Как попросить прощения в деловом стиле
В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.
Когда требуются деловые извинения
Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:
Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.
Каким способом извиниться
Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.
Как правильно извиниться
В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.
Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.
За беспокойство
Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.
Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».
В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.
За неудобства
При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.
Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.
При задержках
В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.
Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».
В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.
За звонок в нерабочее время
Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».
Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.
За ошибку
Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.
Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».
При опоздании
Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.
Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.
За поведение
Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.
Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.
Как попросить прощения у начальника
Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.
Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.
Как попросить прощения в деловом стиле
В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.
Когда требуются деловые извинения
Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:
Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.
Каким способом извиниться
Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.
Как правильно извиниться
В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.
Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.
За беспокойство
Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.
Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».
В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.
За неудобства
При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.
Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.
При задержках
В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.
Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».
В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.
За звонок в нерабочее время
Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».
Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.
За ошибку
Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.
Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».
При опоздании
Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.
Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.
За поведение
Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.
Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.
Как попросить прощения у начальника
Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.
Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.
Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании
От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.
Когда нужны деловые извинения
Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.
Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании.
Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.
Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.
Коллтрекинг
Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.
Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.
Кто должен приносить извинения клиенту
Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.
Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов.
Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне.
Правила оформления
Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив.
Как оформить письмо-извинение:
Образец письма-извинения 
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:
Содержание
Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение.
Извинение
Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:
«Уважаемый Олег Анатольевич!
Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»
Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.
Объяснение причин
После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.
События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.
Выражение сожаления
Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.
В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем.
Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил.
Меры по решению проблемы
После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения.
В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:
Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации.
Важно! Надо обязательно выполнить обещанное.
Примеры писем-извинений
Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.
Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.
За беспокойство
Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.
За неудобства
Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:
В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.
При задержках поставок
Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.
За звонок в нерабочее время
Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.
Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.
Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.
Виджет обратного звонка для сайта
За ошибку
Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.
За поведение
Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.
Извинения на английском
Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски.
Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела.
Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.
По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.
В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.
Заключение
Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.
Как пишется прости что отвлекаю
Извинения — любопытнейшая штука. Чему еще нас так старательно учат чуть ли не с младенчества и чего еще мы так старательно избегаем, повзрослев? Притом что мы, люди, научились в процессе эволюции очень многому: передвигаемся на двух конечностях, умеем разговаривать, освоили щипковый захват, понимаем шутки и даже, пусть и с большим трудом, способны самостоятельно найти дорогу, когда в смартфоне отказывает навигатор.
И все же нас просто клинит, когда нужно сказать «извини». Мало кто умеет вовремя и к месту произносить это слово, особенно если оно адресовано людям, для которых имеет значение.
Что ж, давайте учиться. В книге «Счастье вместе» есть несколько дельных советов на этот счет.
Чем раньше, тем лучше
Счастье вместе
Первое, что можно сказать о словах «извини», «прости» и т. п.: они совершенно безвредные, от них не бывает больно, но они обычно здорово помогают. Так что употребляйте их безбоязненно.
Далее: чем больше вы практикуетесь произносить их, тем проще вам это делать, так что извиняйтесь чаще. Не сдерживайте себя. Если партнер не в духе, самый простой способ изменить ситуацию — придумать, по поводу чего вы могли бы перед ним (или перед ней) извиниться. Имеется ли что-то такое особенное, за что вы готовы взять на себя ответственность и поклясться никогда этого больше не делать?
Чем дольше вы тянете, тем больше расстояние между вами. — Источник
Американские исследователи решили математически просчитать, что эффективнее: извиниться сразу или отложить извинения на потом. Вот их вердикт: «Интерпретируя логарифмическую функцию как результат процесса дезинтеграции вкупе с процессом консолидации, нам представляется, что оперативно принятые меры в виде влияющих на все процессы извинений могут быть более эффективными в тех случаях, когда они осуществляются в относительной временной близости к совершенному проступку, поскольку за этот отрезок времени процесс консолидации еще не успел завершиться, подобно тому, как на формирование и дезинтеграцию воспоминаний скорее влияют процессы, случившиеся через небольшой временной интервал после того, как было инициировано первоначальное знание». 
Заглянуть на страничку акции
Другими словами: да. Извиняться следует как можно скорее, пока обида не перекочевала из кратковременной памяти в ту часть мозга, в которой формируются более длительные воспоминания. Короче: не позволяйте обиженному зацикливаться на обиде.
«Но» — убийца извинения
Вторая хитрость извинений: запоминать, почему вам пришлось просить прощения. Не для того, чтобы облегчить чувство вины. И не для того, чтобы другой человек почувствовал себя лучше, или хуже, или чтобы заставить его замолчать. Извинения нужны, чтобы восстановить мост, взорванный не без вашего участия, заново начать общаться, попытаться дать новый старт отношениям. Именно поэтому извинения должны быть четкими и понятными.
Попросите прощения за собственную промашку, и только. Без всяких «но» и оговорок. «Прости, что не взял трубку, но ты же уже семь раз мне звонила» или «Прости, что порвала твой любимый свитер, но я видела, что у тебя есть другие». Это не извинения. Даже не начинайте. Это — объяснения, они же отговорки. Они не несут в себе ни намека на сожаление, ответственность или желание изменить курс. Вы можете объяснить свои поступки, но в другой раз, когда уже восстановите отношения.
Про «если» тоже забудьте
Единственное, что может быть хуже извинения, начатого с «но», это извинение, начатое со слова «если». Нет, нет и еще раз нет! Это оскорбительно. Это разговор свысока. «Извини, если ты почувствовала, что я тебя обидел». «Извини, если то, что я сказала, было неверно понято». «Извини, если тебе показалось, что я попросил прощения как-то не так».
На самом деле вы говорите следующее: «Конечно, случай невероятный: ты оказалась права, а я совершенно ненамеренно совершил маленькую ошибку — что ж, тогда прости». Ни один человек, которому извинение преподносится в подобной форме, не будет им удовлетворен по одной простой причине: в нем отсутствует главное — искреннее сожаление.
Единственный случай, когда в извинении уместно «если», это когда вы не уверены, что совершили что-то, за что стоит просить прощения, и пытаетесь понять, в чем же дело. «Извини, если я в этой давке наступил тебе на ногу» или «Прости, если из-за меня эта встреча прошла не так, как ты надеялся».
В таком случае противная сторона сможет объяснить, из-за чего дуется, и тогда мимо «если» удастся проскочить без потерь.
Подумайте о чувствах
Извинения не срабатывают и в том случае, когда другой человек не чувствует, что к нему прислушиваются, что его боль, разочарование, грусть замечены. Психолог Харриет Лернер настаивает на том, чтобы мы «стремились узнать», что могло обидеть другого человека. «Если бы только наше стремление понять другого человека было бы столь же глубоким и искренним, как стремление быть понятым! — пишет она. — По-настоящему прислушиваясь к людям, мы можем определить, что именно мы сделали неправильно, и точнее сформулировать свое извинение».
Извиняйтесь с чистым сердцем и искренним сожалением. — Источник
Главный признак, указывающий на то, что мы действительно услышали человека, — мы направляем свои извинения на его ущемленные чувства, а не говорим о том, что, мол, на самом деле мы хотели того-то и того-то: в этом случае мы намекаем на то, что и он отчасти в чем-то виноват.
Пообещайте исправиться
Если вы и в самом деле не можете сообразить, в чем провинились, или выяснение всех обстоятельств грозит затянуться на неопределенный срок, а время поджимает — скажем, сегодня Новый год и вот-вот нагрянут гости, — можно воспользоваться универсальной фразой «Извини меня за мои слова» и отложить разгадку на потом. Однако во многих случаях какой-то трафаретной фразой не отделаешься: извинение — продукт, так сказать, «от-кутюр».
Если вы конкретно говорите о своем упущении или проступке и выражаете искреннее сожаление, то в третьей части извинения следует сообщить о намерении исправиться и не повторять подобного впредь. Например: «Извини, что я снова забыла поставить на стол масленку. Для меня это прямо какое-то белое пятно. Постараюсь больше никогда о ней не забывать».
Выберите место и время
Для выражения сожаления надо тщательно выбрать время и место. Такой важный вопрос нельзя пускать на самотек. Как говорит Сунь-цзы, мудрый военачальник прежде всего думает о том, что может думать его противник. Так что прикиньте, когда именно ваш партнер будет в наилучшем расположении духа, чтобы он мог соответствующим образом услышать и воспринять ваше извинение. Оно не должно показаться очередной отговоркой, на которую не стоит даже обращать внимания.
Готовьтесь заранее
Как вы можете помочь обиженному вами любимому человеку вас простить (после того, как вы попросили прощения)? Самый верный способ — заранее, еще до того, как вы что-то натворили и попали в затруднительное положение, построить добрые, доверительные отношения. Исследования показывают: тех, кому доверяют, прощают легче и быстрее.
В прочных отношениях просить прощения легче. — Источник
Но если буря уже разыгралась, постарайтесь успокоить бушующие волны, восстановить доверие, продемонстрировав, что вы всеми силами пытаетесь исправить положение. Психолог Джанис Абрамс Спринг называет это «перенос бдительности». Если вы совершили нечто ужасное по отношению к своему партнеру — публично его оскорбили, не предупредив, потратили с трудом заработанные деньги, изменили, — вы должны быть столь же бдительны, как он или она, чтобы подобное никогда не повторялось. Конечно, можно публично осыпать партнера комплиментами, быть демонстративно прозрачным во всех финансовых вопросах или отношениях с противоположным полом. Но, главное, надо быть очень внимательным, терпеливым и нежным, стараясь не прикасаться к болезненным для партнера точкам — так же, как мы стараемся не бередить собственные раны.
И напоследок: не ждите мгновенного отпущения грехов. Невозможно заставить человека простить вас. Вы можете лишь смиренно положить к его ногам коврик, на котором написано «Добро пожаловать». А это уж ему решать — входить или нет.