Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Письма
Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.
Разновидности деловых писем
Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:
Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.
Общие требования к письмам
При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:
Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.
Структура документа
Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:
Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.
Составление письма по ГОСТ
Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:
Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.
К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.
Как написать официальное письмо
Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.
Чем отличается официальное письмо от обычного
Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:
Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.
Подробнее о реквизитах
Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:
Типы информационных писем
Информационные письма могут быть самыми различными:
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.
При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.
Общие требования ко всем письмам
При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).
Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).
Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.
Чего следует избегать
К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.
Как сформировать официальное письмо
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
Заявление в свободной форме
Документирование просьб, предложений, требований граждан, обращающихся в официальные инстанции, происходит посредством заявлений. Заявление, являясь официальной формой обращения, унифицированного бланка не имеет, поскольку поводов для обращений может быть множество. Все разнообразие ситуаций отражается в документе, написанном в свободной форме. Выражение «свободная форма», однако, не означает, что любой текст-обращение может быть принят официальными инстанциями. Рассмотрим, как правильно составить заявление в свободной форме, и приведем для наглядности несколько примеров.
Что такое «свободная форма»
Понятие свободной формы имеет отношение не ко всему документу, а к той его части, в которой непосредственно излагается обращение. Заявитель формулирует и записывает суть заявления своими словами без использования шаблонных фраз и выражений. Такая форма позволяет сделать описание проблемы более полным, учесть все ее нюансы.
В то же время необходимо соблюсти деловой стиль, указывать фактическую информацию, которая необходима для принятия управленческого решения.
В заявлении исключаются:
Небрежного написания, грамматических ошибок также крайне желательно избегать. Текст должен быть составлен так, чтобы исключить двоякое толкование.
Действующее законодательство не содержит исчерпывающих требований к такому заявлению. ФЗ-59 от 2/05/06 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан» устанавливает, что по общему правилу должно содержаться в заявлении:
При наличии указанных сведений обращение должно быть принято к рассмотрению.
Если заявление было отправлено электронно, указывается также адрес электронной почты. При необходимости пояснить изложенные факты, подтвердить их документально к заявлению прилагаются соответствующие материалы (по тексту ст. 7 ФЗ-59).
На заметку! Указывать номер телефона, иные оперативные средства связи с заявителем закон не требует. При приеме документа заявителю могут лишь рекомендовать сделать это.
Оптимально размещение текста на одной странице листа А4 для удобства восприятия информации. Он может быть печатным или написанным от руки. При написании заявления необходимо ориентироваться на действующий ГОСТ (Р 7.0.97-2016) и оставлять в документе поля: левое, верхнее и нижнее должны быть не менее 2 см, а правое – от 1 см.
Как написать заявление без ошибок
Заявление в свободной форме состоит из следующих ниже информационных блоков. Эта схема универсальна, она подходит для написания любого заявления, вне зависимости от тематики и адресата:
Приведем далее несколько примеров заявлений в свободной форме:
Образцы содержат условные данные.
Образец заявления о снятии ареста с имущества в ФССП
Служба судебных приставов по г. Азову и Азовскому району
Судебному приставу Сидорову Петру Алексеевичу
адрес: г. Азов РО, улица Привокзальная, 12
от Курилина Степана Сергеевича
адрес: с. Маросеево Азовского района, РО, ул. Вольная, 7
телефон: 89288306240
17 мая 2019 года судебным приставом-исполнителем был наложен арест на имущество, а именно дом, расположенный по адресу: улица Красная, 10, с. Маросеево Азовского района, РО, на основании исполнительного листа по делу №4-17647/2019 о взыскании долга с должника Капитонова С.И. в пользу Михайлова К.С. денежных средств в размере 800 тыс. рублей.
Арест произведен незаконно. Указанный дом должнику Капитонову С.И. не принадлежит. Собственником имущества являюсь я на основании договора купли-продажи от 5 октября 2018 года.
В связи с вышеизложенным прошу снять арест с имущества, расположенного по адресу улица Красная, 10, с. Маросеево Азовского района, РО.
В случае отказа оставляю за собой право обратиться с исковым заявлением в суд.
Образец заявления об отсрочке уплаты госпошлины в суд общей юрисдикции
В Кировский районный суд г. Ростова-на-Дону
г. Ростов-на-Дону, пер. Газетный, 36
Кривошеева Михаила Ивановича
г. Ростов-на-Дону, переулок Журавлева 1, кв. 5а
14 февраля 2019 года я подал иск о взыскании с Куролесова Григория Макаровича 72 тыс. рублей заемных средств. В соответствии с действующим законодательством причитающаяся мне к уплате госпошлина составляет 2360 руб.*, но в настоящее время я не имею возможности уплатить эту сумму в связи со сложным финансовым положением – уволен в связи с ликвидацией фирмы, нахожусь в поиске работы.
На основании изложенного, руководствуясь ст. 333.41 НК РФ, прошу отсрочить уплату государственной пошлины по моему иску к Куролесову Г.М. до окончания рассмотрения дела.
Приложение: справка Центра занятости.
*Расчет госпошлины осуществляется согласно ст. 333.19 НК РФ. По иску от 20001 до 100000 руб. госпошлина 800 руб. плюс 3% от суммы свыше 20000 руб. 72000-20000= 52000 руб. 52000 *3% = 1560 руб. 1560 + 800 = 2360 руб.
Образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет
Директору ООО «Электра»
Никодимову Артему Филипповичу
от менеджера
Супруновой Маргариты Петровны
Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет (дочь Супрунова Мария Ильинична родилась 3.04.19 г.) с 13 июня 2019 года. Прошу производить расчет и выплачивать мне ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на счет зарплатной карты.
Приложения:
В заявление на отпуск, как правило, сразу же вписывается и просьба о выплате пособия, иначе придется писать еще одно заявление на получение денежных средств.
Как передать
Традиционным надежным способом передачи заявления считается личная передача. Заявитель готовит два экземпляра заявления и собственноручно передает один из них в секретариат организации, куда он обратился. На втором экземпляре, остающемся в распоряжении заявителя, секретарь проставляет входящий номер, дату, ставит свою подпись с пометкой о принятии документа.
Если передать документ лично по каким-либо причинам невозможно, его отправляют по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении адресату. Современные интернет-технологии позволяют отслеживать прохождение письма и доставку его в организацию по специальному почтовому номеру.
Все большее распространение принимает электронный документооборот. В некоторых случаях заявление в свободной форме можно передать и этим способом, к примеру, если речь идет о заявлении на увольнение. У заявителя обязательно должна быть электронная цифровая подпись, которой он подпишет заявление перед отправкой. В ином случае документ принят не будет. Такую возможность дает ФЗ-63 от 6/04/11 г., приравнивающий электронный документ, оформленный должным образом, к аналогичному бумажному, подписанному гражданином лично.