Как правильно писать преподавателю
Содержание статьи
Главные правила дистанционного общения с преподавателем
Первое, о чем надо помнить студентам: человеком, задающим тон вашему общению, является именно преподаватель — вне зависимости от того, идет ли речь об университетской аудитории или о переписке в сети. И именно он определяет формат вашего дистанционного общения, включая каналы, по которым оно будет происходить. Поэтому, если вам надо отправить письменную работу, задать вопрос, уточнить время консультации и так далее — используйте те способы связи, которые вам озвучил преподаватель. Если он просил писать на электронную почту — не надо слать ему сообщения (и тем более пересылать файлы) в соцсетях. Социальные сети, онлайн-чаты и прочие формы «мгновенной» связи можно использовать для контактов с преподавателем только в том случае, если он сам это предложил. Преподаватели, принимающие работы по почте, обычно буквально «завалены» письмами и физически не имеют возможности реагировать на них «прямо сейчас», кроме того, для некоторых соцсети — это личное, а не «рабочее» пространство.
Второй момент, о котором часто забывают студенты — характер общения. Переписка с педагогом носит рабочий, деловой характер. А это в свою очередь подразумевает официально-деловой стиль. Вежливо, спокойно, по делу, на грамотном русском языке и без фамильярности — так, как принято в среде взрослых людей, не связанных между собой приятельскими отношениями. Конечно, молодым людям, привыкшим общаться со сверстниками, поначалу сложно обойтись в переписке без сетевого жаргона и заменять «привет» официальным «здравствуйте». Но надо привыкать: тем более, что и в дальнейшем именно этого стиля придется придерживаться в деловом электронном общении.
И наконец — не забывайте, что преподаватель может вести занятия одновременно у десятков, а то и сотен студентов. Поэтому, отправляя сообщение:
Настройки почтового ящика для деловой переписки
Таким образом, если вы хотите произвести хорошее впечатление на адресата, ваш почтовый ящик отвечает следующим требованиям:
Главная ошибка студентов: поле «Тема письма»
Многие преподаватели отмечают, что студенты часто игнорируют поле «Тема», оставляя его незаполненным. Это затрудняет работу с письмами, кроме того, некоторые почтовые программы сразу же отправляют такие письма в папку «Спам» — и до получателя они не доходят совсем.
Поле «Тема» предназначено для того, чтобы получатель мог понять, о чем это письмо, не открывая его — и в ситуации, когда преподаватель получает десятки писем от студентов, это просто необходимо. Это позволяет быстро отличать срочное от несрочного, сортировать письма по папкам и так далее. При этом шансы на быстрый ответ значительно увеличиваются.
Заполняя это поле, старайтесь быть конкретными. Например:
Каким должен быть текст письма преподавателю
Текст делового письма начинается с приветствия и обращения. Лучше всего использовать обращение по имени-отчеству (если вы не уверены в том, что помните их правильно — уточните на сайте вуза).
Далее с новой строки внятно и лаконично изложите суть вопроса. Не пренебрегайте правилами русского языка — отсутствие точек или прописных букв производит неблагоприятное впечатление. Если в теме письма вы не указали номер своей учебной группы — добавьте эту информацию в основной текст (преподаватель может вести занятия у студентов разных курсов и направлений подготовки, и требования к ним могут предъявляться совершенно разные).
Если настроена автоматическая подпись — дублировать ее «вручную» нет необходимости.
Письмо к преподавателю может выглядеть, например, так:
Здравствуйте, Елена Юрьевна!
Я — староста группы ФФ-202. Пожалуйста, вышлите нам список литературы и вопросы к экзамену по введению в литературоведение.
С уважением, Анна Григорьева
Уважаемый Михаил Антонович!
Я учусь на третьем курсе по направлению «Радиотехника». К сожалению, по болезни пропустил четыре практикума по экономике (справка в деканат предоставлена). Скажите, пожалуйста, что мне необходимо сделать для допуска к зачету и в какие сроки?
Андрей Марченко, группа 3-ЛИМА-2
Пересылка файлов
По статистике, около половины писем, которые студенты отправляют преподавателям — это так называемые «письма-контейнеры», в которые «упаковываются» контрольные и лабораторные работы, эссе, рефераты, курсовые и так далее.
Первый момент, который забывают принять во внимание студенты — это имя файла. В результате преподаватель получает гору работ с названиями типа «курсач готовый», «реферат» или «Документ Microsoft Word (11)». Поэтому не забудьте переименовать работу перед сдачей. Оптимальный вариант — название работы, фамилия автора и номер группы.
Во-вторых, нельзя забывать, что электронное письмо с вложенным файлом остается письмом. И заполненное поле «тема», приветствие, сопроводительный текст, подпись — все это должно присутствовать. Сопроводительный текст в данном случае может состоять из одной фразы (например, «Во вложенном файле — предполагаемая структура курсовой работы», или «Отправляю Вам контрольную работу по Excel»).
Письма, не содержащие текста — знак неуважения к адресату, кроме того, они также имеют больше шансов попасть в папку «спам».
Как написать письмо научному руководителю + образец
Думаете, правила деловой переписки распространяются только на общение с коллегами? Нет, электронные письма преподавателю тоже должны быть составлены грамотно и с учётом делового этикета. Особенно это касается посланий научному руководителю, который курирует вашу курсовую или диплом. В сегодняшней статье мы расскажем, как написать письмо научному руководителю, и приведём образец.
Доверь свою работу кандидату наук!
Узнать стоимость бесплатно
Больше крутых лайфхаков мы собрали в информационном телеграм-канале. А бонусы и акции всегда можно найти в специальной группе.
Как писать письмо научному руководителю: 7 советов
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут составить лаконичное и ёмкое письмо:
Другие особенности переписки с научным руководителем будут зависеть от вида письма.
Письма научному руководителю: виды и образцы
Расскажем, как писать разные письма научному руководителю от студента.
Как попросить стать научным руководителем в письме
Один из самых частых вопросов — как написать письмо желаемому научному руководителю. Если ваша ключевая задача — договориться с выбранным преподавателем о научном руководстве, главное — дать ему всю важную информацию о вас. В письме-запросе нужно указать:
Вот пример такого письма.
Здравствуйте, уважаемый Виктор Альбертович! Я — студент группы ЛЖ-41 Владислав Котов. В этом семестре мы должны подготовить курсовую по предмету «Журналистское расследование» и я бы хотел писать эту работу под Вашим руководством.
Я знаю, что Вы специализируетесь на политических расследованиях, меня тоже привлекает эта тематика. В прошлом году я выступал на конференции молодых учёных на тему с докладом на тему «Функции социальных сетей в журналистских расследованиях», тезисы были опубликованы в сборнике. Прикрепляю этот материал, чтобы Вы могли составить представление о моём уровне подготовки.
Буду ждать Вашего ответа.
Первое письмо научному руководителю
Если вы уже договорились, кто будет вашим руководителем, то первое письмо будет посвящёно обсуждению темы курсовой или диплома. Основное внимание в таком послании надо уделить тому, какая проблематика интересует вас и почему. Например:
Здравствуйте, уважаемая Мария Евгеньевна! Я рада, что Вы согласились стать моим дипломным руководителем и хотела бы обсудить с Вами тему работы.
Я знаю, что Вы подготовили несколько статей и пособий, посвящённых развитию лидерских качеств студентов и хотела бы выбрать тему, также связанную с феноменом лидерства. Меня привлекает изучение политического лидерства, последняя курсовая была посвящена исследованию лидерских качеств президента США Дональда Трампа (прикрепила документ во вложении). Для диплома я бы хотела расширить эту тему и сравнить политическое лидерство в США и России. Как вы считаете, такая тема работы будет перспективной?
Спасибо за уделённое время, жду Вашего ответа.
Этот пример письма научному руководителю можно скачать по ссылке.
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы
Составляя письмо научному руководителю с просьбой, проследите, чтобы оно соответствовало нормам деловой переписки
Как написать научному руководителю письмо про курсовую или диплом
После согласования темы переписка обычно посвящена текущим вопросам: руководитель рекомендует студенту источники, даёт советы по проведению практической части исследования, а студент присылает ему на проверку готовые разделы работы.
Добрый день, Илья Викторович! Присылаю Вам на проверку следующий раздел диплома. Проверьте, пожалуйста, достаточно ли в тексте примеров или нужно добавить ещё?
Заранее спасибо, жду Ваших комментариев.
Благодарственное письмо научному руководителю
После того, как студент успешно защитил курсовую или диплом, можно отправить научному руководителю письмо-благодарность. Оно может выглядеть следующим образом:
Уважаемая Александра Витальевна!
Хочу поблагодарить Вас как научного руководителя за помощь и поддержку в процессе подготовки работы. Без Ваших советов и корректировок работа бы не получила такую оценку, а я не смогла бы так хорошо разобраться в теме. Спасибо Вам за помощь и новые знания!
Скачать шаблон можно по ссылке.
Рекомендательное письмо от научного руководителя студенту
Бывают ситуации, когда студенту нужно получить от научного руководителя рекомендации. Это актуально для первого трудоустройства, кода учащийся или выпускник ещё не имеет опыта работы. Приведём образец и такого письма:
За время работы над дипломным проектом под моим научным руководством студент Роман Иванович Шатров зарекомендовал себя как ответственный, вдумчивый и организованный учащийся. Он сам предложил актуальную тему исследования, провёл качественную работу с источниками, организовал, провёл и обработал результаты интересного педагогического эксперимента, посвящённого популяризации среди школьников здорового образа жизни.
В ходе написания дипломной работы Роман также подготовил и опубликовал 2 научные статьи по теме исследования, которые представил на студенческих конференциях. Уверен, что Роман покажет себя с лучшей стороны и в дальнейшем, и станет ценным сотрудником в вашей организации.
Надеемся, наши образцы писем научному руководителю помогут вам составить собственные. А если возникли другие проблемы с учёбой, обращайтесь к экспертам студенческого сервиса: они не оставят вас без поддержки.
Карина – противоречивая натура: любит фильмы Ларса фон Триера и песни Михаила Шуфутинского. В активе – два высших образования и тысяча прочитанных книг.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
7 советов, как написать письмо преподавателю. Памятка студенту
Кошмар преподавателя — письма, которые он получает от своих студентов в начале учебного года. Дальше путём долгих объяснений, просьб и увещеваний преподаватель добивается того, чтобы переписка со студентами не травмировала ни того, ни другого. Ольга Лукинова, преподаватель и автор телеграм-канала «Цифровой этикет», предлагает памятку, которую любой преподаватель может разослать своим студентам.
1. Пожалуйста, пишите мне на почту. Если я когда-нибудь захочу, чтобы вопросы о следующей паре вы задавали мне в директе инстаграма или на моей стене Вконтакте, я сообщу вам об этом.
2. Указывайте тему письма. И мне, и вам будет гораздо проще найти письмо в почте, если тема будет сформулирована максимально конкретно и понятно.
3. Представляйтесь. По вашим никам очень трудно определить, кому принадлежит почта. Я ещё недостаточно хорошо вас знаю, чтобы понять, кто из вас germiona777, кто luckyqueen, а кто sweetbutterfly.
4. Здоровайтесь. Это простой, но верный способ растопить сердце самого строгого преподавателя.
5. Пишите письмо снизу вверх. Если вы планируете отправить файл, то сначала прикрепите его, потом напишите сопроводительный текст, потом укажите тему и только после этого укажите адрес. Иначе половина писем от вас будет начинаться словами «Ой, извините, в прошлом письме файл забыл прикрепить».
6. Называйте файлы понятно. 40% файлов, которые я получаю, называются «домашнее задание». Еще 40% «домашнее задание по SMM». Редко кто догадывается назвать файл «домашнее задание Ивановой Марии на 7.09».
7. Соблюдайте дедлайны. «Сломался компьютер», «документ сам удалился» и «файл не прикрепился» не являются уважительной причиной для провала дедлайна.
Иллюстрация: Shutterstock (miniwide)
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.