Как оформить архивную справку
Для чего нужна
Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Наиболее распространенные запросы
Чаще всего люди ищут информацию:
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
Далее он заверяется подписью руководителя и печатью.
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка формы 9 «О регистрации»
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
Далее он предоставляется по месту требования. Например:
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.
Архивная справка – образец составления
Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.
Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов. Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии.
Архивная справка составляется на бланке организации и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста). Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.
Основные правила составления
В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.
Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. При этом не допускаются исправления в тексте.
В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом). Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).
В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см. второй образец архивной справки).
Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода. Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить.
В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.
Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.
Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.
Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п. должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.
Архивная справка о трудовом стаже – образец первый
04.04.2014 № 01-25/001279
На № б/н от 01.04.2014
Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к).
Основание:
Ф. 45, оп. 6, д. 125, л. 96.
Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.
Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202.
Архивная справка: образец
arhivnaya_spravka_obrazec.jpg
Похожие публикации
Граждане нередко вынуждены обращаться в государственные или частные архивы по причине утери каких-либо документов или их отсутствия. Например, когда нужно подтвердить размер полученной заработной платы за конкретный период трудовой деятельности. В таких случаях заявителю выдается специальный документ – архивная справка. Получателем услуги могут стать не только физические, но и юридические лица.
Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен
Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.
Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:
Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.
Как получить архивную справку
Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:
Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.
Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:
Какие сведения должна содержать архивная справка
Документ не имеет унифицированного образца, каждая организация самостоятельно разрабатывает бланк. В нем обязательно надо указать такие сведения:
Рекомендации по оформлению архивной справки
Архивная справка составляется только на основе подлинников имеющихся в архиве документов или их заверенных копий. Все сведения указывают в хронологическом порядке, как они указаны в документах. В документе не должно быть личных выводов или домыслов специалиста, исполняющего запрос.
При необходимости в справке прописывают выдержки из документов, их нужно заключать в кавычки. Также выдержки можно оформить в виде отдельной официальной выписки.
В справках о размере зарплаты ее начисление необходимо указывать отдельно за каждый месяц запрашиваемого периода, в размере, указанном в документах (без поправок на инфляцию, деноминацию и т.п.). При отсутствии документов за какие-либо месяцы, этот факт отмечается в справке.
Без ссылки на архивные документы справка не будет иметь юридической силы.
В отдельных случаях к справке прикладывают копии документов, подтверждающие изложенные в ней сведения.
Архивная справка
Тип документа: Справка
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 31,0 кб
Архивная справка является многофункциональным документом, отвечающим на разнообразные адресованные архиву запросы граждан и организаций. Она может выдаваться как ведомственным (городским) архивом, так и архивом организации.
Назначение документа
Кроме функции хранения документов архив организации (городской, муниципальный) выполняет справочную функцию, предоставляя информацию по запросам граждан и организаций. Архивная справка может потребоваться в следующих случаях:
При составлении документа необходимо соблюдать ряд правил:
Информация переносится из подлинников без искажения. Если в справке имеются:
то в этом случае в тексте справки необходимо сделать примечание, например, «в соответствии с подлинником» или «в подлиннике отсутствует», или аналогичного вида.
Нормативная база
Основные правила работы архивов организации (2002 год, одобрены Росархивом) определяют порядок работы как государственных (муниципальных) архивов, так и архивов частных организаций. При составлении архивной справки можно опираться на образец, имеющийся в приложении к Правилам. Архивные учреждения могут утверждать свои формы архивных справок.
Составление документа
Примерная структура архивной справки выглядит следующим образом:
Без указания в архивной справке номеров документов, на основании которых она составлена, она не будет иметь юридической силы.
Регистрация справок может осуществляться как в журнале регистрации запросов (обращений), так и в специализированных программах электронного документооборота. Кроме основных данных в журнале должен быть указан способ направления справки (письмо, курьер, лично) и, по возможности, иметься расписка в получении.
В случае если в архиве отсутствуют документы, на основании которых могла бы быть выдана справка, обратившемуся выдается письменный отказ в предоставлении услуги с объяснением причин, по которым исполнение запроса невозможно.
Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы
Архивная справка о стаже работы — это документ, подтверждающий период трудоустройства на конкретном предприятии. Обычно ее запрашивают для корректного расчета пенсионных выплат.
Где заказать документ
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане вправе обратиться:
Например, для получения звания Ветеран труда и при выходе на пенсию требуется подтвердить наличие стажа. В таком случае алгоритм, как получить архивную справку о трудовом стаже, следующий:
Независимо от того, куда вы обращаетесь, необходимо подать письменное заявление о предоставлении сведений. В нем уточняют:
Письменный запрос лично подписывается заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.
Какие данные обязательные
Поскольку в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, есть стандартный набор обязательных сведений в справках о периодах работы. Рассмотрим их структуру на примере бланка.
Выдана ___________________ (Ф.И.О. получателя) в том, что он (она) действительно работал(а) с __________________ (Приказ о приеме на работу № __ от ________ года) по ______________________________________ (Приказ об увольнении № __ от ________ года) в качестве ________________________ (наименование должности) в _________________________________ (наименование работодателя).
Основание выдачи: заявление.
Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ.
Обращаем внимание, что это один из вариантов, как выглядит архивная справка, поскольку обязательной формы документа не существует, допустимо использовать любой шаблон. Но рекомендуем изучить «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», утв. Росархивом (см. разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут понять, какие сведения и как использовать. Основные требования к выдаваемому документу:
С учетом описанных требований предлагаем образец справки о периодах работы в Пенсионный фонд, выданной по заявлению работника.
Оформление документов в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков отметим, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, следует готовить и предоставлять в трехдневный срок со дня обращения. В государственных архивах на это уходит больше времени — не менее 30 дней.