Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках
Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.
Главные правила деловых писем
Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.
Способы оформления приложений:
1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:
Приложение: на 5 стр., в 3 экз.
2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.
Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.
3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:
Приложение: согласно списку на … стр.
Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.
Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.
Наиболее употребляемые примеры завершения:
1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:
Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …
2) Выразить надежды:
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …
3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):
Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …
5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:
Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …
Прощание
1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:
С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.
2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):
Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
Английские особенности завершения писем
Подпись
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.
ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Начинаем со своей цели
Начинаем с интереса адресата
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…
Довожу до Вашего сведения, что…
Прошу (Вас) выделить средства…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…
В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….
Прошу оказать содействие…
Прошу Вашего содействия в…
Напоминаю (напоминаем) о…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)
Считаю необходимым обсудить с Вами …
Хочу (хотим) согласовать с Вами….
Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…
Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…
Позвольте проинформировать о…
Обращаюсь к Вам в связи с…
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …
Ставим Вас в известность о…
Настоящим извещаем (Вас) о…
Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…
Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…
Предлагаем содействие в решении проблемы…
Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…
Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …
Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….
Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…
Рады (имеем честь) предложить (Вам)…
Рады сообщить о возможности…
Хотим привлечь Ваше внимание…
Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…
Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …
Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…
Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)
Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…
Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….
Требуем от… немедленного принятия мер…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…
Просим направить вашего представителя…
Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)
Ждем Вашего решения …
Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…
Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…
Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…
Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…
Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…
Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…
Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…
C готовностью ответим на Ваши вопросы…
Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…
Прощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемый господин министр!
Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!
С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…
С благодарностью (признательностью) и уважением…
С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….
С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)
В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….
Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….
В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…
В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…
Выражаем благодарность (признательность)…
С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…
Упоминание о санкциях
Мы будем вынуждены:
обратиться в судебные органы (суд)
· инициировать судебное разбирательство
· отказаться от дальнейшего сотрудничества
· пересмотреть планы (условия) сотрудничества
· поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)
· поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества
· прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям
· заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…
· заявить о несогласии с фактами…
Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…
Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…
Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…
С радостью (огорчением) сообщаем…
К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…
5 слов, которым не место в e-mail
Эти слова делают тон сообщений менее уверенным, выдают колебания автора, его сомнения в значимости того, о чем он пишет. В личной переписке эти слова можно употреблять сколько угодно, а в деловой — не рекомендуется. Деловое письмо должно излучать уверенность, силу, целенаправленность. Работаем над ошибками.
1. «Просто»
Уберите из этих фраз слово «просто» — и смысл не потеряется. Зато будет нейтрализован эффект снижения значимости сказанного. Вы хотите убедиться; чтобы ваше предложение было рассмотрено; вы хотите узнать, спросить или проверить информацию. И точка.
2. «Я надеюсь»
Как форма вежливой, мягкой подачи информации эта фраза имеет право на существование.
Приемлемо. Только следите, чтобы «Я надеюсь» не фигурировало в письмах слишком часто. Если вы хотите получить от адресата конкретный результат, имеет смысл писать смелее и свести дипломатию к минимуму.
3. «Практически»
Это слово точно лишнее.
«Практически» — это всегда недо-. Как будто из полной картины вы хотите скрыть маленький, но существенный и досадный недостаток. Пишите утвердительно, без оговорок. Если к аргументу вам хочется добавить «практически» — значит, это слабый аргумент, ищите более убедительный.
4. «Своего рода»
Выражение ни о чем, уместное в художественной литературе, публицистике, но не в деловой переписке.
Называйте вещи своими именами. Без костылей в виде «своего рода».
5. «Простите», «прошу прощения»
Всем ясно, что «простите» — это форма вежливости и фигура речи, но на психологическом уровне это работает как маркер неуверенности. Если вы сами не уверены в том, что пишете, будь то просьба, претензия или предложение — почему ваши слова должны убедить адресата?
Разнообразными формами речевой вежливости можно и нужно пользоваться, но умеренно. За мягкими, осторожными обращениями мы иногда прячем неуверенность в том, что наш вопрос достаточно значимый для собеседника — так давайте найдем аргументы, почему он значимый, и поделимся ими. Иногда мы прячем свои недоработки (как в случае с «практически»: «мы практически уложились в срок») — давайте показывать 100% результат, или честно признавать ошибки и их исправлять. Это по сути.
А по форме — слова-костыли зачастую попадают в наши письма механически. Задача — эти слова найти и нажать «Delete».
Когда слово “надеюсь” выделяется запятой?
Слово “надеюсь” в предложении выделяется запятыми, если является вводным словом. Но бывают случаи, когда “надеюсь” является сказуемым, которое не выделятся запятыми.
Определить сказуемое перед нами или вводное слово можно по контексту. Давайте разберемся.
Когда слово “надеюсь” выделяется запятыми?
Если слово “надеюсь” является вводным словом, то оно выделяется запятыми.
Как понять, что надеюсь в предложении является вводным словом?
Например:
Также, в предложении можно встретить и другие вводные слова, схожие со словом “надеюсь”:
Итак, вводное слово “надеюсь” всегда выделяется запятыми:
запятая ставится после слова “надеюсь”, если оно находится в начале предложения:
запятая ставится до вводного слова и после него, если вводное слово находится в середине предложения:
запятая ставится перед вводным словом, если оно находится в конце предложения:
Когда слово “надеюсь” не выделяется запятыми?
Слово “надеюсь” не выделяется запятыми, если в предложении оно играет роль сказуемого.
Как понять, что “надеюсь” является сказуемым?
Проверить, является ли “надеюсь” сказуемым, можно задав от подлежащего к нему синтаксический вопрос “я что делаю?”.
Например:
Я что делаю? – Я надеюсь
Во всех этих предложениях слово “надеюсь” выполняет роль сказуемого.
Это можно проверить изъятием данного слова из предложения.
После изъятия “надеюсь”:
Как видно из второго предложения после изъятия слова “надеюсь” смысл предложения искажается, а это значит, что “надеюсь” в данном случае является членом предложения (сказуемым) и выделять его запятыми не нужно.
Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках
Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.
Главные правила деловых писем
Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.
Способы оформления приложений:
1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:
Приложение: на 5 стр., в 3 экз.
2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.
Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.
3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:
Приложение: согласно списку на … стр.
Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.
Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.
Наиболее употребляемые примеры завершения:
1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:
Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …
2) Выразить надежды:
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …
3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):
Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …
5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:
Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …
Прощание
1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:
С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.
2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):
Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
Английские особенности завершения писем
Подпись
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.