Как заполнить больничный лист без ошибок
Получив от работника листок нетрудоспособности, работодатель должен прежде всего проверить, корректно ли заполнен документ медицинской организацией, а затем перейти к построчному заполнению больничного со своей стороны. Существует ряд правил, которые следует соблюдать.
Заполнение больничного листа: основные правила
Больничный лист оформляется по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н. Если работник получал больничный лист за границей, то ему, согласно п. 7 Порядка № 624н, нужно обратиться в МИД России за консульской легализацией, то есть сделать легализованный перевод больничного листа. Далее работник предоставляет документ в поликлинику, где врачебная комиссия решает вопрос о выдаче больничного листа по форме, установленной в РФ, взамен полученного за границей.
Что проверяет работодатель в листке временной нетрудоспособности российского образца?
В п. 2 Порядка выдачи листков нетрудоспособности четко перечислены все категории медицинских работников, которые имеют право выдавать больничный: лечащие врачи медицинских организаций; фельдшеры и зубные врачи, иные работники со средним медицинским образованием в отдельных случаях — по решению органа исполнительной власти; лечащие врачи клиник научно-исследовательских учреждений, в том числе клиник научно-исследовательских учреждений протезирования или протезостроения.
Медицинские работники организаций скорой медицинской помощи, переливания крови, приемных отделений больничных учреждений, бальнеологических лечебниц и грязелечебниц, медицинских организаций особого типа (например, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы и др.), а также учреждений здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека не выдают листки нетрудоспособности. Это указано в п. 3 Порядка выдачи листков временной нетрудоспособности.
Записи в листке нетрудоспособности вносятся:
Необходимо проверять соответствие оттиска печати названию, указанному в уставе медицинской организации. При этом стоит помнить, что при оформлении листков нетрудоспособности в некоторых медицинских организациях (например, психиатрических или наркологических организациях) могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля организации.
В листке нетрудоспособности предусмотрено специальное место для печати, хотя печать может выступать за его пределы, главное — чтобы печать не попадала на ячейки информационного поля бланка.
Листок нетрудоспособности считается испорченным, если в заполнении есть ошибки. Эти ошибки не исправляются, медицинская организация выдает новый листок нетрудоспособности взамен испорченного.
Алгоритм действий работодателя при получении листка нетрудоспособности
1. Проверить раздел «Заполняется врачом медицинской организации»
Необходимо проверить ФИО работника, дату его рождения, дату выдачи листка и соблюдение правил заполнения бланка, перечисленных в п. 56 Порядка выдачи листов нетрудоспособности.
Раздел «Заполняется врачом медицинской организации» должен быть заполнен без помарок и исправлений. После фамилии врача должен быть пробел; между инициалами врача пробелов быть не должно. Между словами должны быть пустые ячейки.
2. Заполнить раздел «Заполняется работодателем».
Важно, чтобы все записи в больничном листе были понятны для прочтения. Записи делаются печатными заглавными буквами с помощью гелевой, капиллярной или перьевой ручки с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Все строки больничного листа заполняются строго с первой ячейки. Записи не должны выходить за пределы ячеек. Между словами оставляются пробелы. Печать работодателя не должна попадать на другие ячейки листка, но может выступать за пределы специально отведенного места.
Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы и ведущая вебинара «Правила заполнения больничного листа работодателем», рассказывает, как построчно заполнить больничный листок:
3. Назначить и выплатить пособие.
Рассчитать больничные автоматически и без ошибок
Исправление ошибок в больничном
При исправлении ошибок, допущенных при заполнении раздела «Заполняется работодателем», ошибочная запись аккуратно зачеркивается, а взамен нее на оборотную сторону бланка вносится правильная запись, исправление подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства (п.65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).
Ни один нормативный акт не регулирует, какие ошибки считать критичными. Бывают ошибки, по которым суды выносят решение, что отклонение допустимо (например, когда запись вносится чернилами синего цвета). Однако, чтобы избежать проблем, все же следует придерживаться общих правил.
Как показывает практика, ФСС РФ обычно возмещает пособие работодателю, если из больничного листа четко понятно, кто был временно нетрудоспособен, когда была нетрудоспособность, работником какой организации является лицо, которому выдан больничный, какое медицинское учреждение и какой врач выдали больничный.
Калькулятор больничного
Рассчитать больничный в три шага можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия. Просто внесите данные из больничного листа, укажите данные о заработке за два предыдущих года и получите итоговую таблицу расчета суммы больничного.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как исправить ошибку в больничном листе, рассмотрим на примере
Допустимые ошибки в больничном в 2021 году
Все ошибки, которые допустит работодатель при заполнении своей части листка нетрудоспособности, необходимо исправлять, руководствуясь установленными законодательством правилами. Но есть и недочеты, наличие которых не приводит к необходимости корректировать информацию, отраженную в больничном. Например, если в нарушение требований соцстраха данные внесены не печатными буквами, а прописными. Или некоторые цифры или буквы вылезают за пределы ячеек. Главное требование — информация должна легко читаться.
То же самое относится и к цвету чернил. Согласно п. 63 Порядка выдачи больничных листов, утвержденного приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н (далее — Порядок), бланк можно заполнять только черной ручкой или с помощью компьютера. Это объясняется тем, что сам бланк изготовлен с несколькими степенями защиты, в том числе с содержанием синих волокон. При сканировании заполненного бланка защитные волокна и информация, нанесенная синей ручкой, сливаются.
Однако существует судебная практика, подтверждающая, что, например, подписание больничного листа чернилами ненадлежащего цвета не является причиной для отказа в оплате по больничному листу (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 № А27-8345/2013).
Что делать, если работодатель испортил больничный
Согласно п. 72 Порядка, если сотрудник организации допустил ошибку в заполнении граф листка нетрудоспособности, недопустимо использовать корректирующие средства. Для исправления ошибки следует зачеркнуть неверные данные и с обратной стороны бланка указать правильную информацию, которую необходимо заверить надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например.
Пример надписи смотите в К+. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Что делать, если работник принес больничный без указания некоторых данных
Отсутствие какой-то информации не всегда служит причиной для переоформления листка нетрудоспособности. Например, согласно информации ФСС «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», приведенной на официальном сайте соцстраха, если в больничном неправильно указано наименование организации или оно вписано не полностью, это не приводит к выдаче дубликата при условии, что предприятие можно идентифицировать по регистрационному номеру и что работник действительно оформлен в компании.
Но если вовсе в больничном не указано место работы, то на этот счет однозначных разъяснений нет. Работодатель не имеет права заполнять ту часть бланка, которая предназначена для лечебных учреждений. А бланки с пустой графой в разделе для медучреждений о месте работы признаются заполненными с нарушением правил, что подтверждает и судебная практика (например, решение Кисловодского городского суда Ставропольского края от 29.01.2015 по делу № 2-88/2015). Но, с другой стороны, есть судебная практика, подтверждающая и обратную позицию, что неполное заполнение своей части бланка медучреждением не служит причиной для отказа физлицу в социальном пособии (например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.05.2015 по делу № 11-4532/2015).
Сложившаяся практика говорит о том, что иногда медицинские учреждения оставляют незаполненным наименование работодателя, боясь сделать ошибку, потому как обычно сотрудники называют не название юрлица согласно уставу, а бренд компании или просто ошибаются в организационно-правовой форме своего предприятия. О сложностях оплаты пособий по таким больничным следует рассказать работникам заранее и сообщить, что если в больничном не указано наименование организации, то предприятие не будет выплачивать по такому документу пособие. Для того чтобы такие ситуации предотвратить, рекомендуется выдавать сотрудникам справки с наименованием предприятия для предоставления в медучреждения при оформлении больничных.
О том, что делать, если был выдан дубликат, а реквизиты испорченного больничного уже отражены в продолжении листка нетрудоспособности, разъясняется во втором абзаце п. 3 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Медицинская организация должна снять копию с испорченного листка и на ней сделать отметку с номером нового больничного или оформить справку о выдаче дубликата больничного с указанием реквизитов старого листка нетрудоспособности.
Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 указывает на недопустимость ситуаций, когда организация отказывается принять у сотрудника больничный лист по причине сомнений в его достоверности или в случае имеющейся ошибки. Соцстрах рекомендует обращаться в свои отделения за получением разъяснений.
Прочитайте о том, как проверить больничный, в материале «Действия работодателя с поддельным больничным листом».
Что делать, если больничный оформлен с ошибкой: в названии неверно указали форму собственности или неправильно указано наименование организации
Как уже отмечалось выше, если ошибку в наименовании организации допустило медицинское учреждение, то необходимо руководствоваться следующими правилами:
Но если ошибка в наименовании организации в больничном листе допущена работодателем, то необходимо внести исправления по установленным правилам.
Как вносить исправительные записи в больничный (примеры)
Как уже было отмечено выше, запись об исправлении ошибки вносится на обороте листка нетрудоспособности, а сама ошибка аккуратно зачеркивается. В таблице приведены примеры возможных исправлений.
Ошибочная запись после исправления
Исправление на обороте, заверяемое записью «Исправленному верить», подписью и печатью (при наличии)
Больничный: как оплачивается и как рассчитать
Общая формула расчета
Когда мы болеем, у нас есть право не работать, чтобы выздороветь и не заразить других.
В таких случаях положен больничный. С 2021 года его частично рассчитывает бухгалтерия, частично — Фонд социального страхования (ФСС), но работникам тоже полезно знать, откуда берется сумма. Расскажем, кому и когда дают больничный, каков размер и порядок выплат, что делать, если у вас заболел ребенок, и как долго можно болеть. В статье мы будем говорить о суммах до вычета НДФЛ.
Кому и когда дают больничный
Больничный лист — официально «листок нетрудоспособности» — документ, который подтверждает, что вы болеете, не можете работать, и вам положена компенсация (пособие по временной нетрудоспособности). Больничный лист может быть бумажным или электронным.
Изменения в 2021 году
Если вы уже знаете порядок расчета и выплаты больничного, то расскажу коротко, что изменилось в 2021 году.
Также работникам старше 65 лет в 2020 году оформляли и выплачивали пособие за период самоизоляции. Такие пособия выплачиваются и в 2021 году, если для лиц старше 65 в регионе продолжается режим самоизоляции — Постановление Правительства РФ от 18.06.2020 № 876
Документ — основание для расчета пособия. Больничные листы выдаются:
Главное условие для выдачи больничного — нетрудоспособность.
Больничный дадут, если вы не можете работать, потому что:
Вам не дадут больничный, если вы:
Разовые посещения для осмотра или принятия процедур подтверждаются больничной справкой об обращении к врачу за медицинской помощью.
Правила оплаты больничного
Сколько дней оплачивается. Больничный лист выписывают на срок до 15 календарных дней. Если болеете дольше, через 15 дней назначается комиссия, которая может продлить больничный до 12 месяцев. При этом каждые 15 дней надо показываться врачу для продления больничного листа. Максимальная продолжительность больничного — 10 месяцев, при туберкулезе — год.
Если вы заболели серьезно и нужно лечиться в стационаре, врач выдаст больничный на период лечения. При необходимости он продлит больничный лист еще на 10 дней, чтобы вы восстановились дома после болезни. На лечение в санатории выпишут больничный до 24 дней.
Все дни больничного оплачиваются, за несколькими исключениями. Например, сотруднику-инвалиду оплатят больничный не более чем за 4 месяца подряд и не больше 5 месяцев в году по нескольким больничным.
Сколько листов оплачивается в год. Ограничения на количество больничных листов в год нет. Зато есть ограничение по продолжительности больничного, о котором мы писали выше. Например, если человеку выдают больничный на 15 дней, максимальное количество больничных листов, которое ему оплатят при обычном заболевании, в среднем около 20.
Как оформить больничный лист
Выдавать больничные листы имеют право только медицинские организации или индивидуальные предприниматели, у которых есть лицензия на право проводить экспертизу временной нетрудоспособности: больницы, поликлиники, частные клиники, к которым вы обратились. Выдают больничный лист медицинские работники этих организаций или предпринимателей: врач, фельдшер или зубной врач.
Поэтому врачи скорой помощи, персонал оздоровительных центров и станций переливания крови, медицинские чиновники и другие люди выдавать больничный не могут.
К оформлению и выдаче больничного листа на бумаге строгие требования. Документ выдается на специальном бланке голубого цвета с водяными знаками. Заполняется он также по специальным требованиям.
Больничный лист оформляется в первый день болезни или в последний. Если в последний, он сразу закрывается. В строке «дата выдачи» указывается дата оформления.
Когда врач закроет больничный, нужно пойти в кабинет выдачи больничных. Там поставят печать поликлиники треугольной и гербовой формы.
Если вы обратились к врачу после работы, попросите его выписать больничный лист со следующего дня — это законно. Если вы отработали целый день и этим же днем открываете больничный, бухгалтер не сможет начислить вам одновременно заработную плату и пособие по временной нетрудоспособности.
Заполнение больничного листа. Для оформления и выдачи больничного листа возьмите паспорт: из них берутся все данные для записи, по ним же заполненный документ выдают на руки. Еще вам нужно знать ИНН и СНИЛС. Для электронного больничного предъявление СНИЛС обязательно.
Бланк заполняется на компьютере или от руки. Если заполняется вручную, пишут печатными заглавными буквами, без выхода за границы ячеек. Врач должен использовать только гелевую, капиллярную или перьевую ручку с черными чернилами — писать шариковой ручкой или с зеленой пастой нельзя.
Если в оформлении ошибся врач при заполнении своей части листка, ошибку исправить нельзя и документ придется переделать. Отдел кадров может ошибаться и делать исправления простым вычеркиванием. Правильные данные заверяют подписью, печатью и пометкой «исправленному верить». Диагноз в больничном листе не указывается — это нарушение врачебной тайны. Но по кодам причины нетрудоспособности можно понять, болели ли вы, перенесли травму, находились на карантине или ухаживали за ребенком.
Больничный выдается и закрывается в одной медицинской организации. Если вас направили лечиться в другую больницу, возьмите новый лист (продолжение).
После перехода на прямые выплаты больничный нужно отдать работодателю. Работодатель может попросить вас уточнить банковские реквизиты, по которым ФСС будет перечислять деньги. В течение 5 дней работодатель передаст эти сведения в ФСС, а ФСС перечислит пособие (ту часть, которую должен платить фонд). Свою часть пособия (за первые три дня — если пособие по болезни) работодатель перечислит как обычно.
Почему важно правильно оформлять больничный. В случае ошибки в заполнении бланк считают недействительным и взамен оформляют другой. Неправильно оформленный больничный не примет и работодатель — придется переделывать.
Электронный больничный. С письменного согласия заболевшего врач может выдать больничный в форме электронного документа (электронный листок нетрудоспособности, ЭЛН). Соглашаться на оформление ЭЛН нужно, только если работодатель подключился к системе обмена электронными документами с ФСС. Об этом можно спросить в бухгалтерии или отделе кадров.
Если пациент дал согласие на оформление ЭЛН, врач сообщает ему номер ЭЛН, который тот должен передать работодателю. Сам ЭЛН поступает из медицинской организации в ФСС. Работодатель и ФСС самостоятельно обмениваются информацией по электронному больничному и выплачивают работнику каждый свою часть пособия.
Работники в личном кабинете на сайте ФСС могут проверить свои ЭЛН и информацию о суммах больничного. Для входа в личный кабинет используется логин и пароль от портала госуслуг.
Находится на больничном как правильно написать: как правильно сформулировать в документе?
Правильное ведение официальной документации является иногда ключевым нюансом при проверках контролирующих инстанций. Часто документы возвращают на доработку или накладывают финансовые санкции на медицинские учреждения или частные предприятия из-за грубых ошибок. Поэтому мы разберем в этой статье, находится на больничном как правильно написать или как правильно сформулировать в документе.
Что такое листок нетрудоспособности?
Официально документ, который подтверждает больничный у сотрудника, называется листком нетрудоспособности. Текущая его редакция, правила оформления и выдачи были утверждены еще в 2011 году приказом Министерства здравоохранения №614.
Этот юридический документ подтверждает возникновение у сотрудника компании состояния (заболевания, травмы или отравления), которые повлекли за собой возникновение временной нетрудоспособности. Выдается он исключительно врачом медицинского учреждения, куда обратился за помощью пациент, и которое имеет разрешение от Министерства здравоохранения на выдачу этого документа. Сюда относятся все государственные и подавляющее большинство частных клиник.
Сам документ состоит из двух частей, которые заполняются разными людьми:
- верхняя часть листка нетрудоспособности оформляется врачом, который проводил диагностику и лечение пациента; нижняя часть больничного листа заполняется уже сотрудником бухгалтерии компании-работодателя.
После заполнения всех необходимых данных листок нетрудоспособности либо сохраняется в архиве компании (при старой системе), либо отправляется в Фонд социального страхования.
В отдаленных населенных пунктах, где нет собственного врача, выдает лист временной нетрудоспособности фельдшер.
Структура листка нетрудоспособности
Этот документ состоит из двух частей, первую из которых заполняет врач во время приема в поликлинике или при выписке из стационара, а вторую заполняют уже непосредственно на предприятии, куда в бухгалтерию его бумажную форму должен отнести работник.
В первой половине больничного листа имеются следующие графы:
- Номер листка нетрудоспособности (определяется автоматически системой Фонда социального страхования). В следующей графе врач может указать, что больничный лист является первичным (выдается впервые пациенту с этим обострением или заболеванием), дубликатом или продолжением другого листа. Затем указывается полное юридическое имя больницы, поликлиники, санатория, амбулатории или частной клиники, в которых проводилось лечение пациента. Вносится полное имя больного (для этого необходимо принести паспорт). В специальной графе указывается, почему пациент обратился в клинику. Эта информация кодируется и не указывает на конкретный диагноз. В следующем поле есть место, где ставится галочка в случае, если человек в настоящий момент состоит на учёте в службе занятости. В следующем поле вносится информация о человеке, за которым проводится уход (имя и степень родственной связи). Далее врач ставит отметку в случае, если беременная женщина своевременно встала на учёт у участкового акушера-гинеколога (до 12 недели). Если пациента направили на проведение медико-социальной экспертизы и дали определенную группу инвалидности, то вносится соответствующая информация в соответствующей графе. Для заполнения следующей графы медицинский специалист правильно рассчитывает длительность действия больничного листа. В документе указываются даты его начала, продления и завершения. Рядом пишется фамилия врача и ставится его подпись. Согласно этому расчету специалист также должен указать, когда пациент может выйти на работу. Эта дата указывается в специальном поле. В конце этой части больничного листа ставится подпись врача и печать медицинского учреждения, где проходил лечение пациент.
Вторая половина документа заполняется уже непосредственно на предприятии, куда отнести его должен работник. Сотрудник бухгалтерии заполняет следующие поля:
- Сначала необходимо указать полное юридическое название компании-работодателя. Допустимо использовать только общепринятые сокращения Дата начала работы человека в этой компании, а также его идентификационный налоговый номер. Длительность страхового стажа сотрудника. Уникальный номер человека в системе Фонда социального страхования. Размер доходов работника в компании (зарплата с премиями). Инициалы главного бухгалтера и директора компании-работодателя вместе с их подписями.
Примеры формулировок
Поскольку официально документ называется листком нетрудоспособности, то именно так его и необходимо называть в письменной форме. Наиболее часто это требуется при оформлении сотрудником заявления на имя руководства компании для получения выплат. Этот документ работник должен составить в момент, когда он заносит заполненный больничный лист в бухгалтерию. Тогда в заявлении используется следующая формулировка: «Прошу Вас начислить и выплатить мне пособие по временной нетрудоспособности (здесь указывается его причина: по болезни, по беременности и родам, по уходу за родственником) за период с Х января по Y января 2020 года продолжительностью Z календарных дней. К заявлению прилагается листок нетрудоспособности № ххххххххххххх».
Если в официальном документе необходимо сформулировать, что сотрудник находится на больничном, то можно использовать следующую фразу: «Согласно нашим данным сотрудник отдела маркетинга Иванов И.И. с 13.07.2020 года находится на стационарном (амбулаторном) лечении по причине заболевания, что подтверждено (или не подтверждено) листком нетрудоспособности №ххххххххххх».
Ранее при выдаче справки с предыдущего места работы часто использовались также формулировки: «В 2019 году сотрудник отдела маркетинга Иванов И.И. находился на листке нетрудоспособности суммарно 24 календарных дня. За это время ему было выплачено пособие по временной нетрудоспособности на общую сумму хххх рублей».
Иногда сотруднику из-за своей неявки на рабочее место приходится писать объяснительную записку. В ней он не обязан указывать свой диагноз, поскольку это является конфиденциальной информацией, которой не должен владеть работодатель. Достаточно указать следующее: «Я, Иванов И.И., отсутствовал на рабочем месте с 12.07.2020 по 16.07.2020 по причине ухудшения состояния здоровья и прохождения лечения в Центральной городской больнице города Казани. Это подтверждается листком нетрудоспособности №ххххххххххх, который я прилагаю к этой объяснительной записке».
В этой ситуации можно использовать и другую формулировку: «Я, Иванов И.И., не явился на рабочее место 16.07.2020 года по причине, связанной с посещением врача. После консультации у специалиста и проведения дополнительного исследования было обнаружено обострение хронического заболевания, лечение которого требовало госпитализации в Городской больнице №2 с 17.07 по 22.07.2020 года. Факт проведенного лечения подтверждаю листками нетрудоспособности №ххххххххххх от 16.07.2020 и №yyyyyyyyyyy от 22.07.2020 года, которые прилагаются к объяснительной записке».
Встречаются ситуации, когда на предприятие могут приходить письменные запросы от правоохранительных органов и других государственных структур об определенном сотруднике. Тогда в официальном ответе можно использовать следующую формулировку: «Сотрудник компании Иванов И.И. с 14.07.2020 года не являлся на рабочее место. В телефонном разговоре с директором Петровым П.П. в тот же день он сообщил, что попал в дорожно-транспортное происшествие, где получил травмы, которые требовали лечения в стационарных условиях. Листка нетрудоспособности компания от Иванова И.И. по состоянию на 22.07.2020 не получала».
Сходные формулировки используются и в других ситуациях. Как видно из примеров, в официальной документации принято писать «находился на стационарном/амбулаторном лечении», «из-за обострения хронического заболевания перенес операцию в больнице», а не «находился на больничном листе». Также важно при упоминании листка нетрудоспособности указать его номер, который вписан сверху на тыльной стороне документа.
Казалось бы, все уже давно выяснено, однако остаются некоторые вопросы. Например, что из себя представляет электронный листок нетрудоспособности, как его получить и информировать о нем работодателя, а также какими преимуществами он обладает по сравнению с физической копией? Ведь многие даже не задаются таким вопросом. В любом случае необходимо обязательно понимать: