4.2. Оформление исторической справки к фонду
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, составление исторической справки к фонду не обязательно (см. п. 5.6 Правил).
Историческая справка к фонду включается в дело фонда.
Историческая справка к фонду представляется организацией-источником комплектования в архивное учреждение при первой передаче документов фонда.
При утверждении новых годовых разделов описей дел постоянного хранения в ЭПК архивного учреждения вместе с годовым разделом описи представляется Дополнение к исторической справке. Если за время, прошедшее с момента утверждения предыдущих годовых разделов описей дел постоянного хранения, не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. Дополнение к исторической справке составляется по правилам составления исторической справки.
Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и хронологического периода, который она охватывает.
Историческая справка состоит из трех разделов (п. 5.6. Правил):
— характеристика документов фонда и его справочного аппарата.
Основными источниками для подготовки исторической справки являются нормативные акты высших органов государственной власти и управления, учредительные документы фондообразователя, его вышестоящей организации, организационно-распорядительные документы фондообразователя, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.
История фондообразователя должна содержать следующие сведения:
— даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника;
— сведения о вышестоящей организации;
— состав системы подведомственных организаций (их виды, краткую характеристику, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат утверждения и основных причин изменений;
— структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин изменений;
— задачи и функции фондообразователя, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения, их причины;
— название организации-предшественника (в случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции).
При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:
— официально принятое полное и сокращенное название организации указывается на основании нормативных правовых актов. Если в документах (нормативных правовых актах, распорядительных, учредительных документах и др.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации, а также ее преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;
— указывается непосредственная подчиненность организации-фондообразователя (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);
— даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы; при наличии нескольких нормативных правовых актов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа государственного управления.
Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения.
Если организация была ликвидирована, то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности, независимо от того, за какой период представлены документы в описи.
При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется наиболее ранний по времени подписания акт.
Если в тексте нормативного правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, не совпадающую с датой нормативного правового акта («образовать с (указание даты)» или «упразднить с (указание даты)»), то оговариваются обе даты.
При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации и др.), что оговаривается в исторической справке.
При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о ликвидации. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются особо.
Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объема структуры и количества изменений).
При изложении фактов создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п. Все данные по истории организации приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.
Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.
Задачи и функции организации излагаются в соответствии с нормативными правовыми актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая историческая справка по всем фондообразователям. При этом сведения по истории конкретных фондообразователей даются отдельно по каждой организации.
В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
История фонда должна содержать следующие сведения:
— количество дел в фонде;
— дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
— степень сохранности документов;
— дата передачи документов на постоянное хранение.
Дополнительно можно включить следующую информацию:
— сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления;
— изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:
— крайними датами документов фонда являются даты создания и ликвидации организации;
— если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности организации-фондообразователя или выходят за хронологические рамки ее деятельности, то крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые имеются документы.
Дополнительно может быть включена информация по библиографии фонда.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
В третьем разделе исторической справки отражается:
— основной состав документов (их разновидности), вошедших в опись, и их полнота;
— сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
— состав научно-справочного аппарата к фонду;
— наличие и место хранения (с указанием фактического адреса) документов по личному составу).
В этом же разделе могут быть указаны такие сведения как:
— наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;
— сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);
— сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
— возможность использования документов фонда (с указанием целей использования).
При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:
— в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;
— если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;
— сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).
Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технические средства, использованные для создания документов, состав и форматы файлов и другую информацию, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).
В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.
Историческая справка к фонду подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, руководителем архива организации.
Историческая справка как написать образец
Составление исторической справки и дополнения к ней
Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.
Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.
Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.
Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.
В первом разделе в обязательном порядке:
— указывается период деятельности фондообразователя;
— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;
— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);
— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;
— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);
— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.
Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.
В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.
Во втором разделе:
— указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);
— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.
В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).
— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.
В третьем разделе:
— даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);
— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).
Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).
Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.
Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.
Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.
Дополнение к исторической справке
Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.
Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.
Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.
Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.
Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).
Историческая справка как написать образец
Местонахождение Общества: г. Екатеринбург, проспект Космонавтов, 11 «Б», литер Д.
Устав Общества утвержден Общим собранием учредителей (Протокол № 1 от 19 октября 2004 года).
В соответствии с Уставом, Общество являлось юридическим лицом, имело в собственности обособленное имущество, приобретенное в процессе хозяйственной деятельности.
Предметами деятельности Общества в соответствии с Уставом являлись:
— разработка и изготовление приборов и установок для металлургии, оборудования для химической промышленности, химического машиностроения;
— разработка и изготовление приборов и установок для проведения исследований, испытаний в различных областях науки и техники;
— разработка и изготовление новых технологических установок, систем управления;
— разработка и изготовление медицинской техники;
— разработка и изготовление техники для решения экологических проблем;
— оказание посреднических научно – технических услуг;
— разработка и изготовление продукции производственно – технического назначения и другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.
Производственная деятельность Общества фактически была прекращена в 2016 году.
Решением Арбитражного суда Свердловской области №А69-41196/2014 от 20 января 2017 года Общество признано несостоятельным (банкротом), в отношении него открыто конкурсное производство сроком на шесть месяцев. Срок конкурсного производства в дальнейшем продлен. Конкурсным управляющим назначена Другова Алена Павловна.
В связи с ликвидацией Общества проведена научно – техническая обработка документов по личному составу. В результате работы составлена опись № 1-л дел по личному составу за 2004 – 2017 годы в количестве 18 (восемнадцати) единиц хранения с № 1 по № 18.
В опись внесены приказы по личному составу, личные карточки и трудовые договоры работников, документы по начислению заработной платы.
Сохранность документов полная.
Физическое состояние дел удовлетворительное. Дела подшиты, пронумерованы, имеют листы-заверители.
К описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие. К фонду составлена историческая справка. В конце описи сделана итоговая запись. В связи с отсутствием в Обществе ответственного за архив и экспертной комиссии в конце описи отсутствует наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) и гриф экспертной комиссии.
Документы обработаны, опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». М., 2015 г., Федерального закона от
02 марта 2016 г. № 43-ФЗ О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».
Историческая справка как написать образец
пример исторической справки. структура исторической справки. понятие историческая справка
Понятие Историческая Справка.
Итак, разберемся что это такое. Отталкиваясь от названия- совершенно очевидно, что это некий упорядоченный массив информации о некотором объекте. Упорядоченный – как правило по этапам исторического развития объекта: с момента его образования и по настоящий день.
Объектом исторической справки может выступать не только конкретный физический объект(здание, земельный участок, город и т.п.) но и некоторое связное событие(эпоха, век и прочее).
Применительно к проектным и инженерным изысканиям, понятие Историческая Справка имеет узкое практическое значение. Это упорядоченный массив информации о конкретном объекте строительства или проектирования, с подробным описанием момента основания, исторических этапов развития и видоизменения, с анализом исторического картографического материала, описанием геофизических характеристик района расположения и выводами о исторической значимости объекта.
Историческую справку разрабатывает профессиональный специалист-историк, на основании изучения и анализа бибиографического фонда, государственного архивного и музейного фонда, материалов предыдущих исторических и археологических изысканий, исторических карт и материалов натурного обследования(при необходимости).
В составе исторической справки в обязательном порядке присутствуют сквозные ссылки на источники информации, причем специалист, разрабатывающий историческую справку, несет персональную ответственность за объективность и достоверность итоговых материалов.
Необходимость в разработке Исторической Справки бывает обусловлена законодательными нормативами к подаваемому в государственные органы пакету документов(например историческая справка для КГИОП), необходимостью оценки инвестиционной привлекательности земельного участка или здания, необходимостью проведения строительных работ связанных с объектами культурного наследия.
Бывают ситуации, когда разработку Исторической Справки на участок или здание у нас заказывают собственники данных объектов- просто с целью для себя узнать историческую составляющую недвижимости, разобраться “что здесь было раньше”, понять историческую ценность.
Часто, особенно в нашем исторически насыщенном регионе, материалы исторической справки раскрывают неизвестные собственнику удивительные страницы истории о принадлежащем ему здании или участке. Не случайно еще Ломоносов сказал “не знающий своего прошлого не имеет будущего”.
Структура исторической справки.
Историческая справка есть научный отчет, выполняемый специалистом историком и имеющим целью всесторонне осветить историю какого либо объекта, начиная с древнейших времен и по настоящее время.
Структура исторической справки, как правило имеет четко организованную структуру:
В отдельных случаях, структура исторической справки может меняться. Так например при разработки исторической справки КГИОП в её состав будут входить дополнительно опорный план и материалы фотофиксаций.
В случае разработки Краткой Исторической Справки – напротив: её структура будет сокращена, некоторые разделы будут приведены в менее подробном виде или полностью ликвидированы.
Не стоит путать при этом узкоспециализированные исторические справки: так например “историческая справка организации” разрабатывается по другим нормативам.
Пример исторической справки.
Историческая справка- это научный отчет в виде тома, имеющий обычно 50-80 печатных листов(включая альбом иллюстраций). Затруднительно привести на страницах сайта пример исторической справки, однако, при такой необходимости, мы всегда готовы продемонстрировать образцы разработанных нами ранее исторических справок в нашем офисе или на встрече с заказчиком.
Образец исторической справки
Историческая справка
к описи дел по личному составу
фонда общества с ограниченной ответственностью
Фонд №
Общество с ограниченной ответственностью «………» (ООО «……») создано решением учредителя от 24 июля 1995 года и зарегистрировано Министерством внешних связей РК 27 июля 1995 года.
Основным видом деятельности ООО «……» являлось производство мебели.
Решением Арбитражного суда Республики Карелия от ……. № ……….ООО «…..» признано банкротом, в отношении него открыто конкурсное производство. Конкурсным управляющим был назначен …………. Решением Арбитражного суда Республики Карелия от 29 июля 2015 года конкурсным управляющим был утверждён …………….
Документы по личному составу ООО «………» были переданы на хранение в МКУ «МАП» в 2019 году. Научно-техническая обработка дел проводилась сотрудниками МКУ «МАП».
В опись дел по личному составу за …… гг. вошли учредительные документы за 1995, 2000, 2003, 2011, 2015 гг., приказы по личному составу за 2003, 2005, 2008, 2010, 2011-2012, 2014 гг., штатные расписания за 2009-2012 гг., трудовые договоры за 2011, 2014 гг., личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) за 2011, 2014 гг., лицевые счета по заработной плате за 2012-2014 гг., книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них за 2003-2016 гг.
В описи дел по личному составу за ……гг. отсутствуют документы по личному составу за 1995-2003, 2004, 2006-2007, 2009, а так же приказы по личному составу за 2013г., трудовые договоры за 2003, 2005, 2008, 2010, 2012-2013 гг., личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) за 2003, 2005, 2008, 2010, 2012-2013 гг., лицевые счета по заработной плате за 2003, 2005, 2008, 2010-2011 гг. (конкурсным управляющим на хранение в МКУ «МАП» не передавались).
© 2008, Муниципальное казенное учреждение
«Муниципальный архив г. Петрозаводска»