Microsoft Excel
трюки • приёмы • решения
Как в таблицах Excel создавать мегаформулы
В этой статье описан метод объединения нескольких промежуточных формул для создания одной длинной формулы (мегаформулы). Если вы уже поработали в Excel определенное время, то могли видеть длинные формулы, которые были практически непонятны. Здесь вы узнаете, как они были созданы.
Поставим цель создать одну формулу, которая удаляет отчество (например, Иван Павлович Петров становится Иваном Петровым). На рис. 125.1 показан лист с некоторыми именами и шесть столбцов промежуточных формул, которые выполняют задачу. Обратите внимание, что формулы несовершенны: они не могут обрабатывать имя из одного слова.
Рис. 125.1. Удаление средних имен и инициалов требует указания шести промежуточных формул или одной мегаформулы
Формулы, введенные в строке 2, приведены в таблице ниже.
| Ячейка | Промежуточная формула | Действие |
|---|---|---|
| B2 | =СЖПРОБЕЛЫ(A2) | Удаляет избыточные пробелы |
| C2 | =НАЙТИ(» «;A2;1) | Находит первый пробел |
| D2 | =НАЙТИ(» «;B2;C2+1) | Находит второй пробел, если он есть |
| E2 | =ЕСЛИОШИБКА(D2;C2) | Использует первый пробел, если нет второго |
| F2 | =ЛЕВСИМВ(B2;C2) | Извлекает имя |
| G2 | =ПРАВСИМВ(B2;ДЛСТР(B2)-E2) | Извлекает фамилию |
| H2 | =F2&G2 | Объединяет имя и фамилию |
=ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(A2);НАЙТИ(» «;СЖПРОБЕЛЫ(A2);1))&ПРАВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(A2);ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A2))-ЕСЛИОШИБКА(НАЙТИ(» «;СЖПРОБЕЛЫ(A2);НАЙТИ(» «;СЖПРОБЕЛЫ(A2);1)+1);НАЙТИ(» «;СЖПРОБЕЛЫ(A2);1)))
Когда вы будете удовлетворены тем, как работает мегаформула, вы можете удалить столбцы, содержащие промежуточные формулы, потому что они больше не используются.
Если вам все еще не ясен описанный процесс, выполните его пошагово.
Обратите внимание, что формула в ячейке Н2 теперь содержит ссылки только на ячейку А2. Мегаформула завершена и выполняет те же самые задачи, что и промежуточные формулы (которые теперь можно удалить). Вы можете, конечно, адаптировать этот метод для собственных нужд. Приятной особенностью является то, что одна мегаформула часто рассчитывается быстрее, чем несколько промежуточных формул.
При замене ссылок на ячейки текстом формулы убедитесь, что формула продолжает отображать правильный результат после каждой замены. В некоторых ситуациях вам, возможно, понадобится поставить вокруг скопированной формулы круглые скобки.
Функция ЕСЛИ — вложенные формулы и типовые ошибки
Функция ЕСЛИ позволяет выполнять логические сравнения значений и ожидаемых результатов. Она проверяет условие и в зависимости от его истинности возвращает результат.
=ЕСЛИ(это истинно, то сделать это, в противном случае сделать что-то еще)
Поэтому у функции ЕСЛИ возможны два результата. Первый результат возвращается в случае, если сравнение истинно, второй — если сравнение ложно.
Заявления ЕСЛИ являются исключительно надежными и являются основой для многих моделей электронных таблиц, но они также являются основной причиной многих проблем с электронными таблицами. В идеале утверждение ЕСЛИ должно применяться к минимальным условиям, таким как «Мужчина/женщина», «Да/Нет/Возможно», но иногда может потребоваться оценить более сложные сценарии, для которых требуется вложенное* более 3 функций ЕСЛИ.
* «Вложенность» означает объединение нескольких функций в одной формуле.
Функция ЕСЛИ, одна из логических функций, служит для возвращения разных значений в зависимости от того, соблюдается ли условие.
ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; [значение_если_ложь])
Условие, которое нужно проверить.
Значение, которое должно возвращаться, если лог_выражение имеет значение ИСТИНА.
Значение, которое должно возвращаться, если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ.
Примечания
Excel позволяет использовать до 64 вложенных функций ЕСЛИ, но это вовсе не означает, что так и надо делать. Почему?
Нужно очень крепко подумать, чтобы выстроить последовательность из множества операторов ЕСЛИ и обеспечить их правильную отработку по каждому условию на протяжении всей цепочки. Если при вложении вы допустите в формуле малейшую неточность, она может сработать в 75 % случаев, но вернуть непредвиденные результаты в остальных 25 %. К сожалению, шансов отыскать эти 25 % немного.
Работа с множественными операторами ЕСЛИ может оказаться чрезвычайно трудоемкой, особенно если вы вернетесь к ним через какое-то время и попробуете разобраться, что пытались сделать вы или, и того хуже, кто-то другой.
Если вы видите, что ваш оператор ЕСЛИ все разрастается, устремляясь в бесконечность, значит вам пора отложить мышь и пересмотреть свою стратегию.
Давайте посмотрим, как правильно создавать операторы с несколькими вложенными функциями ЕСЛИ и как понять, когда пора переходить к другим средствам из арсенала Excel.
Примеры
Ниже приведен пример довольно типичного вложенного оператора ЕСЛИ, предназначенного для преобразования тестовых баллов учащихся в их буквенный эквивалент.
97;»A+»;ЕСЛИ(B2>93;»A»;ЕСЛИ(B2>89;»A-«;ЕСЛИ(B2>87;»B+»;ЕСЛИ(B2>83;»B»;ЕСЛИ(B2>79;»B-«;ЕСЛИ(B2>77;»C+»;ЕСЛИ(B2>73;»C»;ЕСЛИ(B2>69;»C-«;ЕСЛИ(B2>57;»D+»;ЕСЛИ(B2>53;»D»;ЕСЛИ(B2>49;»D-«;»F»))))))))))))» loading=»lazy»>
Этот сложный оператор с вложенными функциями ЕСЛИ следует простой логике:
Если тестовых баллов (в ячейке D2) больше 89, учащийся получает оценку A.
Если тестовых баллов больше 79, учащийся получает оценку B.
Если тестовых баллов больше 69, учащийся получает оценку C.
Если тестовых баллов больше 59, учащийся получает оценку D.
В противном случае учащийся получает оценку F.
Этот частный пример относительно безопасен, поскольку взаимосвязь между тестовыми баллами и буквенными оценками вряд ли будет меняться, так что дополнительных изменений не потребуется. Но что если вам потребуется разделить оценки на A+, A и A– (и т. д.)? Теперь ваши четыре условных оператора ЕСЛИ нужно переписать с учетом 12 условий! Вот так будет выглядеть ваша формула:
Она по-прежнему работает правильно и работает правильно, но на написание и проверку нужно много времени, чтобы убедиться, что она работает правильно. Еще одна наиболее взглялая проблема в том, что вам приходилось вручную вводить оценки и эквивалентные буквы оценок. Какова вероятность случайного опечатки? Теперь представьте, что вы пытаетесь сделать это 64 раза с более сложными условиями! Конечно, это возможно, но действительно ли вы хотите обучебиться с такого рода усилиями и возможными ошибками, которые будет трудно обнаружить?
Совет: Для каждой функции в Excel обязательно указываются открывающая и закрывающая скобки (). При редактировании Excel попытается помочь вам понять, что куда идет, окрашивая разными цветами части формулы. Например, во время редактирования показанной выше формулы при перемещении курсора за каждую закрывающую скобку «)» тем же цветом будет окрашиваться соответствующая открывающая скобка. Это особенно удобно в сложных вложенных формулах, когда вы пытаетесь выяснить, достаточно ли в них парных скобок.
Дополнительные примеры
Ниже приведен распространенный пример расчета комиссионных за продажу в зависимости от уровней дохода.
15000;20%;ЕСЛИ(C9>12500;17,5%;ЕСЛИ(C9>10000;15%;ЕСЛИ(C9>7500;12,5%;ЕСЛИ(C9>5000;10%;0)))))» loading=»lazy»>
Эта формула означает: ЕСЛИ(ячейка C9 больше 15 000, то вернуть 20 %, ЕСЛИ(ячейка C9 больше 12 500, то вернуть 17,5 % и т. д.
Хотя она выглядит примерно так же, как в примере с более ранними оценками, эта формула является отличным примером того, насколько сложно использовать крупные выписки ЕСЛИ. Что делать, если ваша организация решила добавить новые уровни компенсаций и, возможно, даже изменить существующие значения в рублях или процентах? У вас будет много работы на руках!
Совет: Чтобы сложные формулы было проще читать, вы можете вставить разрывы строк в строке формул. Просто нажмите клавиши ALT+ВВОД перед текстом, который хотите перенести на другую строку.
Перед вами пример сценария для расчета комиссионных с неправильной логикой:
5000;10%;ЕСЛИ(C9>7500;12,5%;ЕСЛИ(C9>10000;15%;ЕСЛИ(C9>12500;17,5%;ЕСЛИ(C9>15000;20%;0)))))» loading=»lazy»>
Видите, что не так? Сравните порядок сравнения доходов с предыдущим примером. Как это будет происходить? Правильно, она будет снизу вверх (от 5 000 до 15 000 рублей), а не наоборот. Но почему это так важно? Это очень важно, так как формула не может пройти первую оценку для любого значения стоимостью более 5 000 рублей. Предположим, что вы получили доход в размере 12 500 долларов США— если вы получили 10 %, так как она больше 5 000 рублей, и она остановится на этом. Это может быть чрезвычайно проблемным, так как во многих ситуациях такие типы ошибок остаются незамеченными до тех пор, пока они не оказывают отрицательного влияния. Так что же можно сделать, зная о том, что при сложных вложенных заявлениях ЕСЛИ существуют серьезные недостатки? В большинстве случаев вместо создания сложной формулы с помощью функции ЕСЛИ можно использовать функцию ВЛОП. С помощью ВLOOKUPсначала нужно создать таблицу для справки:
В этой формуле предлагается найти значение ячейки C2 в диапазоне C5:C17. Если значение найдено, возвращается соответствующее значение из той же строки в столбце D.
Эта формула ищет значение ячейки B9 в диапазоне B2:B22. Если значение найдено, возвращается соответствующее значение из той же строки в столбце C.
Примечание: В обеих функциях ВПР в конце формулы используется аргумент ИСТИНА, который означает, что мы хотим найти близкое совпадение. Иначе говоря, будут сопоставляться точные значения в таблице подстановки, а также все значения, попадающие между ними. В этом случае таблицы подстановки нужно сортировать по возрастанию, от меньшего к большему.
В этой области в этой области вложена более подробная информация,но это намного проще, чем 12-уровневая сложная вложенная если-выписка! Есть и другие, менее очевидные, преимущества:
Таблицы ссылок функции ВПР открыты и их легко увидеть.
Значения в таблицах просто обновлять, и вам не потребуется трогать формулу, если условия изменятся.
Если вы не хотите, чтобы люди видели вашу таблицу ссылок или вмешивались в нее, просто поместите ее на другой лист.
Вы знали?
Теперь есть функция УСЛОВИЯ, которая может заменить несколько вложенных операторов ЕСЛИ. Так, в нашем первом примере оценок с 4 вложенными функциями ЕСЛИ:
можно сделать все гораздо проще с помощью одной функции ЕСЛИМН:
Функция ЕСЛИМН — просто находка! Благодаря ей вам больше не нужно переживать обо всех этих операторах ЕСЛИ и скобках.
Примечание: Эта функция доступна только при наличии подписки на Microsoft 365.. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Формула в формуле Excel (вложенные формулы)
При сложных вычислениях Вам может потребоваться использовать «формулы в формуле» Excel. Можно ли в Excel использовать вложенные формулы? В статье рассмотрены основы данного вопроса, в том числе приведены простые примеры и видеоурок.
При использовании Excel только для простых вычислений формулы или не используются вообще, или применяются крайне редко. Однако если Вы используете программу для сложной обработки данных, то рано или поздно столкнётесь с ситуацией, при которой встроенных формул Excel окажется явно недостаточно для решения задачи.
То есть, например, Вам нужно что-то вычислить, но такой стандартной функции нет. В таком случае можно пойти двумя путями: разбить вычисление на части или создать комплексную формулу из имеющихся стандартных. Стоит однако помнить, что разбиение вычислений на части (в разных ячейках) приводит к усложнению понимания работы листа Excel, в том числе из-за дополнительных (и по сути ненужных) ячеек с промежуточными результатами.
Противоположный подход: усложнить формулу в нужной Вам ячейке, чтобы сразу получить конечный результат без сохранения промежуточных результатов вычисления в отдельных «дополнительных» ячейках. При таком подходе лист с формулами получается более компактным, однако сами формулы становятся сложнее для восприятия и редактирования.
Это решать Вам, поскольку всё зависит от того, насколько Вы хорошо понимаете работу программы, в том числе умеете понимать смысл вложенных выражений Excel. В общем случае сложные формулы компактнее и если Вам явно не нужны результаты промежуточных вычислений, то лучше использовать сложные вложенные формулы для получения конечного результата в обход промежуточных.
Частым вопросом является такой: «можно ли вообще создавать в Excel вложенные формулы или так делать нельзя». Давайте рассмотрим это на примере простых вычислений.
Использование вложенных формул в Excel
Если у Вас есть сложности в понимании работы формул в Excel, то рекомендуем сначала прочитать про основы простых вычислений в ячейках.
Что касается использования встроенных в Excel формул (функций), то на первый взгляд использование их путём вложения друг в друга невозможно. Такую точку зрения часто обосновывают тем, что при вставке формулы в ячейку программа показывает всплывающее окно, предназначенное для ручного или автоматического (при помощи мышки) выбора диапазонов ячеек, отдельных ячеек или отдельных значений (как числовых, так и текстовых). На скриншоте ниже приведён пример для вставки формулы вычисления среднего значения («СРЗНАЧ»).
Действительно, при использовании Мастера для вставки и редактирования формул Вы можете лишь создавать простые выражения. В большинстве случаев этого достаточно, но при создании комплексных конструкций вида «формула в формуле» в Excel следует применять иной подход, а именно: создавайте сложные выражения вручную при помощи строки формул, расположенной в панели инструментов.
Пример создания формулы в формуле в Excel
Рассмотрим очень простой пример, в котором продемонстрируем применения вложенных формул. Изначально у нас есть два столбца с числами:
Что нужно сделать: вычислим сумму средних значений обоих столбцов.
Если не использовать комплексные вычисления, то нам бы потребовалось целых три ячейки:
Это типичный подход к решению задач такого рода. В принципе, две лишние ячейки вроде бы не жалко, но если вычислений на листе много, то получится не очень красиво. Поэтому решим вопрос без использования промежуточных ячеек через комплексную формулу с использованием вложения стандартных функций друг в друга.
Чтобы понять, как это сделать, нам необходимо рассмотреть синтаксис используемых «встроенных» формул Excel:
Здесь X, Y, Z — это или конкретные числа, указанные вручную, или адреса ячеек, или диапазон ячеек вида «A1:A10». Обратите внимание, что при указании в качестве параметров диапазонов ячеек, аргумент у функций может быть всего один; при указании отдельных адресов ячеек или чисел — минимум два аргумента.
В качестве аргументов встроенных формул разрешается использовать другие формулы, если они возвращают приемлемое для данной формулы значение (в данном случае это должно быть число).
А раз так, то мы можем составить комплексную формулу сразу для вычисления конечного результата. Для этого применим принцип Excel «формула в формуле». Вот что должно получиться для нашего примера с двумя колонками чисел:
Сумма будет равна 110. Вы можете проверить это, вычислив среднее значение отдельно для каждого столбца и сложив их.
Комплексные формулы в Excel — это не сложно
Выше был приведён очень простой пример. Тем не менее, в сложных случаях принцип создания комплексных формул Excel ничем не отличается от показанного в примере. Самое сложное здесь заключается в том, что нужно очень аккуратно вкладывать формулы друг в друга, чтобы не возникали ошибки синтаксиса.
Также стоит помнить о том, что вложенные формулы большой сложности получаются сложно читаемыми, поскольку к сожалению в Excel любая формула пишется в одну строку.
Дополнительные сложности могут возникнуть при автоматическом заполнении ячеек формулами. Если Вы используете автоввод (протяжку мышкой, копирование) для созданной комплексной вложенной формулы, то внимательно проверяйте полученный результат.
Скачайте пример использования вложенных формул
Простой пример, демонстрирующий принцип создания комплексных формул путём вложения их друг в друга Вы можете скачать ниже на странице. В архиве один Excel файл, в котором есть рабочий пример, рассмотренный в данной статье. Разобравшись с нашим примером, попробуйте создать свой собственный для закрепления результата.
Также Вы можете записаться на онлайн курс по программе Excel или приобрести учебный по комплексному изучению данной программы (курс рассматривает в том числе и применение формул).
Вы можете скачать прикреплённые ниже файлы для ознакомления. Обычно здесь размещаются различные документы, а также другие файлы, имеющие непосредственное отношение к данной публикации.
5 основ Excel (обучение): как написать формулу, как посчитать сумму, сложение с условием, счет строк и пр.
Здравствуйте!
Многие кто не пользуются Excel — даже не представляют, какие возможности дает эта программа! ☝
Возможно, что прочти подобную статью лет 17-20 назад, я бы сам намного быстрее начал пользоваться Excel (и сэкономил бы кучу своего времени для решения «простых» задач. ?
Обучение основам Excel: ячейки и числа
Примечание : все скриншоты ниже представлены из программы Excel 2016 (как одной из самой новой на сегодняшний день).
Многие начинающие пользователи, после запуска Excel — задают один странный вопрос: «ну и где тут таблица?». Между тем, все клеточки, что вы видите после запуска программы — это и есть одна большая таблица!
Теперь к главному : в любой клетке может быть текст, какое-нибудь число, или формула. Например, ниже на скриншоте показан один показательный пример:
Просто число (слева) и посчитанная формула (справа)
? Суть в том, что Excel может считать как калькулятор, если выбрать какую нибудь ячейку, а потом написать формулу, например «=3+5+8» (без кавычек). Результат вам писать не нужно — Excel посчитает его сам и отобразит в ячейке (как в ячейке C1 в примере выше)!
Но писать в формулы и складывать можно не просто числа, но и числа, уже посчитанные в других ячейках. На скриншоте ниже в ячейке A1 и B1 числа 5 и 6 соответственно. В ячейке D1 я хочу получить их сумму — можно написать формулу двумя способами:
Сложение ячеек, в которых уже есть числа
Распространение формулы на другие ячейки
В примере выше мы сложили два числа в столбце A и B в первой строке. Но строк то у нас 6, и чаще всего в реальных задачах сложить числа нужно в каждой строке! Чтобы это сделать, можно:
Как задать константу (ячейку, которая не будет меняться при копировании формулы)
Довольно часто требуется в формулах (когда вы их копируете), чтобы какой-нибудь значение не менялось. Скажем простая задача: перевести цены в долларах в рубли. Стоимость рубля задается в одной ячейке, в моем примере ниже — это G2.
Далее в ячейке E2 пишется формула «=D2*G2» и получаем результат. Только вот если растянуть формулу, как мы это делали до этого, в других строках результата мы не увидим, т.к. Excel в строку 3 поставит формулу «D3*G3», в 4-ю строку: «D4*G4» и т.д. Надо же, чтобы G2 везде оставалась G2.
Константа / в формуле ячейка не изменяется
Как посчитать сумму (формулы СУММ и СУММЕСЛИМН)
Можно, конечно, составлять формулы в ручном режиме, печатая «=A1+B1+C1» и т.п. Но в Excel есть более быстрые и удобные инструменты.
Что нужно сделать, чтобы посчитать сумму определенных ячеек:
Автосумма выделенных ячеек
Как посчитать сумму с каким-нибудь условием
Примечание : условий может быть несколько и проверять их можно по разным столбцам.
Как посчитать количество строк (с одним, двумя и более условием)
Довольно типичная задача: посчитать не сумму в ячейках, а количество строк, удовлетворяющих какомe-либо условию.
Ну, например, сколько раз имя «Саша» встречается в таблице ниже (см. скриншот). Очевидно, что 2 раза (но это потому, что таблица слишком маленькая и взята в качестве наглядного примера). А как это посчитать формулой?
«=СЧЁТЕСЛИ( A2:A7 ; A2 )» — где:
Результат показан в правой части на скрине ниже.
Количество строк с одним условием
Формула будет иметь вид:
A2:A7 ; A2 — первый диапазон и условие для поиска (аналогично примеру выше);
B2:B7 ;»6″ — второй диапазон и условие для поиска (обратите внимание, что условие можно задавать по разному: либо указывать ячейку, либо просто написано в кавычках текст/число).
Счет строк с двумя и более условиями
Как посчитать процент от суммы
Тоже довольно распространенный вопрос, с которым часто сталкиваюсь. Вообще, насколько я себе представляю, возникает он чаще всего — из-за того, что люди путаются и не знают, что от чего ищут процент (да и вообще, плохо понимают тему процентов (хотя я и сам не большой математик, и все таки. ☝) ).
Как посчитать проценты: от числа, от суммы чисел и др. [в уме, на калькуляторе и с помощью Excel] — заметка для начинающих
Самый простой способ, в котором просто невозможно запутаться — это использовать правило «квадрата», или пропорции.
Вся суть приведена на скрине ниже: если у вас есть общая сумма, допустим в моем примере это число 3060 — ячейка F8 (т.е. это 100% прибыль, и какую то ее часть сделал «Саша», нужно найти какую. ).
По пропорции формула будет выглядеть так: =F10*G8/F8 (т.е. крест на крест: сначала перемножаем два известных числа по диагонали, а затем делим на оставшееся третье число).
В принципе, используя это правило, запутаться в процентах практически невозможно ?.
Пример решения задач с процентами
Собственно, на этом я завершаю данную статью. Не побоюсь сказать, что освоив все, что написано выше (а приведено здесь всего лишь «пяток» формул) — Вы дальше сможете самостоятельно обучаться Excel, листать справку, смотреть, экспериментировать, и анализировать. ?