Приказ о внесении изменений в приказ
Формирование приказа о внесении изменений в приказ происходит в тех случаях, когда по каким-либо причинам возникает необходимость исправить некоторые пункты и положения ранее выпущенного распорядительного документа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Каких приказов и в какой их части могут происходить изменения
Редактированию могут подвергаться практически любые приказы, с вольно или невольно допущенными неточностями и нарушениями. Это могут быть приказы:
Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть любыми: редактироваться может основание, основная часть, заключение.
Для чего вносить изменения
Некоторые работники организаций пренебрегают внесением изменений в действующие приказы, полагая, что и без них вполне можно обойтись. Однако, такая точка зрения неправильна, поскольку приказ – документ, регулирующий правовые отношения в организации в строгом соответствии с законом, а значит, имеющий серьезное юридическое значение.
Приказ обязателен к исполнению, а если какой-либо его пункт звучит неверно или ошибочно, в случае возникновения споров и разногласий доказать правоту работодателя будет непросто, а это значит, что как предприятие в целом, так и его руководство могут быть привлечены к административной ответственности.
Как вносить изменения: порядок действий
Внесение изменений в приказ нужно проводить по определенному алгоритму:
Как часто можно вносить изменения
Законодательство РФ никак не ограничивает частоту внесения правок в данный документ.
Поэтому делать их можно хоть каждую неделю.
Но если приказ настолько сильно требует редактирования или его пункты и положения в какой-то момент стали совершенно неактуальны, то значительно проще отменить его и, при необходимости, создать новый.
Кому можно доверить составление такого приказа
Формирование приказа о внесении изменений в приказ может быть возложено на любого сотрудника предприятия, обладающего нужными полномочиями и имеющего представление о том, как писать распорядительные документы. Чаще всего это приближенное к руководству фирмы лицо: юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь.
Однако, вне зависимости от того, кто непосредственно составляет документ, он обязательно должен передать готовый приказ на подпись директору организации – без его автографа приказ не обретет статус законного и его легко можно будет оспорить с помощью трудовой инспекции или суда.
Следует сказать, что чем более тщательно и внимательно отнесется работник, задействованный в формировании приказа к своим должностным функциям, тем менее вероятной окажется перспектива для руководства фирмы оказаться под пристальным вниманием контролирующих органов.
Основание для приказа
Каждый выпускаемый на предприятии приказ должен иметь под собой какое-либо обоснование и основание.
Как правильно составить и оформить приказ
Унифицированного, единого бланка приказа о внесении изменений в приказ нет, поэтому составлять его можно в свободной форме или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.
Одновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.
К последним относятся:
В тексте следует обязательно сделать ссылку на приказ, в который при помощи данного распоряжения вносятся коррективы, а также полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).
Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников.
Требования к оформлению приказа
Оформление приказа также как и его содержание может быть абсолютно произвольным: документ можно печатать на компьютере или писать от руки на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата.
Помните! Приказ обязательно должен быть удостоверен «живой» подписью директора организации или лица, уполномоченного действовать от его имени. Также под приказом должны поставить свои подписи ответственные за его исполнение сотрудники, и те, кого он касается напрямую (во всех случаях использование факсимильных автографов недопустимо).
Необходимость ставить на документе печать возникает только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Приказ о внесении изменений в приказ составляется в одном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать его заверенные копии.
Весь период действия он должен содержаться в специальной папке вместе с прочей распорядительной документацией предприятия, а после утраты актуальности его следует отправить в архив организации, где он должен храниться срок, установленный законодательство РФ или локальными правовыми бумагами организации.
Как составить текст приказа
Для точного и грамотного составления текста приказа необходимо знание языковых норм официально-деловой речи. К особенностям официально-делового стиля относятся: точность, стандартизированность (соответствие речевым шаблонам, приветствуется использование бланков, специальных унифицированных форм), лаконичность и достаточность информативного содержания, логичность, указательно-предписывающий характер изложения, отсутствие экспрессивности.
Отметим, что заголовок к тексту и сам текст документа – это разные реквизиты. Заголовок должен кратко отражать содержание документа (стараться уложиться в 150 знаков) и отвечать на вопрос «о чем?». Образец оформления целого приказа показан в Примере 20 (заголовок там обозначен цифрой 1, а текст цифрой 2).
Текст приказа состоит из 2 взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Деталями их составления мы дальше и займемся.
Констатирующая часть текста приказа
При выборе того или иного словосочетания необходимо понимать, что означают эти выражения и правильно их использовать в зависимости от конкретной ситуации.
Словосочетание «На основании» используется в случаях, когда при пояснении цели издания распорядительного документа основываются на нормативном правовом акте (на каком-либо законе, распорядительном документе министерства или иного ведомства и т.п.). При ссылке на документ следует указать в следующей последовательности (см. Пример 1):
То есть нужно привести все поисковые данные самого документа.
Но если основанием издания приказа стали конкретные положения закона, то лучше сослаться именно на них, указав абзац, подпункт, пункт, часть, статью (именно в таком порядке – от меньшего к большему). Сокращения здесь тоже уместны:
Обратите внимание на разную логику именования структурных частей статей в разных законах:
Поэтому внимательно читайте текст закона (внутренние ссылки), чтобы понять, что как в нем называется, либо обратитесь за разъяснениями к юристу, либо ссылайтесь только на статью, не погружаясь глубже.
Пример 1. Констатирующая часть текста начинается с «На основании»
На основании постановления Правительства РФ от 04 октября 2012 г. № 1006 «Об утверждении правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг», пункта 2 статьи 10 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»
Внутри всевозможных Положений, Правил, Инструкций номер абзаца, как правило, является номером пункта. Данные утвердившего их документа приводятся по правилам, описанным выше, в скобках или через запятую (как в Примере 2).
Если поводом издания вашего приказа стали свежие изменения, внесенные в давно изданный нормативный правовой акт то, указывая его данные в конце в скобках, напишите его редакцию, важную для вас:
Пример 2. В констатирующей части ссылаемся на утвержденные Правила в определенной редакции
На основании Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.07.2017)
Если целью издания распорядительного документа является исполнение решения (поручения) вышестоящего органа, то применяют словосочетание «Во исполнение» (Пример 3).
Грань между этим вариантом начала констатирующей части и первым тонкая, поэтому их порой используют одновременно! Кстати, в Правилах, упомянутых в Примере 2, формулировка «на основании и во исполнение» претерпела некоторые изменения и была заменена на формулу «на основе и во исполнение», после чего она перекочевала во многие ведомственные акты.
Пример 3. Констатирующая часть текста начинается с «Во исполнение»
Во исполнение поручения Министерства образования Российской Федерации от 12.03.2016 № 12ПР «О создании рабочих групп студентов строительных отрядов»
Пример 4. Констатирующая часть текста начинается с «В соответствии»
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.02.2008 № 12/1 «О мерах по борьбе с нелегальной торговлей»
Если целью издания приказа является решение оперативных задач, стоящих перед организацией, то констатирующая часть может начинаться словосочетанием «В целях».
Пример 5. Констатирующая часть текста начинается с «В целях»
В целях организации работы по экспертизе ценности документов
В целях совершенствования систематизации документов
В целях приведения нормативной правовой базы отрасли в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации
Словосочетание «В связи» в констатирующей части текста употребляется, если мы хотим указать в качестве причины издания приказа какие-то обстоятельства. Оно аналогично предлогам «ввиду» и «вследствие», которые пишутся слитно, если имеют причинно-следственное значение (и для проверки могут быть заменены предлогом «из-за»). Раздельно эти слова (существительные с предлогом – «в виду» и «в следствии») используются совсем в иных значениях. Однако слова «всвязи» не существует в принципе – данный сложный предлог является исключением и всегда должен быть написан раздельно.
Пример 6. Констатирующая часть текста начинается с «В связи»
В связи с очередным отпуском
В связи с завершением работы приемочной комиссии
Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать, что бывает очень редко.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). Констатирующая часть заканчивается глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Получается: «В связи с. ПРИКАЗЫВАЮ:» или «Во исполнение. ПРИКАЗЫВАЮ:». См. Пример 20.
Чтобы визуально отделить констатирующую часть от распорядительной, данный глагол пишется на отдельной строке от границы левого поля с «пустой строкой» над и под этим словом, без кавычек и с двоеточием в конце – большинство организаций придерживаются этих рекомендаций. А в зависимости от требований, установленных в конкретной организации ее Инструкцией по делопроизводству, это слово может писаться:
Распорядительная часть текста приказа
Неопытные руководители не придерживаются данных прописных истин, в их приказах часто отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ с такой формулировкой: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно» 🙂 Руководитель другой фирмы решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами, приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что руководитель считает «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.
В качестве исполнителей могут выступать:
Если исполнителем назначено подразделение / организация, то, переводя на язык персоналий, за выполнение поручения отвечает его руководитель.
Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Первый названный из них считается ответственным исполнителем, а остальные – соисполнителями (чтобы это правило «стало достоянием общественности», его стоит внести в Инструкцию по делопроизводству). Иногда прямо указывают, кто назначен ответственным исполнителем.
Обратите внимание, что в официально-деловом стиле не указываются полностью имя и отчество исполнителя, а только инициалы. В тексте приказа они идут после фамилии. А должность – перед фамилией. Пропуск фамилии после должности недопустим, ничто не вечно под луной – работники сменяют друг друга, и со временем сложно будет понять, например, какому начальнику отдела кадров давалось это поручение: Петрову Б.В. или Сидорову А.К. Для выяснения этого придется обращаться к другим документам, терять время.
Раньше старались всё поручение уместить в едином предложении. Тогда целесообразно придерживаться следующего порядка: кому – что – когда сделать (Примеры 7–9). Но в последнее время распространяется иной подход (Пример 9.1):
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».
Пример 7. В распорядительном пункте приказа исполнителем является организация (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Всероссийскому научно-исследовательскому институту разработать методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 не позднее 30 июня 2018 г.
Пример 8. В распорядительном пункте приказа исполнителем является подразделение (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Отделу кадров разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
Пример 9. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)
1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
1. Отделу кадров (Петров Б.В.) разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.
Пример 9.1. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (современный вариант формулировки)
1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании. Срок – 01.03.2018.
1. Разработать Положение об аттестации работников компании.
Ответственный – начальник отдела кадров Петров Б.В.
Пример 10. Исполнители – несколько конкретных должностных лиц
1. Проректору по учебной и воспитательной работе Тарасовой С.И. и проректору по научной и инновационной работе Морозову В.Ю. обеспечить внесение изменений в положения и инструкции о деятельности университета в соответствии с новым наименованием университета и действующим законодательством Российской Федерации в срок до 01.12.2018.
Бывает, что поручение дается не конкретному исполнителю (Пример 9) или нескольким определенным лицам (Пример 10), а группе однородных исполнителей: руководителям структурных подразделений (Пример 11), подведомственных организаций (Пример 12) или даже разнородным исполнителям (Пример 13).
Пример 11. Исполнители – руководители структурных подразделений (указываются обобщенно)
1. Руководителям структурных подразделений актуализировать положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников согласно Правилам разработки, утверждения и хранения положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, утвержденным приказом ФГБОУ ВО «Аквариум» от 01.02.2018 № 79. Срок – 20.03.2018.
Пример 12. Исполнители – руководители однородных организаций (указываются обобщенно)
1. Директорам средних школ Московской области провести Дни открытых дверей. Срок исполнения – 31 марта 2018 г.
Пример 13. Разнотипные исполнители общего поручения
1. Заместителям директора, руководителям всех подразделений и отделов Центра обеспечить контроль за соблюдением подчиненными работниками требований, установленных Правилами техники безопасности, утвержденными приказом от 01.03.2018 № 123.
Каждый пункт поручения, в большинстве случаев, должен содержать срок исполнения. В тексте приказа (как и в дате издания документа) даты могут указываться цифровым либо буквенно-цифровым способом. Главное – выбрать 1 способ и потом придерживаться единообразия в оформлении дат.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему поручаемых работ.
Много вопросов вызывает значение предлогов для правильного понимания срока: «к 01.03.2018», «до 01.03.2018», «не позднее 1 марта 2018 г.» (см. Примеры 7–9 и 10). Поэтому лучше не объяснять в Инструкции по делопроизводству их значение, а отказаться в ней от их использования и заложить правило, что поручение должно быть выполнено до конца рабочего дня в конкретно указанную в поручении дату (см. Примеры 9.1, 11 и 12).
Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется глаголом в неопределенной форме («осуществить», «обеспечить», «подготовить», «создать», «организовать» и т.д.).
При употреблении глаголов необходимо знать их правильное сочетание с существительными. Например, «издать приказ», «объявить выговор», «вынести порицание», «направить служебное письмо», «составить отчет», «разработать правила». Глагол «организовать» подразумевает, что исполнитель будет это делать не единолично, а организует работу «подведомственных» ему людей для выполнения поставленной задачи.
Один исполнитель может иметь несколько предписываемых действий. В этом случае он указывается в основном пункте 1 раз, а поручения разносятся в отдельные подпункты. Каждый подпункт нумеруют и печатают с абзаца (красной строки). Тогда потом точно и легко можно будет сделать ссылку на каждое выданное поручение (Примеры 14 и 15) при контроле их исполнения, оформлении выписки, издании иного документа.
Если сроки их выполнения различаются, то их стоит указывать индивидуально у каждого подпункта поручения (Пример 14). Если срок общий, то лучше его привести единожды для всей группы поручений (Пример 15).
Пример 14. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с разными сроками выполнения
2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:
Пример 15. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с единым сроком выполнения
2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:
а) организовать проверку ;
Если приказом утверждаются или вводятся в действие локальные нормативные акты (ЛНА), то в распорядительной части могут не указываться исполнители и сроки исполнения. При этом формулировка «срок исполнения – постоянно» не используется. Наименование ЛНА обычно пишется без кавычек, а чтобы легче было глазами «ухватить» его начало, то используют заглавную букву: «утвердить Положение о. », «разработать Инструкцию по. » (еще см. Примеры 11 и 13).
Если приказ отменяет какой-то устаревший документ (или его отдельные положения), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст этого пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. »:
Пример 16. Утверждение документа приказом с признанием утратившим силу другого документа
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2018 Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Аргон» (прилагаются).
2. Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом ООО «Аргон» от 09.12.2015 № 123.
Встречается и вариант указания этого слова с большой буквы, и использование знака номера: «(Приложение 1)» или «(Приложение № 1)».
Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. В качестве контролеров в приказах должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей, и которые смогут оценить качество выполнения поручений. Если же в организации техническую сторону этого процесса (контроль сроков исполнения, напоминания и отчет об исполнительской дисциплине) осуществляет специалист из службы делопроизводства или целая группа контроля, то их в распорядительном пункте приказа упоминать не принято – они действуют на основании иных документов.
А вот завершать приказ фразой «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» уже не принято. Считается, что если руководитель организации не делегировал эту управленческую функцию кому-либо, то она автоматически остается за ним. Такое правило не регламентируется нормативными документами. Чтобы не было неясности при постановке приказов на контроль, предлагаем в Инструкции по делопроизводству прописать данные правила.
Если в приказе всего 1 распорядительный пункт, то он не нумеруется.
Пример 17. Пункт о возложении контроля за выполнением приказа
7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам Иванова Г.И.
Пример 18. Единственный распорядительный пункт приказа не нумеруется
Признать утратившим силу подпункт 1.6 пункта 1 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21 марта 2003 г. № 109 «О совершенствовании противотуберкулезных мероприятий в Российской Федерации».
Срок действия приказа
Приказ всегда начинает действовать с даты его издания (подписания), а вот какие-то решения, поручения в нем могут начать действовать позже, если это специально оговорено в тексте. Например, приказ издан 1 марта, а утвержденный им документ может быть введен в действие через 2 недели (15 марта 2018 г.), чтобы сотрудники успели подготовиться к выполнению новых правил или когда закон прямо оговаривает, что на вступление в силу определенных изменений требуется больший срок (см., например, ч. 2 ст. 74 Трудового кодекса РФ).
Срок действия приказа необходимо отличать от срока его хранения. Срок действия – это период, в течение которого действуют решения, принятые приказом. Он тоже может прямо оговариваться в тексте приказа.
Пример 19. Срок действия решения ограничен 2018 годом
3. Установить ежемесячную надбавку стимулирующего характера к заработной плате в 2018 г. в размере 20% от тарифной ставки 14 разряда архивисту Ворониной В.А.
Если в приказе не оговорен срок его действия, то он действует до тех пор, пока не будет отменен или аннулирован другим приказом. Большинство приказов являются как раз документами с открытой датой.
Отмена приказа влечет за собой:
Ключевая лексическая формула пункта приказа об отмене его действия звучит так: «Считать утратившим силу. » или «Признать утратившим силу. » (см. Пример 18).
Аннулирование приказа – это отмена не только будущих, но и сегодняшних последствий, которые уже возникли в результате издания приказа. Типичной ошибкой в приказе об аннулировании является формулировка: «Отменить приказ от. №. ». Надо писать «Аннулировать приказ от. №. » – слово «аннулировать» здесь принципиально!
Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7′ 2017
Пример 20. Образец оформления приказа по основной деятельности