Образец оформления приказа о предоставлении отгула в связи с вакцинацией от коронавируса
Прививка против коронавируса является самым надежным способом победить пандемию. Клинические испытания доказали, что все российские сертифицированные вакцины снижают риск заражения и даже при инфицировании облегчают течение болезни, не доводя недуг до тяжелых форм. С учетом массовости вакцинации работающему человеку довольно трудно спланировать график так, чтобы сделать прививку в выходные или в свободное время.
К тому же данная процедура может сопровождаться несколькими днями слабости, ломоты в теле и повышенной температурой, поэтому работникам может потребоваться отгул после вакцинации, при этом работодатель предоставить выходной день сотруднику на основании приказа.
Обязан ли работодатель предоставлять отгул в день вакцинации от ковида и после нее
Решением Кремля и Роструда были отрегулированы нормативы проведения вакцинации среди работников по найму. Так, решение по регулированию возложено на самого работодателя: он вправе любыми доступными способами поощрять сотрудников к вакцинации от коронавируса.
Так, работодатель может дать работникам отгулы в день прививки, а также на следующий день для восстановления. Работодатель может закрепить данное решение во внутреннем уставе путем издания локальных нормативных актов.
Работодатель решает, в какой сумме будет предоставляться оплата за отгул после вакцинации (чаще всего выходной день оплачивают в размере среднего заработка).
Помимо прочего, работодатель для стимулирования прохождения вакцинации сотрудниками может выплачивать премии (в фиксированном размере или как проценты от оклада) или объявлять определенный день оплачиваемым выходным для всех лиц, прошедших первый этап иммунизации или сразу оба.
Намного строже законодательство регулирует рабочие процессы непосредственно в день введения вакцины. Согласно статьям 185 и 213 Трудового кодекса РФ, в день вакцинации работодатель обязан освободить сотрудника от работы и сохранить ему за этот день средний заработок. Это касается всех сфер: и тех, где вакцинация обязательна для всех работников, и в необязательных (где сотрудник делает прививку по собственному желанию, без каких-либо рекомендаций начальства).
Во всех случаях (и в день прививки, и после) отгул должен формироваться делопроизводителями, кадровой службой и бухгалтерией, основываясь на приказе руководителя предприятия.
Как оформить приказ о предоставлении выходного дня после прививки от коронавируса
Область трудового права, прямо или опосредованно связанная с последствиями пандемии коронавируса, еще слабо отрегулирована. Приказ составляется в свободной форме, но должен соответствовать всем нормативам подготовки официально-деловой документации.
Типовая структура приказа:
Приказ отправляется в журнал с распорядительными документами для хранения, из него можно делать выписки и направлять в делопроизводство. После «реализации» данный документ должен находиться в архиве не менее 5 лет.
Если по финансовым причинам работодатель не может дать оплачиваемый отгул после вакцинации от ковида, не возбраняется попросить работника взять несколько выходных дней из отпуска до нормализации самочувствия.
Если у работника проявляются сильные последствия после прививки от коронавируса (например, температура повысилась и не сбивалась в течение нескольких дней), необходимо открыть больничный.
Скачать образец
Выводы
По ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику отгул, оплачиваемый в размере среднего заработка, только в день вакцинации от коронавируса. Для этого руководителю предприятия нужно издать приказ в свободной форме.
Для восстановления после прививки от ковида работодатель может попросить работника взять несколько дней отпуска или (при возможности) предоставить оплачиваемый выходной день.
Заявление на отгул
В законодательстве РФ нет как самого понятия «отгул», так и документально закрепленной формы документа под названием «заявление на отгул». Вместо этого используются такие термины как «выходной в счет отпуска», «дополнительный выходной» и т.п. Тем не менее, если у сотрудника предприятия возникает потребность в какой-то день не выходить на работу, он вполне может обратиться к начальству с просьбой предоставить ему именно «отгул» и все его поймут.
Распространенная ситуация — когда пишется заявление на отгул за счет ранее отработанного времени. Для этого случая образец заявления подготовлен в самом начале материала, а также приложен пустой бланк:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Основания для отгула
Просто так взять отгул не получится – практика свидетельствует о том, что обычно сотрудник обязан либо отработать дополнительный выходной заранее или впоследствии, либо взять отгул в счет будущего отпуска или в качестве отпуска без содержания.
В отдельных случаях, в силу производственной необходимости, руководство может отказать работнику в дополнительном выходном, и это не будет нарушением закона – предоставление отгула происходит только при обоюдном согласии обеих сторон.
Стоит помнить и о том, что тем сотрудникам, которые проработали на данном предприятии меньше 6 месяцев, отгулы вообще не полагаются.
Одновременно с этим есть категория работников, которые могут взять отгул в любое время, не ожидая одобрения руководства. Это:
В компаниях со сменным графиком широко распространены договоренности между сотрудниками о подмене друг друга при необходимости. Такой путь позволяет не нарушать производственного процесса и одновременно устраивает все стороны.
Но крупных предприятиях, где активно работают профсоюзы, часто есть разработанный и утвержденный коллективный договор, в котором прописан отдельный пункт об условиях предоставления отгулов и дополнительных отпусков. Если такой документ существует, то каждый работник организации должен быть ознакомлен с ним под роспись уже на этапе трудоустройства.
Когда писать заявление на отгул
Предварительно (минимум за несколько дней) сотрудник должен уведомить о своем желании руководство, написав заявление, а работодатель должен дать разрешение на отгул соответствующим приказом. Заявление на отгул можно писать и непосредственно в день отгула, но в таком случае при отсутствии очень серьезных причин, шансы на согласие руководства заметно снижаются.
Если заявления не будет, то отсутствие подчиненного на рабочем месте работодатель может истолковать, как «прогул», то есть прямое нарушение трудового распорядка и вынести ему дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения (при систематических нарушениях). Избежать этого можно при условии, что работник в течение нескольких дней после «прогула» предоставит руководителю письменные свидетельства об уважительных причинах своего отсутствия и отработает положенное время.
Основные особенности составления заявления на отгул
Как уже говорилось выше, унифицированной формы заявления на отгул не существует, поэтому каждый сотрудник может писать его в свободном виде. Важное условие: документ обязательно должен содержать
Также в нем желательно указать причины, по которым работник просит дополнительный выходной и конкретную дату, в которую он хотел бы его получить. Причины можно и не указывать, но не стоит забывать о том, что в ряде случаев (рождение ребенка, свадьба, похороны и т.д.), работодатель по закону не имеет права отказать сотруднику.
Инструкция по написанию заявления на отгул
С точки зрения делопроизводства, заявление на отгул имеет вполне стандартную форму и не должно вызвать больших затруднений при оформлении.
Примеры составления заявлений на отгул
Далее рассмотрим конкретные примеры составления таких заявлений в зависимости от ситуации.
Заявление на отгул за свой счет на один день
У любого человека может возникнуть острая необходимость в одном свободном от работы дне, когда нужно незамедлительно решить какие-то личные вопросы. Термин «отгул», являющийся разговорным, в Трудовом Кодексе может расшифровываться следующим образом:
В любом случае, необходимо уведомить работодателя письменным заявлением и получить его положительную резолюцию.
Форма заявления стандартна:
Генеральному директору
ООО «Нива»
Абдуллину И. И.
от менеджера по продажам
Лукошкина В.Ю.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отгул за свой счет 28.04.2017 по личным причинам.
25 апреля 2017 года
/Лукошкин/ В.Ю. Лукошкин
Заявление на отгул за ранее отработанный день
Случается, что сотрудники вынуждены работать в выходной или праздничный день в соответствии с производственной необходимостью, либо же превышать установленный для них график труда. Если у сотрудника уже имеется переработка, он мог устно заранее согласовать со своим начальством, когда именно она будет компенсирована отдыхом. Но лучше составить документ в письменном виде. Если переработки не было, но она планируется, можно попросить начальство предоставить дополнительный выходной день на необходимую дату с последующей отработкой.
Генеральному директору
ООО «Асгард»
Петрашевскому Анатолию Петровичу
от завхоза
Отривинова Леонида Иосифовича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне день отдыха 25 марта 2017 года за ранее отработанное время 01.01.2017 года.
20 марта 2017 года
/Отривинов/ Л.И. Отривинов
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если время не было отработано ранее, а отгул на день все-таки необходим, заявление составляется с обязательным указанием причин.
Заявление на отгул по семейным обстоятельствам
В жизни иногда случаются непредвиденные ситуации, требующие участия в них работающего человека. Иногда их можно решить за 1 день, иногда для этого требуется больше времени. В случае особой уважительности причин (свадьбы, похорон, рождения ребенка) согласия работодателя не требуется, достаточно вовремя его уведомить заявлением. Обычно такие причины можно подтвердить документально. Но всегда лучше заручиться согласием ответственного лица.
Составляя заявление на отгул (отгулы) по семейным обстоятельствам, соблюдайте обычную форму заявлений, принятую в вашей организации. Особые рекомендации:
К СВЕДЕНИЮ! Внеочередной выходной имеют полное право не дать, если сотрудник проработал на предприятии менее полугода, и при этом он не относится к льготным категориям – беременным, имеющим малолетних отпрысков, несовершеннолетним.
Генеральному директору
ООО «Симериада»
Любомирову Антону Владимировичу
от кассира
Городенко Людмилы Степановны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отгул за свой счет 17 февраля 2017 года для участия в похоронах двоюродного брата.
15 февраля 2017 года
/Городенко/ Л.С. Городенко
Заявление на отгул за сдачу крови
Человеку, ставшему донором, полагаются определенные социальные гарантии, в том числе и дополнительный выходной день. В отличие от обычного отгула, «донорский» день заносится в табель и оплачивается как рабочий. Можно использовать этот день не непосредственно после сдачи крови, а в любое время по согласованию с работодателем.
ВАЖНО! Если день сдачи выпал на выходной, право на дополнительный день отдыха все равно сохраняется его можно реализовать в любой рабочий день, устраивающий самого сотрудника и его руководство, либо присоединить к очередному отпуску.
Заявление о предполагаемом участии в донорстве и на этом основании освобождении от работы лучше подать накануне (хотя закон не обязывает этого делать), а затем подтвердить его факт, предоставив справку по форме № 402-у.
Генеральному директору
ООО «Аматерасу»
Ямпольскому Рубену Афанасьевичу
от бухгалтера
Натасовой Татьяны Игоревны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу освободить меня от выполнения моих трудовых обязанностей 19 апреля 2017 года в связи с выполнением донорской функции и предоставить дополнительный день для отдыха 20 апреля 2017 года.
18 апреля 2017 года
/Натасова/ Т.И. Натасова
Заявление на отгул в счет отпуска
Если работодатель не против, а производственная необходимость не пострадает, работник может попросить об одном или нескольких днях отдыха, которые впоследствии можно будет «откусить» от полагающегося ежегодно оплачиваемого отпуска. Также можно воспользоваться этим правом, если в уже «отгулянном» отпуске остались неиспользованные дни. Длительность отсутствия на работе в счет отпуска не может превышать 14 календарных дней, которые подлежат оплате. Дни эти можно делить на любые промежутки, на которые согласится руководство. Важно соблюдать общее правило о том, что неделимая обязательная часть отпуска не может быть меньше 14 дней.
ВНИМАНИЕ! Во власти руководителя не дать согласие на такие отгулы. Он имеет на это полное право. поскольку такие дни отдыха предоставляются только по согласию сторон. исключение, как всегда, составляют льготные категории сотрудников.
Генеральному директору
ООО «Вдохновение»
Заренковой Полине Константиновне
от менеджера по закупкам
Розановой Анны Валерьевны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне дополнительные выходные 10 и 11 марта 2017 года в счет очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.
5 марта 2017 года
/Розанова/ А.В. Розанова
Заявление на отгул на несколько часов
Иногда работнику необходимо отлучиться для решения важного вопроса, при этом нет необходимости отсутствовать весь рабочий день. В некоторых случаях руководство просто идет навстречу, никак не оформляя эту договоренность. Однако при таком подходе возможны ситуации, когда отгул, даже формально разрешенный, но никак не подкрепленный документально, может быть расценен как прогул, если недобросовестный руководитель решит уволить своего подчиненного. Устную договоренность очень непросто доказать, и в таких случаях суд не сможет встать на сторону несправедливо обиженного работника. Письменно оформленное заявление, особенно с указанием подтвержденной уважительной причины, является достаточным обоснованием отсутствия на рабочем месте.
Кроме того, иногда каждый рабочий час важен в плане трудового вознаграждения, например, при почасовой системе оплаты труда, тогда даже короткое отсутствие нужно будет правильно оформить.В табеле учета в этот день нужно будет поставить фактическое количество отработанных часов за вычетом пропущенных – основанием будет как раз письменное заявление сотрудника.
Написать его нужно по стандартной форме, принятой в данной компании, или в соответствии с общими правилами деловодства. На заявлении нужно получить разрешительную визу руководства. В некоторых организациях дополнительно издается соответствующий приказ.
В заявлении лучше указать и документально подтвердить причину отсутствия, но закон не обязывает этого делать.
Генеральному директору
ООО «Фейерверк»
Лукановскому Евгению Романовичу
от старшего администратора
Драгоманова Дмитрия Ивановича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу разрешить мне отлучиться с рабочего места 28 апреля в течение 3 часов с 11:00 до 14:00 в связи с посещением медицинского учреждения с малолетним ребенком.
Как оформить день вакцинации
Главные санитарные врачи вводят обязательную вакцинацию во всё большем количестве регионов для работников «контактных» сфер деятельности. Кто-то уже вакцинировался, а кто-то только планирует вакцинацию. Нужно ли отпускать добровольцев на прививку в рабочий день, как лучше учесть и оплатить вакцинацию?
Действующим законодательством не предусмотрена обязанность работодателя предоставлять дополнительный день отдыха при вакцинации даже в период пандемии. Сейчас такую норму вводят отдельные регионы (Указ губернатора Магаданской области от 11.06.2021 № 114-у «О мерах по созданию условий для проведения вакцинации против новой коронавирусной инфекции (COVID-19)»). Но работодатели вправе самостоятельно урегулировать этот вопрос в локальных нормативных актах или по договорённости с конкретным работником. Итак, какие бонусы можно ввести для тех, кто готов вакцинироваться.
Вариант 1
Введите дни дополнительного оплачиваемого отпуска для вакцинации. Это нужно сделать в локальном нормативном акте или коллективном договоре (ст. 41, 116 ТК РФ). Оплатить такой отпуск нужно будет в общем порядке исходя из среднего заработка сотрудника (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Учтите, что оплату такого дополнительного отпуска не получится учесть в расходах по прибыли или для УСН. В расходах, связанных с производством и реализацией, можно учесть только страховые взносы с отпускных за дни вакцинации (подп.1 п.1 ст.264 НК РФ).
Дополнительный отпуск отметьте в табеле учёта рабочего времени кодами ОД или 10, чтобы было видно, что это оплачиваемый отпуск сверх основного.
Вариант 2
Установите дополнительный оплачиваемый выходной день для вакцинации. Можно издать приказ руководителя, который установит:
Сотрудников нужно ознакомить с таким приказом под роспись.
В табеле предоставление дополнительного выходного дня отметьте кодами ОВ или 27.
Оплату такого дня также нельзя списать в расходы для налогообложения. А вот страховые взносы с этой суммы — пожалуйста.
Вариант 3
Проведите вакцинацию по месту работы. Чтобы оплату работы прививочной компании включить в прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией:
Если прописать необходимость антиковидной вакцинации сотрудников в локальных нормативных актах или в коллективном договоре, то можно провести затраты на прививки как расходы на обеспечение нормальных условий труда (подп.7 п.1 264 НК РФ).
А если вакцинация входит в программы ДМС ваших сотрудников, то затраты можно списать как расходы на оплату труда, но в размере не более 6% от суммы расходов на оплату труда (п.16 ст. 255 НК РФ). Кстати у упрощенцев расходы на вакцинацию можно учесть как расходы на оплату труда, только если вакцинация включена в ДМС-программу (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п.16 ст. 255 НК РФ).
Если вы не хотите использовать ни один из предложенных вариантов, можно договориться с работником индивидуально. Например, для использования им для вакцинации:
В любом случае имейте ввиду такие значимые моменты:
Если в вашем регионе такой нормы нет, то разумно договариваться об отпуске или назначить выходной для вакцинации в компании на рабочий день, предшествующий выходным. Допустим, если у вас обычная пятидневка, то объявите выходной или проведите вакцинацию на работе в пятницу. Субботы и воскресенья работнику должно хватить на восстановление. А если у вас сменщик, то пусть берёт отпуск для вакцинации в крайний рабочий день перед своими выходными по графику;
Интересно, что некоторые работодатели решили стимулировать у себя вакцинацию, выплачивая привившимся работникам премию. Неплохой вариант. Ведь доплачивают же некоторые за здоровый образ жизни, например, за занятия спортом или отказ от курения. Прописать антиковидную премию можно в локальном нормативном акте или выдать по приказу руководителя. Если вы внесёте такую выплату в локальный нормативный акт, её можно будет включить в расходы для целей налогообложения. Но не забывайте о том, что страховые взносы с неё придется начислить в любом случае.
Кстати, Роструд в своих рекомендациях тоже поддерживает такие идеи стимулирования сотрудников привиться, как премии и дополнительные оплачиваемые выходные, в том числе и после вакцинации.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Два выходных дня после прививки коронавируса: как предоставить и получить
Еще одно «ковидное» нововведение — предоставить работнику 2 выходных дня после прививки. Как это будет: обязательно ли отпускать персонал и нужно ли оплачивать отгулы? Читайте в нашей статье.
Два выходных после прививки — нормативка
Заместитель Председателя (вице-премьер) Правительства Татьяна Голикова на собрании членов Правительства, состоявшегося 20 октября 2021, подняла вопрос о введении новой нормы для всех работодателей — предоставлять работникам, поставившим прививку от COVID-19, два выходных дня с сохранением заработной платы.
Получив одобрение Президента, Голикова провела заседание Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Члены комиссии единогласно поддержали идею и подготовленный Минтрудом проект Рекомендаций работодателям по предоставлению работникам, проходящим вакцинацию против новой коронавирусной инфекции, двух оплачиваемых дополнительных дней отдыха (далее — Рекомендации). Проект утвердили (Протокол № 9 от 29.10.2021) и направили в регионы.
Обязан ли работодатель отпускать работников?
Чтобы понять, есть ли обязанность предоставлять работнику два выходных, обратимся к новым Рекомендациям. Само название документа говорит за себя — работодателю рекомендуется отпускать работников, поставивших прививку, на 2 выходных дня с сохранением зарплаты.
В связи с этим рекомендуется предусмотреть и отдельное положение по предоставлению таких дней в коллективных договорах или локальных нормативных актах. В общем случае об обязанности речь не идет.
Поэтому прежде чем решать, давать выходные работнику или нет, советуем внимательно изучить региональное законодательство.
Кто будет оплачивать отгулы
Рекомендации прямо указывают, что выходные после вакцинации должны быть оплачиваемыми. О том, что работодатель сможет возместить из ФСС оплату этих дней, нет ни слова. Стало быть, работодатель выплачивает средний заработок из своих средств.
Скорее всего, мало кто из работодателей изъявит желание оплачивать дополнительные отгулы работникам, учитывая бесприбыльный период локдауна. Однако обратите внимание на следующую ситуацию.
Пример
Продавец Мария поставила прививку и почувствовала себя плохо. Девушка попросила у директора 2 дня, чтобы «отлежаться». Он отказал, сославшись на Рекомендации и на плотный поток покупателей. Однако Марии ее здоровье дороже — она обратилась в поликлинику, где ей оформили больничный.
Скорее всего, так поступит большинство работников, если их не отпустят на «рекомендованные» выходные.
Напомним, что пособие по временной нетрудоспособности делится на две составляющие (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):
Однако может быть и так, что работник взял свои «рекомендованные» 2 дня и с них ушел на больничный. Получится, что вы оплатите ему и 2 дня отгулов, и первые 3 дня больничного. В этом случае, действительно, выгоднее сразу отправлять его к врачу. Смотрите по ситуации и по добросовестности работника.
Как оформить выходные дни после вакцинации
Единственное, что законодатель рекомендовал работодателю — предусмотреть положение по предоставлению таких дней в коллективных договорах или локальных нормативных актах.
Единого порядка, как оформить такие отгулы в бухгалтерском и кадровом учете, пока нет. Непонятно и то, нужно ли требовать заявление от работника о предоставлении ему оплачиваемых выходных, а также какого-либо подтверждения о прохождении вакцинации (справок, сертификатов). Неясно, сколько раз предоставлять отгулы — после каждого этапа вакцинации или только после какого-то одного.
Для сравнения, недавно работники получили право на отгулы для прохождения диспансеризации. Однако в этом случае порядок закреплен законом — ст. 185.1 ТК РФ. Здесь четко указано, когда работнику положены 1 или 2 дня выходных, что за эти дни нужно оплачивать средний заработок, что день обследования нужно предварительно согласовать с работодателем, а также что необходимо письменное заявление работника на отгул и медицинская справка в качестве подтверждения обследования в конкретный день.
С выходными же после прививки не все однозначно, поэтому один из работодателей просил разъяснить аналогичные вопросы на сайте трудовой инспекции, но специалисты сообщили, что единого порядка реализации этой нормы не установлено и посоветовали обратится в органы Роспотребнадзора.