ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.
Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка » вторично «.
Отличительными особенностями письма-напоминания являются:
— ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;
— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
— информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.
Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).
Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Письмо-напоминание состоит из двух частей:
1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:
2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:
Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:
Напоминаем Вам…
Напоминаем о сроках выполнения…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Считаем необходимым обратить ваше внимание на…
Ставим Вас в известность, что…
Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:
Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки http://keromag.ru/Keramicheskaya-plitka и просим в 10-дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.
Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.
В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: «Вторично напоминаем, что…» или «Напоминаем вторично, что…»
Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату.
В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции…
В противном случае мы не несем ответственности за…
В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.
Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.
Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.
Пример текста письма-напоминания
Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.
Пример письма-напоминания
Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙ-ТАУН»
Некрасовская ул., д. 8/10, Москва, 103031
Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33
E-mail: stroy@mtu-net.ru
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,
ИНН/КПП 77097033140/771002001
28.02.2007 № 02-13/56
На № _______ от ________
О выполнении условий договора
поставки от 11.12.2006 № 8/17
В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Как написать письмо-напоминание — примеры и образцы оформления
Нормы современного делопроизводства выделяют деловую корреспонденцию в отдельную категорию официально-деловой документации, используемой в целях коммуникации и информационного обмена между организациями, госучреждениями или должностными лицами.
Важной подгруппой являются письма-напоминания, условия и правила написания которых могут быть зафиксированы в локальных нормативных актах как отдельных предприятий, так и целых отраслей. Примеры и образцы оформления напоминаний о необходимости оплаты задолженности, о выполнении условий договора предлагаем скачать в статье ниже.
В каких случаях составляется письмо-напоминание
Область назначения письма ограничена решением срочных вопросов между организациями и/или должностными лицами. Документ оправдывает свое название и предназначен для актуализации какой-либо важной информации.
Основная причина использования письма-напоминания – невозможность организации иного вида сообщения между сторонами. Так, напоминание является «финальной точкой», когда другими способами не получилось выйти на контакт, и в ход идет «тяжелая артиллерия» в виде использования официальной корреспонденции.
Письмо является не только способом передать информацию, но и доказательством наличия этих контактов, даже если они оказались односторонними.
Например, оригинал или копия письма могут служить доказательством в суде о том, что лицо/предприятие было проинформировано, и вина за совершение или несовершение определенных деяний возлагается на вторую сторону, которая не проверила входящую деловую документацию, хотя обязана это осуществлять.
Чаще всего письмо информирует сторону об условиях по договору. Например, выражает напоминание об оплате, предоставлении услуг, передаче данных или организации сотрудничества.
Составление напоминания – довольно непростая миссия, которая должна возлагается на опытного и ответственного сотрудника. Как правило, составление писем входит в обязанности главного секретаря предприятия, работников канцелярии, отдела кадров. Не запрещено в сложных ситуациях привлекать юридического консультанта.
Образцы других информационных писем:
Как написать напоминание об оплате задолженности
Универсальная схема составления письма с напоминанием подразумевает наличие трех элементов: вступления, основной части и итогов.
Структура документа такова:
Несмотря на тяжесть проблемы, тон написания письма-напоминания должен быть вежливым и корректным.
Отправлять его можно различными способами: в электронном формате, как факс или в физической форме (например, почтой России или через частные курьерские службы доставки).
Письмо об оплате задолженности отличается от «типовой формы» только указанием назначения в основной части. Например, «настоятельно просим оплатить проделанную нами работу».
Скачать образец
Пример:
г. Воронеж, ул. Фрунзе, 21 ООО «Аргонавт»
Тел. (879)7645632 Э.Я. Чекунцову
г. Москва, ул. 1-я Бебеля, д. 48, оф. 27
Напоминание о перечислении оплаты по договору
Уважаемый Эдуард Ярославович! По договору о оказании услуг №31 от 14.07.2021 о поставке товара Ваша компания обязалась перечислить нам 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей за поставку измерительных приборов для определения концентрации абразивных взвесей в воздухе в срок до 28.07.2021 года.
Поставка была приведена с соблюдением всех заранее оговоренных условий, но денежных поступлений не последовало.
В связи с этим настоятельно просим оплатить наши услуги в течение 7 (семи) рабочих дней с момента получения данного послания, в противном случае согласно п. 8.4 заключенного с Вами договора мы имеем право подать судебный иск.
С уважением, директор ООО «Измера» Васильева Васильева А.Н.
Выводы
Письмо-напоминание составляется по типовой форме, которая содержит введение, основную часть и заключение с подписью отправителя. Тон письма должен быть корректным и вежливым. При необходимости к письму можно прилагать иную документацию. Особое внимание нужно уделять правильности указания информации об адресанте и адресате (в противном случае письмо не будет доставлено по адресу). Письмо можно отправлять в онлайн или офф-лайн форматах.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
Письмо напоминание образец.
Письмо-напоминание (образец ниже) — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.
Письмо напоминание (образец ниже) может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.
Наиболее часто письма напоминания пишут, когда нарушаются обязательства и не соблюдаются нормативные правила.Такие письма составляют, когда не получается получить ответ с помощью переговоров или устных запросов.
Письмо напоминание часто предшествует письму требованию или письму претензии https://delovoe-pismo.com/reklamatsiya-pismo-pretenziya/. В нем не должно быть требований и угроз. Вы должны деликатно указать адресату на необходимость выполнения обязательств или соблюдения законодательных норм.
Когда вы пишите письмо напоминание, то оно должно состоять только из одного напоминания. Также иногда оно может содержать дополнительную информацию, которая разъясняет позицию автора письма. Очень редко и только в исключительных случаях вы можете предупредить адресата о применении законодательных мер, если он не выполнит свои обязательства.
Фразы, используемые в письмах напоминаниях:
«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».
Письмо напоминание (образец) по поставке оборудования
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаем Вам о поставке оборудования по производству шин и просим подтвердить Ваше согласие или отказ от приобретения данного оборудования в срок до 29.01.2018 года.
Напоминание об оплате услуг
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 111-1 от 23.02.2018 года Ваша компания должна оплатить обучение курсов повышения квалификации бухгалтеров в количестве пяти человек до 25.03.2018 года.
Письмо напоминание (образец) об отгрузке изделий
Уважаемый Имя Отчество,
В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
Письмо напоминание (образец) в случае отсутствия ответа на письмо
Уважаемый Имя Отчество,
12.06.2018 года мы направили Вам письмо с просьбой оплатить задолженность Вашей компании (лицевой счет № ХХХХ8) по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность за май 2018 г. составила 5000 руб.
К сожалению, в АО «Коммуникационные связи» до сих пор не поступил платеж за указанную задолженность. А также мы не получили от Вас никакого ответа.
Пример письма напоминания о соблюдении правил в компании
Просим обратить ваше внимание, что согласно «Правил трудового распорядка компании» №3 от 21.02.2021 года разделу «Внутреннее время», рабочее время должно соблюдаться строго в соответствии со временем, указанным в трудовом договоре сотрудника.
Просим руководителей подразделений (ответственных работников) сообщать нам по электронной почте об отсутствии работника на рабочем месте с указанием причин.
с уважением, Отдел HR