Ответ на претензию. Образец правильного написания
Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.
Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего нужен ответ на претензию
Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.
Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.
Кто составляет ответ на претензию
В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.
Правила написания ответа на претензию
Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.
Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).
Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.
Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.
Надо ли соглашаться с претензией
В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.
Инструкция по написанию ответа на претензию
Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.
Часть первая
Часть вторая
Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.
Правила составления ответов на претензионные письма сформировались в виде обычаев делового оборота вследствие отсутствия законодательного регулирования данного вопроса (за редким исключением установления сроков, отведенных для направления ответа в ряде гражданско-правовых отношений). Часть правил можно установить на основании норм Гражданского кодекса, закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 и других правовых документов.
К основным правилам формирования ответа на требование об устранении нарушений договора можно отнести следующие:
Кроме того, ответ должен быть направлен в установленный законом, договором или обычаями делового оборота срок. При отсутствии навыков составления подобных документов можно воспользоваться образцом ответа на претензию из достоверных источников.
Законодательством не установлен общий срок рассмотрения претензий ― в каждом виде правоотношений он либо следует из обычаев, либо устанавливается специальными нормами. Например:
Содержание ответа на претензию, по общему правилу, должно включать в себя:
Образец ответа на претензию можно скачать здесь, по ссылке ниже:
Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?
Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст. 330 ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора. Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:
Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст. 330 ГК, а также описаны послужившие причиной невыполнения обязательства в срок обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (непредставление документов заказчиком, неперечисление предусмотренного договором аванса, стихийные бедствия и т. п.).
Образец претензии по неустойке вы найдете здесь.
Порядок направления ответа
Способ направления ответа на претензию должен быть избран на основании условий договора. Как правило, сторонами предусматривается, что все бумаги направляются контрагенту в письменной форме по почте. В случае отсутствия в договоре четкого указания на способ обмена документацией рекомендуется направлять ответ на претензию в виде простого письменного документа путем заказного почтового отправления. Также желательно сопроводить отправление описью вложения.
Кроме того, предварительно ответ может быть направлен и в иной форме (с последующим направлением его Почтой России или службой доставки):
Адрес и иные реквизиты получателя необходимо указать в точном соответствии с контактными данными или общими реквизитами контрагента, которые содержатся в договоре.
Итоги
В заключение повторимся, что ответ на претензию не имеет законодательно установленной формы и в значительной степени составляется по обычаям делового оборота. Потому рекомендуется включать в договор условия, по крайней мере в общем виде регулирующие порядок обмена корреспонденцией между сторонами сделки.
Отвечаем на претензию
Ответ на претензию покупателя — это документ, направляемый продавцом заявителю с целью разрешения спорной ситуации по качеству приобретенного товара или услуг. Он используется как инструмент досудебного разрешения разногласий сторон.
Почему надо отвечать
На поступившее обращение следует дать ответ. Обдумывая, как ответить на претензию, помните — аргументов должно быть достаточно, чтобы:
Отсутствие ответа означает для заявителя:
Последний пример важен, когда закон или договор устанавливают обязательный досудебный порядок. Отправителю по истечении срока для ответа, установленный им самим, договором или же законом, следует обратиться в суд с иском.
Нужно ли соглашаться
У получателя нет обязанности соглашаться с жалобой. Варианты:
Кто и в какие сроки готовит ответ
Получив обращение клиента, определите срок для ответа. Его устанавливает:
Законодательство устанавливает сроки ответа на некоторые досудебные обращения. Например, ответ на претензию о возврате денежных средств следует дать в течение 10 дней. В таблице — длительность и НПА по некоторым видам требований клиентов.
| Содержание | НПА | Срок (дней) |
|---|---|---|
| Расторжение договорных отношений, возврат средств | ФЗ-2300-1 от 07.02.1992 | 10 |
| Грузоперевозки | ст. 797 ГК | 30 |
| Услуги связи: передача телеграммы с опозданием | ст. 55 №ФЗ-126 от 07.07.2003 | 1 месяц |
| Оказание ненадлежащих услуг | ст. 55 №ФЗ-126 от 07.07.2003 | 6 месяцев |
| Перевод денежных средств через почту | ст. 55 №ФЗ-126 от 07.07.2003 | 5 |
| Невыплата по полису ОСАГО | ч. 2, п. 1 ст. 16 №ФЗ-40 от 25.04.2002 | 10 |
| Нарушение сроков уборки придомовой территории УК | Постановление Правительства №491 от 13.08.2006 (ред. от 29.06.2020) | 5 |
| Обмен вещи | ФЗ-2300-1 от 07.02.1992 | 7 |
| Исправление недостатков, обнаруженных в товаре | ФЗ-2300-1 от 07.02.1992 | 45 |
| Плохое качество товара, при отсутствии гарантии | ФЗ-2300-1 от 07.02.1992 | 2 года |
В зависимости от организационной структуры ответ готовят разные сотрудники:
Как соглашаться и возражать
Согласие предполагает, что требования заявителя будут удовлетворены:
Лучше согласиться, если:
Заявителю согласие позволит сэкономить время и не обращаться в суд. В ответ включите:
В случае несогласия, приведите правовую позицию по каждому из требований — подготовьте возражения:
Сделайте ответ понятным для другой стороны. В ответе следует сообщить о результатах ее рассмотрения. Констатация своей позиции, приведенные аргументы и доказательства, ссылка на законы и НПА составят основную часть текста ответа.
Общество с ограниченной ответственностью «Пила»
Почтовый адрес: 321123, г. Поповка, ул. Зубова, д. 69
Генеральному директору
ООО «Наждак»
И.И. Иванову
(адрес: 125008, г. Поповка, ул. Бумажная, д. 20)
| Г. Поповка | 8 мая 2020 г. |
ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ
о замене товара ненадлежащего качества
8 декабря 2019 г. между нашими организациями был заключен договор поставки №130 (далее – Договор), во исполнение которого 15 декабря 2019 г. наша организация передала Вашей организации шлифовальную машину «Шлифовальщик» (товарная накладная от 15.12 2019 г. №154).
30 апреля 2020 г. нами была получена претензия (от 29 апреля 2020 г., исх. №17) Вашей организации с требованием о замене товара по причине плохой проработки боковых поверхностей.
В ответ на претензию сообщаем следующее.
Согласно пункту 2 статьи 475 Гражданского кодекса РФ покупатель вправе требовать замены товара ненадлежащего качества только в случае существенного нарушения требований к качеству товара. К таким нарушениям относятся неустранимые недостатки, недостатки, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, или проявляются вновь после их устранения, и другие подобные недостатки.
Недостаток, указанный в рекламации, не является существенным, так как может быть устранен путем настройки шлифовальных функций машины.
Таким образом, Ваша организация не может требовать замены машины «Шлифовальщик», переданной по Договору, и наша организация не находит оснований для удовлетворения претензии от 29 апреля 2020 г., исх. № 17. Мы готовы провести настройку работы переданного вам оборудования в сроки, согласованные дополнительно.
Приложения: копия претензии от 29 апреля 2020 г., исх. №17 – на 2 стр.
| Генеральный директор ООО «Пила» | П.П. Попов |
Как подготовить ответ: пошаговая инструкция
Письмо составляется в той же форме, что и сама претензия. Требования, предъявляемые к ее форме и реквизитам, применимы и к ответу. Документ оформляется и излагается:
Структура письма заявителю и пошаговая инструкция, как написать ответ на претензию, основываются на действующих НПА и практике разрешения подобных споров.
Шаг 1. В шапке укажите отправителя — полное название организации, фактический адрес, ИНН, КПП. Заполните данные адресата:
Укажите регистрационные данные исходящего обращения в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставьте дату составления.
Шаг 2. Вторая часть — основная, содержащая подробный и аргументированный ответ. Здесь обязательно укажите:
Сформулируйте текст ответа — ваше мнение по существу содержания требования.
Резюмирущая часть, как показывает пример ответа на претензию, содержит ссылки на пункты договора и нормы действующего законодательства.
Шаг 3. Подведите резюме. Отразите в нем готовность выполнить выдвигаемые требования полностью, частично или несогласие с ними.
Шаг 4. В завершение текст подписывается ответственным сотрудником предприятия с обязательной расшифровкой подписи.
Как отправить
Способ направления изберите на основании условий договора. В случае отсутствия четкого указания, направьте письмо-ответ на претензию заказным почтовым отправлением. Сопроводите описью вложения. Кроме того, направьте обращение:
Адрес и иные реквизиты получателя вписываются в точном соответствии с данными или общими реквизитами контрагента.
В какие сроки нужно дать ответ на претензию по закону?
Срок рассмотрения претензии по закону: источники правового регулирования
Законодательно установленный срок рассмотрения претензии или ее удовлетворения следует из нормативных документов:
Существуют и иные нормативные документы, регулирующие порядок (в том числе сроки) рассмотрения требований заявителей в конкретных сферах гражданских правоотношений. Судебная практика хотя и не устанавливает законные сроки, но разъясняет некоторые вопросы порядка их исчисления.
Срок рассмотрения претензии 30 дней по закону: в каких случаях? Срок ответа на досудебную претензию
В силу п. 2 ст. 314 ГК требование кредитора должно быть предъявлено в разумный срок. Рассмотрение указанного требования производится в срок, соответствующий обычаям делового оборота.
Понятие обычая приводится в п. 2 постановления Пленума Верховного суда «О применении судами некоторых положений раздела I части 1 ГК РФ» от 23.06.2015 № 25. Под ним следует понимать сложившееся, устоявшееся во времени правило, которое, однако, не закреплено в нормах действующего законодательства.
В п. 2 ст. 452 ГК содержится положение о том, что если срок ответа на предложение об изменении или расторжении договора не указан в самой претензии, не следует из закона или договора, то его следует принимать равным 1 календарному месяцу.
На основании указанной нормы и обычаев делового оборота срок, отведенный на рассмотрение претензии, принято считать разумным, если он не превышает 1 месяца. Срок ответа на претензию по закону в 30 дней устанавливается лишь в отношении предложения одной из сторон сделки (претензии) о внесении изменений в гражданско-правовой договор или о его расторжении.
Будет ли рассмотрен иск, если он предъявлен до истечения установленного срока ответа на претензию и получения этого ответа от контрагента? Узнайте ответ на вопрос в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и приступайте к изучению материала бесплатно.
При направлении предсудебной претензии в случаях, когда досудебный порядок урегулирования спора является обязательным, необходимо также исходить из разумного срока для ее рассмотрения, если законодательно отведенных сроков на предоставление письменного ответа заявителю в таких случаях не предусмотрено. Поскольку АПК эти сроки установлены (ч. 5 ст. 4), то касается данное правило лишь некоторых видов гражданско-правовых отношений с участием физического лица.
Какой срок ответа на претензию по закону «О защите прав потребителей»?
Срок для письменного ответа на заявление потребителя не устанавливается ни Гражданским кодексом, ни специализированным законодательством о защите прав потребителей. В связи с этим практика гражданско-правовых отношений складывается таким образом, что их участниками используется срок для ответа на предложения об изменении и расторжении договора, а также общая норма о сроке ответа на обращение гражданина, предусмотренном законом «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Закрепляемый указанными нормативными актами срок составляет 30 календарных дней, т. е. месяц.
Для рассмотрения обращений в форме претензий от потребителей — физических лиц устанавливаются специальные сроки. Например, такой срок установлен Правилами оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111).
В то же время Закон предусматривает ряд сроков, в течение которых хозяйствующим субъектом должно быть удовлетворено требование потребителя. С одной стороны, данные правила рассмотрения претензий не предусматривают предоставления письменного ответа, но с другой — фактически должны способствовать исчерпывающему разрешению спора. Тем самым претензия рассматривается по существу.
Срок ответа на претензию потребителя путем ее удовлетворения
Законом отведены следующие сроки на удовлетворение претензий физических лиц, выступающих приобретателями товаров:
За несоблюдение указанных сроков продавец несет установленную законом ответственность, что является дополнительным свидетельством императивности соблюдения указанных сроков.
Анализ законодательных норм при споре между контрагентами и отсутствии ответа на претензию провел Консультант Минфина России Ю. Лермонтов. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения эксперта.
Итоги
Таким образом, срок направления письменного ответа на претензию заявителя законодателем в большинстве случае не устанавливается, в связи с чем могут применяться обычаи делового оборота, в соответствии с которыми разумным признается срок в 1 месяц. В то же время законом «О защите прав потребителей» установлены конкретные сроки удовлетворения требований заявителей, являющиеся обязательными для соблюдения.
В какие сроки по закону нужно дать ответ на претензию?
Срок ответа зависит от требований
Михаил Кратов
Читатель Максим спрашивает: «Клиент прислал претензию и требует вернуть предоплату. Мне нужно время, чтобы подготовить ответ. Сколько времени по закону я могу отвечать на претензию?»
Срок ответа на претензию зависит от того, чего хочет покупатель
Клиент может быть юридическим или физическим лицом и требовать заменить товар, устранить дефекты, снизить цену, вернуть полную стоимость или возместить убытки. На претензию нужно ответить — отказать или удовлетворить требования клиента.
Большинство случаев, в которых клиенты пишут претензию, описаны в законе и имеют максимальный срок ответа.
| О чем претензия | Каким законом регулируется | Срок ответа |
|---|---|---|
| Расторжение договора, возврат денег | Ст. 22 закона от 07.02.1992 № 2300-1 | 10 дней |
| Обмен товара ненадлежащего качества | Ст. 21 закона от 07.02.1992 № 2300-1 | 7 дней |
| Обмен товара ненадлежащего качества, если его нет у продавца | Ст. 21 закона от 07.02.1992 № 2300-1 | 30 дней |
| Исправление недостатков, обнаруженных в товаре | Ст. 20 закона от 07.02.1992 № 2300-1 | 45 дней |
Что делать, если срок ответа на претензию нигде не обозначен
Бывает, клиент прислал претензию с требованием расторгнуть договор, но не указал срок ответа, и в законе или договоре этот срок не прописан. В этом случае действует срок в 30 календарных дней.
Если контрагент — организация или ИП, срок рассмотрения досудебной претензии тот же — 30 дней.
Что будет, если не ответить на претензию в срок
Если вовремя не ответить на претензию, клиент вправе подать в суд. Отсутствие ответа на претензию судья может рассмотреть как согласие с требованиями клиента и решить дело в его пользу.
Эксперты ответят на ваш вопрос
Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на secrets@tinkoff.ru.
Сейчас читают
Является ли счет-фактура первичным документом?
Счет-фактура не является первичным учетным документом. Но требовать его обязательно, если вы работаете на ОСН и хотите заявить вычет НДС.
Как ИП оформить больничный на себя?
Заранее зарегистрироваться в ФСС и платить взносы. А при болезни оформить больничный лист и сдать документы в ФСС
Что является налоговой тайной?
Налоговая тайна — это любые сведения о налогоплательщике, которые получены налоговой и другими госорганами
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания