Как составить глоссарий, чтобы повысить общую оценку работы?
Многие работы не подразумевают составление глоссария. Поэтому, когда студенту приходится столкнуться с такой работой, то он оказывается к ней не готов. Вместе с тем, все чаще преподаватели требуют составлять глоссарий даже к таким простым работам, как доклад или реферат. А если дело касается такого труда, как магистерская диссертация или диссертация на соискание научной степени, то без него, как правило, не обойтись. Что же такое глоссарий? Рассмотрим в данной статье.
Что такое глоссарий?
Глоссарий представляет собой своего рода сборник научных терминов и «професионализмов», разъяснение которых требуется для понимания сути работы. Таким образом, глоссарий является толковым словарем специальных терминов. В него входят термины, которые чаще других упоминаются в работе.
Глоссарий является структурной частью работы. Как правило, он приводится в конце работы после списка литературы или перед ним. Однако все зависит от требований конкретного вуза.
Поэтому целесообразно сначала ознакомиться с методическими рекомендациями по выполнению конкретной работы, в которых будут приведены и требования к оформлению глоссария.
В некоторых случаях глоссарий оформляют в отдельной папке и используют титульный лист.
Правила составления глоссария
Чтобы глоссарий подчеркивал положительные стороны работы, его следует составлять по основным правилам:
Обычно к каждому определению, вынесенному в глоссарий, в основной части работы делается сноска на словарь терминов.
Если студент пишет обычную студенческую работу (реферат, курсовую или доклад), то глоссарий должен, в первую очередь, показать, как он усвоил понятия. Они не являются новыми для преподавателя. В этом случае следует отбирать те понятия, которые помогут студенту лучше усвоить материал. Если же выполняется такая серьезная работа, как диссертация, то словарь терминов играет уже другую роль. Этот аспект будет рассмотрен в другом разделе.
Требования к оформлению глоссария
Мало просто отобрать слова по теме работы. Нужно их правильно оформить в виде словаря. Для этого можно воспользоваться стандартными требованиями (если методические рекомендации ВУЗа не предусматривают иное):
Отдельно следует выделить особенности оформления титульного листа:
Если термины приведены в такой работе, как доклад, реферат или «курсовик», то их следует выучить наизусть. Ведь на защите работы преподаватель будет спрашивать их в первую очередь.
Поэтому не рекомендуется выносить в словарь те определения, которые студент не понимает. Также не следует упоминать их в работе. Иначе это может стать проблемой при защите.
Иногда преподаватели просят студентов представить глоссарий отдельно от работы. В любом случае, требования следует уточнить у того, кто будет проверять работу.
Как будет оцениваться глоссарий? Термины, упоминаемые в нем, должны целиком соответствовать теме дисциплины. В глоссарии должно быть приведено требуемое количество определений. Студенту следует знать наизусть определения терминов из глоссария. Данная работа должна быть правильно оформлена.
Глоссарий для диссертации
Если диссертация содержит много новых профессиональных слов и понятий, то их рекомендуется привести в виде глоссария. Ведь тот, кто будет читать работу, не обязан досконально разбираться в профессиональных понятиях. Поэтому вынесение таких профессиональных жаргонов в отдельный раздел служит своего рода данью уважения к читателям.
Словарь терминов для студенческой работы призван, в первую очередь, помочь студенту разобраться в представленных в нем определениях. То есть он нужен не для преподавателя, а для студента. Словарь терминов в диссертации призван помочь членам комиссии разобраться в сути работы.
Правила составления глоссария следует уточнить в методических рекомендациях по написанию и оформлению диссертаций.
Как правило, глоссарий приводится в виде таблицы. В левой колонке обозначается сам термин, а в правой – его расшифровка. При этом следует выделить «шапки» для колонок:
Однако требования могут разниться в зависимости от вуза.
Правильное составление и оформление глоссария положительным образом скажется на работе и создаст соответствующее впечатление о ней у преподавателя.
Глоссарий проектной работы
Содержание статьи
Глоссарий или список терминов является разделом работы, в котором необходимо представить термины, которые были использованы в работе и могут быть незнакомы как проверяющему работу, так и простому читателю и дать их трактовку или краткое описание, не следует путать глоссарий и список сокращений.
Глоссарий (список терминов) проектной работы
Глоссарий является не обязательным структурным элементом проектной работы, но при наличии в проекте большого количества сложных понятий (терминов) рекомендуется его составить.
Расположение глоссария в работе
В любой работе в том числе и проектной (проектно-исследовательской) глоссарий располагается после титульного листа перед содержанием, в том случае, если в проектной работе предполагаются дополнительные документы (аннотация, паспорт) глоссарий (список терминов) располагается перед данными структурными элементами, то есть глоссарий всегда располагается сразу после титульного листа.
Расположение глоссария (список терминов)
Расположение глоссария (или списка терминов) следующим за титульным листом разделом связано с тем, что новые термины могут встречаться на любых листах и в любых структурных элементах работы.
Особенности составления списка терминов (глоссария)
Так как глоссарий является словарём сложных терминов, используемых в работе его составление, имеет ряд особенностей:
Особенности составления глоссария (списка терминов)
Варианты структурирования глоссария (списка терминов)
Глоссарий или список используемых в работе терминов может быть оформлен различными способами в зависимости от требований методического пособия или положения:
Термины могут располагаться как в алфавитном порядке, так и в порядке появления в работе.
Этапы составления глоссария (списка терминов)
Составляя глоссарий работы необходимо следовать определённой последовательности:
После того как значения всех терминов были найдены глоссарий готов.
Пример глоссария (списка терминов)
Для лучшего понимания приведём наглядный пример глоссария, составленного по теме различным темам и оформленным по-разному.
Обратите внимание, что глоссарий напрямую связан с используемыми в проекте терминами, поэтому использовать чужие глоссарии не рекомендуется, так как даже в одинаковых темах могут встречаться различные понятия тем самым использую чужой глоссарий по схожей теме может получиться ситуация, когда понятия глоссария и текста проектной работы полностью отличаются – это может привести к тому, что проектная работа не будет принята, потратьте время и составьте глоссарий самостоятельно и не переживайте за свою проектную работу.
Пример глоссария по теме «Нормы русского языка», глоссарий оформлен в таблице.
Пример глоссария по теме «Геральдика городов России», глоссарий составлен оформлен в таблице.
Пример глоссария по теме «Экологические проблемы Санкт-Петербурга», глоссарий оформлен в виде нумерованного списка.
Как видно из приведённого примера, в глоссарий включаются только сложные и непонятные термины трактовка которых не была представлена в тексте проектной работы.
Ошибки при составлении глоссария (списка терминов)
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при подготовке списка терминов (глоссария):
Как создать идеальный глоссарий
Составление и пополнение глоссариев со специальными терминами — привычная практика для переводчиков. Рассказываем, как правильно составлять глоссарии в Smartcat и использовать их, извлекая максимум пользы.
Глоссарий включает термины с переводами на один или несколько языков, комментарии и примеры использования. Их можно условно разделить на несколько типов:
Как создать глоссарий
В Smartcat создавать и использовать глоссарий можно прямо в CAT-редакторе, поэтому вам не придется искать дополнительные инструменты в процессе перевода.
Но сначала нужно создать глоссарий. Для этого перейдите в раздел Ресурсы → Глоссарии, нажмите кнопку «Создать глоссарий» и в появившемся окне внесите необходимые данные (название, языки и комментарии). Желательно заполнить как можно больше полей — это поможет не запутаться в ваших глоссариях.
Как добавлять термины в глоссарий
Удобнее всего пополнять глоссарий по ходу работы: заметили повторяющийся термин — добавили. Если глоссарий уже подключен к проекту, выделите термин или его перевод в тексте и нажмите сочетание Ctrl+E. В открывшемся окне заполните необходимые поля и нажмите «Добавить».
Есть и другие способы. Например, вы можете добавить термин при создании нового глоссарияили импортировать уже имеющийся у вас список терминов. В глоссарий стоит добавлять:
После добавления в глоссарий термин выделяется в тексте желтым и напоминает вам утвержденный перевод. Это значит, что вам не придется каждый раз открывать новую вкладку браузера и искать термин вручную среди тысячи других.
Не стоит добавлять в глоссарий большие отрывки текста (для этого используется память переводов), бытовые фразы или фразы из общей лексики.
Как создать идеальный глоссарий
Цель глоссария — устранить неопределенность в тексте и сохранить единообразие. Чтобы глоссарий был удобным и приносил пользу, придерживайтесь следующих простых правил:
Отличие глоссария от памяти переводов
У этих инструментов много общего, но они, тем не менее, не взаимозаменяемы. Память переводов «запоминает» все переведенные вами предложения, поэтому рекомендуется добавлять в глоссарий отдельные слова, а не целые фразы или предложения.
Памятка-алгоритм по работе над терминами и составлению глоссария.
Данный вид самостоятельной работы заключается в ознакомлении со словарными словами, новыми терминами, понятиями.
Данный термин происходит от греческого слова «глосса», что означает язык, речь. В Древней Греции глоссами называли непонятные слова в текстах, толкование которых давалось рядом на полях. Собрание глоссов в последствии стали называть глоссарием.
Каково назначение глоссария?
Глоссарий необходим для того, что любой человек, читающий вашу работу, мог без труда для себя найти объяснение мудреных слов и сложных терминов, которыми так и кишит ваш документ.
Как составить глоссарий?
Для начала внимательно прочитайте и ознакомьтесь со своей работой. Наверняка, вы встретите в ней много различных терминов, которые имеются по данной теме.
После того, как вы определили наиболее часто встречающиеся термины, вы должны составить из них список. Слова в этом списке должны быть расположены в строго алфавитном порядке, так как глоссарий представляет собой не что иное, как словарь специализированных терминов.
1. точная формулировка термина в именительном падеже;
2. содержательная часть, объемно раскрывающая смысл данного термина.
При составлении глоссария важно придерживаться следующих правил:
— стремитесь к максимальной точности и достоверности информации;
— старайтесь указывать корректные научные термины и избегать всякого рода жаргонизмов. В случае употребления такового, давайте ему краткое и понятное пояснение;
— также не забывайте приводить в пример контекст, в котором может употреблять данный термин;
— при желании в глоссарий можно включить не только отельные слова и термины, но и целые фразы.
Правила составления глоссария:
— термины располагаются в алфавитном порядке
— обязательно указывается ссылка на источник
— смысловая логичность и точность изложения
— отсутствие лексических, грамматических и орфографических ошибок
Требования к оформлению:
Формат листов А4, шрифт Times New Roman, размер 14, расстояние между строк – 1,5 интервал, абзацный отступ 1,25 см., поля 30 мм (слева), 20 мм (сверху), 20 мм (справа), 20 мм (снизу).
7) Методические рекомендации по подготовке доклада
Доклад– вид самостоятельной работы, используется в учебных и внеаудиторных занятиях, способствует формированию навыков исследовательской работы, расширяет познавательные интересы, приучает критически мыслить. При написании доклада по заданной теме составляют план, подбирают основные источники. В процессе работы с источниками, систематизируют полученные сведения, делают выводы и обобщения. Подготовка доклада требует от студента большой самостоятельности и серьезной интеллектуальной работы, которая принесет наибольшую пользу, если будет включать с себя следующие этапы:
— изучение наиболее важных научных работ по данной теме, перечень которых, как правило, дает сам преподаватель;
— анализ изученного материала, выделение наиболее значимых для раскрытия темы доклада фактов, мнений разных ученых и научных положений;
— обобщение и логическое построение материала доклада, например, в форме развернутого плана;
— написание текста доклада с соблюдением требований научного стиля.
Построение доклада включает три части: вступление, основную часть и заключение. Во вступлении указывается тема доклада, устанавливается логическая связь ее с другими темами или место рассматриваемой проблемы среди других проблем, дается краткий обзор источников, на материале которых раскрывается тема, и т.п. Основная часть должна иметь четкое логическое построение, в ней должна быть раскрыта тема доклада. В заключении обычно подводятся итоги, формулируются выводы, подчеркивается значение рассмотренной проблемы и т.п.
8) Методика написания реферата и требования к его оформлению
Реферат состоит из введения (обоснование актуальности и значения темы), основной части (обобщенное и систематизированное изложение темы на основе литературных источников, а также собственного мнения автора по рассматриваемому вопросу), заключения или выводов и перечня литературных источников, использованных докладчиком. Реферат может быть более объемным и подробным, чем устное выступление по данному вопросу.
Реферат выполняется на компьютере в одном экземпляре, и оформляется только на лицевой стороне белой бумаги следующим образом:
— размер бумаги стандартного формата А4 (210 х 297 мм)
— поля: левое – 30 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм.
— шрифт: Times New Roman.
— междустрочный интервал: полуторный в основном тексте, одинарный в подстрочных ссылках
— расстановка переносов – автоматическая
— форматирование основного текста и ссылок – в параметре «по ширине»
— цвет шрифта – черный
— красная строка – 1,5 см
Объем реферата — 8–10 страниц машинописи (план-оглавление — 1 страница, специальная часть — 6–8 страниц, указатель литературы — 1 страница).
Текст должен быть напечатан или написан только на одной стороне листа с полями: слева — 3 см, справа — 1 см, сверху и снизу — 2 см.
Каждый лист, таблица, рисунки должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без знака №).
Название таблицы и подписи к рисункам должны располагаться на той же странице, где расположена основная часть таблицы и диаграммы.
Указатель литературы должен содержать около 10 источников (учебники, пособия, справочники, монографии, периодические издания). Источники литературы располагаются в алфавитном порядке (по начальным буквам фамилии первого автора.)
Описание каждого источника литературы имеет следующую последовательность:
— фамилии, инициалы авторов книг и статей;
— название книги или журнала;
В указатель литературы включать только источники, которые использованы в работе (в тексте, в таблицах). Приводя в тексте работы данные литературы, необходимо в скобках указать инициалы, затем фамилию автора и год публикации.
Работа должна быть сброшюрована и подписана автором.
На титульном листе следует указать полное название учебного заведения, тему реферата, фамилию, имя, отчество преподавателя и студента, номер группы, год.
9) Методические рекомендации по составлению конспекта.
Конспект (от лат. cons-pectum – обзор, описание) – сложная запись содержания исходного текста, включающая в себя заимствования (цитаты) наиболее примечательных мест в сочетании с планом источника, а также сжатый анализ записанного материала и выводы по нему.
Для работы над конспектом следует:
♦ определить структуру конспектируемого материала, чему в значительной мере способствует письменное ведение плана по ходу изучения оригинального текста;
♦ в соответствии со структурой конспекта произвести отбор и последующую запись наиболее существенного содержания оригинального текста – в форме цитат или в изложении, близком к оригиналу;
♦ выполнить анализ записей и на его основе – дополнение записей собственными замечаниями, соображениями, «фактурой», заимствованной из других источников и т. п. (располагать все это следует на полях тетради для записей или на отдельных листах-вкладках);
♦ завершить формулирование и запись выводов по каждой из частей оригинального текста, а также общих выводов.
Систематизация изученных источников позволяет повысить эффективность их анализа и обобщения. Итогом этой работы должна стать логически выстроенная система сведений по существу исследуемого вопроса.
Необходимо из всего материала выделить существующие точки зрения на проблему, проанализировать их, сравнить, дать им оценку.
В записях и конспектах студенту очень важно указывать названия источников, авторов, год издания.
Критерии оценки:
Критерии оценки:
10) Методические рекомендации по работе с нормативным документом.
Умение работать с нормативным документом означает научиться осмысленно пользоваться источниками. Прежде чем приступить к освоению научной литературы, рекомендуется чтение учебников и учебных пособий.
Существует несколько методов работы с нормативным документом
Один из них – самый известный – метод повторения: прочитанный текст можно заучить наизусть. Простое повторение воздействует на память механически и поверхностно. Полученные таким путем сведения легко забываются.
Наиболее эффективный метод – метод кодирования: прочитанный текст нужно подвергнуть большей, чем простое заучивание, обработке. Чтобы основательно обработать информацию и закодировать ее для хранения, важно произвести целый ряд мыслительных операций: прокомментировать новые данные; оценить их значение; поставить вопросы; сопоставить полученные сведения с ранее известными.
Для улучшения обработки информации очень важно устанавливать осмысленные связи, структурировать новые сведения.
Изучение нормативной литературы требует ведения рабочих записей.
Форма записей может быть весьма разнообразной: простой или развернутый план, тезисы, цитаты, конспект.
План (от лат. planum – плоскость) – первооснова, каркас какой-либо письменной работы, определяющие последовательность изложения материала.
План является наиболее краткой и потому самой доступной и распространенной формой записей содержания исходного источника информации. По существу, это перечень основных вопросов, рассматриваемых в источнике. План может быть простым и развернутым. Их отличие состоит в степени детализации содержания и, соответственно, в объеме.
Преимущество плана состоит в следующем.
Во-первых, план позволяет наилучшим образом уяснить логику мысли автора, упрощает понимание главных моментов документа.
Во-вторых, план позволяет быстро и глубоко проникнуть в сущность построения документа и, следовательно, гораздо легче ориентироваться в его содержании.
В-третьих, план позволяет – при последующем возвращении к нему – быстрее обычного вспомнить прочитанное.
В-четвертых, с помощью плана гораздо удобнее отыскивать в источнике нужные места, факты, цитаты и т. д.
Выписки– небольшие фрагменты текста (неполные и полные предложения, отдельные абзацы, а также дословные и близкие к дословным записи об излагаемых в нем фактах), содержащие в себе квинтэссенцию содержания прочитанного.
Выписки представляют собой более сложную форму записей содержания исходного источника информации. По сути, выписки – не что иное, как цитаты, заимствованные из текста. Выписки позволяют в концентрированной форме и с максимальной точностью воспроизвести в произвольном (чаще последовательном) порядке наиболее важные мысли, статистические и даталогические сведения. В отдельных случаях — когда это оправданно с точки зрения продолжения работы над текстом – вполне допустимо заменять цитирование изложением, близким к дословному.
Тезисы(от греч. tezos – утверждение) – сжатое изложение содержания изученного материала в утвердительной (реже опровергающей) форме.
Отличие тезисов от обычных выписок состоит в следующем.
Во-первых, тезисам присуща значительно более высокая степень концентрации материала.
Во-вторых, в тезисах отмечается преобладание выводов над общими рассуждениями.
В-третьих, чаще всего тезисы записываются близко к оригинальному тексту, т. е. без использования прямого цитирования.
Исходя из сказанного, нетрудно выявить основное преимущество тезисов: они незаменимы для подготовки глубокой и всесторонней аргументации письменной работы любой сложности.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).
Как написать словарь терминов
Компании используют десятки терминов и понятий. Часто они имеют отраслевую специфику. Но даже если так, каждая компания «говорит на своём языке». Термины и их описания важны для лучшего понимания бизнес-процессов, они облегчают взаимодействия, коммуникацию, совместную работу. Разговаривать на одном языке нужно и для успешных контактов с внешними контрагентами (партнёрами, подрядчиками).
Я несколько раз создавала Словари Терминов в компаниях. Самый масштабный из них — Словарь Терминов Олимпийских Игр, мы разработали его в Оргкомитете Сочи 2014. Это компания-организатор Олимпийских и Паралимпийских Игр в Сочи в 2014 году. В Оргкомитете я руководила департаментом управления знаниями. Эту инструкцию буду иллюстрировать скриншотами того самого проекта.
Зачем и когда нужен?
Если суммировать уже сказанное выше, Словарь Терминов вам поможет в случае:
С чего начать?
Начинайте с определения цели и понимания результатов. Например, для этого можно использовать чек-лист из утверждений выше. Возможно, вы дополните его и своими причинами. Оцените каждую по пятибалльной шкале. Попросите коллег также заполнить этот чек-лист. Обсудите и проанализируйте результаты: какие утверждения набрали максимальные веса? Это и есть цель создания вашего словарика.
Организация и проведение Игр — очень масштабный проект, в котором участвуют 60+ бизнес-направлений компании. А также множество партнёров и подрядчиков. И все должны работать слаженно, как одна большая команда. Тогда и Игры пройдут без сбоев, как швейцарские часы. Такой большой команде просто необходимо «говорить на одном языке».
Сотрудники ответили в опросах, что хотят лучше понимать друг друга, чтобы взаимодействовать более результативно. А встречи и проекты с партнёрами показали, что стороны «говорят на разных языках» и плохо понимают друг друга. Поэтому ошибки и срывы сроков не редкость, нарушения договоренностей также случаются часто. Так что, Словарь Терминов решит, по крайней мере 5 задач из чек-листа выше. Все бизнес-направления поддержали идею и цели.
«Не являясь директивной, Терминология призвана в перспективе привести к унификации «Языка Игр» и способствовать улучшению взаимопонимания между участниками», так было написано в официальном документе Оргкомитета. И проект начался.
Внимание!
Не приступайте к созданию Словаря, пока не определили цели (и задачи). Они, в свою очередь, должны быть понятны и приняты конечными потребителями.
Теперь поговорим о результате. Оценить и измерить качество Словаря очень важно. Иначе — как вы поймёте, что он сделан наилучшим образом и действительно полезен? Результат можно измерить тремя способами. Самый простой — по его посещаемости. Например, по количеству посетителей в период времени, продолжительности использования одним посетителем, идей и предложений, словом — по вовлечённости его пользователей.
Начинайте с определения цели и понимания результатов
Второй способ — проведите командную короткую сессию «извлечения уроков». Например, по простой схеме After Action Review (Разбора Полетов). Соберитесь вместе с пользователями и ответьте на три вопроса: что мы планировали (подробно)? Какой результат получили? Что нужно изменить?
И третий — оцените результативность и влияние словаря на те бизнес-процессы или проекты, которые вы определили в своих целях. То есть оцените целевые результаты. Изменилась ли ситуация к лучшему? Спросите об этом пользователей и всех заинтересованных. Подробнее про измерения и оценки Словаря читайте дальше.
Для полноты картины используйте все три способа.
Внимание!
Планируйте оценку, анализ результатов и нужные метрики заранее, на самом начальном этапе.
10 простых шагов для создания отличного словаря
В Оргкомитете Сочи 2014 мы создали Словарь Терминов примерно за 2 месяца при количестве бизнес-направлений около 55. После завершения такого проекта обычно следует процесс регулярной актуализации и «докручивания» Словаря.
Перед нами дорожная карта создания Словаря, который будет очень полезен вашей компании. Следуйте по карте, и вы создадите удобный и ценный Словарь Терминов.
Рисунок 1. Маршрутная карта создания Словаря Терминов
Именно так мы и действовали в Оргкомитете. Прежде всего, мы описали алгоритм создания Словаря (примерно такой, как на Рисунке 1) и представили его вице-президентам и директорам, чтобы получить их поддержку. Теперь, когда мы вовлекли заинтересованные стороны, можно было приступать к сбору терминов.
Шаг 2. Собираем команду
Оцените результативность и влияние словаря на те бизнес-процессы или проекты, которые вы определили в своих целях
Поскольку о цели мы уже поговорили, переходим ко второму шагу. Очень частая ошибка — не привлекать будущих пользователей к созданию продукта. Обязательно советуйтесь с ними и по возможности максимально вовлеките их в процесс. Например, вы можете еженедельно проводить короткие встречи, покажите, что уже сделано, спросите совета и рекомендаций.
Но, даже если у вас нет возможности активно вовлечь бизнес-направления в создание Словаря, обязательно информируйте их о ваших намерениях и целях. Хорошо бы провести для этого kick-off проекта с участием будущих пользователей.
В Оргкомитете к тому времени уже сложилась группа сотрудников из всех бизнес-направлений, неравнодушное активное меньшинство, агенты изменений. Так началось формирование профессионального сообщества Координаторов Знаний. Сбор терминов и понятий своего бизнес-направления и создание Словаря Терминов стали одними из первых задач будущих Координаторов.
Внимание!
Вовлекайте будущих пользователей Словаря в его создание. Тогда вы избежите риска ошибок и неприятия ими конечного продукта.
Шаг 3. Собираем термины
Приступаем к созданию словаря. Для начала создадим простой шаблон для сбора и описания понятий. Это упростит задачу бизнес-направлениям и значительно сократит ваше время по обработке терминов.
Например, используйте вот такой. На этом скриншоте четыре термина бизнес-направления управление знаниями. Словарь Терминов в Оргкомитете был двуязычным.
Рисунок 2. Шаблон для Словаря Терминов, пример бизнес-направления управление знаниями
Внимание!
Обязательно создайте простой шаблон, чтобы бизнес-направления его заполнили. Это упростит задачу для всех участников, в том числе и для вас.
Даже если у вас нет возможности активно вовлечь бизнес-направления в создание Словаря, обязательно информируйте их о ваших намерениях и целях
Если у вас уже есть команда «амбассадоров», как это было у нас, проведите короткую встречу, расскажите о сути проекта, объясните задачи, поставьте сроки.
Создайте возможность для коммуникаций с вами — для вопросов и консультаций. Подумайте о мотивации — почему соучастие в создании Словаря важно «амбассадорам»? Кто-то хочет активно участвовать в жизнь компании, кому-то важно признание, а кто-то будет рад символическим вознаграждениям. Можно устроить конкурс на «самого быстрого (или результативного) «амбассадора» с небольшими призами. Другими словами, когда у вас есть помощники, вы запускаете процесс, а затем собираете результаты. Это упрощает задачу и повышает качество результата.
Внимание!
Подумайте о мотивации ваших соучастников, как их поощрить и наградить. Возможно, спросите самих соучастников — что для них важно?
Так и было в Оргкомитете Сочи 2014. Наши «амбассадоры», будущие Координаторы Знаний, получили шаблоны и отправились в свои бизнес-направления — собирать термины. В течение двух недель они собрали и описали больше 900 терминов и понятий. Мы анонсировали эту активность и продвигали будущих Координаторов Знаний, чтобы они чувствовали важность задачи и свою сопричастность. Заполненные шаблоны они прислали нам — в департамент управления знаниями.
Если такого сообщества помощников у вас пока не сложилось, вероятнее всего, придется договариваться с руководителями бизнес-направлений. Они предложат кого-то из сотрудников.
Внимание!
Максимально сократите время, необходимое бизнес-направлениям для заполнения шаблона. Хорошо бы сразу привести примеры описаний.
Шаг 4. Анализируем термины и понятия
Тем или иным способом вы получили заполненные шаблоны с терминами. Проанализируйте их — есть ли повторения? Одинаковые толкования разных терминов? Одни и те же термины, но с разным толкованием? Именно все они и есть предмет следующего и очень важного этапа работы — согласования и поиска формулировок, принятых разными бизнес-направлениями. Выпишите все спорные термины. Назначьте время для обсуждения.
В Оргкомитете Сочи 2014 первоначально мы собрали 940 терминов и понятий. В конечную версию Словаря 700 из них. Около 200 понятий после анализа были объединены или исключены.
Внимание!
Проанализируйте список, выделите спорные термины, пригласите авторов на встречу.
Проведите короткую встречу, расскажите о сути проекта, объясните задачи, поставьте сроки
Шаг 5. Уточняем формулировки
Описания терминов должны быть максимально понятны и просты. Термины нужны для облегчения взаимодействий, а не для сложностей взаимопонимания. Поэтому спорные термины важно обсудить со всеми заинтересованными сторонами. И здесь вам потребуется мастерство модерации и немного фасилитации, чтобы создать условия для результативного обсуждения.
Со спорными терминами можно поступить двумя способами. Если это возможно — переформулировать термин, чтобы учесть все его характеристики и толкования. Это получится, когда речь идёт об одном и том же понятии, но его рассматривают с разных сторон. В этом процессе важно участие руководителей бизнес-направлений.
Иногда один и тот же термин означает разные понятия или процессы. Если не удаётся договориться, можно включить в Словарь два термина с аббревиатурами бизнес-направлений.
Внимание!
Обязательно обсудите и переформулируйте спорные термины с участием заинтересованных сторон.
Шаг 6. Пишем ТЗ
Понимаю, что написать ТЗ умеет не каждый. Но в случае со Словарём это несложная задача. Представьте себя на месте пользователя и опишите его шаги и нужные результаты. Сколько кликов он должен сделать, чтобы зайти в Словарь? Как должен выглядеть интерфейс, что на нём будет отображено? Какой функционал должен быть доступен? Обычно есть права «смотреть» и «редактировать».
Сами термины и понятия можно расположить в алфавитном порядке, а можно разбить по бизнес-направлениям. В Оргкомитете Сочи 2014 мы применили второй способ.
Содержание вашего ТЗ может быть примерно таким.
Рисунок 3. Содержание ТЗ Словаря Терминов
Интранет-портал Оргкомитета, включая более 20 инструментов, мы делали на SharePoint. Бизнес-направление «управление знаниями» стало заказчиком портала и только через два года, когда портал был почти готов, мы передали его внутренним коммуникациям. Поэтому и Словарь Терминов также был сделан на SharePoint. Это происходило так. Вместе с нашими «амбассадорами» мы писали ТЗ для Словаря (каким он должен быть, его свойства и качества). Бизнес-направление информационные технологии помогало его правильно сформулировать. И уже после этого уже готовое задание мы передавали подрядчикам. Таков был официальный порядок работы.
Внимание!
Подумайте, как максимально упростить использование Словаря и сделать его доступным для всех, кому он важен. Учтите это при написании ТЗ.
Шаг 7. Определяем правила обновления
Словарь, как и язык, изменяется. Возникают новые понятия, некоторые термины не используются, а часть может со временем приобрести другой смысл. Чтобы Словарь оставался живым, его нужно актуализировать. Можно делать это регулярно, раз в полгода, или же по необходимости.
В Оргкомитете мы составили документ с описанием правил дополнения и обновления Словаря. И даже нарисовали схему бизнес-процесса его актуализации (Рисунок 4).
Рисунок 4. Описание бизнес-процесса обновления Словаря Терминов
Я очень рекомендую визуализировать бизнес-процессы. Это не займёт много времени, а результат очень наглядный, он понятен и хорошо воспринимается. Как пример — схема из Оргкомитета. Хотя, это и не лучший вариант. Самая главная цель описания процесса — понимание, простота и чёткость обновления. Поэтому и схема должна быть наглядной, простой, красивой.
В Оргкомитете за актуализацию Словаря отвечали Координаторы Знаний.
А вот так могут выглядеть поля для обновления Словаря:
Рисунок 5. Обновление Словаря Терминов
Внимание!
Обязательно определите правила, опишите процесс и назначьте ответственных за обновление.
Шаг 8. Разрабатываем и публикуем словарь в общедоступном пространстве
Этот шаг — как подведение итогов всех предыдущих действий. Вы собрали, проанализировали, обсудили термины и понятия компании. Описали порядок их обновления. Написали ТЗ и передали его в работу. И теперь нужно разместить Словарь на сетевом ресурсе, например, в Интранет. Для него не нужно специальных технологий, используйте те, что уже есть.
Затем вы регулярно смотрите версии Словаря, чтобы тестировать их и постепенно привести к вашей задумке. Например, как на Рисунке 6.
Рисунок 6. Словарь Терминов на Интранет портале
Спорные термины важно обсудить со всеми заинтересованными сторонами
Шаг 9. Информируем всех-всех-всех
Если вы думаете, что слава о Словаре разлетится по компании с помощью сарафанного радио, то я вас разочарую. Впоследствии так оно и будет, но не на первых порах. Только малый процент людей готов самостоятельно искать и применять новые инструменты, даже если они очень нужны. Чаще всего их не больше 10–12%.
И здесь вам снова понадобиться сообщество ваших единомышленников, которые соучаствовали в создании Словаря. Используйте их (в хорошем смысле) как «амбассадоров» и тестировщиков. Ведь они участвовали в его создании, а значит, наверняка будут и активно использовать.
Отнеситесь к этой задаче как к продвижению изменений.
В Оргкомитете, без сомнения, Координаторы Знаний стали «амбассадорами» Словаря, как впоследствии ещё около 20 инструментов, которые мы вместе создали на Интранет-портале. Мы и сами рассказывали про новый инструмент при каждом удобном случае. И уже через пару недель включили Словарь в обязательную программу для новичков Knowledge Management Induction (Введение в управление знаниями). В дальнейшем, когда сообщество Координаторы Знаний было создано уже официально, в обязанности каждого координатора включили и помощь в использовании Словаря, равно как и ответственность за его актуализацию.
Конечно, наличие «амбассадоров» не отменяет другие результативные коммуникации — рассылки, короткие презентации, листовки в самых популярных местах (кафе, кухня, лифтовые холлы). Используйте каналы коммуникации, уже принятые в вашей компании.
Когда мы разрабатываем другие полезные инструменты, то пользователей просто необходимо обучить их использованию. В случае со Словарем, а это простой инструмент, можно ограничиться наглядной презентацией.
Шаг 10. Анализируем и оцениваем результаты
Итак, мы создали Словарь Терминов, и теперь важно протестировать и оценить его результативность. Тогда будет понятно — нужен ли этот инструмент (вдруг мы переоценили его важность?), а также насколько хорошо мы его сделали. Можно попросить добровольцев, необязательно из числа вашей группы поддержки, тестировать Словарь и найти как можно больше возможностей для его улучшения. Для этого хорошо организовать конкурсы или викторины.
Только малый процент людей готов самостоятельно искать и применять новые инструменты, даже если они очень нужны
В Оргкомитете мы не проводили специальных тестов, а сразу запустили Словарь для общего использования. Это было из-за 100% уверенности в его нужности и срочности задачи. Словарь очень ждали все бизнес-направления. Не случайно он стал первым инструментом Интранет-портала. Результативность Словаря мы измеряли двумя способами. Во-первых, наблюдали за вовлечённостью посетителей. Мы заметили, что первые две-три недели на страницу Словаря Терминов заходили примерно 25% сотрудников. В основном, это были те, кто принимал участие в его создании. Стало понятно, что Словарь недостаточно хорошо известен. Тогда мы провели еще две–три акции — короткую презентацию Словаря для всех желающих (участвовали примерно 35% сотрудников), а также рассказали о нем на общем собрании. Посещаемость повысилась до 45%. Постепенно, с приходом новичков она росла и достигла 60%.
И тогда мы попросили этих посетителей ответить на три простых вопроса. с оценкой по шкале 5 баллов. Часто ли они используют Словарь? Удобно ли его использовать? Помогает ли Словарь Терминов в их работе? Мы также попросили рассказать короткие кейсы, когда Словарь сделал их работу более успешной. 90% участников опроса (а это были 60% сотрудников Оргкомитета) оценили Словарь на 8–9 баллов из 10, 15 человек прислали свои идеи и предложения. Мы также получили 5 историй, когда Словарь помог выполнить работу лучше.
Подводим итоги
В момент создания Словаря Терминов в Оргкомитете он включал 940 терминов и понятий. В конечную версию вошли 700 из них, из которых почти 400 были общими, широко распространенными терминами, обязательными для всех бизнес-направлений. Около 200 терминов мы объединили с другими или переформулировали. Координаторы Знаний в бизнес-направлениях регулярно дополняли Словарь, и он помогал коммуницировать, взаимодействовать, выполнять многофункциональные проекты вплоть до февраля 2014 — до самых Игр.