Как отдохнуть и не потерять покупателей: 6 советов для владельца бизнеса
Усердно работать — похвально. Владельцы так и поступают, тратя на любимое дело каждую свободную минуту. Какой тут отпуск?
Отпуск нужен. Хотя бы для того, чтобы посмотреть на свое дело со стороны, зарядиться новыми идеями или набраться сил для следующего рывка.
Но что делать, если компания — это только вы? Закрыть на неделю и потерять клиентов? Мы нашли шесть способов отдохнуть от работы, не отказываясь от прибыли.
И предварительный совет: отправляйтесь отдыхать в несезон, когда продаж мало. Как показал опрос на нашей странице ВКонтакте, спад продаж у большинства наступает зимой.
Зима и лето — самое удобное время для отпуска, если вы владелец
Предупредите о перерыве в работе заранее
Неважно, сократите вы количество доставок или отмените их на время, отпуск не должен оказаться внезапным для покупателей. Предупредите об ограничениях заранее.
Например, разместите на сайте сквозной баннер. Пусть он будет ярким и заметным, чтобы все увидели. Расскажите, как изменится работа магазина и на какой срок:
«Привет! С 10 по 18 июня у нас перерыв. Заказы принимать будем, но отправим только после Если закажете до 9 июня, доставка за наш счёт».
Объявите начало акции, продублируйте информацию в блоге магазина и на страницах в соцсетях.
предупреждает подписчиков в Инстаграме о перерыве в работе
В итоге сомневающиеся покупатели закажут раньше, и вы продадите перед отпуском больше.
Запланируйте публикации и письма
Привлекать новых клиентов и информировать постоянных покупателей можно и во время отпуска:
Организуйте предзаказы
Предложите клиентам сделать предзаказ — оформить покупку заранее, но с доставкой через недели, после вашего отпуска. Обещайте за это скидки и подарки.
Пусть для клиента предзаказ тоже будет выгоден — дайте подарок или скидку
Закройте предзаказ за пару дней до отпуска и заранее закажите нужное количество материалов/товаров/упаковки. Начало доставки запланируйте так, чтобы успеть все изготовить, укомплектовать, упаковать и отправить. Например, через неделю. Лучше пообещать более долгий срок, чем опоздать с доставкой. И не забудьте про скидки и подарки за ожидание.
Отправляйте только крупные заказы
Если вы никуда не уезжаете и готовы отправлять часть заказов во время отпуска, можно оформлять только крупные.
Как это сделать, не обидев «мелких» клиентов:
Подключите фулфилмент
Фулфилмент — это комплекс услуг для от приема звонков до упаковки и доставки. может взять на себя даже заказ товара у поставщиков. Единственное, что остаётся вам — изготовление, если продаёте товары собственного производства (тут можно подготовиться заранее).
продают пакет услуг или предлагают выбрать то, что вам необходимо. Оплата может быть по часам или по количеству обработанных заказов. Если возможно, выбирайте экономный вариант: курьеру платите за каждую доставку, а телефонного оператора выгоднее арендовать по часам.
Ещё один способ передать рутину в другие руки — дропшиппинг. Поставщик сам принимает от вас заказы и отправляет товар клиенту. Читайте о плюсах и минусах этого способа.
Делегируйте и автоматизируйте задачи
Чтобы освободить время не только для отдыха, но и для стратегического планирования:
Если в сезон у вашего бизнеса спад продаж, ловите момент. Отдохните, пока покупатели неактивны. А для тех, кто не устал, 7 способов стимулировать продажи в несезон.
Буду в отпуске по известное число – Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске
Буду в отпуске по известное число – Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске
«Буду в отпуске – как подготовить коллег и клиентов?»
Уезжаете в отпуск и передаете свои дела коллегам? Чтобы обеспечить максимальную эффективность вашей команды и минимизировать возможный негатив со стороны ваших клиентов и партнеров, мы собрали несколько советов по созданию идеального автоответа на дни вашего отсутствия.
Начинается череда февральских, мартовских и майских праздников, когда работа в самом разгаре, идет горячий сезон отпусков, и надо передавать дела коллегаи, — вот и наплыв автоответов по электронной почте. Автоответ из офиса — это элементарная вещь, как вам кажется, ведь вы точно понимаете его цель. Но зачастую оказывается очень сложно подобрать точные слова (кроме «буду в отпуске по») и скоординировать ваши действия с теми коллегами, которые будут находиться в офисе
В результате, вы можете потратить на составление идеального автоответа больше времени, чем на сбор чемодана или ваш перелет на берег моря. Мы составили для вас несколько полезных рекомендаций, чтобы ваш автоответ не попал в спам. Будет признательны за ваши комментарии и удачные находки!
Обозначьте точные даты вашего отсутствия
Это кажется очевидным, но удостоверьтесь, что вы действительно указали в письме точное время и даты, и удостоверьтесь, что они верны. Вы же не хотите, чтобы пока вы потягивали свой мохито на пляже или чашечку кофе в Вене, вам на почту сыпались десятки документов и срочных офисных вопросов и уточнений. Установите в настройках автоответа точную дату, когда вы вернетесь в офис.
Краткость, краткость и еще раз краткость
Предупредите своих коллег, если вы направляете людей к ним
Если вы собираетесь написать: «Я отсутствую, но, пожалуйста, свяжитесь с Андреем по срочному вопросу», тогда обсудите с Андреем, согласен ли он на внезапные обращения со стороны ваших клиентов или партнеров в течение следующих нескольких недель. Вряд ли Андрей будет рад получать десятки писем в день, и вполне возможно, он просто будет отправлять их в спам. Хорошей идеей будет пообещать Андрею привезти что-то в подарок — в качестве благодарности.
Поймите, что слово «срочно» не всегда означает «срочно»
Люди, как правило, очень эгоцентричны по своей природе. Если они отправляют вам письмо — значит им что-то нужно от вас. И им, конечно, кажется, что это очень срочное и неотложное дело. Поэтому лучше не упоминать в своем автоответе о возможности связаться по срочному вопросу с вами. Не давайте им такой возможности — иначе будьте готовы, что ваш отдых будет прерываться по 20 раз на дню из-за, в сущности, абсолютно не важных вопросов.
Не пытайтесь быть забавными, если вы не забавны
«Я нахожусь в отпуске! Но давайте надеяться, когда я вернусь, я буду в лучшем настроении, чем я был на последней деловой встрече. «
«Я не нахожусь в офисе. Извините, что вы получаете автоматический ответ, но если бы я был в офисе, вы бы и вовсе ничего не получили. «
Проверьте свой текст на очепятки. И еще раз
Будет неприятно вернуться в офис и обнаружить, что вы отослали десятки писем с текстом вроде: «Я ценю ваш бред», вместо «Я ценю ваш бренд». Даже если это не окажется критичной опечаткой, это может заставить вас краснеть снова и снова.
Не хвастайте и не будьте скучным
Вы можете предоставить в автоответе какие-то детали. Но лучше всего сохранить текст письма максимально коротким. Но если вы хотите рассказать всем, почему вы отсутствуете, не надо упоминать, что вы едете на один из самых красивых островов в мире на 4 недели загорать и купаться с дельфинами и вам даже не придется за это платить, потому что вас пригласили друзья или родственники.
Хорошего вам отпуска!
О чем еще можно почитать перед отпуском:
Об авторе
Болдовская Виктория
Санкт-Петербург Новорощинская ул., д.4, оф. 1415-1 БЦ «Собрание»,
ст. метро Электросила
Москва Волоколамское шоссе, д.1, оф. 016 БЦ «Проектный институт»,
ст. метро Сокол
Уведомление о начале отпуска
Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.
Что будет, если не направить уведомление
Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.
В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.
Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.
Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления
Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.
В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).
Общие сведения об уведомлении, особенности составления
Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.
Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.
Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).
Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.
Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.
Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)
Образец уведомления о начале отпуска
Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.
В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:
После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:
Как передать уведомление
До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:
Как руководителю сходить в отпуск и не вернуться к руинам
Начните с системных моментов
Уровни делегирования полномочий
Это были системные моменты. Если не сделать то, о чем мы написали, то коллектив будет страшно оставить и на полчаса. Большинство систем менеджмента, пришедших к нам с запада подразумевают полную и безболезненную взаимозаменяемость сотрудников, в том числе и руководителей высшего звена. В идеале любой квалифицированный специалист может заменить коллегу, не вникая неделями в особенности его работы.
Что сделать непосредственно перед отпуском
Даже если все работает как часы и без вас, к уходу в отпуск нужно подготовиться. Все-таки не на день уезжаете. Вот список рекомендаций, что нужно сделать перед отпуском.
Назначьте вместо себя исполняющего обязанности
За два-три дня до ухода в отпуск пройдитесь с заместителем по отделам и расскажите, на что обратить внимание, пока вы в отпуске. Пробегитесь по неотложным делам, которые нужно сделать в первую очередь. Это могут быть срочные звонки, заявки, налоговые дела и так далее. Будет просто идеально, если вы составите список срочных дел. Так заместителю будет проще ориентироваться в сроках и он ничего не забудет. Можно расписать дела на листе бумаги, а можно в документе на компьютере и даже в виде сообщения в социальных сетях или электронного письма. Делайте, как удобно.
Принципы планирования: квадрат Эйзенхауэра
Сделайте максимум дел наперед
Мы не говорим о том, что нужно с головой уйти в текучку и постараться переделать ее всю. Скорее, речь идет о начатых, но не завершенных проектах и делах. С текучкой вполне справится и заместитель. В крайнем случае, ее можно вообще отложить на потом и доделать по приходу из отпуска. А вот важный контракт с корпоративным покупателем, который вот-вот будет подписан, откладывать не нужно. Такие вещи необходимо доводить до логического завершения. На переправе коней не меняют. Пока заместитель вникает в суть вопросов и разбирается, что тут к чему, отпуск может закончиться.
Предупредите об уходе партнеров и контрагентов
Предупредить коллег можно как угодно: обзвонить, разослать электронные письма или написать в мессенджерах. Если этого не сделать, будет неудобно и вам, и им. Люди будут делать двойную работу, а вас задергают звонками, пока летите на параплане над Средиземным морем. Да еще и на роуминге разоритесь.
Распределите свою работу между сотрудниками
Схема распределения ролей в команде
Отложите все, что можно отложить
Правда, увлекаться здесь не стоит, а то по возвращению придется долго разгребать отложенные на потом дела, которые накопятся, как снежный ком.
Не начинайте новые проекты перед отпуском
Кроме тех, которые вы успеете довести до конца или перенести. Но не забывайте о здравом смысле: если в руки плывет выгодный контракт, им лучше начать заниматься в любом случае. Бывает, и такое, что такая сделка будет потом кормить вас всю оставшуюся жизнь. Ради такого можно и отпуском пожертвовать.
Правильно выбирайте время отпуска
Работа в течение года, как правило, нестабильна. Даже если вы торгуете товарами, не зависящими от сезона и времени года, все равно есть периоды затишья и активной движухи. Не говоря уже о сезонном бизнесе, когда основная выручка делается, например, в летние месяцы.
Пример планирования отпуска
Как структурировать время, находясь в отпуске
Предупредим сразу: руководители отдыхают совсем не так, как их подчиненные. Так или иначе, на связи быть придется. Но это не значит, что нужно весь отпуск провисеть на телефоне, постоянно решая рабочие вопросы. Если это случилось, значит, что-то организовано не так. Вот несколько полезных советов, которые с успехом используют многие опытные предприниматели:
Заключение
Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный
Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?
Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».
Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали
Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать
Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.
Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:
Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.
Пишите в теме не «Срочно. », а срок
Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.
Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.
Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:
Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.
Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.
Если виноваты — признайте это и попросите помочь
Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:
Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.
Лучше честно признать вину и попросить выручить:
Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.
Придерживайтесь принципа двойной деликатности
С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.
Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.
Как быть, если не отвечают
Не делайте поспешных выводов
Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».
А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.
Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.
Наращивайте давление постепенно
Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.
Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.
Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)
Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.
В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.
Как отстаивать свою позицию
Наступите на горло собственной песне
Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.
Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.
Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»
Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».
В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.
Как отвечать тем, кто «только спросить»
Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.
У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:
Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.
В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:
Как выходить из конфликтов
Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».
Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.
Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:
Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.
Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.
Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.