Как отправить письмо в Пенсионный фонд через СБИС
Электронный документооборот между страхователем и Пенсионным Фондом регламентирован Распоряжением Фонда 190-р. Помимо отчетов, можно вести неформальную переписку с государственным органом. Через такие обращения вы сможете запросить необходимый документ, получить ответ на вопрос, и даже направить поздравление. О том, как в СБИС отправить письмо в ПФР, и какие еще документы можно направлять через электронную отчетность в этот орган – читайте в этой статье.
Как в СБИС отправить письмо в ПФР: пошаговая инструкция
Неформализованные документы в ПФР могут быть в виде писем и извещений об их получении. Процесс прохождения отправлений идет через сервер оператора ЭДО. То есть вы формируете письмо, отправляете его. Оно поступает сначала оператору, который делает его пересылку в ПФР. Но это техническая сторона, ваша задача сформировать и отправить письмо в Фонд, для этого:
После получения письма Пенсионный фонд пришлет квитанцию о получении письма автоматически. Данный документ содержит сведения об отправителе и получателе, а также дату и время поступления в ПФР.
Обратите внимание! В отличие от ЭДО с ФНС, оператор не формирует подтверждение даты отправки. При пересылке документов в ПФР он передает документ в Фонд. Исключение составляют только письма.
Какие виды документации через СБИС могут быть отправлены в Пенсионный фонд
С помощью данной системы доступен полный функционал электронного документооборота, позволяющий отправлять отчеты, получать разъяснения, и вести переписку с чиновниками. Полный перечень документации, которую можно направить в Пенсионный фонд состоит из следующего:
Отправить истребуемые документы
При получении «Требования о представлении документов (информации)» (КНД 1165013) плательщик должен отправить ответ в течение срока, указанного в требовании.
В разделе «Отчетность/Требования» или «Учет/Отчетность/Требования» (в зависимости от конфигурации) откройте документ, на который хотите сформировать ответ, и подтвердите его получение.
Сформируйте ответ
В требовании перейдите на вкладку «Ответить» и выберите:
В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным.
Добавьте документы
В УПБ документы автоматически загрузятся в требование, если файлы были отправлены клиентом по email в ответ на уведомление, и в аккаунте уполномочки настроены правила для входящих писем.
В остальных случаях файлы нужно прикрепить вручную. Для этого нажмите «Загрузить» и добавьте истребуемые документы.
Если они в формате *.xml с электронной подписью, выберите:
Если документы были оформлены в бумажном виде, заверены печатью организации и подписаны вручную, выберите:
Требования к загружаемым файлам
При загрузке файлов, которые не входят в список утвержденных документов, будет сформировано неформализованное письмо.
Для каждого отсканированного документа заполните все обязательные поля. Если у вас включено распознавание ответов на требование, СБИС автоматически укажет их тип и реквизиты. Проверьте данные.
Отправьте документы
Дождитесь квитанции о приеме. Состояние отправленных документов можно определить по статусу в списке файлов или в документе.
Если пришел отказ, измените данные в загруженных документах, например порядковый номер. Отправьте представление еще раз.
Завершите работу с требованием
На документе нажмите «Ответить», затем снова «Ответить» и выберите:
В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным (п.2 ст.93 НК РФ).
Добавьте документы
В УПБ документы автоматически загрузятся в требование, если файлы были отправлены клиентом по email в ответ на уведомление, и в аккаунте уполномочки настроены правила для входящих писем.
В остальных случаях файлы нужно прикрепить вручную. Для этого добавьте истребуемые документы.
Если они в формате *.xml с электронной подписью, выберите:
Если документы были оформлены в бумажном виде, заверены печатью организации и подписаны вручную, загрузите их сканы. Для этого выберите «С компьютера», отметьте файлы и нажмите «Загрузить». Укажите «В один документ» или «В разные».
Требования к загружаемым файлам
При загрузке файлов, которые не входят в список утвержденных документов, будет сформировано неформализованное письмо.
Заполните обязательные поля
Введите номер документа из требования: 1.ХХ или 2.ХХ, где ХХ — номер по порядку. Указать его можно и в окне загрузки файлов — поле «Порядковый номер».
Для документов формата *.xml остальные поля заполнятся автоматически, для сканированных — введите данные вручную. Если у вас включено распознавание ответов на требование, СБИС автоматически укажет их тип и реквизиты. Проверьте данные.
Отправить документы для назначения пенсии
Минимум за полгода до наступления права сотрудника на пенсию работодатель должен предоставить в ПФ макет пенсионного дела — комплект документов, необходимый для назначения пенсии. В комплект должны быть включены:
Полный перечень документов зависит от вида оформляемой пенсии. Его можно уточнить в ПФР.
В ряде регионов макет пенсионного дела можно представить в электронном виде через СБИС. Его может подписать руководитель организации или уполномоченный представитель.
Как сформировать
В ответ на отправленный комплект документов территориальный орган ПФ пришлет файл с распиской о получении документов.
В ответ территориальный орган ПФ пришлет файл с распиской о получении документов.
Рассылки от госорганов
В адрес плательщика госорганы направляют уведомления разного содержания:
В документе может быть как простое текстовое сообщение, так и вложенный файл.
Письма и рассылки поступают в разные разделы СБИС:
Если рассылка отправлена нескольким контрагентам, находящимся в одном аккаунте, их список можно посмотреть в документе.
Все письма, поступившие налогоплательщику, отображаются в разделе «Входящие».
Новости СБИС и рассылки от госорганов, где в качестве получателей указаны несколько плательщиков, выделены оранжевым цветом. При нажатии они открываются в личном кабинете online.sbis.ru:
Письмо, отправленное конкретному налогоплательщику, выделено черным цветом и открывается в программе СБИС.
Если у организации настроено несколько рабочих мест, массовые рассылки и новости будут поступать на каждое из них. Письма, отправленные конкретному налогоплательщику — только на основное рабочее место.
Как отправить письмо в налоговую через СБИС
эксперт по работе с программами отчетности
2 мин на чтение
Нет времени читать?
Вместе создаем и отправляем письмо в налоговую с помощью СБИС. Подробная инструкция со скриншотами.
СБИС поможет вести неформальную переписку с государственными органами. На сленге чиновников из налоговой эти письма называются «обращения». С помощью обращений можно запросить нужный документ, получить разъяснение, ответить на запрос и даже поздравить вашего налогового инспектора с днем рождения.
Обратите внимание, что в ФСС письма не отправляются.
Как правильно написать письмо в СБИС
Шаг 1.
Зайдите в раздел «Отчетность» и выберите государственный орган, в который хотите отправить письмо. Выберите вкладку «Отчетность» в левом столбике
Шаг 2.
Затем выбираем адресата и нажимаем «Исходящие письма». Для примера мы взяли обращение в налоговую.
Обращение в налоговую можно отправить во вкладке «Исходящие письма»
Так выглядит интерфейс ПК-версии СБИС. Перейдите во вкладку ФНС, затем «Налоговая и бухгалтерская отчетность», нажмите пункт 2 «Новый отчет, письмо».
Пк-версия программы СБИС
Шаг 3.
Нажмите вверху кнопку «Создать письмо». В открывшейся форме проверьте, правильно ли заполнены поля «Страхователь», «Получатель». Программа автоматически подставляет их. Укажите тему и напишите письмо.
Шаг 4.
Если нужно, вложите файлы. Для этого нажмите «Прикрепить файлы», в открывшемся окне выберите нужные. Если вы представитель налогоплательщика, поставьте «2-да» в выпадающем меню.
Шаг 5.
Когда всё будет готово, смело жмите «Отправить». Если вы создали письмо, но пока не хотите его отправлять, просто закройте письмо — все данные сохранятся автоматически. Дождитесь квитанции о получении в ответ на письмо.