Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.
В каких случаях используется письмо-подтверждение
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Непосредственный составитель
В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.
Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.
Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления
Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.
Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.
В каких случаях составляется письмо-подтверждение
Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.
Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:
В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).
Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.
В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.
Образцы других информационных писем:
Как написать — рекомендации и советы
Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).
Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.
Типовая структура имеет следующий вид:
Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».
Скачать образец
Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.
г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»
Тел. (879)881922 М.С. Крюкову
г. Мурманск, ул. Северная, 52
Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.
Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».
С уважением, директор ООО «Море» Сетков Сетков К.И.
Выводы
Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.
Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.
Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.
Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.
ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ (ОБРАЗЕЦ).
Письмо-подтверждение (образец ниже) – это некоммерческое деловое письмо, которое является одной из разновидностей информационных писем. Его составляют, чтобы подтвердить получение информации, материалов, документации, достигнутые ранее договоренности и другое.
Письмо-подтверждение является знаком внимания и уважения к получателю и играет роль поддержания деловых отношений. Так как позволяет разрешить или урегулировать какой-то вопрос или укрепить взаимовыгодные отношения с адресатом письма.
Такое письмо может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Обычно его пишут на письменный или устный запрос КОНТРАГЕНТА, КОТОРОМУ ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ.
ПОВОДЫ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.
Существует множество поводов для написания писем подтверждений. Наиболее распространенными причинами составления подтверждений являются:
ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
Так как письмо подтверждение является деловым письмом, то на нем не ставится название его вида. Нельзя указывать в этом письме его наименование типа «Письмо подтверждение». Это некорректно.
Письмо-подтверждение составляется на фирменном бланке организации в соответствии с действующим законодательством вашей страны.
КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ. ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.
Если вы задаетесь вопросом, как написать письмо подтверждение, то в таком письме важно указать предмет подтверждения. То есть если вы подтверждаете предварительную договоренность, тогда в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если вы подтверждаете получение документов – необходимо назвать их и т.д.
Слова и фразы, встречающиеся в письмах подтверждениях: Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем и т.п.
ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.
Письмо подтверждение юридического адреса
Уважаемый Имя Отчество,
АО «LINGUA» подтверждает свой юридический адрес: г. Уральск ул. Чапаева 10/1.
Письмо подтверждение бронирования
Уважаемый Имя Отчество,
Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.
Согласно Вашей Заявки от 12.04.2018 г. подтверждаем бронирование гостиницы «Палас» для господина Осипова С.Е. Подробная информация о деталях бронирования прилагается к данному письму.
с уважением, Отдел бронирования
Письмо подтверждение поставки
Уважаемый Имя Отчество,
АО «LINGUA» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.
Письмо подтверждение оплаты
Уважаемый Имя Отчество,
АО «М» сообщает Вам о подтверждении оплаты за услуги корпоративной связи.
Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.
Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры
Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».
Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.
Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо
У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.
Среди популярных тематик:
Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.
Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.
Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.
Структура и правила написания письма-подтверждения
Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.
В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.
Приветственная часть
Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.
Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.
И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.
Основная часть письма-подтверждения
Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.
Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:
Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.
Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.
Заключительная часть
Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.
Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.
Ошибки при написании письма
Образцы подтвердительных писем
Универсальный шаблон письма-подтверждения
Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.
_______ (адрес)
Уважаемый _________,
Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.
Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).
В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.
С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.
Подтверждение бронирования туристических услуг
Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.
Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.
В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.
Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.
Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.
С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.
Пример письма, подтверждающего деловую встречу
Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).
Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.
В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).
С уважением,
ФИО, должность, компания.
Письмо подтверждение. Образец письма.
Письмо-подтверждение является одной из разновидностей информационных писем.
Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
Письмо подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
__________________ __Вариант 2___________ ___________________
Уважаемый Оскар Олегович,
Подтверждаем получение Вашего письма от 20 мая 2018 года и просим Вас принять заказ на три насосные машины согласно утвержденного Вами прайс-листа.
Доставка товара должна быть осуществлена по адресу, указанному в реквизитах настоящего письма в срок до 28 мая 2018 года. Поскольку Вы не упомянули ничего о гарантийном сроке, который предоставляется при получении машин, просим Вас указать гарантийный срок на два года, в течение которого нам предоставляется право на любые ремонтные работы в течение гарантийного срока.
Будем рады получить подтверждение нашего заказа и узнать Ваше мнение о наших условиях.
О согласии на сотрудничество
Уважаемый Оскар Олегович,
01.07.2019 года мы получили от Вас письмо с предложением о совместной работе над проектом «1С-Т». Мы рассмотрели его и подтверждаем свое согласие на сотрудничество.
Ждем от вас договор. Все текщие вопросы можно решить по телефону 8 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.
Письмо подтверждение о получении товара
Уважаемый Имя Отчество,
Подтверждаем получение оборудования для лаборатории.
Просим Вас направить к нам специалистов по установке и наладке оборудования 20 июня 2018 года.
Письмо подтверждение юридического адреса
Уважаемый Имя Отчество,
АО «LINGUA» подтверждает свой юридический адрес: г. Уральск ул. Чапаева 10/1.
Пример письма подтверждения об оплате партии лакокрасочных материалов
Уважаемый Имя Отчество,
Настоящим подтверждаем оплату партии 251 лакокрасочных материалов согласно контракту No 26 от 10.05.2014 года в день поступления груза в г. Ростов-на-Дону. Копия платежного поручения No 214 от 25.10.18 прилагается.
Надеемся на продолжение взаимного сотрудничества в ближайшее время.
Письмо подтверждение бронирования
Уважаемый Имя Отчество,
Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.
Согласно Вашей Заявки от 12.04.2018 г. подтверждаем бронирование гостиницы «Палас» для господина Осипова С.Е. Подтверждение со всеми деталями бронирования прилагается к данномуписьму.
с уважением, Отдел бронирования
Подтверждение письмо товара (пример)
Уважаемый Имя Отчество,
АО «LINGUA» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.
Письмо подтверждение оплаты
Уважаемый Имя Отчество,
АО «М» сообщает Вам о подтверждении оплаты за услуги корпоративной связи.
Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.
Письмо подтверждение о получении денег от клиента
Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12 000 рублей от Иванова В.В. (паспорт №3ХХХХХ от 12.09.2017 г.) в качестве оплаты за товар.
Письмо подтверждение получения резюме (образцы)
Уважаемый Имя Отчество,
Мы получили Ваше резюме на вакантную в настоящее время должность директора по развитию сети.
Благодарим Вас за проявленный интерес к нашей компании. До 14 июня 2019 года мы рассматриваем анкеты всех потенциальных соискателей, после чего будем инициировать организацию собеседования.
Письмо подтверждение о намерениях сотрудничества
Подтверждаем наши договоренности по вступлению в долгосрочное сотрудничество с ООО «Сервис». Мы готовы заключить договор на регулярные поставки товара по предложенной Вами цене с 1 сентября текущего года.
Для уточнения деталей проведения поставок или при возникновении вопросов Вы можете связаться с нами по телефону +7 ХХХХХХХХ.