Отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).
Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.
Как составить отчет о проделанной работе?
Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.
К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.
Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:
Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).
Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.
Рекомендации к тексту отчета
Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:
Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.
К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.
Как эффективнее доложить о проделанной работе
“Без отчетов невозможно оценивать эффективность, разрабатывать стратегию или прогнозировать дальнейшее развитие компании”, — уверена Юлия Иванова, руководитель московского офиса компании по подбору персонала THI Selection. Но время, которое сотрудники тратят на подготовку и составление отчетов, не должно превышать 5-10% их рабочего времени, добавляет она. “В тайм-менеджменте есть правило: если ваше планирование дня занимает больше 5-10 минут, а недели — больше 15-20 минут, значит, в нем нужно что-то менять, — заявляет Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация времени». — Эти параметры применимы и к отчетности: если отчет о результатах дня занимает больше 5-10 минут, а о результатах недели — больше 15-20 минут, его нужно упрощать”.
Бесполезные часы
Следуя практике западных компаний, в некоторых московских маркетинговых и PR-агентствах обязали сотрудников заполнять так называемые таймшиты, рассказывает исполнительный директор Московской ассоциации предпринимателей Вера Васильева. Человек с точностью до минуты расписывал, какая работа и в какое время им выполнялась в течение недели. Отчет передавался руководителю, и тот, ссылаясь на принятые внутри компании нормативы, начислял работнику зарплату. Для менеджеров, особенно проектных и креативных отделов, это было настоящей пыткой: как занести в отчет то, что невозможно записать как конкретный показатель? “Например, чтобы «уболтать» потенциального клиента и склонить его к сделке, может уйти два, три, а в некоторых случаях и больше часов и конечный результат при этом не всегда известен”, — жалуется Васильева. В одном из PR-агентств дизайнер креативного отдела, ломая голову над тем, как описать в таймшите работу, придумал короткий слоган: “С 11.00 до 19.30 я думаю, с 19.30 до 23.00 — воплощаю. 7 дней в неделю. 365 дней в году”.
В агентстве бизнес-коммуникаций PR Inc/DDB, по словам его управляющего партнера Ольги Дашевской, таймшиты используются и по сей день, но в них, помимо затраченного на тот или иной проект времени, подробно расписывается занятость на проекте каждого сотрудника.
В некоторых случаях популяризация стандартов западного консалтинга доходила до абсурда: когда агентства выставляли клиенту смету, где стоимость менеджера на проекте рассчитывалась по часам, тот начинал подозревать компанию в попытке “навариться” на его бюджете, продолжает Васильева. “Большинство российских заказчиков такую систему не любят”, — соглашается с ней Дашевская. С другой стороны, поставщики услуг и их клиенты смотрят на одну и ту же проблему с разных позиций и время, которое уходит на то, чтобы подстроиться друг под друга, никак не окупается, добавляет она.
Эксперты настаивают, что нормативы должны быть привязаны в большей степени к производительности, а не к времени. “Например, у менеджера по продажам клиентская база должна в месяц расширяться на столько-то компаний такого-то уровня”, — делится собственным опытом Архангельский.
Подобной формой отчетности пользуются в московском офисе рекрутинговой компании THI Selection. По словам его руководителя Юлии Ивановой, работники компании представляют еженедельные отчеты со статистикой о количестве встреч, кандидатов и проценте выполнения плана. Такой подход, уточняет она, позволяет уяснить больше полезных нюансов, чем почасовой контроль. “Если при 30 интервью клиенту отсылается один отчет, это означает, что сотрудник приглашает неподходящих людей или плохо проводит предварительный отбор кандидатов”, — поясняет Иванова.
Как показывает практика, чем ближе к производству, тем больше смысла в отчетах. В группе компаний “Алмо” (производство и продажа алюминиевых конструкций) служащие департамента продаж каждый день тратят 15-20 минут на заполнение небольшого блиц-отчета, отвечая на четыре простых вопроса: с кем общался, какой результат получен, с каким поставщиком клиент работал ранее и если вдруг отказался работать с заводом, то по каким причинам. Помимо фиксированной зарплаты за каждый заключенный договор сотрудник получает бонус, исчисляемый в процентах от сделки. В этом смысле отчетность даже помогает планировать работу. Оценивая причины неудавшейся сделки, человек заранее сможет рассчитать, как следует себя вести с очередным клиентом, делится соображениями совладелец группы Владимир Шершнев.
Полезные цифры
“Для выполнения задач контроля над людьми отчеты — не самый эффективный способ, но с их помощью компании могут решать определенные экономические задачи”, — рассуждает Татьяна Андреева, старший преподаватель Высшей школы менеджмента Санкт-Петербургского госуниверситета. В свое время таймшиты вводились с целью подсчета себестоимости интеллектуальных услуг. К примеру, чтобы хоть приблизительно понять, насколько прибылен для компании тот или иной клиент, число потраченных на него часов умножалось на зарплату сотрудников и складывалось с определенной долей постоянных расходов — арендой, оплатой электричества и т. д.
По форме отчеты должны быть индивидуальны для каждой компании — все зависит от того, какие цели преследует работодатель. В некоторых холдингах в последнее время практикуется принцип внутренних трансфертных цен, когда производственные подразделения оплачивают услуги управляющей компании, и для того, чтобы рассчитать и обосновать эти цены, необходимо проанализировать, сколько времени и сил тратится на помощь каждому из подразделений, продолжает Андреева. Такая практика, к примеру, используется в концерне “Силовые машины”, подтверждает начальник управления по связям с общественностью Мария Алеева.
Также если в компании производятся два разных продукта и перед руководством компании стоит задача поделить маркетинговые затраты на них, те же маркетологи в отчетах должны указывать не абстрактные величины (вроде количества посещенных выставок), а обозначать временные затраты по каждому из продуктов. “Такие отчеты можно разбивать на три графы — «время», «тип продукта», «действие», — поясняет эксперт. — Как правило, экономисты ориентируются на первую и вторую графы. Зато детали, т. е. что конкретно делал сотрудник — обсуждал ли с дизайнером упаковку или готовил рекламные материалы, могут быть интересны его непосредственному руководителю”. В последнем случае фразы в свободной формулировке достаточно для того, чтобы начальник был в курсе всех дел подчиненного, соглашается с Андреевой Елена Гороховатская из Cornerstone.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Законность отчетов о проделанной работе
Бессрочный трудовой договор. Работаю полгода. Руководитель после конфликта ввел правило, что я должен отчитываться ежедневно письменно о проделанной работе. Также он на почту будет присылать задачи, где будет указан срок, в который я их обязан выполнить. Я программист, и определить точный срок выполнения работы невозможно: я порой сам не знаю, сколько точно времени нужно для написания программы. Имеет ли право руководитель в таких творческих задачах указывать срок выполнения, ведь даже я не могу точно его определить? Обязан ли я каждый день отчитываться по умолчанию? Что будет, если я забуду отчитаться?
Указанная в обращении ситуация в трудовых отношениях получила название моббинга. Моббинг – это форма психологического насилия (дискриминации, домогательства) в виде травли сотрудника в коллективе, как правило, с целью его последующего увольнения. Если такие действия осуществляются со стороны работодателя, говорят о разновидности моббинга – боссинге.
На сегодняшний день отсутствует четкое законодательное регулирование действий работника при моббинге, судебная практика по данному вопросу находится в стадии формирования.
В качестве способа защиты можно предложить следующий порядок действий: так, работник имеет право на защиту своего достоинства в период трудовой деятельности (ст. 2 ТК РФ). На практике защищать такие права работник, скорее всего, сможет уже в суде, заявляя о возмещении морального вреда, причиненного ему неправомерными действиями или бездействием работодателя (ст. 237 ТК РФ).
Но для начала важно определиться с правами и обязанностями сторон трудовых отношений.
Во-первых, работодатель имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Для этого, в частности, может применяться установление сроков выполнения работ (оказания услуг), различные формы отчетности. Такие сроки должны быть разумными (реальными), однако это условие является оценочным, специальных критериев разумности срока ни трудовое, ни гражданское законодательство не содержит.
Во-вторых, законодательство не относит профессию программиста к творческим. Так, постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252 определен перечень профессий и должностей творческих работников, к которым отнесены работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и т.п.
Таким образом, прежде всего стороны трудовых отношений (например, в вопросах срока выполнения работ, предоставления отчетности) обязаны согласовать «правила игры». За неисполнение таких согласованных правил работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности.
Если требования работодателя незаконны (например, сроки неразумны, отчетность избыточна), работник может оспорить их в государственной инспекции труда или в суде. Однако даже в случае выигрыша спора в суде работнику будет крайне сложно продолжать свою трудовую деятельность в коллективе.
Вывод: с моббингом сложно бороться, целесообразнее его «гасить», «тушить», пытаясь выяснить у работодателя причины его действий и приложить усилия к разрешению конфликта.
Как работнику отчитаться о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Форма и содержание документа
Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.
Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:
Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:
Особенности для удаленки
В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:
Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.
Отчет по итогам деятельности
(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Инструкция: как сотрудникам писать отчеты о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это внутренний документ, позволяющий руководителю проконтролировать, насколько качественно и оперативно выполняет поставленные задачи его персонал. Такая форма оценки пригодится для разъездных и дистанционных сотрудников, деятельность которых происходит «не на глазах» у руководителя.
Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе
Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:
Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.
Форма и содержание отчетов
Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:
Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.
Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:
Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.
Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:
Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.
В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как контролировать дистанционного работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Особенности для удаленной работы
С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.
Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.
Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.
Примеры отчетов
Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.
Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.
Отчет по итогам деятельности
____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)
Период с _______________ по____________
| Поставленные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Выполненные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Не выполнено | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Причины невыполнения: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Планы на следующий период: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Предложения по улучшению трудового процесса: | 1 |
| 2 | |
| 3 |
дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________
А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.
Что будет, если не представить отчеты
За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.
Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.