Учимся грамотно писать ответные письма рецензентам: апелляционное письмо, письмо-опровержение
Нередко авторы научных работ сталкиваются с проблемами при публикации статей в серьезных изданиях. Конечно, при получении отказа сначала их постигает злость и ярость, позже недоумение или разочарование. Ключевой вопрос, позволяющий определить причину и следствие: «Почему мой труд не приняли?». Главное, не спешить с выводами и не торопиться с разборками.
Нередко авторы научных работ сталкиваются с проблемами при публикации статей в серьезных изданиях. Конечно, при получении отказа сначала их постигает злость и ярость, позже недоумение или разочарование. Ключевой вопрос, позволяющий определить причину и следствие: «Почему мой труд не приняли?». Главное, не спешить с выводами и не торопиться с разборками.
Сегодня специалисты Дисхелп дадут советы, которые позволят грамотно разобраться в ситуации и составить письмо-опровержение.
Письмо-опровержение: что это такое?
Как правило, научная статья не принимается к публикации в определенных случаях: материал не соответствует требованиям издательства или он не прошел рецензирование (были получены отрицательные отзывы, жесткая критика). Для начала необходимо уточнить причину отказа, возможность редактирования проекта и повторной подачи заявки на публикацию. Если же автор категорически не согласен с «решением» сторонних экспертов, то он может подать письмо-опровержение (апелляционное письмо).
Что должно содержать письмо-опровержение?
Письмо-опровержение (апелляционное) представляет собой документ, в котором выдвигает собственные аргументы в пользу принятия материала к публикации, обоснованные возражения по отношению ко мнению рецензентов. Данный материал призван снять возражения рецензентов, «переоценить» работу повторно без каких-либо корректив или с частичным изменением текста.
Апелляционное письмо – это уникальный шанс для каждого автора отстоять свою позицию, свой труд. С его помощью он может не просто выразить свое недоумение или недовольство, но и показать, к чему он готов: доработка, «расследование» предыдущей оценки, сомнение в компетентности рецензентов, определить недостатки и ликвидировать их, защитить отдельные моменты проекта и пр.
Грамотно правильно сформированное письмо-опровержение подчеркнет не только позицию автора, но и его «юридическую подкованность», компетентность, личную позицию. Правильное написание и формирование документа может стать решающим аспектов в «войне» с издательством и рецензентами.
Нужна помощь преподавателя?
Мы всегда рады Вам помочь!
В каких случаях стоит писать апелляционное письмо?
Для начала автору необходимо тщательно взвесить все «за и против», понять, стоит ли ему формировать и направлять этот документ в издательство, рецензентам. Уточните причину отказа, а далее на ее основе перечитайте свой труд, проанализируйте недостатки, их важность, влияние и пр. Если они окажутся все же существенными то следует доработать текст научной работы и попытаться повторно пройти рецензирование, проверку редактора.
В случае, когда автор категорически не согласен с «вердиктом» экспертов и издательства, следует приступать к формированию письма-опровержения.
Формируем апелляционные письма, письма-опровержения
Учтите, что апелляции и письма-опровержения попадают в общую очередь документов, подлежащих рассмотрению издательства и рецензентов. Это значит, что данные документы не имеют каких-либо привилегий, они не попадают моментально в руки рецензентам и редактором. Их изучение происходит строго в порядке «живой очереди», которая формируется из всех материалов направленных в издательство в хронологическом порядке (по мере поступления). В приоритете у изданий находятся новые материалы, поступающие для публикации. Апелляции и опровержения рассматриваются в последнюю очередь, а это значит, что на данную процедуру может уйти много времени.
Если автор не получает ответа от издательства или рецензентов в течение 2-3 месяцев, то стоит задуматься о публикации материала в другом журнале, пока материал не утратил актуальность.
Более того, в авторитетных изданиях в 70% случаев апелляции отвергаются и не играют практически никакой роли в жизни автора. Его материал также не публикуется даже после подачи опровержения. В этом случае целесообразно направить научную работу в другой журнал, предварительно уточнив его требования и внеся соответствующие коррективы.
В каких случаях стоит подавать письмо-опровержение?
Писать и направлять письмо-опровержение целесообразно в следующих случаях:
При формировании письма-опровержения не стоит надеяться на собственную репутацию в научных кругах, связи. Главное – качество материала.
Как формировать письмо-опровержение?
Письмо-опровержение не имеет четких рекомендаций и правил по формированию, суровых стандартов. Важно, чтобы автор сумел грамотно, последовательно и аргументировано донести собственную позицию, разъяснить свои намерения и желания, доказать, что материал достоин публикации.
Письмо-опровержение пишется в деловом стиле. Оно формируется для редактора издательства, а также для рецензентов. В «чужие руки» файл не попадет, поэтому можно направить один и тот же материал сразу всем заинтересованным лицам. Но лучше всего формировать файл для каждого «оценщика» отдельно, приведя его аргументы (цитируя замечания) и свои.
Несмотря на все недовольство, важно выразить благодарность и признательность рецензентам и редактору, за то, что они уделили время на проверку статьи. Важно в любой ситуации оставаться человеком, быть вежливым и коммуникабельным. Это не только подчеркнет холодный разум, но и эрудированность, воспитание исследователя, его сдержанность и подход к сложившейся ситуации.
Далее важно отметить ваше намерение: готовность к доработке материала, исправлению всех или отдельных замечаний, какие моменты Вы намерены оставить в неизменном виде и почему, обосновать свою позицию. Также целесообразно описать вариант устранения замечаний: простая переформулировка мыслей, внесение корректив в исследование (проведение дополнительного эксперимента) и пр.
Что должно быть в апелляционном письме?
Текст апелляционного письма должен быть разбит на смысловые блоки. Допускается выделение отдельных моментов (замечаний) другими шрифтами, цветом, выделениями и пр. Главное, чтобы это не пестрило и не мешало изучению изложенных мыслей.
Автору предстоит колоссальная работа: разобрать каждый недостаток и пояснить, как он намерен его ликвидировать, переубедить рецензента и пр.
К письму-опровержению можно приложить уже исправленный материал с соответствующими пометками (что и где отредактировано). Но помните, что ни издательство, ни рецензент не обязан принимать его во внимание, ведь на проверку «новоиспеченной версии» требуется дополнительное время.
Не делайте больших лирических отступлений. Текст документа должен быть кратким и емким, подчеркивать только суть: замечание – довод автора – вариант исправления. Не вдавайтесь в размышления, пустословие.
Особое внимание уделите тем замечаниям, которые выделили разные рецензенты (то есть разными лицами был выявлен один и тот же недостаток). Скорее всего, их придется ликвидировать. Главное, сделать это так, чтобы удовлетворить обоих экспертов.
Опытные авторы рекомендуют нумеровать каждое замечание или выносить его в отдельный абзац, тем самым структурировав материал.
В конце документа автору предстоит указать личные и контактные данные: ФИО, наименование Вуза или НИИ, при котором он действует, отметить адрес электронной почты и номер телефона для связи.
Подписи, дата написания, какие-либо печати для заверения данных не требуются.
В апелляционном письме следует избегать:
Средний объем апелляционного письма достигает 1-3 страницы. Автору предстоит кратко и емко описать все нюансы. Обратите внимание, что для отечественных изданий и рецензентов документ формируется на русском языке, но при этом приложение его на иностранном языке – допустимо. Апелляционное письмо для международного журнала формируется на английском языке. Здесь нужно грамотно изложить ход собственных мыслей на нем. Если знания иностранного языка недостаточны, то лучше всего обратиться к экспертам.
Трудности с учебой?
Помощь в написании студенческих и
аспирантских работ!
Как написать письмо рецензенту
М ы продолжаем обсуждение вопроса подготовки вузовских научных журналов, связанных с требованиями Минобрнауки России по включению периодических изданий в международные базы данных. В июльском номере «Университетской КНИГИ» наши авторы поделились своим опытом применения транслитерации на примере журнала «Актуальные проблемы экономики и права» Института экономики, управления и права (г. Казань). Взаимодействие автора, рецензента и редакции журнала в условиях соблюдения требований, необходимых для включения в международные базы данных, – ещё одна актуальная тема.
Остановимся на разъяснении некоторых вопросов, возникающих при работе с редакциями у авторов с момента выбора журнала, отправления статьи и до выхода её в свет.
Чаще всего они появляются:
А разъяснения эти нужны, так как некоторые российские журналы начали вносить изменения в правила по оформлению статей в соответствии с требованиями, необходимыми для включения их в зарубежные базы данных. Цель этих преобразований – повысить требования к авторам при подаче рукописей в журнал и приблизить их к мировым стандартам. При этом авторам следует учитывать, что на первоначальном этапе не только им, но и коллективу журнала приходится преодолевать такие организационные трудности, как и реорганизация редакции, увеличение объёмов работы редактора, переводчика и т.д. Эта статья призвана помочь взаимодействию авторов, редакторов и рецензентов, сделать это общение взаимно приятным и полезным.
Итак, вы написали научную статью и вам необходимо её опубликовать. Для этого вы должны выбрать журнал – это очень важный этап процесса работы над статьёй. Выбор журнала необходимо начинать с просмотра сайтов научных журналов, в том числе электронных. Остановив свой выбор на каком-то журнале, необходимо внимательно изучить все требования редакции, просмотреть архив журнала, чтобы узнать, о чём пишут другие его авторы, и определить, соответствует ли ваша статья профилю журнала; поинтересоваться импакт-фактором, цитируемостью журнала (обычно приводится на титульной странице сайта научного издания).
Если вас всё устраивает, следующим этапом будет работа над оформлением статьи в соответствии с требованиями редакции научного журнала. Статья должна иметь научную ценность, а не быть написанной под конкретный журнал. Самое главное для автора – правильно определить цель написания статьи и задачи, которые будут решаться. Если это сделано, написание статьи для автора не будет проблемой.
Хочется немного остановиться на структуре научной статьи, а именно на том, какой она должна быть в соответствии с требованиями зарубежных журналов (или российских журналов, которые хотят соответствовать мировым стандартам).
Обязательными элементами научной статьи являются: УДК, ФИО автора; сведения об авторе (учёная степень, учёное звание, должность, профессия и место работы); заглавие статьи; аннотация; ключевые слова; пристатейный список литературы; если необходимо, сведения о продолжении или об окончании статьи; дата поступления материала в редакцию; знак охраны авторского права.
Форма приведения, последовательность и место расположения элементов издательского оформления статей определяются редакцией журнала, они должны быть единообразны во всех номерах.
Каждая статьи обязательно должна содержать следующие разделы: введение (цель и методы исследования), результаты исследования, выводы.
При необходимости (по желанию автора) возможна дополнительная рубрикация.
Результаты исследования. Научная статья должна отображать процесс исследования / последовательность рассуждений, в результате которых получены теоретические выводы. В научно-практической статье необходимо описать стадии и этапы экспериментов или опытов, промежуточные результаты и привести обоснование общего
вывода в виде физического или статистического объяснения. Их следует представлять в логической последовательности в тексте, таблицах и на рисунках. В тексте не следует повторять данные таблиц и рисунков, нужно говорить только об их сравнении.
В виде выводов нужно сформулировать результаты решения проблемы, указанной в заголовке и цели статьи. Сюда можно включить и рассуждения автора о результатах исследования. Заключение должно раскрывать не какую-то глобальную идею, а конкретную проблему, рассмотренную в статье.
Кстати, здесь можно обратить внимание авторов на наиболее часто встречающиеся в статьях ошибки:
Понятно, что исследователи хотят как можно быстрее опубликовать свои работы. Но это не должно отражаться на качестве представляемых статей. При подаче рукописи в редакцию, авторы должны выполнять все требования по оформлению и представлению работы, своевременно отвечать на вопросы редактора и рецензента.
После оформления статьи необходимо подготовить весь комплект сопроводительных документов, заархивировать его и отправить в редакцию. Это можно сделать двумя способами:
Все этапы этого процесса так подробно нами описываются, потому что именно их выполнение показывает отношение автора к журналу, в который он обращается, и соответственно помогает работе редакции.
Отправляя письмо в редакцию, необходимо соблюдать определённые правила. Существует некий профессиональный этикет – свод правил переписки, принятый в работе между автором, редактором и рецензентом.
Кроме того, следует понимать, что положительный ответ редактора на письмо не означает согласие на публикацию.
Далее статья проходит обязательную процедуру рецензирования. Существует несколько вариантов проведения рецензирования:
Наиболее желательным вариантом является второй – «двойное слепое рецензирование», так как позволяет избежать многих неприятных моментов, таких как, например, конфликт интересов автора и рецензента.
Редакция направляет рецензенту письмо следующего содержания: « Уважаемый…! Направляем Вам на рецензию материалы статьи «Разработка модели…». Просим дать заключение о соответствии содержания статьи профилю журнала и целесообразности её публикации в разделе «Экономические науки» журнала «Актуальные проблемы экономики и права»».
Сообщаем Вам, что редакция журнала в своей работе ориентируется на мировые стандарты и опыт работы зарубежных редакционных коллегий, поэтому в статье не указано имя автора, рецензирование в журнале двойное слепое (автор не знает рецензента, рецензент не знает автора). Слепое рецензирование используется для исключения неоднозначной характеристики статьи рецензентом.
В письмо информация о слепом рецензировании нами была введена, так как учёные-гуманитарии оказались не готовы к тому, что не знают автора рецензируемой статьи. Были даже случаи, когда «обиженный» рецензент написал в строке «автор статьи»: «Имя твоё неизвестно, исследование может быть бессмертным» – или другой рецензент: «Рецензия на статью анонимного автора».
ПРИНЯТЬ НЕЛЬЗЯ ОТКЛОНИТЬ
При оценке статьи рецензент может: отклонить её; предложить автору доработать; рекомендовать к публикации.
В случае отклонения статьи редактор сообщает об этом автору в очень корректной форме, с указанием причин такого решения, и предлагает прислать другую статью.
Если необходимо доработать статью, автору отправляется письмо с общей оценкой статьи и замечаниями рецензента. Например:
« Сообщаем Вам, что материалы статьи «Региональные кластеры как…» прошли рецензирование, получена положительная рецензия с рекомендацией доработать статью.
1. В статье слабо представлены элементы научной новизны, неясно, что является личным вкладом автора, а что обобщено из других источников.
В целом материал соответствует требованиям, предъявляемым к научным изданиям. Рекомендовано к изданию с учётом изложенных пожеланий.
Автор в ответ на полученное с замечаниями письмо должен поблагодарить рецензента за проведённую работу, а потом подробно расписать то, что он переработал, выделив в тексте исправленные места. При выполнении этих условий вопрос о размещении переработанной статьи в журнале может решиться без повторного рецензирования.
Ответ автора статьи на замечания может быть таким:
« Здравствуйте! Большое спасибо за рецензию! Статью я переработала с учётом всех указанных замечаний».
Ответы на замечания рецензента:
Если автор не согласен с замечаниями рецензента, он должен подробно расписать, с чем не согласен, объяснить, что, возможно, они придерживаются различных научных позиций и т.д. Это может помочь решить вопрос, и статья, вероятно, будет направлена другому рецензенту.
Если получена положительная рецензия, автор получает письмо с сообщением об этом с указанием номера журнала, в котором будет опубликована статья. Например:
« Добрый день…! На Вашу статью «К вопросу…» получена положительная рецензия. Статья принимается к публикации в № 3 – 2013 (сентябрь). С уважением …».
Кстати, если у автора в ближайшее время предполагается защита, а номер выходит позже рассылки автореферата, редакция может выдать справку с подтверждением публикации статьи и указанием номера журнала:
« Справка дана Иванову Ивану Ивановичу, доктору юридических наук, профессору кафедры уголовного права и криминологии Омского государственного университета им. Ф.М. Достоевского, в том, что его статья «Методологические аспекты…» на основе положительной рецензии принята к публикации в разделе «Диалектика противодействия коррупции» журнала «Актуальные проблемы экономики и права» № 4, 2012 г. Регистрационный номер – 1219/12 от 15.10.2012.
Справка дана для предъявления по месту требования.
Необходимо иметь в виду, что работа рецензента, как правило, является дополнительной нагрузкой и не оплачивается. За рубежом минимальный срок, в течение которого автор статьи должен просто ждать ответа редакции, два месяца. По истечении этого срока автор может очень вежливо написать в редакцию письмо с просьбой посмотреть, на какой стадии рецензирования находится его статья.
Опыт работы редакции нашего журнала показывает высокий уровень культуры авторов, который не зависит от того, начинающий это исследователь или известный учёный. Большинство приведённых цитат из писем это подтверждают. Но бывает и так, что аспирант принимает в штыки сделанные рецензентом замечания, а профессор – благодарит за проделанную работу, так как для него это – возможность улучшить статью.
Научно-исследовательская работа не стоит на месте, реформируются и периодические издания. Автор, работая с журналами, которые постоянно развиваются, также приобретает опыт, который в дальнейшем поможет ему при желании опубликоваться в зарубежных изданиях.
В настоящее время перед вузовскими научными журналами стоит важнейшая задача – привлекать больше зарубежных коллег с аналитическими материалами и научными статьями, достойно представлять работы российских учёных на высоком научном уровне, стать проектами, открытыми для мирового научного сообщества.
1. ГОСТ Р 7.0.7 2009. Статьи в журналах и сборниках.
2. Редакционная подготовка научных журналов для включения в зарубежные индексы цитирования: методические рекомендации / авт.-сост. О.В. Кириллова. – М., 2012. – 68 с.
Авторы Гульназ Язкаровна ДАРЧИНОВА, директор издательства «Познание» Института экономики, управления и права (г. Казань), ответственный секретарь научного журнала «Актуальные проблемы экономики и права»; Оксана Анатольевна АЙМУРЗАЕВА, технический редактор издательства «Познание» Института экономики, управления и права (г. Казань).
Cover Letter: Часть 4. Как писать эффективные ответные письма (Response Letter) рецензентам: советы экспертов и шаблон письма (в PDF)
Главная » Научный перевод » Cover Letter: Часть 4. Как писать эффективные ответные письма (Response Letter) рецензентам: советы экспертов и шаблон письма (в PDF)
Продолжаем серию статей «Cover Letter: советы и примеры писем» и в данной статье речь пойдет о написании ответов на замечания рецензентов.
После отправки рукописи в научный журнал и получения комментариев от рецензентов и/или редактора журнала, авторов часто просят отредактировать свои рукописи с учетом предоставленных комментариев. Хотя у авторов, как правило, нет проблем с ответом на комментарии с научной или академической точки зрения, им иногда бывает трудно выбрать наиболее эффективный способ ответа.
Под «эффективным» здесь мы подразумеваем составление ответов на английском языке в структурированной и сбалансированной форме и в духе коллегиального сотрудничества; или, наоборот, составление ответов, которые не затратят много времени редактора журнала или рецензентов в связи с тем, что они плохо структурированы, излишне многословны или неуместны.
В данной статье мы дадим несколько советов о том, как эффективно подготовить ваши ответы на экспертную оценку, редакционную рецензию или на то и другое.
Основная цель при редактировании статьи в ответ на замечания рецензентов – не только сохранить точное описание того, что вы сделали, и вашу интерпретацию результатов исследования, но также включить комментарии рецензента, которые помогут улучшить ваше описание и интерпретацию. Впрочем, вы не обязаны соглашаться вносить все предложенные рецензентами изменения в вашу рукопись, но вам необходимо соответствующим образом объяснить, почему вы решили этого не делать. Не менее важно показать, какие предлагаемые изменения вы решили внести.
В статье вы также найдете:
1. Два шага по составлению эффективных ответных писем рецензентам
Шаг 1. Распределите ваши ответы по комментариям
Не все рецензенты предоставляют комментарии в одном и том же формате, но многие рецензенты дают «основные комментарии», за которыми следуют «второстепенные комментарии». Этим двум категориям комментариев могут предшествовать краткие обзоры целей, методов, основных результатов и последствий вашей работы.
Основные комментарии: обычно они касаются основного научного или академического содержания представленной рукописи.
Второстепенные комментарии: они обычно касаются презентационных аспектов, таких как грамматические ошибки, несоответствия, отсутствие соответствующих ссылок и изменения, которые предлагается внести в таблицы и рисунки.
Мы предлагаем вам выполнить следующие четыре рекомендации подготовки при составлении ответного письма рецензентам. Вы можете пропустить п. 1, если рецензент уже классифицировал комментарии как основные и второстепенные.
На этом этапе обязательно проверьте крайний срок возврата отредактированной статьи. Некоторые редакторы журнала указывают срок в ответном письме к вам. В противном случае вам, возможно, придется проверить, указан ли крайний срок в рекомендациях для авторов. Например, может быть предоставлен 3-месячный (90-дневный) срок. Обязательно спланируйте работу, которую необходимо выполнить, включая составление письма (и время для редактирования и перевода вашей отредактированной статьи и ответного письма) в течение указанного срока. Если на каком-либо этапе вы решите, что не успеете в срок, установленный для повторной подачи, обязательно сообщите об этом редактору журнала и попросите предоставить дополнительное время для пересмотра, большинство редакторов идут навстречу и готовы продлить срок.
Шаг 2. Составьте структурированное ответное письмо
Вам необходимо использовать подходящие фразы для ответа редактору и рецензенту и упорядочить свои ответы в простой и понятной форме.
Некоторые журналы просят авторов ответить на комментарии рецензентов, следуя определенному формату (например, перечисляя все комментарии и соответствующие ответы в таблице), но многие журналы не уточняют, в какой форме авторам следует составлять ответное письмо. В последнем случае мы рекомендуем упорядочить ваши ответы четко и просто, чтобы второе рецензирование статьи прошло максимально эффективно и без проблем (то есть чтобы не тратить время рецензентов, которое обычно не оплачивается, и не откладывать решение о публикации статьи).
Чтобы помочь вам составить надлежащим образом сформулированное и хорошо структурированное ответное письмо, мы разместили шаблон ответного письма, который вы можете найти в конце данной статьи.
2. И еще несколько общих советов
3. Заключение
Итак, вы ознакомились с очередной статьей из серии «Cover Letter: советы и примеры писем» про то, как правильно составить эффективное ответное письмо рецензентам.
В большинстве научных областей почти все статьи требуют небольших авторских доработок перед публикацией, поэтому не переживайте, что вам указали на недостатки или сделали замечание. Отвечать на комментарии рецензентов может быть сложно, но, следуя приведенным выше шагам и советам, вы сможете составить качественное и понятное ответное письмо рецензентам, что приведет вас к заветной публикации.
В комментариях к данной статье напишите, часто ли вам приходится писать подобные письма и что по вашему мнению действительно важно при написании ответных писем рецензентам?