Создание и отправка электронных документов
Как создать
Диадок — система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Диадок умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС.
Как отправить
Документы в электронном виде не надо распечатывать и отправлять почтой или курьером. Подписать документы электронной цифровой подписью и передать их контрагентам вы сможете прямо в Диадоке. Спустя несколько секунд после отправки партнер получит ваши документы — обмен электронными документами осуществлен.
Юридическую значимость документов подтверждает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить ее легко — обратитесь в любой удостоверяющий центр. В Диадоке вы можете работать и с КЭП, которую используете для сдачи отчетности.
Cмотрите, как все просто
Для работы в Диадоке вам понадобится КЭП и доступ
в интернет. В Диадоке все входящие документы
бесплатные, а исходящие — не дороже 9 за документ.
Подобрать выгодный тариф можно на странице с ценами.
Оставьте заявку, если хотите попробовать
или задать вопрос
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Сообщения
Раздел «Сообщения» позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками своей и других организаций. Рядом с названием раздела отображается количество диалогов, в которых есть непрочитанные сообщения.
Обмен сообщениями с сотрудниками других организаций возможен только после принятия приглашения на обмен документами с контрагентами (организации находятся на вкладке «Ваши контрагенты»). О том, как добавить организацию в список своих контрагентов, см. статью Контрагенты.
Чтобы прочитать или написать сообщение, нажмите на раздел «Сообщения», откроется окно диалогов.
Также написать сообщение контрагенту можно на странице просмотра документа. Для этого откройте документ и нажмите «Написать контрагенту».
В окне диалогов хранятся все сообщения. Слева отображается список сотрудников с названием организаций, с которыми была переписка. Рядом с именем, фамилией сотрудника отображается количество непрочитанных сообщений. Зеленый кружок обозначает статус присутствия сотрудника в сервисе.
Чтобы просмотреть сообщения, нажмите на строку с фамилией сотрудника. Справа откроется окно с сообщениями, с указанием даты сообщения, имени и фамилии отправителя. Если необходимо узнать точное время, когда были получены или отправлены сообщения, наведите курсор мыши на нужное сообщение, рядом с фамилией сотрудника появится время.
Для того чтобы ответить на сообщение, введите ответ в поле «Текст сообщения» и нажмите на кнопку «Отправить» либо сочетание клавиш «Ctrl+Enter».
Для создания нового диалога с сотрудником нажмите на кнопку «Новый диалог». В строке поиска введите название или ИНН организации, ФИО сотрудника или его должность, которому будет отправлено сообщение. Если было введено название или ИНН организации, сервис покажет всех сотрудников этой организации, которые зарегистрированы в Диадоке.
Выберите сотрудника и введите текст сообщения. Далее нажмите на кнопку «Отправить» (сочетание клавиш «Ctrl+Enter»). Если сотрудник не находится в сервисе, ему придет уведомление на электронную почту.
Для получения уведомлений о новых сообщениях на электронную почту необходимо на странице с персональными настройками установить флажок в поле «О новых сообщениях».
Если контрагент был заблокирован, то сообщения сотрудникам этой организации отправить нельзя, кнопка «Отправить» не активна.
Как найти и пригласить контрагентов к ЭДО
Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.
Обмен документами в Диадоке начинается с отправки приглашения. Приглашение позволяет сообщить контрагенту, что вы готовы обмениваться, и договориться об условиях перехода на электронные документы.
Как найти и пригласить контрагентов списком
В Диадоке вы можете направить приглашения сразу всем поставщикам или клиентам. Для этого подготовьте список ИНН контрагентов в excel-файле и перейдите в раздел Поиск и приглашение.
Нажмите Загрузить файл со списком ИНН и выберите подготовленный файл.
В результате поиска Диадок покажет список контрагентов, разделив их на три группы:
Отправьте приглашения, воспользуйтесь кнопкой Пригласить всех или Пригласить всю группу.
Если вы планируете получать документы от этих контрагентов, выберите Мы готовы получать от вас документы.
Если вы хотите работать только с исходящими документами, выберите Мы готовы отправлять вам документы.
По желанию вы можете сообщить, кто из сотрудников отвечает за ЭДО с поставщиками или клиентами, и указать их контакты. Партнеры увидят эту информацию, когда получат ваше приглашение. Так они смогут быстрее связаться с вами в случае возникновения вопросов.
Вы можете добавить к приглашению электронный документ. Например, дополнительное соглашение к договору или официальное письмо. Для этого нажмите Прикрепить документ и выберите файл. Если необходима подпись получателя, поставьте флажок Запросить подпись получателя.
Нажмите Отправить приглашение. Контрагенты появятся в списке на странице Ожидается ответ.
Когда контрагент примет приглашение, он появится в списке раздела Ваши контрагенты.
После этого можно начинать обмениваться с ним документами. Как отправлять документы>
Как найти и пригласить контрагентов по одному
Аналогично можно приглашать контрагентов по одному.
Введите его ИНН или наименование в поисковую строку. Когда организация будет найдена, нажмите кнопку Пригласить контрагента (кнопка появится при наведении курсора).
Как начать обмениваться документами с контрагентами в Диадоке
Обмениваться документами можно с организациями, которые добавлены в список контрагентов и приняли приглашение на обмен (см. Настройка Диадока перед началом работы).
Массовая проверка контрагентов
Диадок позволяет проверить сразу несколько организаций, подключены ли они к сервису, а также отправить им приглашения. Для проверки необходимо подготовить файл Microsoft Excel со списком ИНН организаций (файл с расширением *.xls или *. xlsx).
Чтобы проверить список контрагентов на подключение, необходимо:
Рис. 1. Поиск и приглашение
Рис. 2. Группы контрагентов
Для отправки приглашений всем организациям в одной группе следует нажать на ссылку Пригласить всю группу (рис. 3).
Рис. 3. Приглашение всей группы
Группы контрагентов
Для организаций, у которых есть подразделения, Диадок позволяет разделить своих контрагентов по группам и указать, какой группе контрагентов в какие подразделения можно отправлять документы.
Рис. 4. Настройка групп
Рис. 5. Создание новой группы
Рис. 6. Сохранение новой группы
Рис. 7. Добавление контрагентов в группу