Лист ознакомления с приказом
Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.
Функция и роль приказа
Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.
Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:
Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.
Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.
Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.
Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.
В каких случаях используется лист ознакомления с приказом
Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.
В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.
Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.
Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом
Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.
Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.
Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.
На каком этапе происходит ознакомление
Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.
Как составить лист ознакомления с приказом
Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).
Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.
Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сроки и способы хранения бланка
Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.
Что такое нормативные акты
К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.
В частности, нормативными актами считаются:
Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.
Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.
Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
На каком этапе происходит ознакомление
Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.
Что будет если не подписать документ
Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.
Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом
Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.
Как сформировать документ
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Как оформить документ
Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.
Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.
Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Хранение бланка
Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.
Инструкция: как знакомить работников с приказом под подпись
Лист ознакомления с приказом — это документ, представляющий собой приложение к основной части распоряжения главы компании. В нем сотрудники оставляют подписи, подтверждающие ответственность за выполнение решений руководства.
Почему работников надо знакомить под подпись
Распоряжение руководства предполагает, что работники выполнят все его указания. Но не всегда подчиненные знают о существовании того или иного указа. Знакомить их с внутренними документами, касающимися трудовых отношений, обязаны работодатели (ст. 22 Трудового кодекса). Просто прочитать документы недостаточно. Чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций, для ознакомления и руководства в работе сотрудник обязан расписаться под решением директора.
Оставленный автограф означает, что работник проинформирован о задании и несет ответственность за его выполнение. Если они не выполнены, ясно, на кого руководство вправе наложить дисциплинарное взыскание, наказать рублем или даже расторгнуть договор. С другой стороны, такая практика защищает тех работников, которые не оставили подпись на документе. Их наказать не получится, поскольку они не осведомлены должным образом и не обязаны выполнять требования.
С какими приказами и кого надо знакомить
Законодательно не установлен точный список распоряжений, о содержании которых необходимо осведомить подчиненных. Но существуют общие правила, которым следуют компании. Есть два вида распоряжений, о которых уведомляют сотрудников под подпись:
Чаще всего подписи, удостоверяющие ответственность за выполнение поручений, требуются в следующих распоряжениях:
Ознакомить требуется всех, кому поручают какие-либо задания. Иногда указ касается одного работника, а иногда целого подразделения и всего коллектива компании. Если в бумаге указано конкретное задание для одного сотрудника, второе — для другого, а ответственному лицу поручают контроль за выполнением указа, то подписать должны все трое. Есть ситуации, когда указывается общая формулировка «ознакомить с приказом всех касающихся лиц», в таком случае подпись обязаны поставить все, кого прямо или косвенно упомянули в документе. Иногда круг исполнителей обобщен, например «Руководителям отделов отчитаться до 01.08.2021». В таком случае необходимо составить лист ознакомления и внести туда абсолютно всех глав подразделений.
Если решением руководителя утверждают некий ЛНА, который относится ко всем подчиненным, то осведомить придется каждого. В такой ситуации поручают донести до всех содержание документа одному сотруднику, например кадровику или секретарю. Тогда в этом приказе он один ставит свою подпись, а затем составляет отдельный лист и знакомит всех остальных.
Какие способы ознакомления существуют
В законодательстве не указано, где работник обязан расписаться после того, как прочитал документ. В практической деятельности есть несколько способов:
Все способы обладают одинаковой юридической силой. Наиболее популярны первые два. Чаще всего лист ознакомления применяют, когда указ касается большого количества людей — нескольких отделов, определенной категории сотрудников или целого филиала.
Как сформировать лист ознакомления с приказом
Унифицированного бланка нет. Его составляют по стандартам, принятым в организации. Чтобы правильно создать документ, ориентируйтесь на инструкцию, как оформляется ознакомление с приказом под подпись по статье ТК РФ:
Основная часть — это таблица, в которую входят следующие пункты:
Издают лист в одном экземпляре. Если необходимы подписи большого количества сотрудников, то понадобятся несколько листов. Их следует пронумеровать и скрепить степлером или суровой нитью.
Поскольку единой формы нет, для удобства используйте стандартный лист в виде таблицы.
Если знакомят одного работника, то здесь отдельного листа не требуется. И отметку ставят в самом распоряжении. Вот образец, как пишется «ознакомлена с приказом»:
| от 07.08.2021 | Москва |
О расторжении трудового договора
Прекратить действие трудового договора от 01.02.2014 № 7 с 8 августа 2021 года. Уволить офис-менеджера Образцову Ольгу Олеговну по инициативе работника (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса).
Основание: заявление Образцовой О.О. от 29.02.2020 № 1.
| Генеральный директор | Иванов | Иванов И. И. |
С приказом ознакомлена:
| Офис-менеджер | Образцова | Образцова О.О. |
Сколько хранить лист ознакомления
Хранить лист с отметкой об ознакомлении следует особенно тщательно, поскольку обычно он создается в единственном экземпляре. Иначе при его утере придется собирать подписи заново. А иногда это проблематично: состав сотрудников со временем меняется. Поскольку он является приложением к распоряжению, то и хранят их вместе в отдельной папке. Период хранения в законе не лимитирован. Главный ориентир — распоряжение, которого он касается. Их сохраняют и утилизируют одновременно.
Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.
Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.
Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.
А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Структура документа
Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.
1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.
2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:
В первом случае в форме журнала отражаются:
В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.
Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:
Где можно скачать образец листа ознакомления?
Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.
Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:
А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:
Итоги
Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.
Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:
Лист ознакомления с приказом: правила составления и образец
Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.
С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники
Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:
Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:
Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с документами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.
Как организовать ознакомление
С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:
Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:
Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».
Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:
Как оформить ознакомление
Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:
Под текстом приказа
Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):
Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:
Отдельным листом
Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:
Некоторые правила для документа:
Форма утверждается организацией самостоятельно:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить лист
Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с приказом ООО «______________»
№ _____ от «__» _________202_ года
| № п/п | Ф.И.О. | Должность | Подпись | Дата |
Образец заполненный
Сколько хранить лист
Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.
Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.