Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Юридическая сила объяснительной, подписанной учеником школы
Какова юридическая сила объяснительной или иного, подписанного несовершеннолетним учеником школы, документа, в котором он берет на себя какие-либо обязательства по требованию руководства школы?
В первую очередь отметим, что на основании ч. 2 ст. 57 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) изменение образовательных отношений, т.е. взаимное изменение прав и обязанностей обучающегося и образовательной организации возможно по инициативе обучающихся (родителей (законных представителей) несовершеннолетнего обучающегося) или образовательной организации.
Таким образом, подписание несовершеннолетним обучающимся (при отсутствии подписи родителей (законных представителей)) какого-либо документа, возлагающего на него дополнительные обязанности в отношениях с образовательной организацией, юридических последствий не влечет.
Что касается письменного объяснения от обучающегося, то на основании п. 8 Порядка применения к обучающимся и снятия с обучающихся мер дисциплинарного взыскания, утвержденного приказом Минобрнауки России от 15.03.2013 № 185 (далее – Порядок), образовательная организация обязана его затребовать перед решением вопроса о применении меры дисциплинарного взыскания в отношении обучающегося.
Если по истечении трех учебных дней указанное объяснение обучающимся не представлено, то составляется соответствующий акт.
Отказ или уклонение обучающегося от предоставления им письменного объяснения не является препятствием для применения меры дисциплинарного взыскания.
В силу п. 6 Порядка письменное объяснение обучающегося относительного обстоятельств предполагаемого дисциплинарного проступка учитывается при определении меры дисциплинарного взыскания.
Закон об образовании и Порядок не содержат каких-либо норм, требующих обязательного присутствия родителей при затребовании письменного объяснения от обучающегося.
В то же время с учетом норм Семейного кодекса РФ о том, что на родителей возлагаются обязанности по защите прав детей (п. 1 ст. 64 СК РФ), их участие в любом дисциплинарном разбирательстве в отношении несовершеннолетних детей должно быть обеспечено.
Как написать объяснительную записку
В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.
Объяснительная записка в школу, образец
Информация о том, как правильно написать объяснительную записку в школу от родителей об отсутствии ребенка. Докладные записки от учителей и учеников директорам учебных заведений. Смотрите примеры содержания таких документов и правильность их оформления. Можно скачать шаблон (образец заполнения) и заполнить записку самостоятельно, но самое главное – заполнить документ правильно (грамотно), смотрите примеры, приведенные ниже.
Об отсутствии ребенка в школе (по болезни, полученной травме)
Директору ГБОУ Школы №1020
Нефедову Вячеславу Станиславовичу
От Дмитриевой Валентины Сергеевны
Моя дочь, Дмитриева Ольга Вячеславовна, ученица 7 «Г» класса, не присутствовала на нескольких школьных уроках 10 апреля 2020 года из-за проявившихся у нее признаков болезни. У нее поднялась температура тела до 37,6 градусов, появился сильный кашель, насморк. Сейчас она чувствует себя хорошо, поэтому доктора на дом мы вызывать не стали.
_______ Дмитриева В.С.
Багирову Дмитрию Анатольевичу
От Дининой Елены Владимировны
Моя дочь, ученица 4 «Л» класса, Динина Валерия Станиславовна, не присутствовала сегодня на нескольких учебных занятиях из-за плохого самочувствия: отравления.
________ Динина Е.В.
Помимо этого, записки по болезни могут быть составлены и так:
Классному руководителю 2 «Б» класса
Малаховой Елизавете Владимировной
Мой сын, Жанубаев Максим Анатольевич, ученик 2 «Б» класса не присутствовал в школе несколько учебных дней (с 01.03.2021 года по 04.03.2021 года) из-за травмы коленного сустава, полученной на тренировке по футболу.
05 марта 2010 года
Таранову Максиму Леонидовичу
От Михайловой Марины Владимировны
В связи с небольшой травмой колена (из-за растяжения связок) прошу освободить моего сына Рыкова Дмитрия Максимовича, ученика 11 «А» класса, от выполнения физических нормативов на занятиях физкультуры.
С уважением, ____________Михайлова М.В.
О причинах пропуска занятий от родителей (почему не был)
Ежовой Елизавете Михайловне
От Кирилловой Татьяны Васильевной
Мой сын, Кириллов Илья Андреевич, учащийся 8 «Г» класса, отсутствовал на занятиях в учебном заведении 29 сентября 2021 года по причине плохого самочувствия: небольшое недомогание.
30 апреля 2021 года
Капустину Борису Федоровичу
От Жаровой Полины Максимовны
Моя дочь, ученица 6 «Б» класса, Синицина Наталья Степановна, отсутствовала на занятиях 10 октября 2018 года в связи с плохим самочувствием: желудочно-кишечный грипп.
А еще современная объяснительная записка может быть следующей
Директору ГБОУ Школы № 1338
Захарову Дмитрию Андреевичу
От родителя ученика 5 «Б» класса
Тихоновой Анжелы Владимировны
Прошу допустить до учебных занятий моего сына (мою дочь), обучающегося (-юся) в 5 «Б» классе Тихонова Андрея Валерьевича, отсутствующего(-ю) по семейный обстоятельствам на учебных занятиях в период с 10.02.20 по 14.02.20 года, что составляет пять/менее пяти календарных дней.
Сообщаю, что по имеющейся у меня информации контактов за время отсутствия в школе с больными COVID-19 мой сын (дочь) не имел(а). В настоящее время он (она) не болеет COVID-19 и не находится на карантине.
По семейным обстоятельствам (об опоздании)
Директору ГБОУ 3435
Петрову Александру Владимировичу
от Максимовой Юлии Геннадьевны
Моя дочь, Максимова Мирослава Владимировна, ученица 11 «Е» класса, 26 марта 2020 года опоздала на первые два урока из-за того, что моя машина, на которой я везла дочь в учебное заведение, вышла из строя, не доехав пару километров до школы. Машину самостоятельно мне завести не удалось, поэтому я была вынуждена вызвать эвакуатор.
Из-за сложившихся обстоятельств, моя дочь не смогла прийти в школу вовремя, а пришла только к третьему уроку.
______ Максимова Ю.Г.
Классному руководителю 2 «А» класса
Шарпановой Ирине Михайловной
От Афанасьева Андрей Константиновича
Мой сын, Афанасьев Дмитрий Андреевич, не присутствовал на занятиях 12 февраля 2021 года по семейным обстоятельствам: присутствие на похоронах бабушки.
13.02.2021 года С уважением, Афанасьев А.К.
Об опоздании на урок (проспал)
Директору гимназии 4548
Коврову Валентину Петровичу
От ученика 10 «Б» класса
Орлова Олега Владимировича
22 декабря 2021 года я опоздал в школу на 2 часа из-за поломки будильника, по звонку которого я обычно встаю с утра в школу, родителей, которые могли меня вовремя разбудить, также не было.
Свою вину полностью осознаю. Впредь постараюсь сделать все, чтобы такой ситуации не повторилось.
22 декабря 2021 года
О нарушении дисциплины в классе (от ученика)
Директору МСОШ 1373
Лютикову Александру Михайловичу
От ученицы 11 «А» класса
Архиповой Ирины Владимировны
Уважаемый, Александр Михайлович, довожу до вашего сведения, что вчера у всего нашего класса был сорван урок математики из-за агрессивных действий ученика данного класса Петрова Виталия Дмитриевича. На мои замечания и замечания учителя данный ученик не реагировал, вел себя неадекватно, на просьбы учителя не реагировал, мешал ему везти дальше урок, покидать класс самостоятельно данный ученик также отказался.
Прошу провести с ним беседу и, по возможности, вызвать в школу его родителей.
Архипова И.В. (подпись) 11.10.2021 г.
Ефремовой Тамаре Георгиевне
От учителя начальных классов
Дементьевой Екатерины Юрьевной
о хамском поведении ученика
Довожу до Вашего сведения, что ученик 4 «Г» класса Алексеев Дмитрий Николаевич хамит преподавателям, систематически нарушает дисциплину, в последнее время практически никогда не выполняет домашнее задание, игнорирует требования учителя на уроке.
В связи с этим, рекомендую провести с данным учеником разъяснительную беседу и организовать встречу с его родителями.
Учитель начальных классов (Подпись) Дементьева Е.Ю.
О невыполнении домашнего задания (от ученика)
Классному руководителю ГБОУ №45
Егоровой Валентине Федоровне
Я, Мартынова Инна Васильевна, учащаяся 10 «В» класса, 30.11.2021 года, не выполнила домашнее задание по алгебре из-за плохого самочувствия: у меня сильно болел зуб, мне пришлось срочно идти к стоматологу.
Обязуюсь в будущем выполнять все домашние задания по данному и другим предметам в строгом соответствии с учебным регламентом.
Подпись (Мартынова И.В.)
Директору ГБОУ СОШ № 1433
Михайлову Сергею Андреевичу
От учителя математики
Любимовой Марии Вячеславовны
Довожу до вашего сведения, что ученики 10 «В» класса: Тимирязев Д., Афанасьев К., Долматов А. в течение уже 3 недель не посещают мои занятия, не выполняют домашнее задание, периодически нарушают дисциплину. По предварительным итогам текущей четверти данные учащиеся не будут не смогут получить итоговые положительные оценки, что может негативно отразиться на общей успеваемости всего класса. Прошу Вас срочно принять меры.
Какие веские причины можно указать в объяснительной записке?
Обычно это происходит из-за:
Что это такое – «объяснительная записка»?
Объяснительной запиской называется документ, подтверждающий то, что ученик не находится на занятиях совершенно законно, т.е. на это есть уважительная причина.
Обычно такую бумагу оформляет законный представитель учащегося, желающий освободить его от занятий на целый день или лишь на пару часов. Причины оформления такого документа у законных представителей совершенно различные.
Как правильно (грамотно) написать объяснительную записку?
В целом, бланк освобождения от учебных занятий заполняется так.
Помните: помарок, ошибок в документе быть не должно. В противном случае бумага считается недействительной, директор или классный руководитель имеют право ее не принять.
Как писать объяснительную на работе
Если пробки, снегопады и соседи затопили
От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.
Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
Зачем пишут объяснительную записку
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Но объяснительная может быть и такой:
11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.
Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.
Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.
В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.
Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.
Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.
Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.
Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.
Виды объяснительной
На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.
Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.
Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.
Уведомление работника о даче объяснения
Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.
Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.
Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:
Если хотя бы один пункт в этом алгоритме пропущен — шансы оспорить взыскание увеличиваются.
Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.
Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.
Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.
Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.
В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.
Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.
Правила составления объяснительной
Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:
В результате получится примерно такой документ:
Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:
Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.
Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.
А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.
Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.
Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.
Но в любом случае нужно указать следующее.
Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.
Адрес — полное наименование организации.
Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.
А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.
А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.
Сроки написания
На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.
Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.
Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.
Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.
Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.
Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.
Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.
Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.
А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.
Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.
Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.
Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.
Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.
Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.
В акте указывают следующее:
Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.
Сроки хранения объяснительной
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.
Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
Если такая записка содержит информацию о нарушении правил внутреннего трудового распорядка — она хранится не менее 1 года.
Если в записке есть информация о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, по вопросам служебного поведения или по урегулированию конфликта интересов — такую записку нужно хранить не менее 5 лет.
Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.
Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.
Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.
Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.
Образцы объяснительных записок
Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.
Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.
Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:
Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.
По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.
Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.
Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.
В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:
Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.
За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.
У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.
Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.
Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.
В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.
За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.
В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:
Например, объяснительная может выглядеть так:
Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.
Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.
О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.
Если причина объективная — указываем ее. Например:
Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.
Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.
Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.
При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.
Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.
При этом размер выплат могут снизить, если заболевание или травма наступили из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
С производственной травмой все еще сложнее. Если на производстве произошел несчастный случай — независимо от стажа начислят 100% среднего заработка.
Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.
Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.
Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.
Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:
После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.
В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.
Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:
Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.
В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.
А есть еще один вариант объяснительной:
Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.
После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.
А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.
Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.