Справочная
Обновления законодательства в 2022 году вносят большие изменения в бизнес-процессы компаний. Вступают в силу новые требования к выдаче и использованию сертификатов электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что меняется для руководителей и сотрудников организаций и для чего понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).
Легкая промышленность, шины, табак, фотоаппараты и другие типы продукции обязательно маркируют, то есть отмечают каждый товар специальным цифровым кодом. Это способ борьбы с контрафактом и мониторинг оборота товара со стороны государства. Передавать данные о продукции в систему маркировки участникам оборота помогает ЭДО. С 2022 года он станет обязательным, подробнее рассказываем в статье.
Хранение документов в электронном виде — удобная альтернатива бумажному документообороту, так как позволяет сократить затраты на содержание архива, оптимизировать работу, исключить потерю информации. Разберем подробнее правила хранения электронных документов для организаций.
Представители организаций, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО), могут задаваться вопросами: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами, как регламентировать процесс, что необходимо обсудить заранее? Разберем подробнее перечисленные вопросы и определимся, обязательно ли заключать соглашение об ЭДО.
Для обмена документами между пользователями разных систем электронного документооборота (ЭДО) существует роуминг. Каждый из контрагентов работает в своем сервисе — компании достаточно подключить только одну систему ЭДО. Рассказываем, как настроить роуминг, если ваш контрагент подключен к сервису 1С-ЭДО.
Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.
Специалисты, впервые подключающие организацию к ЭДО, задумываются о безопасности электронного документооборота. Это закономерно, так как защита документооборота от угроз — важный аспект работы в любой компании.
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.
Переход на электронный документооборот делает работу медицинского учреждения намного проще. Врачи быстрее находят информацию о пациентах, руководство клиники может лучше контролировать работу сотрудников. Также ЭДО усиливает безопасность хранения данных, защищая их от несанкционированного доступа, порчи и утери.
Применение электронного документооборота (ЭДО) помогает организациям ускорить бизнес-процессы, упростить отправку и получение документов, снизить издержки на оргтехнику и отправку бумаг.
Электронная подпись оформляется на непосредственного руководителя организации. Однако редко кто из руководителей успевает подписать весь объем документов. Поэтому обязанности делегируются главному бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику.
Возможности
Создание и отправка документов
Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.
Распределение входящих документов
Вы можете настроить один из видов маршрутизации:
При использовании модуля «Диадок» для 1С все действия с входящими документами
доступны непосредственно из вашей учетной системы.
Согласование документов внутри компании
В Диадоке легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ на странице «Согласование».
Отправлять документы на подпись или согласование можно как из веб-версии Диадока, так и из модуля для 1С.
Приглашение контрагентов
Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке легко: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенным организациям можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.
При использовании модуля «Диадок» для 1С, контрагенты уже подключенные к Диадоку, будут отмечены прямо в вашей системе.
Хранение документов
Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Серверы Диадока находятся в лучшем дата-центре России.
Документы в Диадоке будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
Поиск документов
Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.
С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление документов в контролирующие органы
Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
При ответе на требование ИФНС в системе Контур.Экстерн всё еще проще: выберите нужные документы из Диадока, опись заполнится автоматически и вам останется только нажать на кнопку «Отправить».
Подразделения
В Диадоке можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. Это позволяет:
При необходимости документы можно «перекладывать» из подразделения в подразделение.
Сверка взаиморасчетов
Контрагентам выгодно быстро сопоставлять данные актов сверки и вычислять процент сходимости. СКБ Контур разработал сервис, который позволяет автоматизировать процесс сверки взаиморасчетов.
Модуль Взаиморасчёты — два решения для сопоставления актов сверки и выявления расхождений: интеграционный модуль для 1С и веб-версия для любой учетной системы.
Сотрудники
Входить в Диадок можно по сертификату или по паролю. Пользователей с паролем администратор вашей организации может создавать самостоятельно, бесплатно и в неограниченном количестве. Таким пользователям доступны все возможности кроме подписания документов.
Роуминг
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг.
СКБ Контур — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений. Актуальное состояние роуминга всегда можно посмотреть в соответствующем разделе сайта.
Безопасность
Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Квалифицированная электронная подпись, которой подписываются все документы, гарантирует неизменность информации с момента подписания.
Сотрудники с правами администратора для дополнительной защиты могут включить двухфакторную аутентификацию: для входа в систему нужно будет ввести код из SMS-сообщения.
Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
Мы понимаем, как важно иметь доступ к своим документам в любой момент времени, поэтому гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку. Напишите нам на почту, или позвоните по бесплатному телефону — мы быстро отреагируем и решим вашу проблему.
Необходимый вам уровень сервиса мы готовы зафиксировать в договоре.
Протокол передачи документа
Передача каждого документа через Диадок фиксируется Протоколом передачи, в котором отражается каждый этап его прохождения: кем был отправлен, кем подписан, когда отправлен, когда получен, когда и кем согласован.
Протокол передачи — удобный инструмент для отслеживания пути документа; для анализа цепочки согласования (насколько оперативно с документом работает каждый из сотрудников); а также неоспоримое доказательство того, что документ был получен контрагентом на случай, если он это отрицает.
Международный ЭДО
В 2018 году Диадок первый в России запустил проект международного юридически значимого электронного документооборота. Теперь российские компании, у которых есть иностранные контрагенты, могут обмениваться с ними электронными документами через Диадок.
Проверка регистрации контрагентов в Честном ЗНАКе
Участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения о товаре в систему маркировки Честный ЗНАК. Чтобы коды маркировки при продаже товара переходили от продавца к покупателю, вы и ваш контрагент должны быть зарегистрированы в системе. Иначе это будет нарушением правил маркировки. Модуль Диадока позволяет прямо в 1С:
Модуль «Регистрация в системе маркировки» подходит для конфигурации 1С 8.2 и выше. С ним можно работать, независимо от того, есть ли у вас подключенный тариф на исходящие документы или интеграционный модуль Диадока для 1С.
Возможности
Создавайте, отправляйте и получайте документы
Отправляйте и получайте через Диадок электронные документы без дублирования на бумаге.
Распределяйте документы по подразделениям
Создавайте в личном кабинете Диадока «подразделения», распределяйте по ним документы и разграничивайте доступ сотрудников к ним.
Проводите сверку взаиморасчетов
Модуль Взаиморасчёты автоматически сравнит данные по операциям с контрагентами, сформирует акт сверки и протокол расхождений.
Проводите сверку в привычном интерфейсе 1С или в веб-версии модуля.
Храните документы в электронном архиве
Вы легко найдете нужный электронный документ по заданным параметрам в любое время. Все документы бессрочно хранятся на серверах СКБ Контур.
Найдите своих контрагентов в Диадоке
Найдите своих контрагентов, которые уже работают в Диадоке, и начните с ними обмен электронными документами.
Обменивайтесь УПД
Объединяйте в универсальном передаточном документе (УПД) всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах.
Представляйте документы в контролирующие органы
Электронные документы из Диадока легко выгружаются в систему интернет-отчетности.
Подписывайте документы с любого устройства
Подписывайте документы подписью с любого устройства: смартфона, планшета, ноутбука через веб-интерфейс.
Составляйте маршруты согласования
Укажите ответственных лиц или подразделения, и ваши документы пройдут всю цепочку согласования в автоматическом режиме. Перемещаясь по указанному маршруту, документы самостоятельно запросят согласования конкретных специалистов или отделов.
Роуминг с клиентами других операторов ЭДО
Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами электронного документооборота.
Электронный документооборот с контрагентами
Отправляйте акты, накладные, счета‑фактуры и другие документы без дублирования на бумаге.
Получайте документы бесплатно Возможны исключения.
Подробные правила тарификации установлены прайс-листами
АО «ПФ «СКБ Контур»
Cамое время перейти на ЭДО
Документы мгновенно приходят контрагентам в любой регион
Квалифицированная Электронная Подпись
КЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания
С ЭДО легко упростить и автоматизировать бизнес‑процессы
Возможности Диадока
Легкий поиск документов
С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление в ФНС
Выгружайте документы для контролирующих органов в пару кликов.
ЭДО для маркировки
Диадок автоматически направляет коды продукции в систему маркировки.
С Диадоком надежно, удобно и безопасно
Бесплатно и бессрочно храним ваши документы на нескольких серверах. Ничего не потеряется
24/7 техподдержка отвечает в чате, по почте и телефону. Звонок по России бесплатный
К ящику организации в Диадоке можно подключить хоть сколько пользователей бесплатно
Сервис защищен от взлома. Это доказала независимая проверка. Сертификат безопасности
Роуминг с большинством операторов ЭДО
упрощаем обмен документами
компаний работает в Диадоке
Проверьте, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке
Отзывы клиентов
За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны
Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда документы были отправлены и когда получены. Работа с электронными документами ведется прямо из учетной системы, за счет ряда готовых интеграционных решений Диадока. При их внедрении специалисты Контура оказывают активную поддержку
Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также важные плюсы ЭДО — прозрачность, наглядность и онлайн-доступ к истории документооборота с клиентом
Электронный документооборот с контрагентами
Контур.Диадок — система электронного документооборота. Обменивайтесь счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без дублирования на бумаге. Получение документов бесплатно
Настройка модуля для 1С или коннектора в подарок
Способы работы
Удобная
и простая веб-версия
Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять, получать электронные документы без установки дополнительного программного обеспечения.
Модуль для интеграции с 1С
Отправляйте и получайте электронные документы в 1С без ручного ввода данных. Диадок интегрируется с решениями 1С.
Интеграция для крупных компаний
Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе.
Интеграция через API
Получайте, подписывайте, отправляйте электронные документы и используйте другие возможности веб-версии в интерфейсе своей учетной системы.
Контур.EDI — электронный документооборот между поставщиками и торговой сетью
Ускоряет обработку заказов, отгрузку и приемку товара, избавляет от расхождений с контрагентами, позволяет быстро создавать электронные документы в учетной системе
Что дают электронные документы
Система электронного документооборота Диадок
Cамый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами, в том числе счетами-фактурами.
Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.
В системе электронного документооборота Диадок зарегистрировано более 1 500 000 компаний. При этом для обмена документами с этими компаниями не нужно заключать никаких дополнительных соглашений.