Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Как отменить или перенести встречу
Level: А2-B1
Source: “Business Russian in dialogues”. Elena Dziuba
КАК ОТМЕНИТЬ ИЛИ ПЕРЕНЕСТИ ВСТРЕЧУ
Читайте и играйте диалоги.
– Добрый день, Ирина! Прошу прощения, но я должна отменить нашу встречу завтра. Мне надо уехать в Ригу на 2 дня
– Нет проблем, Виктория! Мы можем встретиться в другой день
– Благодарю Вас, Ирина! Я позвоню Вам, как только вернусь в Киев
– Доброе утро, Олег Петрович! Извините, у меня не получится встретиться сегодня вечером. Мы могли бы перенести нашу встречу на вторник?
– Во вторник я не смогу. Как насчёт в среду?
– Во сколько Вам будет удобно?
– Давайте в 16:00
– Договорились! Тогда до встречи!
– Пётр Васильевич, здравствуйте! К сожалению, сегодня не смогу с Вами встретиться! Мы можем перенести нашу встречу?
– Конечно, Светлана! Когда Вам будет удобно встретиться?
– Давайте в четверг после обеда
– Вам удобно в 17:00?
– Да, мне подходит это время!
– Замечательно, тогда до встречи!
– Здравствуйте, Александр Викторович! Это Юрий. Я хотел бы перенести нашу встречу на вторник, если можно.
– Привет, Юра! На какое время?
– Подожди, я проверю своё расписание… Нет, в 3:00 я буду занят. Давай в 4:00?
– Суслов и партнеры. Слушаю Вас!
– Добрый день! Моя фамилия Савельев. Я хотел бы отменить сегодняшнюю встречу с юристом.
– Хорошо. Вы хотите назначить другой день встречи?
Письмо о встрече для переговоров
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Письмо-приглашение
Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.
Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:
Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.
Как передать письмо-приглашение
Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:
Особенности составления письма-приглашения
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.
Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.
К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.
Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.
Письмо-приглашение на собеседование
Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.
Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)
Тихонову Александру
Анатольевичу
Приглашение
Уважаемый Александр Анатольевич!
Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.
По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.
Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна
Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.
Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)
Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне
Приглашение
Уважаемая Полина Сергеевна!
Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.
В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.
Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66
Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев
Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.
К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.
Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу
Приглашение
Уважаемый Кирилл Кириллович!
Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.
В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:
Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.
Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.
Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.
Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55
С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич
Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу
Приглашение
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.
Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.
Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.
С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович
Письмо-приглашение на выставку
Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.
Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.
Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу
Приглашение
Уважаемый Константин Константинович!
Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».
Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.
Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.
У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.
Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.
С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич
Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.
Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.
Шаблонные фразы для деловой переписки
Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты.
• В связи с неполучением счета-фактуры.
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
• Ввиду задержки получения груза.
• Вследствие изменения цен на энергоносители.
• Учитывая, что производственные показатели снизились на.
• Учитывая социальную значимость объекта.
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от.
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
• Ссылаясь на Ваш запрос от.
• Ссылаясь на устную договоренность.
• В ответ на Ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устной договоренности.
• Согласно постановлению правительства.
• Согласно Вашей просьбе.
• Согласно протоколу о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
• Ссылаясь на переговоры.
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса.
• В целях выполнения распоряжения.
• Для согласования спорных вопросов.
• Для согласования вопросов участия.
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов.
• В целях безопасности прохождения груза.
• В ответ на Ваш запрос.
• Во избежание конфликтных ситуаций.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: