Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
4 совета о том, как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте
Обычно вы отправляете письма-напоминания по двум причинам: вы просто хотите напомнить о себе, либо вам очень срочно нужен ответ на важный вопрос.
Если вы когда-либо проходили собеседование, то вам наверняка знакома первая ситуация. Возможно, вы несколько раз на дню проверяли входящие сообщения, надеясь услышать какие-нибудь новости по поводу работы. Да уж, гробовая тишина в таком случае действует угнетающе.
Второй вариант событий — когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут — тоже может вывести из себя.
Но хуже всего, когда вам приходится ждать просроченный проект или новости от начальника по крайне важному вопросу. Такие ситуации требуют несколько иного подхода. Дружелюбные напоминания о себе уже не сработают.
Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.
Не извиняйтесь
«Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».
Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?
В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.
Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.
Пишите проще
Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит, в ваших предыдущих сообщениях уже была вся необходимая информация.
Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.
Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.
Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки — так его будет легче воспринять.
Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ — желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.
Вот пример короткого письма:
Хочу напомнить, что у меня до сих пор нет ваших графиков для ежемесячного отчета. Пришлите пожалуйста:
Мне нужно их получить не позднее 28 ноября. Заранее спасибо!
Попробуйте другие методы
Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»
Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.
Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.
Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.
Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.
Опишите ваши дальнейшие действия
Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.
Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.
Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:
«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»
Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.
Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.
Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.
Как напомнить о себе после отправки резюме
Директор Центра содействия трудоустройству студентов и выпускников (МосГУ)
Звонить ли работодателю после того, как вы отправили резюме или покорно ждать звонка?
А если звонить, то что говорить, чтобы не показаться навязчивым?
Итак, вы отправили свое резюме, но не получили ответа. Что делать дальше?
Согласитесь, время между отправкой резюме и ответом работодателя — одно из наиболее беспокойных при поиске работы.
Есть два варианта: терпеливо ждать, предполагая, что работодатель сам свяжется с вами, или позвонить, чтобы уточнить статус рассмотрения отклика.
У кандидатов, как правило, два вопроса, на которые мы постараемся ответить:
Нужно ли напоминать о себе
На самом деле, профессиональный подход к решению этого вопроса сыграет вам на руку, ведь этим вы показываете, насколько заинтересованы в работе.
Но даже если контактного лица нет, в ваших интересах найти его и созвониться с работодателем.
Как отслеживать статус вашей заявки:
Соблюдайте баланс
Естественно, универсальных советов не бывает – действуйте, исходя из конкретной ситуации.
Если вы не получили ответа в течение двух недель, вряд ли вы его уже получите.
Хотя рекрутеры — люди занятые, у них редко уходит больше недели на первичную обработку заявки. Уже потом, когда работодатель будет сравнивать кандидатов, процесс может затянуться на недели и даже месяцы.
Не всегда они готовы дать моментальный ответ, к тому же письма упорядочены по датам, темам и времени, что довольно удобно.
К тому же, электронное письмо – какой-никакой официальный документ, на который вы можете ссылаться.
Если в вакансии нет адреса электронной почты, откройте официальный сайт компании и поищите в социальных сетях.
Иногда в описании вакансии стоит примечание о том, что кандидат не должен связываться с компанией.
Электронное письмо с напоминанием о себе
Перед отправкой сообщения укажите название должности, на которую вы претендуете, и свое имя в теме письма. Таким образом, HR поймет, о чем речь.
Начните текст с вежливого приветствия, обращайтесь по имени и отчеству рекрутера. Не забывайте выразить благодарность в подписи.
Тема: Резюме <Название вакансии — Имя Фамилия>
Уважаемый/ая Имя Фамилия!
В начале этого месяца я отправил резюме на вакансию программиста, в соответствии с требованиями, опубликованными на hh.ru. К сожалению, до сих пор я не получил от вас обратной связи.
Я хотел бы попросить вас подтвердить получение моего резюме и свою заинтересованность в моей кандидатур.
Я очень хотел бы стать частью вашей команды, применив накопленный мной за 10 лет работы в сфере IT практический опыт. Считаю, что мои навыки и опыт идеально подходят для этой должности.
Пожалуйста, дайте знать, если вам понадобятся дополнительная информация или кейсы, доказывающие мою компетенцию.
С нетерпением жду вашего звонка.
Благодарю за уделенное внимание,
Имя Фамилия
Электронная почта
Номер телефона
«Бумажная почта»
Хотя это устаревший способ коммуникации, печатная корреспонденция считается официальными документами, поэтому работодатель обязан на нее ответить, присвоив соответствующий входящий номер.
Это довольно действенный способ, если другие не дают результата.
Начните с имени HR, должности и адреса компании. Укажите дату, а затем начните письмо с приветствия и обращения по имени и фамилии.
Завершите сообщение, выразив свою признательность, используя соответствующее заключение. Добавьте подпись и контактную информацию.
Имя Фамилия сотрудника подбора персонала
Адрес компании
Индекс
Уважаемый [Имя Фамилия]!
В начале этого месяца я направил вам отклик с резюме на вакансию программиста, объявленную на сайте hh.ru. К сожалению, я до сих пор я не получил от вас обратной связи. Прошу вас подтвердить получение моего резюме и уведомить о ходе рассмотрения моей кандидатуры.
Я подтверждаю свою высокую заинтересованность в работе в вашей компании. С удовольствием расскажу о своем практическом опыте решения задач и поделюсь соображениями по поводу ваших проектов на очной встрече. Также готов ответить на любые дополнительные вопросы и предоставить подтверждающие документы, при необходимости.
Со мной можно связаться по телефону: (555) 111-5555
или по электронной почте: abc@abc.com.
С нетерпением жду вашего ответа.
Благодарю за уделенное время и внимание,
С Уважением,
Подпись (от руки)
Имя Отчество»
Дата
Телефонный звонок
Как правило, рекрутер уже на второй день понимает перспективы кандидата.
Поэтому, если вам не перезвонили, делайте это сами через 2 дня после формирования заявки.
Если планируете звонить, постарайтесь делать это либо в начале рабочего дня и в середине недели.
В телефонном разговоре будьте вежливы, сообщите должность, на которую откликались, имя и фамилию. Оставьте свой номер телефона, чтобы рекрутер смог перезвонить вам.
Будьте краткими, говорите по существу. Поблагодарите работодателя за уделенное время и внимание.
Когда вы напоминаете о чем-то, вы всегда «давите» на человека, независимо от манеры речи и формы подачи. Поэтому старайтесь максимально снизить эффект давления, оставаясь вежливым и деликатным.
Уходите от навязчивости, но проявляйте напористость и твердость. Иначе от вас просто «отделаются» дежурными отговорками.
Любой контакт с HR может либо повысить лояльность, либо навредить вам.
Если дозвонились до HR, используйте эту возможность и задавайте вопросы о вакансии, компании, методиках оценки:
Советы перед тем как звонить работодателю c напоминанием о себе
Учтите, что звонок с напоминанием может как перейти в приглашение на собеседование, так и привести к обратному эффекту. Не импровизируйте и готовьтесь заранее.
Обратная связь
Любая обратная связь нужна вам для того, чтобы понять ошибки и не допускать их в дальнейшем.
Всегда настаивайте на том, чтобы вам мотивировали отказы, причем, не только в официальном ответе, но и в разговоре «по секрету».
Для этого находите общий язык с HR или рекрутинговым агентством.
Хотя электронную почту использует все больше людей для любой коммуникации, в вопросе трудоустройства вам придется использовать все доступные каналы связи. Личный разговор, а еще лучше, личная встреча, всегда дадут вам на порядок больше информации к размышлению, чем e-mail.
Кроме того, если вы добились личной встречи, пусть даже не собеседования, будьте уверены, что работодатель действительно заинтересован в вас.
Сколько времени должно пройти перед тем, как связаться с HR
Если вы следуете нашим рекомендациям, используйте все доступные способы коммуникации, учитывая сроки с момента подачи заявки:
Не нужно отправлять много писем и часто звонить менеджеру по подбору.
Если после двух-трех обращений точного ответа вы так и не получили, а все способы воздействия уже закончались, продолжайте поиски работы.
Многие HR не любят отказывать прямым текстом, вместо этого сохраняя тишину и не давая четкого ответа.
Как правило, это говорит об отсутствии интереса работодателя.
Поэтому не тратьте время впустую.
Директор Центра содействия трудоустройству студентов и выпускников
Московского гуманитарного университета (МосГУ)
Если долго нет ответа, напишите письмо-напоминание о себе и своем желании работать в компании. Что важно сделать после собеседования: 4 шага
Если вы хотя бы раз искали работу, вы наверняка сталкивались с фразой: «Мы вам перезвоним». Но зачастую после собеседования потенциальный работодатель не выходит на связь. Вы можете ждать день, неделю, месяц, но так и не получить ответа. Однако торопить работодателя нельзя, иначе вы можете прослыть нетерпеливым человеком. Как напомнить о себе? Что важно сделать после собеседования? Расскажем ниже о 4 способах, которые помогут вам получить обратную связь.
Отправьте благодарственное письмо
Конечно, вам хочется быстрее получить ответ. Но торопить работодателя не стоит. Это в разы увеличивает шансы получить отказ, потому что никто не любит назойливых и нетерпеливых людей. Поэтому в конце собеседования уточните у менеджера по найму, как долго он планирует рассматривать заявки соискателей. Выяснив примерные сроки, вы сможете понять, как вам действовать дальше.
Чтобы напомнить о себе, на следующий день после собеседования вы можете отправить первое письмо. Напишите на электронную почту компании и поблагодарите менеджера по найму за потраченное время. Но не переусердствуйте. Благодарственное письмо должно быть коротким, официальным и сухим, чтобы работодатель не подумал, что вы пытаетесь получить должность с помощью лести. В конце упомяните, что вы с нетерпением ждете их отклика.
Письмо-напоминание о себе
С остальными письмами спешить не стоит. Дождитесь той даты, которую озвучил вам менеджер на собеседовании. Только потом переходите к наступлению. Если вы не получили ответа, самое время напомнить о себе. Игнорирование еще не говорит о том, что ваша кандидатура не заинтересовала рекрутеров. Возможно, им понравился другой кандидат, но он отказался от их предложения. Дайте менеджеру по найму время, чтобы рассмотреть всех соискателей.
Через неделю после обозначенной даты вы можете отправить короткое электронное письмо, в котором напомните о себе. Оно должно быть очень простым. Достаточно 1-2 абзацев. По содержанию оно должно быть примерно таким же, каким было благодарственное письмо. Проявите свой интерес к вакансии. Уточните, нужна ли менеджеру дополнительная информация о ваших навыках. В конце добавьте, что вы с нетерпением ждете ответа на письмо в ближайшее время.
Вполне вероятно, что это письмо проигнорируют, если вакансия уже закрыта. Но иногда менеджеры просто забывают о части кандидатов. Поэтому вы можете увеличить свои шансы на получение должности, вовремя напомнив о себе.
Уведомите об изменениях в резюме
Например, вам предложили должность с более высоким заработком, но вы хотите дать этой компании шанс перехватить вас. Еще один повод написать такое письмо может заключаться в том, что за последние две недели вы прошли курсы повышения квалификации или получили патент на свое изобретение.
Если изменение в резюме выставляет вас в выгодном свете, обязательно уведомите о нем потенциального работодателя. Это может повлиять на рассмотрение вашей заявки.
Письмо с просьбой об отзыве о собеседовании
Иногда нам кажется, что собеседование прошло отлично. Но предложения о работе мы все равно не получаем. Как поступить в этом случае? Не стоит навязываться и нахваливать себя. Напишите короткое электронное письмо с просьбой дать отзыв о собеседовании. Поблагодарите менеджера за потраченное время, скажите, что вам понравилась компания и само собеседование. Спросите, почему именно ваша заявка не подошла компании. Попросите дать короткую, но конструктивную критику, которая поможет вам увеличить шансы на получение работы в будущем. Затем еще раз поблагодарите за потраченное время.
Будьте готовы к тому, что менеджеры по найму не найдут время на обратную связь. Но в случае их ответа вы получите ценные советы и конструктивную критику. Проанализируйте их. В будущем они помогут вам лучше проходить собеседования. Это увеличит ваши шансы на получение должности.
Помните, что менеджерам нужно время, чтобы найти подходящую кандидатуру
Направьте энергию на более продуктивные занятия. Например, сходите на еще одно собеседование. Не рассчитывайте только на одну компанию. Отправляйте резюме во все фирмы, где есть подходящие для вас вакансии. Тогда у вас появится больше шансов получить хорошую должность.