Поиск ответа
| Вопрос № 307971 |
Здравствуйте! В толковом словаре, что есть у вас на сайте, для слова «таков» вначале написано: «местоим. прил. в функц. сказ.». Не могли бы вы расшифровать эту надпись?
Ответ справочной службы русского языка
Это значит местоименное прилагательное в функции сказуемого. Местоименные прилагательные — разряд местоимений, которые по синтаксическим признакам близки к прилагательным. В предложении слово таков, как правило, употребляется в роли сказуемого.
Подскажите, насколько приемлемо использовать в художественном тексте знак «?!», т.е. вопросительный и восклицательный в паре. Верно ли я понимаю, что таким образом подчеркивается удивление? Например, «И ты, Брут?!» Заранее спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Такое сочетание знаков вполне корректно.
При сочетании вопросительного и восклицательного знаков вначале ставится вопросительный знак, указывающий на цель высказывания, а затем — восклицательный знак как показатель эмоциональной окрашенности высказывания.
Здравствуйте! C какой буквы пишется слово «федеральное» в контексте «федеральное бюджетное учреждение образования», если оно стоит не вначале предложения?
Ответ справочной службы русского языка
Верно написание со строчной буквы.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, надо ли выделять «и все же» вначале предложения запятой: И все же(,) про линию наименьшего сопротивления я согласиться с вами не могу. Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Запятая не ставится. Корректно: согласиться с чем-либо, насчет чего-либо.
Пожалуйста, вопрос. Сначала пишут фамилию, затем инициалы? Или наоборот? (в документах; при перечислении наград; получении мест и т.д.) Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Пишут вначале фамилию в пофамильных списках (упорядоченных по алфавиту) и в документах (например, в паспорте), в остальных случаях предпочтительно вначале писать имя.
Ответ справочной службы русского языка
Такие побудительные предложения, начинающиеся с обращения, можно построить.
Если предложение произносится без вопросительной интонации, вопросительный знак не ставится.
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте! Слушали с сыном радио «Маяк» и вначале очередной программы услышали: «Я категорически приветствую. «. Вопрос: Разве можно так говорить? Сын-подросток утверждает, что да. Он много раз слышал на youtube такое приветствие. Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Это шуточное приветствие, которое может использоваться в непринужденной разговорной речи.
В других ситуациях это выражение неуместно.
Как правильно писать уже в тексте письма (Не вначале предложения): Федеральное государственное образовательное учреждение или федеральное государственное образовательное учреждение?
Ответ справочной службы русского языка
Не в начале предложения эти слова следует писать с маленькой буквы.
Здравствуйте! Меня интересует, как объяснить постановку запятой перед «у порядочных людей» в предложении: Опыт многократный, в самом деле горький опыт, научил его давно, что всякое сближение, которое вначале так приятно разнообразит жизнь и представляется милым и легким приключением, у порядочных людей, особенно у москвичей, тяжелых на подъем, нерешительных, неизбежно вырастает в целую задачу, сложную чрезвычайно, и положение в конце концов становится тягостным. Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Указанная запятая закрывает придаточное предложение в составе сложного.
Здравствуйте.Слово (В)начале нужно писать слитно или раздельно?
(В) начале урока мы читали текст.
Ответ справочной службы русского языка
Здесь правильно раздельное написание: В начале урока мы читали текст. Но: Вначале (=сперва) надо прочитать текст, затем – выполнить упражнения.
К ответу на вопрос № 279489: у человека может быть несколько прозвищ. И почему пишется Людовик Великий, но не Людовик Король-Солнце, а «король-солнце»? Такова традиция написания? Или чем-то другим это объясняется?
Ответ справочной службы русского языка
Скорее, традиция. Но есть и другие объективные причины. Например, повтор слова «король» в титуле и в прозвище, возможность поставить прозвище-титул вначале : «король-солнце» Людовик.
Как правильно в тексте: » вначале указываются. » или» в начале указываются. «
Ответ справочной службы русского языка
Всегда было сложно объяснить россиянину, почему меня коробит от «Белоруссия», почему как-то неправильно выглядит национальность «белорус» и не мог понять почему же мне интуитивно хочется написать «беларуский», если выглядит это слово «с ошибкой».
Согласно нормам русского языка – «БЕЛАРУС»
Существенно и то, что название «Белая Россия» создавало путаницу в иностранных МИДах, особенно стран Африки, Востока и Южной Америки, на что жаловались их представители в ООН.
Верховный Совет БССР 19 сентября 1991 года принял «Закон Белорусской Советской Социалистической Республики о названии Белорусской Советской Социалистической Республики». В этом Законе еще до распада СССР наша БССР была переименована в Республику Беларусь (мой перевод на русский):
«Белорусскую Советскую Социалистическую Республику далее называть «Республика Беларусь», а в укороченных и составных названиях – «Беларусь».
И обращаю внимание на продолжение текста этого Закона:
«Установить, что эти названия транслитеруются на другие языки в соответствии с беларуским звучанием».
Сегодня во всех официальных международных мероприятиях (саммиты СНГ, спортивные соревнования, торговые соглашения и пр.) это строго соблюдается: есть только название «Беларусь». В паспортах и прочих документах РБ на русском языке – тоже только «Беларусь», никакой «Белоруссии».
Общероссийский классификатор стран мира OK (MK (ИСО 3166) 004—97) 025-2001 (ОКСМ) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 14 декабря 2001 г. № 529-ст) тоже категоричен: он предусматривает только формы «Республика Беларусь» и «Беларусь», а какая-то фантастическая «Белоруссия» им не предусмотрена – такой страны не существует.
Главным в Законе о названии страны является пункт о ТРАНСЛИТЕРАЦИИ ее названия на другие языки мира (включая русский). Дело в том, что некоторые страны такого пункта не имеют и потому могут по-разному называться в разных языках: например, в русском нет никакой Норге, а есть Норвегия, вместо Данмарк – Дания, Суоми – Финляндия, Дойчланд – Германия, вместо Летува – Литва. Ни Финляндия, ни Германия, ни Летува не заявляли о том, что их самоназвания Суоми, Дойчланд и Летува транслитеруются на другие языки – и не просили другие страны их отныне называть именно так. А вот Беларусь именно это заявила в своем Законе. И точно так в свое время Персия попросила называть её Ираном, Цейлон – Шри-Ланкой, Берег Слоновой Кости – Кот д’ Ивуаром, Бирма – Мьянмой, Северная Родезия – Замбией, Бенгалия – Бангладеш, Верхняя Вольта – Буркина Фасо. Именно под новыми названиями эти страны известны сегодня во всем мире, в том числе в РФ.
Если бы противники термина «Беларусь» в русском языке показали нам, что Россия пренебрегает этими правилами и продолжает называть Иран Персией, а Шри-Ланку Цейлоном – то в таком случае их мнение имело бы какую-то аргументацию. А в данном случае такая избирательность непонятна: чем же мы хуже Ирана или Шри-Ланки, если в России СМИ и просто россияне не желают признавать наше новое название и упрямо именуют старым несуществующим «Белоруссия»?
Тем не менее термин «Беларусь» все-таки СТАЛ ЯЗЫКОВОЙ РЕАЛИЕЙ русского языка, так как активно используется в ООН (где один из языков – русский) и всем государственным аппаратом РФ: всеми министерствами. Не менее строго следит за использованием термина «Беларусь» телеканал СНГ «Мир» (который равно следит за использованием «Молдова» вместо «Молдавия», «Туркменистан» вместо «Туркмения» и т.п.), а также телепрограммы и печатные СМИ Союзного государства Беларуси и России.
В спорах со мной на эту тему многие российские «тугодумы» соглашались, что слово «Беларусь» стало частью русского языка из-за его использования российским официозом, но все равно упорствовали: мол, это слово «неправильное», а правильно – делать русскую соединительную «о».
Но если слово только ТРАНСЛИТИРУЕТСЯ на русский язык – то о каких же «нормах русского языка» можно говорить? Вот прямая аналогия: французское Кот д’ Ивуар. Почему же никто равно не возмущается и не говорит, что по-русски правильно писать по-старому «Берег Слоновой Кости»? Или беларуский язык – это не такой же иностранный язык, как французский? Или Беларусь – это не суверенное государство, как Кот д’ Ивуар, а часть РФ?
Здесь возражения о соединительной «о» вообще неуместны, так как изначальное слово «Беларусь» образовано не по правилам русского языка. А на этот счет в русском языке свои нормы: корнем слова является в таком случае все слово «Беларусь» (а не два тут корня).
Вместо того чтобы воспринимать слово «Беларусь» как ЗАИМСТВОВАННОЕ из другого языка, россияне по инерции его делят на два корня – что противоречит правилам русского языка о заимствованных словах.
Вначале приведу мнения беларуских специалистов в этой теме.
Адам МАЛЬДИС, доктор филологических наук, профессор, почетный председатель Международной ассоциации беларусистов:
«Если слово «Белоруссия» имеет свою традицию (например, газета «Советская Белоруссия»), это одно. Но когда речь идет о названии страны, закрепленном в Конституции и международных документах, тут однозначно — Беларусь. Заключение топонимической комиссии ООН только подтверждает это. На мой взгляд, правильным было бы писать «беларус», а не «белорус», и «беларуский» вместо «белорусский». Думаю, со временем мы к этому придем».
Александр ШАБЛОВСКИЙ, кандидат филологических наук, старший научный сотрудник Института языкознания им. Я. Коласа НАН Беларуси:
«Введение в русскоязычный оборот слова «Беларусь» считаю полностью правомерным и оправданным. Что касается рекомендаций Института русского языка, то у нас в Беларуси свой ориентир — Институт языкознания имени Якуба Коласа. И в этом вопросе мы все придерживаемся совершенно определенной позиции: только Беларусь! Россиянам, естественно, мы диктовать не можем.
Если говорить о производных от слова «Беларусь», то, конечно, последовательным было бы написание «беларус» и «беларуский». Но в этом вопросе мы принимаем позицию российских академиков, которые в своих оценках очень традиционны. Еще в 1933 году выдающийся русский лингвист Евгений Дмитриевич Поливанов писал: «Чем более развит язык, тем меньше он развивается». Потому не знаю, закрепится ли в будущем «беларус» и «беларуский». Ведь для того, чтобы у слова «кофе» в русском языке помимо мужского появился и средний род, потребовалось почти 100 лет! Так это всего лишь род…»
На самом деле слово «белАрус» просто производно от слова «Беларусь» в русском языке – что было показано выше. Но есть и другой аспект темы, который не стали детально раскрывать некоторые русские специалисты. А заключается он в следующем.
Наш Закон 1991 года о введении названия страны Беларусь и его транслитерации на все языки мира означал ОДНОВРЕМЕННО и ИЗМЕНЕНИЕ ВСЕХ СЛОВ В ЯЗЫКАХ МИРА, ПРОИЗВОДНЫХ ОТ НАЗВАНИЯ СТРАНЫ.
То есть, мало изменить название страны с «Белая Россия» (на английском, немецком и пр.) на «Беларусь». Надо еще, чтобы везде изменили название НАРОДА с «белых русских» на «беларусов», а его языка с «белого русского» на «беларуский язык». Это тоже крайне важно – как и само изменение названия страны. Ведь ранее на английском наш язык назывался «белорашен лэнгвич», а теперь стал называться «беларус лэнгвич». Житель БССР был «белорашен», стал «беларус». (Кстати, в Беларуси при преподавании иностранных языков по-прежнему учат советским терминам типа «белорашен», что и устарело, и ошибка, и не соответствует названию страны Беларусь.)
Как видим, СМЕНА ПОНЯТИЙ КАРДИНАЛЬНАЯ. Отныне никакой «рашен»!
С 1991 года во всем мире нас больше не называют с добавкой «рашен»: в энциклопедиях ЕС, США, Китая и прочих стран мира: страна Беларусь, от ее названия производится там название народа и его языка – с корнем «Беларус».
Следуя этому правилу, и в русском языке равно транслитерации подлежит не только слово «Беларусь», но и производные понятия народа этой страны и ее языка – как политическое значение, НЕОТДЕЛИМОЕ от названия страны. Они РАВНО ТРАНСЛИТИРУЮТСЯ в рамках транслитерации названия страны «Беларусь». Таким образом, автоматически подлежат транслитерации слова «беларус» и «беларуский язык».
Это тоже строго в рамках правил русского языка. Равно как слово «Беларусь» является заимствованным транслитерацией в русском языке и не подлежит делению на два корня – точно так заимствованное слово «беларуский» является КОРНЕМ до буквы «к» (согласно правилам русского языка, заимствованные слова являются корнями до своих окончаний).
Что касается окончаний (автор статьи в журнале «Родина» утрировал: «ну нет, тогда уж «беларускава»), то вот как раз в этом вопросе, согласно нормам русского языка, должны уже соблюдаться нормы русского языка. Заимствованные в русский язык слова сохраняют свои иностранные корни, но имеют падежные формы уже по русским правилам. Так что и тут «мимо».
По материалам Вадима Ростова
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Это и правда непростой случай (написание наречий часто вызывает затруднения у пишущих). Правило сформулировано так: пишутся слитно наречия с пространственным и временным значением, имеющие в своем составе существительные верх, низ, перед, зад, бок, высь, глубь, даль, близь, ширь, век, начало. Но возникает проблема различения слитно пишущихся наречий и совпадающих с ними в буквенном составе, но пишущихся раздельно сочетаний предлогов с другими словами. При этом слитное написание возможно и при наличии пояснительных слов (вверху письма, внизу двери). Так что это не главный критерий, существенную роль играет контекст.
3 правила деловой переписки. Надо ли писать «с уважением»?
Как написать деловое письмо правильно
Максим Ильяхов главред
Людмила Сарычева редактор, журналист
Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги «Новые правила деловой переписки», приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.
Структура делового письма
Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:
Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.
Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.
| Спам | Личное письмо |
| Тульская типография | Анна Николаева |
| Alex Rich | Александр Болдарев |
| Выиграй Миллион | Ирина Маркина |
Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.
Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.
| Мешает быстро перейти к сути | Стоит отдельно, не мешает |
| Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица. | Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица. |
Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.
Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:
Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.
Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.
| Без вопроса | С вопросом |
| Это мои предложения по процессу работы над проектом. | Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим? |
| Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане. | Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно. |
Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.
Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или «Телеграм». Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.
Что можно убрать из делового письма
Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?
Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж.
Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: «Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель». Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: «Леша, клиент вчера написал вот такое письмо. «
Это сообщение проверено на вирусы антивирусом «Кусь» — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.
Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.
Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: «Прости, пишу с телефона». Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.
Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.
История переписки: сохранять или нет?
Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?
Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.
Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.
В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.
Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:
Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67
Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.
Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.
Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.
В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.
До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.
Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.
В следующий раз — о том, как написать действительно вежливое письмо.
Как написать деловое письмо? Правильная структура и шаблон для скачивания
Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.
Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты?
Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет:
Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться.
Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем.
Виды деловых писем
К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:
Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом.
Принципы разделения деловых писем на виды
Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.
Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:
Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.
Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.
1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;
2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.
Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.
Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.
Поблочная структура делового письма
Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата
Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.
Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.
Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.
Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.
Дата написания
Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.
Этап 2. Вступление в письме
Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.
Вступление состоит из нескольких элементов:
1.Заголовок
Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.
С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:
2.Обращение
Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.
Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.
Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.
Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:
Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.
Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.
Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.
Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:
Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.
3.Преамбула
Эта часть делового письма содержит суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:
Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.
Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать.
Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):
Уважаемая госпожа Потапкина!
Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.
Этап 3. Основная часть письма
В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.
Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.
Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.
В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.
Заключение в деловом письме
Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.
Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.
Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».
Этап 4. Дополнительные элементы письма
Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.
Приложения к письму
Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.
Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.
Постскриптум
Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:
Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.
Эпилог
Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий:
Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты.
Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”.