Письмо о выполнении предписания
Письмо о выполнении предписания – документ, сопровождающий отчет о его исполнении. Эти две бумаги неразделимы и значительно улучшают взаимопонимание с контролирующими органами и службами.
Требования к составлению
Письмо – служебный документ. Поэтому, несмотря на относительно свободную форму изложения, оно обязано подчиняться ряду условий, а именно:
Трафаретными в последнем пункте являются общеупотребляемые канцелярские выражения, характеризующие положение дел.
Что должно прилагаться
В тексте письма упоминаются приложения. В обязательном порядке должны быть прикреплены копии бумаг, которые подтверждают описанную ситуацию: отчет об исполнении предписания, опись выявленных нарушений. Все они должны иметь подписи ответственных лиц и печати. Отчет имеет достаточно сложный алгоритм заполнения и состоит из:
Все вместе нумеруется, прошивается, на каждом листе проставляется печать. Исключение: письмо о выполнении предписания не должно быть прошито.
В правом верхнем углу начала отчета должна быть ссылка на то, что документ является приложением к письму о выполнении предписания. Далее прописывается по пунктам, какие нарушения были выявлены в ходе проверки и о каждом – какие меры были приняты для их устранения.
Важно! Если предписаний много, то допустимо составление таблицы с графами «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении», то есть что было замечено и как это исправили.
Также к письму могут прилагаться акты проверки. Они не должны быть старше трех дней. Все эти документы начиная с 2016 года можно отправлять через интернет. В частности, через формат электронного документа, заверяемого электронной подписью.
Обязательно ли составление
Для контролирующих организаций принципиальным моментом становится только наличие отчета. Если отчет не поступил вовремя, то дело передается в суд для принятии решения о том, будет ли фирма (либо частное лицо или ИП) нести административную ответственность за выявленные недостатки в работе. Письмо является значимой частью этих бумаг, своеобразным атрибутом деловой этики.
Передача
Для того чтобы документ дошел до адресата, его передают под роспись сотруднику Управления, который осуществляет контроль за выполнением указанного предписания. Если такой порядок невозможен, то используется почтовое отправление.
Важный момент! При отправке оформляется уведомление о вручении. Получающий должен расписаться в том, что получил бумаги.
Этот нюанс принципиально важен, так как при судебном разбирательстве (если таковое состоится) будет предельно важна информация о том, получена бумага сотрудником контролирующей организации или нет.
Форма написания
Из обязательных позиций письмо будет иметь только:
Для полноты информации желательно ссылаться на существующие законы, их пункты, даты принятия.
Выявление нарушений контролирующими органами – не редкость в нашей и других странах. Если нарушение есть, его необходимо исправлять. Иначе предпринимателя или организацию ждет административная или уголовная ответственность (смотря какое нарушение было выявлено).
Как выглядит документ
В правом верхнем углу письма расположена ссылка на адресата. Это может быть начальник налоговой службы, департамента образования или здравоохранения области либо региона и пр. Главное, чтобы ФИО совпадало с тем, от чьего имени были составлены предписания. Допустима постановка заглавных букв вместо полной прописи имени и отчества сотрудника.
После этого — основная часть письма. Она начинается с обращения к конкретному лицу, ответственного за проведение проверок в компании. Первая строчка начинается фразой «В исполнении предписания…». Потом идут ссылки на само предписание, дату его составления и заверения. Также упоминается отчет и дата проверки.
Если следовать юридическим нормам (что желательно), то ссылка на законодательную базу будет лучшим завершением основной части письма.
После ссылок на отчет перечисляются приложения, которые предоставляются вместе с письмом.
Также внизу обязательно ставить печать, подпись управленца в организации (директора), расшифровку должности, на которой он находится. Если есть, то надо оставить ссылку на доверенность, по которой действует лицо с датами и подписями. Копию его нужно будет послать в контролирующую организацию.
Ошибки
В письме недопустима необъективность оценочных позиций, голословное утверждение каких-либо фактов. Если в формулировке письма присутствует какая-либо информация, то она должна подтверждаться сопроводительными документами и реальными действиями по устранению выявленных нарушений.
При допущении помарки или незначительной ошибки данные в письме могут подвергаться исправлению. Естественно, при условии, что все подписывающие подтвердят факт наличия этой ошибки и поставили рядом с исправленным свои подписи в знак согласия с последними. Федеральный закон от 26.12.2008 г. №294 регулирует все эти взаимоотношения.
Сколько потребуется экземпляров
Для страховки нужно сделать два экземпляра отчета и письма о выполнении предписания. Первый отправляют в контролирующий орган (конкретному лицу), а второй остается в сейфе компании. По закону он хранится там не менее трех лет.
Инструкция: готовим ответ на требование прокуратуры о предоставлении информации
Ответ на требование прокуратуры о предоставлении информации — это официальное письмо, в котором организация сообщает сведения, необходимые госоргану, чтобы провести проверку. Запросить могут и документы. Отреагировать нужно в срок от 1 до 5 дней.
Когда прокуратура запрашивает информацию
В полномочия Прокуратуры входит надзор за соблюдением законов РФ:
Правила работы установлены федеральным законом №2202-1 от 17.01.1992. При любом нарушении прав гражданин или организация вправе обратиться за защитой в контролирующий госорган. Получив информацию о нарушении прав или закона, госорган обязан реагировать: провести проверку, установить факт нарушения или его отсутствие и вынести соответствующее предписание. Проверка проводится на основании обращения или информации о нарушении, полученных из любых других источников. Требование прокуратуры о предоставлении документов связано с проведением таких проверок. Госорган вправе запрашивать только те сведения и документы, которые связаны с предметом проверки. Не требуют документы или сведения, которые находятся в публичном доступе и официально опубликованы.
Сколько времени есть на ответ на запросы прокуратуры
Стандартный срок, чтобы подготовить и отправить ответ в прокуратуру, — 5 рабочих дней. Если сведения запрашиваются в рамках проверки соблюдения законов — в течение двух дней. В исключительных случаях, если имеет место угроза жизни или здоровью, интересам государства или государственной собственности, — в течение суток.
Если организация не готова вовремя предоставить необходимую информацию, следует в течение срока предоставления ответить письмом с сообщением об этом. Важно аргументированно обосновать невозможность вовремя предоставить документы. Это позволит получить отсрочку.
Как написать ответ
Ответ готовят на фирменном бланке организации. Текст состоит из трех смысловых частей.
Перед отправкой ответ регистрируют и присваивают исходящий номер. Передать ответ в прокуратуру следует способом, позволяющим обеспечить скорейшую доставку адресату и подтверждение вручения.
Что будет, если не ответить на требование
В законе однозначно сказано, что получатель требования обязан ответить на запрос. Отсутствие любого ответа на требование прокурора, даже отрицательного, повлечет серьезные последствия.
Представителя организации пригласят на личную встречу. Неявку квалифицируют как административное правонарушение, предусмотренное ст. 17.7 КоАП РФ.
Пренебрежение прокурорскими требованиями влечет штраф:
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Обязанность госоргана давать ответы на письменные обращения граждан
Если оформить обращение, например, в прокуратуру, в форме заявления о предоставлении информации о деятельности государственного органа, а в нем изложить свой вопрос по типу: «Обязан ли военный прокурор брать объяснения у законных представителей несовершеннолетнего, какая норма закона его на это обязывает?», то обязаны ли будут работники прокуратуры дать ответ на подобный вопрос?
Свой вопрос следует адресовать непосредственно военному прокурору, а при неполучении ответа или отписки следует обратиться последовательно к прокурору области и к Генеральному прокурору РФ.
Согласно п. 2 ст. 10 Закона о прокуратуре поступающие в органы прокуратуры заявления и жалобы, иные обращения рассматриваются в порядке и сроки, которые установлены федеральным законодательством.
Согласно п. 3 ст. 10 Закона прокуратуре ответ на заявление, жалобу и иное обращение должен быть мотивированным. Если в удовлетворении заявления или жалобы отказано, заявителю должны быть разъяснены порядок обжалования принятого решения, а также право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом.
Согласно п. 1 ст. 27 Закона прокуратуре при осуществлении возложенных на него функций прокурор: рассматривает и проверяет заявления, жалобы и иные сообщения о нарушении прав и свобод человека и гражданина; разъясняет пострадавшим порядок защиты их прав и свобод; принимает меры по предупреждению и пресечению нарушений прав и свобод человека и гражданина, привлечению к ответственности лиц, нарушивших закон, и возмещению причиненного ущерба.
Согласно п. 2 ст. 5 Закона прокуратуре прокурор не обязан давать каких-либо объяснений по существу находящихся в его производстве дел и материалов, а также предоставлять их кому бы то ни было для ознакомления иначе как в случаях и порядке, предусмотренных п. 4 указанной статьи.
Согласно п. 4 ст. 5 Закона прокуратуре ознакомление гражданина с материалами проверки осуществляется по решению прокурора, в производстве которого находятся соответствующие материалы, либо вышестоящего прокурора, принятому по результатам рассмотрения обращения гражданина, если материалы непосредственно затрагивают его права и свободы. Не могут быть предоставлены гражданину для ознакомления документы, имеющиеся в материалах проверки и содержащие сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. Решение об ознакомлении гражданина с материалами проверки либо мотивированное решение об отказе в ознакомлении с материалами проверки принимается в 10-дневный срок со дня подачи обращения гражданина. В случае принятия решения об отказе в ознакомлении с материалами проверки гражданину разъясняется право обжаловать принятое решение вышестоящему прокурору и (или) в суд.
Согласно п. 4.2 Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации поступившие в органы прокуратуры обращения, в том числе по поводу решений нижестоящих прокуроров, разрешаются с изучением копий судебных решений, материалов прокурорских проверок и иных материалов. При необходимости обращения могут быть разрешены с изучением уголовных, гражданских, арбитражных и административных дел, истребованием нормативных документов, получением объяснений от граждан, а также должностных и иных лиц, действия которых обжалуются.
Согласно п. 5.1 данной Инструкции обращения граждан, военнослужащих и членов их семей, должностных и иных лиц разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в органах прокуратуры РФ, а не требующие дополнительного изучения и проверки – в течение 15 дней, если иное не предусмотрено федеральным законодательством. Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.
Согласно п. 5.8 названной Инструкции в случае проведения дополнительной проверки, запроса материалов и в других исключительных случаях срок разрешения обращений продлевается прокурором либо его заместителем с одновременным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения и характере принимаемых мер, но не более чем на 30 дней.
В Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах военной прокуратуры конкретные сроки рассмотрения обращений граждан не установлены. Однако это не означает, что такие сроки могут устанавливаться произвольно. Поскольку военные прокуроры являются частью Генеральной прокуратуры РФ, то на них распространяются сроки, установленные в п. 5.1 и 5.8 Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации.
При личном обращении в органы прокуратуры важно получить доказательства подачи обращения (заявления, запроса, жалобы).
Первое. Все обращения следует составлять в двух экземплярах: один – для прокуратуры, на втором экземпляре надо постараться получить в приемной прокурора или в канцелярии отметку (штамп или роспись от руки), содержащую дату подачи обращения и подпись с расшифровкой фамилии лица, принявшего обращения. Как показывает практика, с отметкой на копии обращения у граждан зачастую возникают трудности. Дело в том, что в упомянутых выше инструкциях говорится, что для обращений граждан в каждой прокуратуре устанавливается ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в приемной, в нижестоящих прокуратурах – в доступном для заявителей месте. Однако проследить, кто и когда произвел выемку, невозможно, и это дает простор для манипулирования с датой обращения в органы прокуратуры, а то и вовсе основание для утверждения, что «обращение в прокуратуру не поступало».
При отказе сотрудников приемной или канцелярии проставить отметку на копии обращения следует разъяснить, что инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры не содержат запрета на проставление отметки. В крайнем случае, немедленно обратитесь напрямую к прокурору или его помощником с жалобой на невозможность получить отметку на копии обращения.
Если и это не поможет, отправьте обращение Калининградскому прокурору почтой заказным письмом с уведомлением (236035, Калининградская область, г. Калининград, ул. Горького, д.4, 8 (401) 257-68-53) и одновременно направьте в адрес Генерального прокурора РФ (101999, г. Москва, ул. Б. Дмитровка, д. 15 «а») жалобу на действия сотрудников прокуратуры, в которой опишите ситуацию.
Пришел запрос прокуратуры. Что делать?
Л. А. Барисова
автор статьи, эксперт по юридическим вопросам
С таким вопросом обратился клиент. Сразу стоит отметить, что в законе “О прокуратуре” термин запрос как таковой не предусмотрен. Предусмотрено обязательное для исполнения требование прокурора. На что стоит обратить внимание при получении требования?
Необходимо оценить его правомерность. Ведь если запрос составлен с нарушениями требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, он не будет считаться составленным в надлежащей форме. Поэтому, если получателя привлекут к административной ответственности за неисполнение требования прокурора, такое действие всегда можно будет обжаловать, ссылаясь на неправомерность документа.
Согласно Приказу Генпрокуратуры России от 29.12.2011 N 450 (ред. от 11.12.2018) «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации», документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями данного нормативного акта.
В органах прокуратуры применяются два вида бланков:
В случае направления ответа на обращение также в форме электронного документа вместе с почтовым адресом указывается также адрес электронной почты. Например: Иванову Алексею Петровичу, 132@yandex.ru.
Предположим, определенное требование должно быть направлено не только в адрес одной организации, а имеет сразу несколько адресатов. Здесь важно знать, что в письмах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. Перед отправкой отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр.
Дата. Датой документа является день его подписания или утверждения.
Дата должна быть оформлена арабскими цифрами следующим образом: день месяца, месяц, год. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Например: 01.05.2019.
Особое внимание нужно обратить на нумерацию и индексацию поступившего документа. Обычный исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, нумеруется в соответствии с текущим номером дел по номенклатуре. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на индекс и дату исполняемого документа. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа.
Нумерация страниц. В документах, оформляемых на двух и более страницах, нумерация начинается со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Приложения. Приложения бывают названные и неназванные. Отметка о приложении, названном в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля таким образом: Приложение: на 2 л.
Если документ имеет приложение, которое не упомянуто в тексте документа, то пишется его наименование и количество листов. Приложение: выписка из Единого реестра юридических лиц 30 л.
Отметка об исполнителе. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона автора документа должны быть указаны в исходящих и внутренних документах на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
А теперь, когда вы знаете, на что нужно обращать внимание, досконально изучите документ, поступивший из органов прокуратуры, проверьте его на соответствие всем вышеперечисленным требованиям. Если все составлено по правилам, документ подлежит обязательному исполнению в обозначенный срок.