Приложение N 1. Правила составления запросов
Приложение N 1
к приказу Министра обороны РФ
от 4 декабря 2004 г. N 390
Правила составления запросов
2. Запросы составляются по формам А, Б, В и Г, прилагаемым к настоящим Правилам, выполняются с использованием пишущей машинки или разборчивым почерком без сокращения слов и подписываются командирами воинских частей (начальниками организаций), военными комиссарами.
3. Запросы составляются отдельно на каждое лицо, каждую воинскую часть, по каждому вопросу и пересылаются за самостоятельным исходящим номером без сопроводительных писем. Если военная служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы оформляются по каждой воинской части с указанием года и месяца прибытия и убытия, а также других сведений, которые облегчат поиск (воинское звание, фамилия командира, место дислокации и т.д.). На запросах, направляемых в архив повторно, делать отметку «Повторно, к нашему исходящему N ___________ от «___» _________ 200__ г.».
5. Воинские части указываются по действительному или условному наименованию. Если действительные наименования особорежимной или режимной воинской части или объекта, соединения, воинской части, организации, подразделения военной разведки раскрывают предназначение воинской части или указанная воинская часть относится к режимным, не подлежащим открытому объявлению в соответствии с международными обязательствами, указывается только условное наименование воинской части.
В запросах сообщаются сведения о виде (роде войск) Вооруженных Сил, полном наименовании, подчиненности, дислокации и принадлежности к гвардии (без указания почетных наименований и наград воинских частей).
При оформлении запросов для наведения справок по документам арсеналов, баз, складов, мастерских следует указывать их принадлежность (артиллерийская, подвижная авиационная, стационарная, автобронетанковая и т.д.). Желательно сообщать наименование воинской части, где лицо, в отношении которого делается запрос, состояло на финансовом довольствии.
6. В запросах на подтверждение ранения или заболевания указывается номер госпиталя, в котором было закончено лечение. Если номер не известен, то следует уточнить у заявителя и указать в запросе: полевую почту или адрес госпиталя (населенный пункт, улицу, номер дома или характерные ориентиры), наименование учреждения, ранее располагавшегося в здании госпиталя, фамилию начальника госпиталя или лечащего врача, дату ранения (заболевания) и другие сведения, облегчающие поиск.
7. При оформлении запросов о подтверждении награждения медалями СССР и Российской Федерации («За безупречную службу в Вооруженных Силах СССР», «За отличие в военной службе», «За воинскую доблесть») следует указывать их степень, условное наименование воинской части в период представления к награждению, вид (род войск) Вооруженных Сил, в состав какого военного округа (флота) входила воинская часть, дату и номер приказа Министра обороны.
Запросы оформляются отдельно по каждой медали и ее степени.
8. Оформление и пересылка запросов и ответов по ним осуществляются в несекретном порядке. Гриф секретности запросов (ответов), в которых указываются действительные наименования воинских частей, их места дислокации, а также другие сведения, устанавливается в соответствии с перечнями сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных Силах Российской Федерации*.
10. В целях сокращения объемов переписки ответы на запросы разрешается излагать на оборотной стороне анкет-запросов.
Для ответов на письма граждан по вопросам о подтверждении прохождения военной службы, пребывания в действующей армии, награждениях и другим вопросам социально-правового характера военным архивам применять бланки с надписью «Выдается один раз, пользоваться копиями».
Начальник архивной
службы Вооруженных Сил
Российской Федерации
полковник
* Приказ Министра обороны Российской Федерации 2002 года N 015.
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
---|---|
Обращение | |
Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
Шаг | Что следует указать и написать |
---|---|
1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
3 |