Если в компании отсутствует должность главбуха
Качественные бухгалтерские услуги необходимы всем без исключения организациям, включая малый бизнес. Однако далеко не каждая компания может позволить себе содержать полноценную бухгалтерскую службу. Николай Визер, старший юрисконсульт юридической компании «Туров и Побойкина-Сибирь», расскажет, что делать, если в компании должность главбуха отсутствует.
Утвержденные формы многих финансовых документов содержат такой реквизит, как подпись главного бухгалтера. Соответственно, отсутствие в организации этого сотрудника может создавать дополнительные трудности. Разберемся, как решить возможные проблемы.
По закону
Ситуация с отсутствием в организации бухгалтерской службы и должности главного бухгалтера довольно типична. Более того, такую возможность дает закон, она прямо предусмотрена статьей 7 ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта норма допускает несколько вариантов организации бухгалтерского учета в зависимости от вида и размера бизнеса. Так, для малых и средних компаний наличие в штатном расписании и офисе такого сотрудника не обязательно. Тут может возникнуть вопрос – как понять, относится ли моя компания к этим типам юридических лиц? Напомню, что в России существует ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Он определяет критерии для отнесения организаций к субъектам малого и среднего бизнеса, среди которых: суммарная доля участия государства и субъектов крупного бизнеса (до 25%); среднегодовая численность работников (до 250 человек); размер годовой выручки (не более одного миллиарда рублей) и балансовая стоимость активов. Необходимо понимать, что установленные в законе показатели могут меняться с течением времени.
Избранный руководителем вариант бухучета нужно прописать в учетной политике. В будущем его может изменить директор фирмы в любой момент. Стоит иметь в виду, что компания может превышать установленные показатели. Правда, не системно. Если нарушения критериев будут повторяться два года подряд, то фирма может утратить статус субъекта малого или среднего бизнеса, что повлечет соответствующие изменения в организации ведения бухгалтерского учета.
Штатный специалист
Большинство организаций, которые не могут позволить себе бухгалтерскую службу или не испытывают в ней необходимости, как правило, берут на работу специалиста учета, как пишут в вакансиях, «в единственном числе» или «с функцией главного». Обратите внимание: в трудовом договоре такого специалиста нужно подробно прописать его обязанности, в том числе, на подписание первичной документации. Кроме того, руководителю необходимо издать соответствующий приказ, дающий этому сотруднику право подписи бумаг.
Поскольку ведение учета передано иному юридическому лицу или предпринимателю, то они вовсе не обязаны находиться по месту расположения организации, также как и ее документы и бухгалтерская база. Это порой дает возможность защитить бумаги и данные при внеплановых проверках различных государственных органов.
Что касается «автографов» на первичных документах, то статья 9 Закона «О бухгалтерском учете», требует, чтобы в таких бумагах была указана должность лица, их подписывающего. В данном случае необходимо писать «бухгалтер». Это может повлечь дополнительные трудности чисто бюрократического свойства. Те, организации, которые тщательно относятся к первичной документации, могут потребовать комплект документов, подтверждающих, что обязанность ведения учета возложена именно на этого специалиста. Такое поведение особенно характерно для государственных организаций и крупных компаний. Те, кто часто сталкиваются с подобными проблемами, всегда имеют наготове отсканированный пакет документов. Скорее всего, придется предоставлять учетную политику и приказ. Этого должно хватить, хотя некоторые предприятия с «корпоративной культурой» могут выдвигать самые невероятные требования.
Можно, конечно, оставить в бумаге название должности «главный бухгалтер». Как правило, это избавляет от ненужных вопросов, однако влечет две новые проблемы. Во-первых, нарушаются правила ведения учета, хоть и не грубо, и ответственность за них не предусмотрена. Но в ходе налоговой или аудиторской проверки ревизоры непременно обратят на это внимание. Во-вторых, такой документ не будет соответствовать предъявляемым законом формальным требованиям, что, в свою очередь, даст инспекции повод исключить данную бумагу из списка документов, позволяющих уменьшить налогооблагаемую базу.
На подряде
Организация вправе заключить договор на ведение бухгалтерского учета с индивидуальным предпринимателем или соответствующей компанией. Некоторые фирмы передают ведение учета физическому лицу, не являющемуся ИП. Однако такие действия могут повлечь негативные последствия. Инспекция вправе переквалифицировать такие отношения в трудовые. В этом случае фирму ждет доначисление всех соответствующих налогов и взносов вместе с пенями и штрафами.
Сам специалист, непосредственно занимающейся ведением учета, должен отвечать установленным законодательством требованиям. Они касаются наличия профессионального образования, стажа работы по специальности и отсутствия судимостей.
Документ, подписанный бухгалтером «с функцией главного», не будет соответствовать предъявляемым законом формальным требованиям, что, в свою очередь, даст инспекции повод исключить данную бумагу из списка документов, позволяющих уменьшить налогооблагаемую базу.
Передача функций по ведению учета индивидуальному предпринимателю или уполномоченной бухгалтерии также должна найти отражение в учетной политике компании. В подтверждение того факта, что бухучет ведет лицо, не состоящее в штате организации, контрагент может потребовать предъявить договор с соответствующей фирмой или ИП. По этой причине в такие контракты рекомендуется либо не включать пункт о конфиденциальности, либо особо оговаривать случаи разглашения условий договора третьим лицам.
Важно понимать, что поскольку ведение учета передано иному юридическому лицу или предпринимателю, то они вовсе не обязаны находиться по месту расположения организации, также как и ее документы и бухгалтерская база. Это порой дает возможность защитить бумаги и данные при внеплановых проверках различных государственных органов.
Что касается «первички», то вместо главного бухгалтера документ может подписывать ИП либо руководитель организации, которой передано ведение учета. Вместо слов «главный бухгалтер» тогда пишется «индивидуальный предприниматель» и его ФИО. Если речь идет об фирме, то необходимо указать ее название, организационно-правовую форму, название должности руководителя и его ФИО.
Как и в предыдущем описанном случае, можно попытаться упростить жизнь себе и контрагентам, но последствия будут идентичными.
Все в одних руках
Вести учет может и руководитель фирмы. Это наименее трудоемкий и малозатратный способ. Законодательство не запрещает, директору иметь помощника, который фактически будет заниматься оформлением всех документов. Важно лишь, чтобы начальник подписывал все бухгалтерские бумаги и нес ответственность за ее содержание.
Как и в предыдущих случаях, свое решение руководитель оформляет в учетной политике организации.
При заполнении «перивички» в этом случае в поле «главный бухгалтер» указывается ФИО руководителя организации и ставится его подпись. Как правило, подобное оформление документов взывает мало вопросов и у контрагентов, и у различного рода проверяющих. Тем не менее, учитывая, что самостоятельное ведение учета допускается только для субъектов малого и среднего бизнеса, организации необходимо будет подтвердить данный статус. Для этого потребуется представить контрагенту актуальную («свежесть» каждой компанией определяется самостоятельно) выписку из ЕГРЮЛ, где будут указаны учредители, сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма 1110018) за последние 2 года, а также балансы организации за такой же период.
Таким образом, действующее законодательство предоставляет достаточное количество вариантов организации бухгалтерского учета в компании. Это позволяет любому предпринимателю выбрать удобную для него форму. Важно учитывать особенности каждого варианта и не относиться к ним формально. Тогда проблемы сведутся к минимуму.
Николай Визер, старший юрисконсульт юридической компании «Туров и Побойкина-Сибирь», для журнала «Расчет»
Энциклопедия по правилам учета и налогообложения
Читайте также по теме:
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
Главный бухгалтер предприятия
Итак, главный бухгалтер предприятия — лицо, на которое должно быть возложено ведение бухгалтерского учета компании. То есть это человек, которому должны быть доверены финансы компании, коммерческие тайны, контроль над коллективом.
О том, как правильно организовать бухучет, можно узнать из материалов нашей рубрики «Бухгалтерский учет».
Согласно требованиям закона № 402-ФЗ организация бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия. А он уже для исполнения этой обязанности может:
Впрочем, все три способа доступны только в компаниях малого или среднего предпринимательства. При этом в законе не указаны какие-либо четкие требования к лицу, на которое в итоге будет возложена обязанность по ведению учета.
Если компания не относится к таким субъектам, то ведение бухгалтерского учета должно быть возложено на сотрудника организации либо передано по договору. В кредитной организации остается только один вариант — наличие главного бухгалтера в штате.
В законе о бухучете прописаны строгие требования, которые предъявляются к данной должности. В частности, это обязательное наличие высшего образования, стаж работы не менее 3 лет из последних 5, отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления. Однако они распространяются не на всех главбухов, а только на лиц, занимающих эту должность в прямо указанных в законе компаниях (см. п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ). К главбухам в малом и среднем бизнесе эти ограничения не относятся.
Подробнее о главном бухгалтерском законе читайте в рубрике «Закон о бухгалтерском учете».
Узнайте можно ли привлечь главбуха к ответственности после увольнения в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Права и обязанности главного бухгалтера по закону № 402-ФЗ
Давайте сначала поговорим о правах главного бухгалтера, человека, который занимает достаточно высокий пост в любой компании.
Вообще, основные трудовые права любого работника любой организации контролируются ТК РФ, а права именно работника как специалиста прописываются в его должностной инструкции. Что же можно указать, формируя такую инструкцию для главного бухгалтера? Например, следующее:
Можно еще добавить, что помимо основных профессиональных трудовых функций главный бухгалтер, как правило, сам выбирает работников своего отдела, может регулировать поиск аудиторской компании для проверки предприятия, в оговоренных рамках самостоятельно принимать решения, влияющие на финансовые показатели компании и т. п.
Для определения круга обязанностей главбуха нужно смотреть не только закон о бухучете, но и профстандарт. Действующий стандарт «Бухгалтер», утв. приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н. О нем мы писали здесь.
Конечно, по сравнению с правами, круг обязанностей руководителя бухгалтерии гораздо объемнее. Рассмотрим его подробно, можно даже разделить все обязанности главного бухгалтера на несколько групп.
Пример правильного подхода к учетной политике ищите в нашей статье «Как составить учетную политику в организации».
О том, что это такое — смотрите в нашем материале «Основные виды финансового планирования (описание)».
Подробнее об обязанностях главбуха читайте в наших публикациях:
Ответственность главного бухгалтера
Конечно, говоря о правах и обязанностях главного бухгалтера, нельзя забывать про его основную ответственность — за надлежащее выполнение должностных обязанностей. Все возможные ее виды и санкции приведены ниже в таблице.
Как написать в справке что должность главного бухгалтера отсутствует образец
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Если в организации нет должности главного бухгалтера, а ведение бухгалтерского учета осуществляется аутсорсинговой компанией, имеет ли право эта компания в больничном листе в строке «Главный бухгалтер» ставить свою подпись?
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Однако ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя (смотрите, например, ответ 1, ответ 2 Роструда на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ»).
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Инструкция: как передать директору право подписи за главного бухгалтера
Может ли директор ставить подпись за главного бухгалтера — да, и это право необязательно подтверждать документально. Но если в штате организации есть главбух и руководитель расписывается за него в некоторых документах, придется оформить приказ.
Когда директор вправе подписывать бумаги за главбуха
В законе о бухгалтерском учете указано, может ли генеральный директор подписывать за главного бухгалтера, — да, гендир вправе визировать документацию за главбуха (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Руководитель организует ведение бухучета в учреждении и обладает правом подписи всех бумаг. Эти права не требуется дополнительно подтверждать документально.
Это подтверждает и законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. В нормативах закреплено, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, — да, гендир без доверенности действует от имени организации и в ее интересах (п. 2 ст. 69 208-ФЗ от 26.12.1995, п. 3 ст. 40 14-ФЗ от 08.02.1998). То есть единоличный исполнитель вправе издавать распоряжения и подписывать любую документацию организации, в том числе бухгалтерскую.
Гендиректор вправе расписываться на всех организационных бумагах. В Гражданском кодексе закреплено, может ли главбух подписывать документы за генерального, — не всегда (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Главный бухгалтер имеет возможность расписаться в счете-фактуре по доверенности или приказу о наделении правом подписи. А вот финансовые и расчетные документы главбух подписывать не вправе — ему доступна только вторая подпись. Платежные поручения и расчетные бумаги первым визирует только гендиректор (Инструкция ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006, письмо Ассоциации российских банков №А-02/5-245 от 14.05.2007, письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007).
Когда придется узаконить
В 402-ФЗ указано, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера, — нет, если гендир или ИП самостоятельно ведет бухучет в организации. Если же по штатному расписанию предусмотрена должность главного бухгалтера и он работает в учреждении, то право на вторую подпись принадлежит финансовому специалисту. В этом случае на документах необходимо ставить две подписи.
В первую очередь это касается счетов-фактур и товарных накладных. Если организация претендует на налоговый вычет по НДС, она представляет в налоговую инспекцию оригиналы счетов-фактур с выделенным налогом (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014). Их подписывают и гендиректор, и главбух. Если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера при его фактическом наличии в учреждении, налоговики направят запрос на разъяснения. Правомерность визирования подтвердит распоряжение о наделении правом подписи.
Есть и другая ситуация, когда гендиректор фактически выполняет функции бухгалтера. В таком случае при двух одинаковых визах в счете-фактуре у налоговиков нет причин отказать в вычете (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).
Как узаконить
Если в учреждении есть главбух, но документы за него подписывает руководитель, подготовьте распоряжение о наделении правом подписи.
Вот как оформить приказ, по которому генеральный директор подписывает за главного бухгалтера первичные документы:
Образец приказ о наделении директора правом подписи за главбуха:
Что делать, если в документе две визы
Полномочия на подписание организационной документации определяются учредительными документами и приказами. В 402-ФЗ указано, что делать, если директор и главный бухгалтер одно лицо, как подписывать документы, — требуется выпустить распоряжение о том, что гендиректор принимает ведение бухучета на себя (п. 3 ст. 7 402-ФЗ).
Проблем с подписанием отчетности в таком случае не возникнет. Бухгалтерские отчеты принимаются при наличии визы руководителя (ст. 13 402-ФЗ, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа №Ф03-6116/2018 по делу №А73-8993/2018 от 05.02.2019). В бухгалтерском балансе и других итоговых формах главбух не расписывается (приказ Минфина №57н от 06.04.2015). В налоговых декларациях расписывается только гендиректор. А в карточке образцов подписей для банка возле реквизитов второго лица ставят прочерк.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка относится к первичной документации и является своего рода универсальным документом, поскольку используется при учете и отчетности как по бухгалтерии, так и по налогам. Она общеприменима и широко распространена, т.к. ее использование востребовано в самых различных ситуациях. Как следует из самого названия документа, ее составление входит в компетенцию специалистов бухгалтерских отделов.
В каких случаях используется бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.
Как правило, справка носит вспомогательный характер. Чаще всего она используется при необходимости исправления некорректно внесенных данных в документы бухгалтерской и налоговой отчетности: правильные сведения вносятся в справку и досылаются в налоговую инспекцию.
Кроме того, она применяется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.
Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.
Стоит отметить, что при желании любая компания имеет полное право подтверждать факт проведения операций, не требующих применения стандартные видов документации не с помощью бухгалтерских справок, а при помощи индивидуально разработанных форм первичных документов (конечно, при условии внесения в них необходимых реквизитов). Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка является заменяемым документом.
Порядок составления бухгалтерской справки
Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца, поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут писать его в свободном виде или использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. В качестве комментария нужно отметить, что хотя собственные формы документов организации должны регистрировать в своей учетной политике, в данном случае делать это необязательно, т.к. очень уж разнообразны поводы для написания бухгалтерских справок.
Некоторые бухгалтера по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Независимо от того, какой вариант будет выбран, есть некоторые сведения, которые бухгалтерская справка должна содержать в обязательном порядке: это
Можно ли вносить исправления в бухгалтерскую справку
От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:
Правила оформления документа
Бухгалтерскую справку можно писать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, ее можно составлять как от руки, так и печатать на компьютере. Но в любом случае, она обязательно должна быть заверена оригиналом подписи сотрудника, который ее написал. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать в своей работе оттиски печатей и штампов.
К составлению справки необходимо относится также тщательно и внимательно, как и к любому другому виду первичных документов. Чем подробнее она будет составлена, тем меньше вопросов вызовет при проверке.
В справку нужно вносить только достоверные сведения, а если в процессе написания обнаружатся какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а написать новый исправленный вариант документа.
После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.
Пример составления бухгалтерской справки
Что делать с бухгалтерской справкой после
Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет (для разных целей определены разные периоды: например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки – то и все 5 лет).