Для чего нужна объяснительная записка?
Объяснительная записка — документ, который, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работодатель должен затребовать у подчиненного, прежде чем наложить на него дисциплинарное взыскание в виде выговора, замечания или же увольнения. Объяснительную сотрудник обязан представить работодателю в течение 2 дней с момента затребования.
Понятие «опоздание» прямо не раскрывается в ТК РФ. Однако оно вполне может быть квалифицировано как нарушение работником своих обязанностей и послужить поводом для дисциплинарного взыскания, так как в соответствии с положениями ст. 189 ТК РФ обязанностью сотрудника является соблюдение правил внутреннего распорядка, которыми, в частности, закрепляется график работы.
Сущность объяснительной записки об опоздании на работу — в ознакомлении работодателя с причинами, повлекшими совершение сотрудником проступка. Само по себе предоставление объяснительной не гарантирует последующего освобождения работника от предусмотренного ТК РФ дисциплинарного взыскания. Но те факты, которые в ней изложены, работодатель обязан принять во внимание, чтобы оценить соразмерность проступка и применяемых впоследствии дисциплинарных мер. Сотрудник может и не предоставлять работодателю объяснительную, но в этом случае компания вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.
Если работник не представляет объяснительную, его нужно уведомить о необходимости составления такого документа.
Как составить уведомление работнику о необходимости дать письменные объяснения, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Объяснительная за опоздание: структура документа
То, как должна выглядеть объяснительная записка, не регламентируется ни ТК РФ, ни прочими федеральными НПА. Но если следовать деловой практике, то можно составить документ со следующей структурой:
В левой верхней части документа можно указать название структурного подразделения, в котором работает составитель записки. Сведения о получателе (Ф.И.О. и должность руководителя) фиксируются в правой верхней части документа.
Ниже по центру размещается название документа. Желательно заглавными буквами, шрифт на 2–4 размера больше основного.
Следующий элемент объяснительной — текстовый блок с разъяснениями причин опоздания. Его правомерно считать самым важным, ведь именно он определяет, какой будет реакция работодателя на проступок.
Как составить текст объяснительной?
В объяснительной записке должны найти отражение:
При оформлении записки следует придерживаться официально-делового стиля.
Что касается первого пункта, рекомендуется однозначно писать о том, что речь идет об опоздании, а также о том, на какой отрезок времени относительно рабочего графика. Не следует писать фразы наподобие «явился на работу несколько позже обычного».
Говоря о причинах, фиксируемых в объяснительной об опоздании на работу, желательно дать работодателю увидеть корень проблемы. Тот факт, что человек проспал, может быть обусловлен самыми разными причинами. То, что на улице всю ночь велись строительные работы и было очень шумно, — это одно, участие в геймерском турнире по интернету до утра — совсем другое.
Каков оптимальный объем объяснительной?
Относительно объема текстового блока объяснительной есть разные точки зрения. Некоторые считают, что документ должен максимально кратко излагать факты, имеющие отношение к проступку. Однако есть те, кто полагает, что работнику следует раскрыть сведения о причинах опоздания как можно подробнее, чтобы работодатель мог принять однозначное решение о том, стоит ли применять дисциплинарное взыскание или можно обойтись устным внушением, а то и вовсе признать причину опоздания уважительной.
Справедливо полагать, что всё зависит от конкретной ситуации. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине того, что не успел на автобус, метро или электричку, уместно разъяснить, по какой именно причине это произошло. Причины опоздания из-за того, что в квартире заклинило дверной замок, и из-за незаведенного будильника различаются в плане оценки уважительности, хотя и привели к одному результату. Поэтому в таком случае имеет смысл детализировать рассказ.
В свою очередь, если автобус попросту не вышел на линию по расписанию, особых подробностей здесь, вероятно, не понадобится — достаточно будет указания на сам факт того, что график движения транспорта был нарушен. Но в этом случае работодатель, вероятно, пожелает убедиться, что это было действительно так. В связи с чем сотруднику, возможно, придется сопроводить объяснительную дополнительными источниками, подтверждающими изложенные факты.
Какими они могут быть и как должны предоставляться работодателю?
Дополнительные документы, подтверждающие уважительную причину опоздания
В подтверждение того, что причина опоздания уважительная, сотрудник может приложить к записке дополнительные документы непосредственно с пометкой «Прилагаю следующие документы». Либо нужно сослаться на возможность их предоставления в любой момент по требованию работодателя. Подобным документом может быть квиток со штрафом, выписанным сотрудником ГИБДД, остановившим опоздавшее в связи с этим на работу лицо за нарушение (работнику пришлось потратить время на оформление соответствующего взыскания).
Доказательной базой в данном случае могут быть и электронные источники, например, видеозапись на телефоне, трансляция с публичных веб-камер или новостные сообщения, если причина опоздания связана с задержкой или невыходом транспортного средства на линию по расписанию в связи с непогодой. Также может быть уместно разместить соответствующий контент на облачном сервисе и указать в объяснительной ссылку на его скачивание или просмотр.
Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?
Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.
Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).
Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении.
Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф.И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.
Где можно скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу?
Загрузить бланк и образец объяснительной за опоздание, подготовленный нашими экспертами, вы можете беспллатно, кликнув по картинке ниже.
Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается давать объяснения о причинах опозданий. В этом случае нужно составить акт об отказе работника от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины.
Как правильно составить такой документ и в течение какого времени его нужно оформить, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобу все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Итоги
Объяснительная записка об опоздании — официальный документ, значимый для обеих сторон трудового договора. Сотрудник, предоставляя ее, получает шанс избежать дисциплинарного взыскания, если опоздание было вызвано уважительными причинами и их удалось убедительно изложить в документе. Непредоставление объяснительной дает работодателю полное право наложить дисциплинарное взыскание на работника. Для сотрудника важно убедиться в корректности структуры объяснительной, а также удостовериться в том, что работодатель принял ее и это документально зафиксировано.
Для работодателя получение объяснительной важно, во-первых, потому, что ее затребование — обязанность, прописанная в ТК РФ, а во-вторых, для поддержания трудовой дисциплины в коллективе (человек, которого однажды обязали писать соответствующий документ, скорее всего, постарается не давать поводов для получения подобных распоряжений повторно).
Ознакомиться с прочими документами, применяемыми в кадровом документообороте, вы можете в статьях:
Что писать в объяснительной, если уважительной причины нет?
Вариант объяснительной записки на работу
от работника кадрового отдела
Я, Лидия Ивановна Кротникова, 28 сентября 2020 г. не смогла вовремя прийти на работу, поскольку в подвале моего подъезда прорвало отопительную трубу. Случился потоп и весь подъезд затопило горячей водой, выйти из своей квартиры я не могла. Долго ждали работников из ЖЭСа. Устранили проблему только поздно вечером. Поскольку прогул произошел по причинам, независящим от меня, я прошу не наказывать меня и не применять ко мне дисциплинарные меры.
30.09.2020г. Л. И. Кротникова
Пример в колледж
7 группы Технологического колледжа №24
от Михеевой Ларисы Петровны
Я, Михеева Лариса Петровна, мать Михеева Леонида Александровича, подтверждаю, что мой сын 19.10.2021 отсутствовал на занятиях в колледже по причине плохого самочувствия. Мой ребенок с ночи жаловался на сильную головную боль. С утра его состояние не улучшилось, он отказался от еды, лекарственные средства ему не помогли. Мной было принято решение оставить сына в этот день дома. Врача мы не вызывали, поэтому справку предоставить не имеем возможности.
20.10.2021г. Михеева Л. П.
Образец в ВУЗ
Декану экономического факультета
Дальневосточного федерального университета
от студента 3 курса, группы Э-19
Я, Проскурня Константин Олегович, 10 сентября 2021 г. пропустил 2 лекционных и 1 семинарское занятия. Причина пропуска была в том, что я ездил за лекарствами для младшей сестры. Ее хроническое заболевание желудка (гастрит с повышенной кислотностью) очень сильно обострилось и требует особых лекарств, которых не оказалось дома и в ближайшей аптеке. Пришлось ехать в аптеку, которая находиться в 45 минутах езды от дома. Поездка за лекарствами и обратно домой, покупка, прием лекарств и ожидание, пока сестре станет легче, заняли около 3-х часов. Прошу не наказывать меня и учесть данные обстоятельства.
11.09.2021г. Проскурня К. О.
В университет
Декану факультета социальной психологии
от учащейся Горшковой В. К.
Я, Горшкова Виталина Константиновна, пропустила 15.05.2020 учебные занятия (2 парных занятия и 2 семинарских занятия) по причине того, что по пути в университет я попала в дорожное происшествие. Мой автомобиль был поврежден. На то, чтобы дождаться приезда сотрудников ГИБДД, оформить все необходимые бумаги по ДТП и доставить машину до сервисного ремонта, ушло очень много времени. Когда я освободилась, занятия уже были окончены.
16.05.2020г. Горшкова В. К.
В школу
Директору общеобразовательной школы №130
Моя дочь, Павлова Александра Юрьевна, ученица «5А» класса, отсутствовала на учебных занятиях в школе с 01.10.2021 по 03.10.2021 включительно по состоянию здоровья. Дочь жаловалась на насморк, небольшую температуру и общую вялость. Ввиду незначительной простуды мы не вызывали врача, ограничились противопростудными лекарствами и постельным режимом. Сейчас моя дочь чувствует себя хорошо, признаков простуды больше нет, и она готова приступить к занятиям в школе.
04.10.2021г. Павлова А. В.
Образец для налоговой инспекции
Отделению ИНФНС №10
по г. Москве и Московской области
от специалиста отдела делопроизводства ООО «Солнце»
г. Москва, ул. Охотный ряд, д. 40
Я, Третьякова Зоя Михайловна, в связи с утратой в моей семье близкого человека, я не справилась с обязанностями, возложенными на меня, отправив отчет позже назначенного срока. Срок предоставления – не позднее 04.10.2021, фактически отчет был сдан 05.10.2021, что составило один день просрочки.
Прошу учесть, что ООО «Солнце» ранее подавало отчетности всегда в срок, и данная задержка сама по себе незначительна.
Прошу не привлекать меня к ответственности. Впредь, обязуюсь работать более внимательно, ответственно и быстро. Надеюсь, перечисленные обстоятельства и факты будут учтены в качестве смягчающих или исключающих вину компании и специалиста отдела делопроизводства ООО «Солнце» Третьяковой Зои Михайловны.
06.10.2021г. Третьякова З. М.
Список убедительных причин, чтобы объяснить прогулы и т.д.
Смотрите, какими причинами можно убедить руководство в объяснительной записке, чтобы избежать наказания в свой адрес.
Преподаватели объяснительной студентов чаще пугают, чем заставляют ее реально писать. Однако иногда ее требуют написать в деканате или ректорате, чтобы объяснить тот или иной поступок студента.
Обычно объяснительную в университете требует деканат, либо преподаватель. К примеру, если студент ведет себя деструктивно, либо не исполняет свои обязанности, то ему нужно объясниться.
Если правильно написать объяснительную, то можно избавить себя от проблем или хлопот. Как это сделать расскажем в этой статье.
Что такое объяснительная
В каких случаях студенту нужно писать объяснительную
В каких случаях студенту не нужно писать объяснительную
Как писать объяснительную в вузе
— Шапка объяснительной записки
— Кто должен подписывать объяснительную
Какие виды объяснительных бывают
Образец объяснительной в вузе
Как избежать написание объяснительной
Как повысить уникальность курсовой и дипломной работы
Что такое объяснительная
Объяснительная записка – это официальный документ, в котором студент, работник или школьник должен объяснить причину каких-либо нарушений. Чаще всего нарушениями становятся прогул или опоздание.
Студенты должны писать объяснительные по требованию деканата, преподавателя и руководства вуза. Это, своего рода, самозащита студента. К примеру, если произошел инцидент, в котором студент оскорбил преподавателя, то выслушивают две стороны. Объяснительная является письменным заверением слов, чтобы позже показания не изменились. Даже если студент захочет изменить данные показания, то они уже не будут иметь такой юридической силы, либо его накажут за дачу ложных. Поэтому в объяснительной всегда нужно писать только правду.
Причем объяснительная записка выглядит очень лаконично. Всего на одной странице листа А4 нужно написать
Таким образом, документ будет приурочен к делу и будет иметь юридическую силу. В последствии студент сможет избежать наказания и даже отчисления.
Однако затягивать с составлением объяснительной не следует. После того, как студента обязали предоставить объяснительную, дается срок 2 дня. Если за это время записка так и не поступила на стол высшего руководства, то составляется протокол, что такой-то учащийся объяснительную не предоставил.
Студента по серьезному вопросу будут дальше приглашать на обсуждение, будут выслушивать его показания, но юридической силы у него уже больше не будет. Ему смогут приписать любые показания и наказать несправедливо. Поэтому в данном случае лучше пойти навстречу и подготовить записку. Как писать объяснительную в вузе, расскажем дальше.
В каких случаях студенту нужно писать объяснительную
Объяснительную студенту придется писать, если он
На самом деле студент почти во всех случаях оказывается в роли проигравшего. Если уж сказали – пиши объяснительную, то придется постараться, либо… Отказаться от написания объяснительной и забыть о ней. Такое бывает очень редко, но возможно. Тут надо хорошо подумать и уж точно не делать ничего с горяча.
Написать объяснительную в вузе следует так, чтобы вы остались невиновны, а еще лучше выступили потерпевшим. Тогда против вас ничего не смогут сделать, и вы с чистой душой продолжите учебу.
В каких случаях студенту не нужно писать объяснительную
Бывают случаи, когда студентам говорят написать объяснительную просто так, т.е. впустоту. Чаще всего это происходит с проверкой посещения деканатом.
Особенно в период распространения гриппа и увеличения заболеваемости в стране и регионе устраивают «генеральные» проверки. Сотрудники профкома, деканата или ректората посещают занятия и отмечают кого нет. На самом деле это проводится с целью выявить количество заболевших. Если количество превысит допустимый порог, то вуз закроют на карантин.
Перед уходом проверяющие могут вкинуть в аудиторию: «И пусть те, кого сегодня нет, принесут объяснительные в деканат». Только захлопывается дверь, и тут уже преподаватель: «Вот так. А вы не ходите. Отчислят вот так просто и все». И делает лицо, что скоро всем студентам придет «капут».
На самом деле в этой «объяснительной» нет ничего страшного. Цель такой проверки ни что иное, как выявление количества настоящих больных. Все объяснительные в этом случае пройдут мимо руководства, ведь у них будут более серьезные дела, чем сидеть и читать по 100-150 объяснительных одних и тех же оправданий – «заболел». Это и без записки понятно.
Поэтому не писать объяснительную можно только в одном случае, если требование относится к целой толпе, и оно не передано самому студенту. Третьи лица не обязаны передавать такую информацию.
Однако если требование объяснительной было сказано устно самому учащемуся, то здесь следует задуматься. Шутки в этом случае плохи, но при этом нужно оценить масштаб бедствия. Нужно подбирать слова в объяснительной в зависимости от того, что вы нарушили.
Дальше мы расскажем, как писать объяснительную в вузе правильно и по-умному, чтобы вас оставили в покое.
Как писать объяснительную в вузе
Перед тем, как писать объяснительную в вузе, вспомните все детали обстоятельств. Даже если вы пришли пьяным в университет, то должна быть какая-то уловка. Например, вы могли выпить по серьезному поводу: был праздник по случаю дня рождения, либо, наоборот, похороны. Вы выпили всего рюмку, но из-за того, что вы вообще не пьете, сильно дало в голову. На улице мог быть мороз, а в помещении вас еще больше развезло. К тому же пришли вы не на пары, а чтобы отпроситься у преподавателей и объяснить причину своего отсутствия.
Это сгладит некоторые моменты, но взыскание, скорее всего, все равно поступит. Писать объяснительную нужно с уважением к руководству вуза, но и с чувством собственного достоинства. Не следует унижаться в письме и сразу просить прощения. Объяснительная должна объяснять, а не просить жалости.
А теперь подготовьте чистый лист бумаги – и поехали.
Шапка объяснительной записки
Шапка объяснительной записки находится в правом верхнем углу страницы. Здесь нужно написать кому будет передана объяснительная и от кого.
Это очень важная часть, поэтому рекомендуем переписать правильную шапку из других документов. Универсальный образец объяснительной вы сможете посмотреть в нашей статье дальше. Либо подойти в свой деканат и попросите в качестве образца чье-либо заявление.
Чаще всего объяснительные пишутся на имя ректора, либо декана. Вам нужно знать полную должность руководства, а также фамилию, имя, отчество. Легко можно «загуглить» эту информацию в интернете. Только посмотрите на дату, которая будет указана в контенте интернета. Информация может быть устаревшей, поэтому должность может быть указана неверно. Поэтому лучше всего перепроверять информацию на разных сайтах.
Имя ректора или декана вместе с должностью должно стоять в дательном падеже, т.е. отвечать на вопрос «кому»: Соловьеву Виктору Павловичу.
После этого нужно написать, от кого отправляется объяснительная. Напишите своего ФИО, укажите студентом какого факультета, формы обучения, курса и группы вы является. Ваши данные должны стоять в родительном падеже. К примеру, «от Пеговой Александры Александровны, студенты журналистского факультета очной формы обучения 3 курса, 1 группы».
Таким образом, вы заполнили шапку объяснительной в университете. Самое сложное – это не допустить фактическую ошибку, из-за которой вам вернут объяснительную и заставят ее переписать.
Содержание объяснительной
Самое главное при написании объяснительной – это ее содержание. Несмотря на то что принято писать небольшую записку, в которой обязательно указывают дату и время происшествия, мы рекомендуем обратное.
Если вам грозит серьезное наказание, то лучше расписать подробно, почему вы что-то сделали или не сделали, из каких побуждения и ради каких целей.
К примеру, «я громко разговаривал на паре, потому что доказывал верность слов преподавателя по поводу ранее обговоренной темы. Мне было важно в этот момент доказать, что лектор правильно изложил материал, и я пытался быстро его объяснить одногруппнику. Он не успевал за новым материалом, а прерывать преподавателя не хотелось».
Какие бы отношения у вас ни были с преподавателями, лучше всего на бумаге излагать свое уважение. Но не перебарщивайте. Лебезить перед ними тоже не нужно, иначе это будет лицемерие. Лучше всего это говорить правду и уважать своих учителей, как бы они себя не вели.
Если вы будете с таким подходом писать объяснительную в вузе, то у вас получится «съехать с этой проблемы» и продолжить спокойно учиться.
Кто должен подписывать объяснительную
После написания объяснительную записку обязательно нужно внизу страницы подписать, дать расшифровку, а также указать дату написания. Для того, чтобы убедиться, что ваше дело будет рассмотрено всерьез, обратитесь в канцелярию и попросите поставить печать вуза.
В деканате или ректорате можно попросить поставить дату регистрации входящего документа. Попросите отксерокопировать для себя копию. Это поможет вам потянуть время и посмотреть на серьезность ситуации.
Нужно не только написать объяснительную в вузе, успеть сдать ее за 2 дня, но также и показать свое ответственное отношение. Тогда от вас могут отстать, увидев подготовку к официальному общению.
Какие виды объяснительных бывают
Объяснительная обычно бывает 2 видов: в электронном варианте или в бумажном.
Лучше всего самостоятельно писать объяснительную своим подчерком. Тогда ее не смогут подменить. Если же все-таки попросили напечатать объяснительную, то максимально уникально подпишитесь, чтобы никто не смог подделать вашу подпись.
Образец объяснительной в вузе
Давайте посмотрим на образец объяснительной записки. Можете воспользоваться этим примером, чтобы написать свою объяснительную, но лучше всего попросить пример для написания в деканате – это поможет вам правильно написать обращение к ректору или декану.
Как избежать написание объяснительной
Избежать написание объяснительной не получится, если требование было выдвинуто вам в личной форме. Лучшее средство, чтобы избежать объяснительные – это соблюдать все правила и исполнять свои обязанности.
По договору с университетом студент обязуется посещать учебные занятия, приходить на практические занятия и выполнять задания от преподавателя. Также учащийся должен соблюдать правила поведения и особенного Кодекс Российской Федерации.
С общежитием подписывается отдельный договор, по которому студент также обязуется выполнять требования.
Лучше всего – это приходить в университет учиться, а в общежитие отдыхать и продолжать учиться. Всего 4 года нужно прожить в таком режиме, чтобы затем без проблем выпуститься с дипломом и степенью бакалавра.
Как повысить уникальность курсовой и дипломной работы
Вас не придется писать объяснительную, если вы вовремя будете сдавать курсовую и дипломную работу. Даже если у вас есть какие-либо сложности при написании, то лучше воспользуйтесь интернетом и не откладывайте работу. Если боитесь антиплагиата, то наш сайт как раз создан для прохождения проверки плагиата.
Сервис Killer-antiplagiat.ru поможет пройти через проверку оригинальности текста легко и просто. Вам нужно заказать повышение уникальности – и всего через 1 минуту вы получите обработанный документ. Причем никаких изменений в тексте не будет. Ведь специальная программа Антиплагиат Киллер перекодирует ваш файл и скроет все заимствования. Процент возрастет до 80-90%. Хотите проверить? Закажите бесплатное повышение самостоятельности текста.
Таким образом, вы точно сможете через проверку плагиата в вузе.
В этой статье мы рассмотрели, как писать объяснительную в вузе. Теперь вы знаете, что лучше всего – это правильно излагать свою точку зрения и не ошибиться при написании ФИО ректора или декана.