Как правильно обратиться с просьбой, чтобы не отказали: секреты правильного письма-обращения с просьбой
Письмо-просьба – самый распространенный вид делового письма. Предприниматели и другие люди, которые направляют обращение в какую-либо инстанцию, часто чего-то просят. Чтобы им не отказали, они составляют специальный документ по выработанным канонам.
Как уважительно оформить просьбу в деловом письме? В чем суть делового письма с просьбой? Об этом вы сегодня и узнаете.
Каким должно быть идеальное письмо-просьба: 8 важных составляющих
Казалось бы, что сложного – взять и попросить. Но судите сами. Письмо типа “Здравствуйте, уважаемый Николай Степанович! Нам срочно нужны инвестиции на развитие нового проекта. Может, вложите свои деньги? Буду очень благодарен. С уважением, Кирилл Борисов” вряд ли заставит адресата удовлетворить вашу просьбу.
Вы пишете для того, чтобы получить положительный ответ. Поэтому важно правильно выразить просьбу в деловом письме, приложить максимум усилий и написать такое письмо, которое будет беспроигрышным. Присаживайтесь поудобнее и запоминайте.
Как начать официальное письмо с просьбой
Как корабль назовешь, так он и поплывет. И эта истина прекрасно подходит под нашу тему. Нужно уделить внимание каждой части письма.
Обращение к благодетелю
Казалось бы, это самое простое. Но многие пренебрегают персональным обращением. В идеале, написать “Уважаемый Михаил Александрович!”. Получателю будет приятен ваш подход. Тогда как вы могли написать просто “Здравствуйте”.
Сразу чувствуется настрой автора первого и второго варианта. У того, кто обращается по ФИО, гораздо больше шансов.
Если вам нужно обратиться к коллективу, то стоит написать не “Уважаемые сотрудники”, а “Уважаемые учителя и персонал школы”. Читающий ваше письмо с самых первых строк должен стать лояльным.
Кто вы и почему вы пишите именно ему?
Не лишним будет представиться. Причем не просто по имени, стоит назвать и свою должность. Адресат должен понимать, кто в принципе к нему обращается. Сделать это достаточно в одном-двух предложениях. Хвалить себя за заслуги не стоит, герой письма – не вы.
Почему вы пишете человеку, просто необходимо указать. Это могут быть самые разные формулировки:
Ваша фирма стоит на 2 месте в рейтинге…
Вы являетесь успешным бизнесменом…
Ваше мнение авторитетно в предпринимательских кругах…
У вас большой опыт работы с…
Делайте комплименты и старайтесь задобрить адресата. Но переусердствовать – опасно. Пишите от души, лесть очень хорошо прослеживается.
Чем он может вам помочь?
После того, как вы представились и сделали комплимент, напишите, чем он может быть для вас полезным. Что именно вам требуется в конкретной формулировке – лучшее решение, которое сэкономит время и ему, и вам.
Просим вас посетить наш благотворительный вечер, который состоится…
Просим вас выделить на развитие нашего нового проекта 20 000 долл.
Будем рады получить от вас поддержку в виде покупки…
Любые другие подробные и конкретные формулировки тоже подойдут. Не должно быть ни одного непонятного момента, который вы пытались завуалировать.
Выгоды адресата
Конечно, нужно сказать и о том, что получит человек, если даст вам положительный ответ. Согласитесь, всех интересует собственная выгода, и ничего просто так не бывает.
Наши воспитанники мечтают быть похожими на вас. Если вы проведете мастер-класс для них, то сможете вырастить для себя достойное поколение молодых ученых…
Всех меценатов мы заносим в список, который направляем в администрацию. У вас будет шанс ярко заявить о себе…
К огромному сожалению, детки из онкологического отделения нуждаются в празднике. Им и так очень тяжело, а в ваших силах сделать их боль менее ощутимой. Без вас им не справиться с недугом.
Сильные аргументы: громкие имена и другие фишки
Усилить письмо можно определенными приемами, среди которых, например, упоминание других участников.
В нашей акции уже согласились принять участие такие уважаемые люди, как…
На нашей конференции будут присутствовать 5 бизнесменов с доходом от 500 000 долл.
Подобные предложения заставят адресата поймать себя на мысли: “А я чем хуже?”, “Даже он будет там, я тоже должен”, “Круг соберется достойный, стоит поприсутствовать” и т.д.
Как закончить деловое письмо
Концовка письма не менее важна, чем начало. В этой части нужно подвести итоги вышесказанного и, так сказать, добить того, кому направляется послание.
От вашего решения зависит судьба нашей компании…
В ваших силах помочь молодым специалистам поверить в себя…
Пожалуйста, внесите свой неоценимый вклад в судьбу беззащитных котят.
Заранее благодарю или заранее спасибо: как пишется в деловом письме
Поблагодарить можно разными способами:
Спасибо за внимание;
Спасибо за понимание;
Заранее благодарим вас.
Контакты
В этом пункте стоит указать несколько вариантов того, как с вами можно связаться. Посредством мобильной связи, электронной почты, факса и т.д. Оставьте 2-3 способа связи, чтобы адресат мог выбрать наиболее удобный для себя.
Примеры письма с просьбой
Так может выглядеть письмо с просьбой
Так может выглядеть письмо с просьбой
Так может выглядеть письмо с просьбой
Так может выглядеть письмо с просьбой
Как отправить письмо
Есть масса вариантов, как отправить послание – по электронной почте, факсу, Почте России. Последний вариант самый долгий, но он позволяет подать информацию в красивом, презентабельном виде, на дорогой бумаге. По электронке и факсу письма доходит практически мгновенно – это существенный плюс.
А что после?
Если послание действительно важное, то можно зарегистрировать факт отправки и получения корреспонденции. Так можно будет доказать, что письмо действительно было отправлено и получено.
В написании письма-обращения нет ничего сложного. Самое важное – думать не о себе, а об адресате. Так можно будет надавить на правильные точки и добиться успеха с большей вероятностью.
Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».
Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».
Думаем, основную мысль вы уловили.
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
№4. Ваши успехи
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
№6. Громкие имена
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).
№7. Важные итоги
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
№8. Контакты
«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Ремарка
Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
Гайд: как правильно составить e-mail с просьбой
Шаг 1: Помогите адресату сказать «Да»
Я прочитал ваш пост и подумал, что вы заинтересуетесь более глубоким погружением в мир черных SEO-тактик. Вот тут (линк) наше исследование на эту тему: мы раскопали много всего интересного, там все гораздо более запущено, чем принято думать.
Какое действие должно вызывать это письмо? Добавить ссылку в старый пост, создать новый текст по исследованию, взять интервью у его авторов или что-то еще? Как выяснилось в дальнейшей переписке, авторы хотели, чтобы ссылка на их работу (к слову, не такую уж интересную) была вставлена в наш предыдущий пост.
Шаг 2: Тема письма должна быть интересной
Тут важно помнить, что, несмотря на всю важность четкости и ясности, нельзя настолько все упрощать, чтобы человек мог отказать вам только на основе темы письма. Например, если вы зовете человека выступить на мероприятии, то следует за версту обходить темы типа «Приглашаем вас выступить на конференции» или «Возможность выступления», потому что так появляется возможность сразу расценить предложение как неинтересное. Хотя мнение человека вполне может стать другим, если он дочитает письмо.
Шаг 3: Убедите собеседника
Когда парни из 99.com пишут кому-то насчет совместных проектов, то упоминают статистические показатели своего издания: трафик, число просмотров, общий охват аудитории. Если речь идет о каком-то мероприятии, неплохо рассказать о его аудитории и упомянуть звездных спикеров.
Если вам похвастать особенно нечем, то можно попробовать зайти с другой стороны. Покажите собеседнику, что он вам крайне интересен и что вы давно следите за его творчеством/карьерой/исследованиями, читаете посты в его блоге и т.д. В конце концов, такое внимание всем будет приятно.
Шаг 4: Будьте предельно точны и конкретны
Никогда не стоит рассчитывать на то, что весь ваш имейл будет прочитан до конца. Это значит, что просто необходимо в первом же (ну максимум, во втором) предложении четко разъяснить цель послания.
Если нужно обязательно дать какую-то предысторию к просьбе, то можно обрисовать ее в первом абзаце, а второй начать с выделенного жирным шрифтом слова «Предложение:». Если вы что-то предлагает или просите, то какой смысл ходить вокруг да около?
Шаг 5: Если это возможно, установите дедлайн
Учтите, что человек, которому вы пишете, наверняка получает кучу писем. И все они делятся на две категории: 1) вещи, которые ему нужно сделать обязательно и 2) вещи, которые он может сделать, если будет время. Ваше письмо, наверняка, попадает во вторую группу. Поэтому крайне важно дать человеку понять, когда от него нужен ответ. Другими словами, надо сделать все возможное,чтобы получатель понял задачу, определил ее приоритет и мысленно занес в календарь.
Шаг 6: Будьте интересными и заинтересованными
На самом базовом уровне это значит, что никогда не нужно отправлять шаблонные письма. Если вы хотите, чтобы кто-то потратил свое время и силы на сочинение ответа вам, потрудитесь и сами, чтобы убедить собеседника, что вы вообще знаете, кто он такой
Шаг 7: Никогда, черт возьми, не используйте слово «синергия»
Шаг 8: Проверьте, как ваше письмо выглядит на телефоне
Наверняка, почти все свои важные письма с просьбами вы пишите на десктопе. И вот тут неплохо бы подумать о том, что ваш адресат запросто может читать письмо с телефона. И то, что выглядит более-менее на десктопе, на экране смартфона может казаться просто «Войной и миром».
Даже если вы считаете, что ваше послание соответствует четвертому пункту этого поста, лучше все же поглядите на письмо с айфона. Вполне вероятно, что его можно еще слегка подсократить без потери смысла.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.