Инструкция: составляем письмо депутату с просьбой о помощи
Письмо депутату с просьбой о спонсорской помощи — это официальное обращение граждан к представителю власти. Жители избирательного округа вправе ходатайствовать о материальной или иной поддержке в затруднительной ситуации.
Когда обращаются
Депутаты обязаны рассматривать обращения граждан и отвечать на них. Вот в каких случаях вы вправе подать официальное обращение:
Это далеко не полный перечень ситуаций, в которых вы можете обратиться к народному избраннику. Пишите жалобу или заявление, когда ваши права нарушены или же вы не в состоянии самостоятельно повлиять на ситуацию. У вашего выборного представителя есть возможность напрямую обратиться в вышестоящие органы власти, заручиться их поддержкой. Но ваш запрос не должен противоречить действующему законодательству.
Порядок обращения
Граждане вправе обращаться лично, направлять и направлять индивидуальные и коллективные просьбы в государственные и муниципальные органы власти (ст. 33 Конституции). Такие прошения регулируются Федеральным законом №59-ФЗ от 02.05.2006. Запросы подают как в электронной, так и в бумажной форме. Вот основные правила:
Как правильно составить письмо
Направляйте прошение в соответствии с требованиями закона №59-ФЗ. Следите за структурой и содержанием: пишите кратко, логично и аргументированно. Изучите пошаговую инструкцию, как написать заявление депутату с просьбой о материальной поддержке:
Шаг 1. Выберите формат обращения — письменный или электронный. Если вы составляете электронный запрос, перейдите на официальный сайт местной администрации и заполняйте форму по предложенным рекомендациям. Бумажное письмо напишите собственноручно и передайте в общественную приемную или канцелярию вашего избранника.
Шаг 2. При написании заявления следуйте положениям ст. 7 59-ФЗ. В первую очередь укажите фамилию, имя и отчество (полностью) адресата. Дальше пропишите персональные данные: ФИО (полностью), адрес для обратного ответа и другие контакты. Информация для обратной связи обязательна!
Шаг 3. Опишите суть проблемы. Сошлитесь на законодательные нормы и, при возможности, предоставьте подтверждающие документы. В завершение четко сформулируйте просьбу. Если есть сопроводительные документы, перечислите их и укажите количество страниц-приложений. Поставьте подпись и актуальную дату.
Обязан ли депутат ответить
Если ваше письмо составлено правильно, ответ обязательно придет в течение 30 дней с момента регистрации входящего документа. Разъяснения отправят на адрес, указанный в заявлении.
Не ответят на обращения, в которых нет сведений о заявителе, ответа не последует и в случае подачи некорректного запроса — в течение 7 дней вам направят уведомление об отказе в приеме, после чего вы вправе подать новый запрос.
Оставят без внимания документы, в которых содержатся нецензурные слова, оскорбления и угрозы, адресованные представителям власти.
Образцы обращений к депутату
Этот шаблон — примерный образец, как написать письмо депутату с просьбой, независимо от цели обращения. В шапке заполняйте персональные сведения, а в тексте описывайте вашу проблему и суть вопроса к представителю власти.
Депутату Городской Думы _________________________
(либо в Городскую Думу)
проживающего по адресу
В тексте изложите суть
предложения, заявления или жалобы.
Так выглядит образец обращения к депутату с просьбой помочь с благоустройством детской площадки:
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Пошаговая инструкция, как направить обращение депутату Государственной Думы
В Конституции РФ закреплено право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления. Так как сейчас личные контакты ограничены, вы можете обращаться дистанционно.
Есть несколько способов, которыми можно направить свое обращение в Государственную Думу, не посещая приемную:
Обращения можно направить как конкретным депутатам, так и во фракции.
Обращения на имя депутатов Государственной Думы, поступившие в форме электронного документа, без рассмотрения сути обращения передаются непосредственно депутату, которому оно адресовано.
Также можно направить вопрос, касающийся сферы ведения Государственной Думы. Так, граждане отправляют отклики на рассматриваемые и принятые законопроекты, предложения о внесении изменений в действующее законодательство. Таким образом, вы можете напрямую высказать свою позицию по той или иной законодательной инициативе.
Что нужно обязательно указать в обращении?
Важно правильно составить сам запрос, чтобы работа по нему прошла наиболее быстро и эффективно.
Обязательно нужно указать:
К обращениям можно приложить необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить их по почте.
Четко укажите суть предложения или жалобы, какие права и интересы нарушены
Направление обращения в электронном виде конкретному депутату можно сделать без авторизации на сайте Приемной, но тогда вы не сможете отслеживать стадии обработки отправленных данных. Создание личного кабинета позволит вам получать информацию о статусе вашего обращения.
Что будет дальше с вашим обращением?
Срок предоставления ответа на правильно составленное обращение — 30 дней с момента его регистрации.
Информацию о рассмотрении письменных обращений и запросов можно получить по телефону:
8 (495) 629–68–27
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Письмо-обращение
Одним из самых распространенных видов деловых писем, направляемых физическими лицами и организациями другим физическим лицам или организациям, является письмо-обращение.
Кто и куда может обращаться
Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.
По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:
Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:
Посредством писем-обращений можно:
Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.
Составление письма-обращения
Для большинства видов обращений законом определена свободная форма вплоть до отсутствия требований к орфографии (это, например, относится к письмам в прокуратуру, полицию).
Главное условие — чтобы обращение отвечало на вопросы о том, кем и куда оно направлено и чего хочет его автор. Кроме того, обращение должно быть мотивированным.
Если обращение составлено на основании какого-либо нормативного акта, во исполнение какого-либо требования, то его необходимо упомянуть в тексте.
В целом же структура писем-обращений выглядит следующим образом:
Письмо-обращение, автором которого является организация, оформляется на фирменном бланке организации.
Направление обращения
Письмо-обращение может быть направлено различными способами:
Рекомендуем при передаче письма лично или через курьера оформить второй экземпляр письма, на котором принявшее его лицо (секретарь, работник канцелярии) проставит свою подпись.
Новости
Открытое письмо-обращение к депутату
Глубокоуважаемый Асланбек Александрович!
Члены детского подросткового объединения «Планета Детства» МБОУ Миллеровской СОШ имени Жоры Ковалевского решают социальную проблему благоустройства школьного двора.
Целенаправленно проводим субботники «Весенние улыбки», «Дни чистоты», «Золотая метла осени» на школьном дворе. Деревья в школьном сквере после побелки красуются в белоснежных носочках…
Особое место на школьной территории занимает стадион. Школьный стадион – это наша гордость, центр спортивного досуга и оздоровления молодого поколения.
Уют, чистота, обновление спортивного оборудования поддерживается силами педагогов и школьников под руководством директора школы Крикуненко Аллы Николаевны и учителя физической культуры Живова Владимира Николаевича.
Но мы мечтаем о современной спортивной площадке с ограждением и травмобезопасным покрытием из резиновой крошки. Мы верим в мечту!
И просим Вас оказать спонсорскую помощь.
Наша Миллеровская школа готовится отметить юбилей – 50 лет со дня открытия двухэтажного кирпичного здания, построенного в 1969 году ( первая деревянная школа в нашем селе была открыта в 1910 году).
Сегодня наша школа – красивое современное здание: капитальный ремонт проведен в 2005 году. Школьная территория огорожена по периметру, построены внутренние туалеты и санитарные комнаты, школьная столовая имеет современное оборудование.
На школьном дворе есть место для современной спортивной площадки, какие мы видим пока с экрана телевизора.
Зная Ваши большие возможности, восхищаясь Вашими организаторскими талантами, обращаемся к Вам с убедительной просьбой рассмотреть возможность внести посильный вклад и организовать спонсорскую помощь на подарок селу Миллерово в связи с 50-летием Миллеровской школы.
Благодарим Вас за понимание нашей проблемы и надеемся на дальнейшее сотрудничество, на встречу в юбилейные дни нашей школы.