Инструкция: готовим акт сверки с разногласиями
Акт сверки с разногласиями — документ, в котором стороны фиксируют состояние взаиморасчетов и выявленные расхождения. Его составляют за весь период действия договора или за конкретный промежуток времени.
Для чего оформляют акт разногласий
Стороны сверяют учетные данные, чтобы подтвердить фактическое состояние расчетов за определенный период — месяц, год, весь срок действия договора. Это не обязательно, но если в условиях договора есть требование о поверке, взаиморасчеты необходимо актировать. Если расхождений нет, заказчик и поставщик соглашаются с содержанием и подписывают документ. Если одна из сторон обнаружила расхождения, составляется протокол разногласий или акт расхождений.
В протоколе фиксируют любые расхождения — неучтенную оплату, технические или арифметические ошибки. Если разбирательства по задолженности дойдут до суда, то у несогласной стороны будут документальные доказательства собственной позиции. Кроме того, протокол разногласий пригодится и для налоговой проверки — если суммы по налогооблагаемым операциям у контрагентов не совпадают.
Кто и на основании чего его составляет
Актирование является обязательным, только если это закреплено договором. Во всех остальных случаях стороны проводят проверку учетных сведений по согласованию. Акт составляют по факту взаиморасчетов — на основании оплаты, проведенной в бухучете.
Принцип сверки таков: любая из сторон отражает учетные данные в одной таблице, а контрагент заполняет таблицу рядом собственными показателями. По правилам, актовые регистры составляют бухгалтеры. Подписывает документ либо ответственный бухгалтер, либо руководитель организации.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить акт сверки расчетов с контрагентом.
Обычно таблица поверки делится на четыре части — дебет и кредит по каждому контрагенту. Кроме того, обязательно отражаются:
Конечное сальдо поверки — это разница между дебетом и кредитом. Если за установленный период есть и начальное сальдо, то конечный остаток рассчитывается так:
Плюс или минус зависит от того, где образовалось начальное сальдо. Если оно дебетовое, в формуле ставим плюс, если кредитовое — минус.
Как правильно составить акт
Унифицированной формы актового документа или протокола не предусмотрено. Это не обязательный бланк: стороны самостоятельно устанавливают необходимость его использования и форму, по которой его заполняют (письмо Минфина № 07-05-04/2 от 18.02.2005).
И еще один нюанс: акты сверок и разногласий не относятся к первичным документам по 402-ФЗ. Но чтобы присвоить им статус официальной бумаги, которую используют для доказательств в суде или налоговой, в эти документы необходимо включить все реквизиты, обязательные для первички (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
Когда расхождений в поверке нет, то обе стороны подписывают актовый документ. Если контрагент согласен с учетными данными партнера (все сведения совпадают), он вправе не заполнять свою часть сверки. Но подпись поставить обязан, причем оригинальную и с расшифровкой, а не факсимильную. Оригинал подписи и является подтверждением полного согласия с взаиморасчетами на отчетную дату.
Если контрагент выявил расхождения, он их актирует. Инструкция, как заполнить протокол разногласий:
Разногласия приводят как в отдельном документе, так и в первичном акте. В документе сначала вносят информацию о расчетах, указав все операции за отчетный период. А ниже фиксируют расхождения. Подписывают актовый документ только после того, как уладят все спорные вопросы.
Вот шаблон — образец, как правильно оформить акт сверки взаимных расчетов с расхождениями, используйте его в работе:
к Акту сверки №_____ от «____» ______ ____г. (реквизиты акта сверки)
по договору ____________ №______от «___» _____ ____г.
(наименование и реквизиты договора)
г._____________________ (место составления протокола разногласий) «___» _______ ___г. (дата составления протокола разногласий)
Акт сверки с разногласиями
Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.
Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.
Наиболее частые причины разногласий
Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.
При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.
Зачем нужен акт сверки с разногласиями
Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.
Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.
К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.
Подписывать или не подписывать
У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.
Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.
Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.
Кто составляет акт сверки с разногласиями
Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.
Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:
Образец акта сверки с разногласиями
На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.
В начало документа вписываются:
Затем в основную часть вносятся:
Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.
Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).
Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.
Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.
Правила хранения акта
Должным образом подписанный и заверенный акт необходимо держать в числе прочих бухгалтерских документов, в отдельной папке. Длительность хранения определяется законом или внутренними нормативными бумагами организации.
Инструкция: как провести корректировку задолженности по акту сверки
Корректировка долга — это исправление данных бухгалтерского учета по взаиморасчетам с контрагентами. Делать ее нужно, если во время сверки обнаружились расхождения. Если ошибки не исправить, организации грозит штраф.
Зачем проводить сверку долгов
Сверка долгов и корректировка ошибок необходимы для проведения внутренней проверки. Стороны сверяются с целью выявления ошибок в бухгалтерском учете и отражении операций. К сожалению, механические ошибки неизбежны, поэтому для их контроля и предупреждения нужна сверка. Если данные у организации и контрагента совпадают, значит, учет ведется правильно. При обнаружении ошибок будет проводиться корректировка задолженности.
Сверку также можно проводить в следующих случаях:
В какие сроки
Период и сроки проведения сверки определяются только по решению сторон. Исключением является только сверка за год для итоговой отчетности — здесь период будет отсчитываться либо с даты начала по дату окончания действия договора, либо с начала календарного года (1 января) по 31 декабря.
В рамках взаиморасчетов сторон может проводиться не одна сверка. Следовательно, периоды могут идти друг за другом — по окончании даты предыдущей сверки формируется следующий отчет. Если будет выявлена задолженность, ее необходимо учесть как долг на начало следующего периода.
Как оформлять
По общему правилу, по итогам анализа задолженности готовится акт сверки взаимных расчетов. Унифицированная форма документа не предусмотрена, поэтому стороны могут использовать любой бланк или разработать собственный, закрепив его в учетной политике.
Акт составляется за определенный отчетный период. В документе указываются все операции сторон, отмечается дата совершения действий и сумма по каждому трансферту. Рекомендуется сослаться на сопроводительную и подтвердительную документацию.
После отражения взаиморасчетов приводится сумма задолженности, образовавшейся по факту расхождения между платежами. Регистр подписывается уполномоченными лицами от обеих сторон.
Образец акта сверки взаиморасчетов
Зачем делать корректировку
Корректировка необходима для верного отражения в учете всех проводимых операций с контрагентами. Неверные бухгалтерские записи и неточные суммы взаиморасчетов могут привести к ошибкам в промежуточной и итоговой отчетности и неверной трактовке сведений о текущем финансовом состоянии внешними и внутренними пользователями бухгалтерской отчетности.
Организацию ожидают более серьезные последствия (штрафные санкции), если такие ошибки в учете приведут к неправильным расчетам налогооблагаемой базы, а следовательно, и самих налоговых платежей в бюджет.
Как исправлять
Ошибки в бухгалтерском учете исправить можно. Об этом говорится в ПБУ 22/2010. Порядок исправления ошибок напрямую зависит от того, существенны они или несущественны. Степень существенности каждая организация определяет самостоятельно, не забыв отразить это в учетной политике. Многие организации принимают за существенную ошибку ту, которая искажает данные по отчетам более чем на 5%.
Представим порядок исправления ошибок в таблице:
| Дата выявления | Дата исправления | Законодательная норма |
|---|---|---|
| Ошибочные сведения выявлены до 31.12 отчетного года | Корректировка осуществляется в момент обнаружения неточности | п. 5 ПБУ 22/2010 |
| Некорректные данные выявлены 31.12 отчетного года или позднее | Корректировка проводится по состоянию на 31.12 отчетного года | п. 6 ПБУ 22/2010 |
| Выявлена несущественная ошибка | Исправляется в момент выявления | п. 14 ПБУ 22/2010 |
Чтобы исправить некорректную информацию, бухгалтеру надлежит просторнировать ошибочные записи в учете, сформировать правильные проводки и составить бухгалтерскую справку. В ней указывается ошибочная операция, дата ее выявления и проводки по корректировке задолженности по акту сверки.
Если некорректные данные учета не влияют на финансовую отчетность (бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах), то такие неточности не исправляются. Если неточности затронули в итоговой отчетности показатели нераспределенной и чистой прибыли, то надлежащий счет корреспондируется со счетом 91 в таком порядке:
Если затронуты любые другие значения баланса, то ошибочные операции сторнируются и составляются корректные проводки.
Какие проводки использовать
Покажем на примере. Пусть по результатам сверки в акте выявлены расхождения по учтенным работам. Специалист отразил 10 000,00 рублей, но работы оказаны на 15 000,00 рублей. Представим проводки по корректировке данных в таблице:
| Проводка | Сумма | Описание |
|---|---|---|
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Затраты по выполненным работам. Эта запись никак не влияет на финансовый результат, не корректируем ее |
| Дт 91 Кт 20 | 10 000,00 | Признание издержек по работам в качестве расходов. Влияет на итоги отчета, исправляем запись |
| Корректировка | ||
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Просторнирована неверная запись |
| Дт 20 Кт 60 | 15 000,00 | Указана верная сумма операции |
| Дт 20 Кт 91 | 10 000,00 | Восстановление из расходов |
| Дт 91 Кт 20 | 15 000,00 | Учет верной величины затрат на выполненные работы |
Как исправить ошибку в налоговом учете
Ошибочные сведения, влияющие на налоговую отчетность, подлежат исправлению в обязательном порядке и в любом случае. Корректируются записи в каждом отдельно взятом отчете.
Некорректные данные за прошлые периоды исправляются посредством корректировочных деклараций. Если ошибочные данные выявлены в отчетном году, то исправления отражаются в налоговой отчетности, которая предоставляется в ИФНС в следующем расчетном периоде.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Акт сверки с разногласиями: правила подготовки и образец
Акт сверки с разногласиями — это документ, который формируется в ответ на протокол сверки взаиморасчетов. Его оформляют при условии, что одна из сторон не согласна с предлагаемыми сведениями.
Для чего составляют документ о разногласиях
Он позволяет вести контроль и учет всех расчетов, производимых между двумя организациями, и избежать возможности появления просрочек платежей и задолженностей. В нем фиксируются все разногласия в сфере финансовых взаимоотношений, этот документ повышает значимость платежной дисциплины хозяйствующего субъекта. Юридическим лицам необходимо внимательно относиться к его содержанию и оформлению: в случае судебного разбирательства эта бумага послужит пострадавшей стороне доказательством ее позиции.
Кто и по какой форме его составляет
В крупных компаниях с большим штатом обязанность формирования справки по сопоставлению расхождений лежит на работнике бухгалтерии. Он формирует и визирует отчетность, затем свою подпись ставит директор организации.
Бухгалтеру как материально ответственному лицу большое внимание следует уделять следующей информации:
Используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить сопроводительное письмо к акту взаиморасчетов.
Как составить документ
Унифицированной формы не предусмотрено. Организации внутренними распоряжениями закрепляют собственные формы и бланки с учетом отраслевой и организационной специфики.
Примерная структура такова:
Если у сторон не одна, а несколько претензий к полученной информации, зафиксируйте их в форме таблицы: у получателя появится возможность разъяснить расхождения по пунктам. Если же прикладываете для доказательства своей позиции копии договоров, протоколы и выписки, перечислите их как сопроводительную документацию.
Образец
Можете использовать в работе следующий шаблон.
сверки с разногласиями
№ ___ на Акт сверки № ____ от «___» __________ ____ г.
| г. ___________________ | «___»__________ ____ г. |
«___» __________ ____ г. ________________________ получен акт сверки № _____
(указать наименование или предмет акта)
направленный «___»__________ ____ г.
Рассмотрев указанный акт сверки, выражаем свое несогласие по следующим вопросам:
Номер пункта по акту сверки
Предложение об изменении условий
(наименование организации) (подпись) (Ф. И. О.)
Другой вариант для заполнения:
Как подписать и отправить документ
Одна из сторон составляет документ и отправляет его организации-контрагенту. Информационный блок аналогичен вводной части первоначального договора между сторонами. В дополнение подготовьте сопроводительное письмо, которое пояснит причины составления протокола и иные организационные вопросы.
Как и сколько хранить документацию
Законом не урегулированы порядок и сроки хранения. Определите период хранения внутренними нормативными актами. По правилам Росархива бухгалтерская документация хранится минимум 5 лет (приказ Росархива №236 от 20.12.2019). Ответственность за порчу или утерю документа лежит на бухгалтерии или сотруднике, назначенном ответственным за его хранение.
Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов
Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.
Как оформляется акт
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Для чего нужен акт сверки
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возникшему после 1 июня 2015 года, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).
С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.
Когда контрагент отказывается подписывать
Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.
Александр Лавров, аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.