очень помогли и 20 тыс рублей расплатиться с долгами.
Живём мы на съемной квартире
Мы начали потихоньку выползать из долговой ямы, заплатили почти все счёта за квартиру и воду. Но когда закончилось лето, подработка на которой мы с мамой работали закрылась. И 2 месяца мы жили на одну зарплату, которая составляет 20 т.р. Из-за этого перебоя накопилось ещё долги по квартире. Сейчас мама снова нашла вторую работу. А у меня скоро будет подработка.
Но из-за долгов, мы не скоро сможем себе позволить покупать одежду. Сегодня выпал снег, а мы ходим в кофтах и кроссовках. Брату в прошлом месяце мы купили зимнюю одежду, а вот себе нет. А какой одежде может идти речь, когда дома нет еды. Я никогда не просила помощи, но сейчас у меня не остаётся выбора.
Кто сколько сможет, только лишь на зимнюю одежду и продукты, чтобы дожить до ближайшей зарплаты, которая будет через 2 недели.
4276 1300 2333 7839 ( карта сбербанк ).
Получаю пенсию 7000 рублей, воспитываю двух внуков
Меня зовут Ольга, мне 55 лет, нахожусь на пенсии, пенсию получаю 7000 рублей. При этом воспитываю 2-х несовершеннолетних своих внуков. Дочь умерла, а отец отказался, внуку 9 лет он инвалид детства, а внучке 16 лет. Пенсию они получают по потери кормильца, а алиментов за 4 года ни копейки не получали. Всегда не хватает денег.
Влезла микро-займы теперь совсем не могу выпутаться из долгов. Теперь надо ехать в реабилитационный центр, а денег нет и взять не где. Внучка просит телефон к Новому году и где взять этих денег, не представляю. Помогите нам, пожалуйста.
Сбербанк 4276 6700 1408 3827.
Нужны деньги на лечение бронхиальной астмы
Добрый день! Меня зовут Хабибуллин Айрат Ильдарович, г. Казань, 22 марта 1993 года. Недавно мне поставили диагноз — бронхиальная астма. Ищу помощь на сбор средств на лечение в клинике города Казань. Один курс лечение стоит 30000 рублей, нужно пройти два курса. Каждый день утром и ночью у меня удушение в связи с чем я постоянно страдаю от нехватки воздуха, а ингаляторы это всего лишь временная помощь.
Сам на лечение я собрать не могу, так как зарплата не хватает из-за кредита и расходы на коммунальную службу. Если есть какие-то вопросы или вам нужно чтобы я скинул всю информацию о моей болезни позвоните по номеру +79600529102. Скиньте мне на карту Сбербанка 4276 6200 2775 7206 или помогите с клиникой где могут лечить подешевле.
Попала в долговую яму
Я пенсионерка, попала в долговую яму, год как не могу из нее выбраться. Устроилась работать техничкой, но даже это не спасает. Куда только не обращалась, а найти никого не смогла, вот пишу и прошу добрых людей откликнуться. Коллекторы замучили звонками, проценты растут, не могу найти выхода. Живу я в Красноярске, мой номер 8 913188984.
Я живу в маленьком городе
Я решила написать сюда, даже не знаю с чего начать. Я живу в маленьком городе деревенского типа, работы как везде нет. У меня 3 детей, две девочки и мальчик, ему скоро 2 годика. Девочки у меня прекрасные, помогают во всем. Старшая в этом году пошла в школу. В школе все так красиво одеваются, я тоже одела ее как смогла. Но она как девочка тоже хочет красивые вещи, как другие.
Нет, вы не подумайте, она не требует купить, она просто после школы приходит домой и говорит: «мама, а у Альбины новая блузка или куртка», потом говорит:» а мне купишь тоже?». Я ей: «конечно куплю», а сама думаю где же взять деньги на все, еще и долги по коммуналке. Займ висит на мне, продукты покупать надо. В садике мест нет, чтобы выйти на работу хоть кем. Все навалилось друг на друга, скоро зима, надо куртки покупать.
Воспитываю одна пятерых детей
Здравствуйте! Я Бедоева Виктория Каурбековна. Проживаю в Республике Северная Осетия в Моздокском районе село Виноградное. Работаю на почте простым почтальоном. Воспитываю одна пятерых детей. Зарплата у меня семь тысяч рублей. Зимой газ накручивает до семи тысяч рублей в месяц. Я конечно всю сумму платить не могла т.к. мне с этих денег ещё надо кормить, одевать и обувать детей.
Я мать одиночка, 3 детей
Меня зовут Самира, мне 24 года. Я мать одиночка, 3 детей. Не работаю. Жилья своего не имею, живу на съёмных квартирах с 3-мя детьми. Не работаю так как дети маленькие. Жить очень тяжело, прошу от чистого сердца. Надеюсь что у вас доброе сердце. Спасибо огромное за ваше время которое вы потратили на прочтение моего письма.
Номер счёта 4276300028269275.
Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».
Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».
Думаем, основную мысль вы уловили.
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
№4. Ваши успехи
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
№6. Громкие имена
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).
№7. Важные итоги
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
№8. Контакты
«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Ремарка
Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!