Как правильно написать пронумеровано и прошнуровано образец
Прошнуровано и пронумеровано образец 2021
Прошнуровано и пронумеровано образец 2021 года для устава и других бухгалтерских ведомостей и регистров – скачать в Ворде doc и распечатать. Далее лента нарезается, наклеивается на клеящий карандаш или канцелярский клей (со специальной ниткой, предохраняющей от вырывания листов), опечатывается, и книга или устав считается опечатанным и законно оформленным.
Чтобы из ведомостей или уставов не вырывали лишние листы, не вносили в них изменения, государство придумало очень тупую в 21 веке защиту – прошнуровывать и пронумеровывать документы посредством дырокола, шила и веревки. На веревку потом наклеивается квадратик бумаги с подписями и печатью, и считается, что журнал надежно защищен от правки или удаления листов.
На деле, конечно, никто не мешает наклеить более свежую наклейку, либо просто приклеить бумажку на невысыхающий клей. Либо – на глянцевую поверхность, с которой ее можно с легкостью оторвать.
На современном уровне такие документы должны бы сохраняться только в электронной форме, с невозможностью изменения где-то на государственных серверах. Но поскольку в России до сих пор очень любят бумажные регистры, никуда от этого не денешься.
Такую наклейку можно распечатать как на обычном принтере, так и на принтере этикеток или, к примеру, на самоклеющемся листе. При большом количестве ведомостей необходимости высокой степени защиты востребован именно последний вариант.
Чтобы избежать правок целесообразно перед распечаткой прописать количество листов (в цифровом и прописном виде). Тогда уже сделать исправления ручкой будет нереально. Для полноты защиты стоит использовать суперклей – его без повреждений оторвать не получится никак.
Актуальная версия на текущий год, кстати, размеры самого квадратика нигде не регламентируются, можно сделать хоть весь лист. Но согласно бухгалтерской этике принято использовать прямоугольники 6х4 см.
Как оформить прошито, пронумеровано и скреплено
Как оформить и подписать заверительную наклейку «Прошито и пронумеровано»
Заверительная наклейка (прошито и пронумеровано) должна включать информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью). Должность, Ф.И.О., подпись уполномоченного лица организации. Если у организации имеется печать. То её оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать от организации: «Скреплено печатью«.
Общие требования к заверительной наклейке не установлены. Однако существуют ведомственные требования.
Так, ФНС России утверждены Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@:
Пример наклейки с заверительной надписью прошито и пронумеровано
Похожие рекомендации по подготовке документов были приведены в Письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. Однако если раньше Минфин России рекомендовал проставлять печать на заверительной надписи. То в настоящее время такое требование отсутствует.
Прошивать документы, в том числе устав организации, для государственной регистрации юридического лица не требуется. Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (Приложение N 20 к Приказу ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@ «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств»). Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@.
Образец листа-заверителя дела содержит строку «в деле подшито и пронумеровано листов«. С указанием их количества цифрами и прописью и с указанием номеров листов. В том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи. Лист-заверитель подписывается работником архива с указанием его должности и расшифровки подписи с проставлением даты (Приложение N 3 к Правилам).
Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению. Которое включает: подшивку (переплет) дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя с помещением в твердую обложку.
Таким образом, заверительная наклейка должна содержать:
Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать: «Скреплено печатью».
Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция
Содержание
Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.
Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.
Какая документация требует прошивания
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу
В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Инструменты и подготовительная работа
Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:
После подготовки всех инструментов нужно:
Инструкция прошивки важных бумаг
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.
Два прокола
Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Три прокола
Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Четыре прокола
Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.
Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:
Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.
Заключение
Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.
Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.
Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.
В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.
Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно
Как правильно нумеровать страницы в журнале: простым карандашом, в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текст, в валовом порядке арабскими цифрами.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Нумерацию делаем по следующим правилам:
Пронумеровав все, составляем лист-заверитель, где указываем количество листов документа, их физическое состояние, особенности, которые хотим отметить. Все подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Можете воспользоваться установленной формой (Приложение № 23 к вышеуказанным Методическим рекомендациям Росархива). Подойдет обычный формат А4, который либо подшивается в журнал самым последним, либо приклеивается на внутреннюю сторону обложки журнала. Вот образец бланка:
С вопросом о том, как нумеровать страницы в журнале инструктажа или любого другого журнала правильно, как нужно пронумеровать сформированные дела, разобрались. Теперь требуется все прошнуровать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Шаг 3. На левом поле, отступив 2 см от края текста, делаем отверстия. Используем шуруповерт, дырокол, шило, иглу.
Шаг 4. Берем нить и прошиваем все страницы.
Шаг 5. Оба конца используемой нити пропускаем через среднее отверстие на наружную сторону обложки.
Шаг 6. Завязываем обе нити узлом.
Шаг 7. Лишнюю длину нитей отрезаем так, чтобы остались кончики около 5–6 см.
Шаг 8. На завязанный узелок крепим специальную наклейку или приклеиваем кусок бумаги размером 6 на 4 см. Вот образец:
Всего прошито, пронумеровано
и скреплено печатью
__________ (_______________________________________) листов
Подпись _____________________ /___________________________/
«______» _____________________20 ____ г. М.П.
Шаг 9. После высыхания (если пользовались клеем) заносим информацию о том, сколько листов в документе пронумеровано и прошнуровано, кем и когда это сделано, подпись ответственного лица.
Шаг 10. Заверяем запись печатью организации (если есть).
Прошивка Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей имеет важную особенность: их следует скрепить сургучной печатью или опломбировать (пункт 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.
Как правильно написать пронумеровано и прошнуровано образец
При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.
Пример наклейки: что следует указать
После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см. Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.
Пример наклейки включает в себя следующие поля для заполнения:
В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись.
Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).
При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки. Кончики при этом выходят за линию бумаги.
Подготовка документов к прошивке
Шаг первый нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу. Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.
Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля. Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола. Они идут строго вертикально по вертикальному центру листов. Шаг составляет минимум 3 см.
Все листы следует пробить на одном уровне. Для проделывания отверстий используют:
Благодаря выдерживанию расстояния от границ поля после прошивки не возникает неудобств при чтении текста. Также не затрудняется поиск нужной страницы.
Как выполняется прошивка
Следующий вопрос как правильно прошить документы с готовыми отверстиями? В качестве инструмента берется прошивочная игла.
Для прочного шва потребуется такой материал, как:
Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.
Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.
Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.
Заключительный этап крепление наклейки
Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.
Далее нужно дождаться высыхания клея. В отведенной для этого строчке указывается количество документов, включенных в данный журнал. Готовый бланк заверяется руководителем организации либо уполномоченным сотрудником. На наклейке отражается должность работника, его подпись и дата заверения. При наличии ставится печать предприятия.
Общие рекомендации по оформлению наклейки
Основная функция наклейки подтверждение целостности журнала и включенных в него документов. С этой же целью узелок заливается клеем. Как на самой бирке, так и на документах ставится печать организации.
Отметим несколько рекомендаций по оформлению наклейки.
Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы. Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями. Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.
В каких случаях требуются прошитые документы
В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию. В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати. Это обязательное требование налоговой службы.
Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.
Важно! Чтобы заверить копию многостраничного документа, на каждом листе ставится штамп «Копия верна».
Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.
Подведем итог. Наклейка «Прошито и пронумеровано» выполняется в виде бумажного прямоугольника. Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка. Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.
Сначала указывается количество подшитых в журнал листов. Далее ставится подпись руководителя, его ФИО и подпись. В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации. При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО. В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи. Далее можно скачать бесплатно образец наклейки.