Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Как написать письмо научному руководителю + образец
Думаете, правила деловой переписки распространяются только на общение с коллегами? Нет, электронные письма преподавателю тоже должны быть составлены грамотно и с учётом делового этикета. Особенно это касается посланий научному руководителю, который курирует вашу курсовую или диплом. В сегодняшней статье мы расскажем, как написать письмо научному руководителю, и приведём образец.
Доверь свою работу кандидату наук!
Узнать стоимость бесплатно
Больше крутых лайфхаков мы собрали в информационном телеграм-канале. А бонусы и акции всегда можно найти в специальной группе.
Как писать письмо научному руководителю: 7 советов
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут составить лаконичное и ёмкое письмо:
Другие особенности переписки с научным руководителем будут зависеть от вида письма.
Письма научному руководителю: виды и образцы
Расскажем, как писать разные письма научному руководителю от студента.
Как попросить стать научным руководителем в письме
Один из самых частых вопросов — как написать письмо желаемому научному руководителю. Если ваша ключевая задача — договориться с выбранным преподавателем о научном руководстве, главное — дать ему всю важную информацию о вас. В письме-запросе нужно указать:
Вот пример такого письма.
Здравствуйте, уважаемый Виктор Альбертович! Я — студент группы ЛЖ-41 Владислав Котов. В этом семестре мы должны подготовить курсовую по предмету «Журналистское расследование» и я бы хотел писать эту работу под Вашим руководством.
Я знаю, что Вы специализируетесь на политических расследованиях, меня тоже привлекает эта тематика. В прошлом году я выступал на конференции молодых учёных на тему с докладом на тему «Функции социальных сетей в журналистских расследованиях», тезисы были опубликованы в сборнике. Прикрепляю этот материал, чтобы Вы могли составить представление о моём уровне подготовки.
Буду ждать Вашего ответа.
Первое письмо научному руководителю
Если вы уже договорились, кто будет вашим руководителем, то первое письмо будет посвящёно обсуждению темы курсовой или диплома. Основное внимание в таком послании надо уделить тому, какая проблематика интересует вас и почему. Например:
Здравствуйте, уважаемая Мария Евгеньевна! Я рада, что Вы согласились стать моим дипломным руководителем и хотела бы обсудить с Вами тему работы.
Я знаю, что Вы подготовили несколько статей и пособий, посвящённых развитию лидерских качеств студентов и хотела бы выбрать тему, также связанную с феноменом лидерства. Меня привлекает изучение политического лидерства, последняя курсовая была посвящена исследованию лидерских качеств президента США Дональда Трампа (прикрепила документ во вложении). Для диплома я бы хотела расширить эту тему и сравнить политическое лидерство в США и России. Как вы считаете, такая тема работы будет перспективной?
Спасибо за уделённое время, жду Вашего ответа.
Этот пример письма научному руководителю можно скачать по ссылке.
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы
Составляя письмо научному руководителю с просьбой, проследите, чтобы оно соответствовало нормам деловой переписки
Как написать научному руководителю письмо про курсовую или диплом
После согласования темы переписка обычно посвящена текущим вопросам: руководитель рекомендует студенту источники, даёт советы по проведению практической части исследования, а студент присылает ему на проверку готовые разделы работы.
Добрый день, Илья Викторович! Присылаю Вам на проверку следующий раздел диплома. Проверьте, пожалуйста, достаточно ли в тексте примеров или нужно добавить ещё?
Заранее спасибо, жду Ваших комментариев.
Благодарственное письмо научному руководителю
После того, как студент успешно защитил курсовую или диплом, можно отправить научному руководителю письмо-благодарность. Оно может выглядеть следующим образом:
Уважаемая Александра Витальевна!
Хочу поблагодарить Вас как научного руководителя за помощь и поддержку в процессе подготовки работы. Без Ваших советов и корректировок работа бы не получила такую оценку, а я не смогла бы так хорошо разобраться в теме. Спасибо Вам за помощь и новые знания!
Скачать шаблон можно по ссылке.
Рекомендательное письмо от научного руководителя студенту
Бывают ситуации, когда студенту нужно получить от научного руководителя рекомендации. Это актуально для первого трудоустройства, кода учащийся или выпускник ещё не имеет опыта работы. Приведём образец и такого письма:
За время работы над дипломным проектом под моим научным руководством студент Роман Иванович Шатров зарекомендовал себя как ответственный, вдумчивый и организованный учащийся. Он сам предложил актуальную тему исследования, провёл качественную работу с источниками, организовал, провёл и обработал результаты интересного педагогического эксперимента, посвящённого популяризации среди школьников здорового образа жизни.
В ходе написания дипломной работы Роман также подготовил и опубликовал 2 научные статьи по теме исследования, которые представил на студенческих конференциях. Уверен, что Роман покажет себя с лучшей стороны и в дальнейшем, и станет ценным сотрудником в вашей организации.
Надеемся, наши образцы писем научному руководителю помогут вам составить собственные. А если возникли другие проблемы с учёбой, обращайтесь к экспертам студенческого сервиса: они не оставят вас без поддержки.
Карина – противоречивая натура: любит фильмы Ларса фон Триера и песни Михаила Шуфутинского. В активе – два высших образования и тысяча прочитанных книг.
Как написать письмо научному руководителю
Правильно выстроенная работа с научным руководителем часто является залогом успеха вашей курсовой или дипломной работы. Давайте поговорим о том, как, несмотря на разные стили общения преподавателей, грамотно обратиться и получить помощь в написании научной работы.
Каждый студент в какой-то момент обучения пишет научную работу, иногда это может быть сложно, если процесс подготовки требует изучения бесчисленных учебников, пособий и руководств. Однако даже при взаимодействии с научником, который направляет студента в ходе его исследований, написать качественную работу может быть непросто. Данная статья направлена на решение этой проблемы и раскрытие ключевых вопросов, связанных с руководителями научных работ и их правильным выбором.
Каковы обязанности руководителя? Зачем вообще он нужен и какие его основные функции? Согласно университетским правилам, руководитель должен:
• Оказать помощь в выборе метода исследования научной работы;
• Предоставить консультации по процессу и содержанию работы;
• Оценить качество предоставленного материала работы, и написать по итогу выполнения отзыв о нем;
• Если студент опаздывает с дедлайном, руководитель должен сообщить ему об этом.
Когда следует начинать думать о выборе научного руководителя и темы работы?
Есть два основных фактора, с которых следует начать: во-первых, на некоторых факультетах студентов гораздо больше, чем научных руководителей, и выбор темы очень важен и должен быть продуман к середине года. Если на вашем факультете нет такого, вам следует решить, есть ли особые требования у руководителя к материалу и теме, которую вы хотите выбрать. Потому что возможно, что ваши исследовательские интересы не совпадают при выборе темы, и работать вместе будет некомфортно.
Во-вторых, необходимо выяснить, достаточно ли популярен предлагаемый вам научрук среди студентов, и в зависимости от этого назначить дату встречи с ним. Популярных обычно «расхватывают» уже к концу сентября. Не пользующиеся столь высоким спросом научники вполне могут дать согласие даже за неделю до установленного на вашей образовательной программе срока дедлайна заявок. В любом случае, стоит побеспокоиться по этому поводу до первой половины октября, потому что потом какие-либо непредвиденные обстоятельства могут не позволить вам выбрать нужную тему и руководителя, что негативно скажется на вашей курсовой или дипломной работе.
Как выбрать руководителя?
Как вы помните, одним из критериев выбора руководителя является то, насколько хорошо вы знаете его и его предметную область. Если у вас нет такого кандидата на примете, вам следует рассмотреть исследовательские интересы преподавателей, которые ближе к теме вашего курсового проекта. Вы можете ознакомиться с исследовательскими интересами каждого из них на страницах их профилей (обычно их можно найти на официальном сайте университета, в котором вы учитесь).
Как написать и в дальнейшем общаться со своим научным руководителем?
Письмо научному руководителю от студента должно быть написано в корректной форме. Конечно, если у вас есть заинтересованный в работе с вами преподаватель, логично обратиться к нему лично. В других случаях проще начать разговор, написав на контактный адрес электронной почты, указанный на сайте, или, если вы знаете, что учитель настроен позитивно для такого рода коммуникации, в социальной сети, указанной на сайте. Идеальное письмо от студента с предложением должно выглядеть следующим образом:
Если вы получили отказ, переходите к следующим вариантам. Лучше иметь 2 или 3 из них одновременно. Может случиться и так, что ваш учитель скажет вам, что он поставил вас в «лист ожидания», и решение будет принято немного позже. Обычно это происходит из-за загруженности на кафедре. В этом случае следует напоминать о себе чаще, но в разумных пределах, и в то же время искать другие возможные варианты у других преподавателей, чтобы не остаться без выбора в последний момент.
Если ваш руководитель ответил положительно и согласен работать с вами, вам следует договориться о встрече в удобное для вас обоих время. К моменту встречи вы должны детально проработать запланированную тему и попытаться сформулировать вопросы, цели и задачи исследования, чтобы ваша первая беседа с научным руководителем была плодотворной. В дальнейшем методы общения обычно остаются прежними: незначительные консультации проводятся по почте и в социальных сетях, а наиболее важные вопросы решаются при личной встрече.
Какие могут быть сроки сдачи работы?
На некоторых учебных программах установлены жесткие сроки сдачи работ и подготовки материала: например, сдача введения и составление списка литературы. А вообще все зависит от человека: научрук может находиться в постоянном контакте, и устанавливать строгие временные рамки, или оставаться в пассивном режиме до весны, практически не интересуясь успехами студента. Такие варианты также возможны. Поэтому не злоупотребляйте доверием слишком сильно. Работайте усердно, задавайте вопросы, консультируйтесь, занимайтесь сбором информации и написанием материала.
«Подгоняющий» научный руководитель гораздо лучше того, кто совершенно пассивно относится к вашей работе, поэтому стоит обратить на это внимание, а также показать свою заинтересованность в выполнении материала на должном уровне.
Курсовые и дипломные работы бывают разных видов и степени сложности, но помощь вашего научного руководителя будет очень ценной, если вы все сделаете вовремя и не упустите сроки. В конечном итоге это хорошо отразится на оценке вашей работы, а также на мнении самого руководителя о вашем материале. Взаимодействие с руководителем может быть различным. В этой статье мы просто дали вам несколько практических рекомендаций, которые вы можете применить на практике, если захотите.
Как общаться с научным руководителем. Советы от Multiwork
В жизни любого студента наступает момент, когда ему приходится выбирать себе научного руководителя – преподавателя, который поможет подготовить курсовую или диплом. Иногда научрука назначают в деканате, как говорится, без вариантов.
Этот человек может:
В реальности многое зависит от того, насколько студент симпатичен своему научному руководителю, уважительно ли ученик общается с ним и ответственно ли подходит к работе.
то успешная защита курсовой и тем более ВКР окажется под большим вопросом.
Научрук здорового человека
Ответственный добрый научрук (ну или не очень добрый, но вы у него в любимчиках) может сделать львиную долю работы за сдающего.
Не повезет – тогда научный руководитель будет придираться к каждому написанному в работе слову, говорить, что данных мало и нужно еще. Дельных советов от него не дождешься, а рецензию он напишет разгромную. Соответственно, на защите студенту придется несладко.
Вывод – нужно с первых же минут выстроить общение с научным руководителем правильно. Хорошая новость: это несложно. Про то, что нужно быть вежливым и ответственным, мы уже говорили. Теперь конкретика.
Будьте моим… руководителем!
Как правило, о научном руководстве договариваются очно, в колледже или вузе. Студент просто подходит к учителю и спрашивает, согласен ли тот.
Если научрука назначили – ни у вас, ни у преподавателя, как говорится, нет другого выхода. Только совместная работа. Сразу можно переходить к обсуждению темы.
Но иногда приходится проситься в падаваны по переписке.
Вот образец первого письма научному руководителю от студента (кстати, те же формулировки пригодятся в личном разговоре, если вы стесняетесь и не знаете, что именно сказать).
Здравствуйте, Иван Иванович!
Я Вася Пупкин, студент группы N на курсе таком-то. В этом семестре (учебном году) мы должны сдавать курсовые (ВКР) по Вашему предмету, и я очень хотел бы писать работу под Вашим руководством.
У меня уже выбрана тема. Она называется так: «…».
Раздумываю, какую выбрать тему. Мне кажется перспективной вот эта: «…»
Согласитесь ли Вы быть моим научным руководителем? Обещаю писать быстро и ответственно!
С нетерпением жду ответа!
Если у вас есть какие-то наработки или была практика по выбранной теме, обязательно укажите это в письме научному руководителю.
Следующий e-mail после выбора темы – это уже, по сути, обсуждение плана работы. И тут не растекайтесь мыслью по древу. После обязательных вежливых приветствий пишите преподу, какие пункты будут в содержании. Без введения и заключения пока можно обойтись, но названия и основные мысли в каждой главе должны быть обозначены. Указывайте литературу, которой планируете пользоваться, и просите подсказать и направить, какие еще учебники, статьи можно использовать.
Определились? Начинайте работать и не затягивайте со сроками отправки черновиков. Если преподаватель указал дедлайн (например, первый вариант готовой курсовой или ВКР нужно прислать через две недели), то не срывайте его.
Дальнейшее общение с научным руководителем в переписке – это кропотливое доведение до ума вашего совместного труда.
В современном мире основное общение студента с научным руководителем по курсовой или диплому ведется по электронной почте. Так проще. Ведь правок в работе может быть много. Плюс переписка остается на сервере, и, если возникает какое-то недопонимание, всегда можно залезть в архив и прояснить спорные моменты.
Студенты, в основном, еще очень молодые люди, с деловой перепиской не встречались (или сталкивались мало), поэтому нередко случаются казусы. Например, безо всякой задней мысли ученик пишет с ошибками, сознательно игнорирует знаки препинания, не начинает предложения с заглавной буквы, в общем, делает так, как привык в общении с друзьями. Взрослого преподавателя это, скорее всего, будет раздражать.
Советы от Multiwork, как правильно составлять письма научному руководителю:
1. Пишите всегда с одного и того же адреса и сохраняйте историю переписки. Представьте растерянность учителя, когда сегодня он получит ваше письмо с ящика на «Яндексе», завтра – из «Гугла» или «Мэйл.ру». Вести переписку с аккаунта своего парня или девушки – значит гарантированно запутать научрука.
В идеале ваш ящик должен иметь «серьезное» название. Почта с логином BalamutTatka или Diablo666 – не лучший выбор для переписки с руководителем. Можете завести по этому случаю отдельный e-mail.
2. Вначале письма всегда здоровайтесь, обращайтесь к научруку на «Вы» (с прописной) и по имени-отчеству. В конце – прощайтесь. Да, эти любезности никто особо не читает и не ценит, но их отсутствие обязательно будет отмечено.
3. Даже самый первый вариант работы присылайте в максимальной готовности. Писать «посмотрите часть второй главы и кусочек третьей, остальное я потом допишу» – неэффективно.
4. Вы можете отправлять письма научному руководителю в любое время, даже ночью или в 5 утра, но ожидать быстрой реакции в этих случаях точно не стоит. Тем более – слать спустя полчаса без ответа повторные послания, мол, прочли ли вы работу, почему так долго не отвечаете и т. п.
«Особо одаренные» студенты любят доставать преподавателей в мессенджерах часов эдак в 12 ночи. Не делайте так, не то наживете себе врага.
Итак, будьте вежливы, всячески показывайте преподавателю свою готовность трудиться над работой, внимайте замечаниям, и тогда вам с самого начала не откажут в научном руководстве, а в дальнейшем помогут создать хорошую курсовую или ВКР.
Анализ малых данных
КвазиНаучный блог Александра Дьяконова
«Хочу быть Вашим падаваном…»
На почту часто приходят письма от студентов, которые хотят, чтобы я стал их научным руководителем. Причём из разных стран. Один раз даже гражданин США захотел под моим руководством защитить PhD в МГУ. Я честно пошёл в иностранный отдел, чтобы узнать, как это сделать. Похоже, это первый раз в истории университета, когда американец захотел здесь учиться (судя по реакции ИО)… и, наверное, последний:) Сразу возникло множество вопросов и барьеров (например, как конвертятся их бакалаврские степени в наши, как согласуются разные специальности и т.п.). Короче, не судьба американцам защищаться в МГУ.
С ребятами из Азии (Китай и Индия) вообще интересно. Написать они могут по любому поводу, например так (здесь и далее — перевод на русский, письма настоящие)
Здравствуйте, профессор Геннадьевич.
Я слышал, что Вы большой гуру в вычислительной математике. Поэтому у меня возник вопрос. Я программирую метод Рунге-Кутта, но, к сожалению, моя программа не работает так, как должна. Во вложении код. Не могли бы Вы посмотреть и сказать, в чём моя ошибка?
Не знаю, какое отношение я имею к методам решения ОДУ, но китайцы спрашивают кого угодно по какому угодно поводу. Наверное, менталитет такой. Но не это самое интересное. Ниже я привожу два типичных письма: китайского студента и нашего – российского. Как говорится, почувствуйте разницу.
Письмо из Китая.
Здравствуйте, проф. Дьяконов.
Я ___ из университета ____, мой средний балл – ____, занимаюсь под руководством ____, мои курсовые и лабораторные работы можно посмотреть на ____. В последнее время я интересуюсь машинным обучением и анализом данных. Прослушал несколько онлайн-курсов на ___, также прочитал книги: ___, ___, ___. К сожалению, испытываю трудности с решением реальных задач. С радостью обнаружил, что один из ведущих решателей на платформе ___ является известным профессором в области анализа данных. Не могли бы Вы взять меня под своё руководство? Это может быть осуществлено в разных форматах, например в виде стажировки в Вашем вузе или просто в совместном участии в проектах и решении прикладных задач. Я готов чётко выполнять все Ваши инструкции. Если будете участвовать в соревнованиях, то можете сделать меня неформальным членом Вашей команды. Мне главное научиться решать задачи и узнать, что и как делать. У меня есть приятель, который знает русский язык, мы вместе с ним смотрели Ваши учебные пособия ___, ___. Он говорит, что Вы умеете всё просто объяснить, и пишите гораздо понятнее, чем во многих книгах ___, ___. Поэтому я уверен, что наше сотрудничество будет полезным для меня. Вы настоящий мастер-джедай в анализе данных. Пожалуйста, я очень хочу быть Вашим падаваном.
Письмо из России.
Здравствуйте, Александр Геннадьевич!
Я учусь ___, сейчас нам надо выбрать научного руководителя. Берёте ли Вы к себе студентов? Какие темы Вы можете предложить? Не могли бы Вы прислать примеры курсовых работ Ваших студентов?
Опуская разницу в форме, обращу внимание на разницу в содержании.
Короче, часто я стою перед выбором: быть «джедаем анализа данных» или учить пользоваться поисковиком российских студентов, почему-то выбирая последнее…