Как оформить материальную помощь сотруднику?
Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления
Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.
Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.
Как оформить материальную помощь?
Порядок оформления и выплаты матпомощи трудящимся не закрепляется на законодательном уровне, однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных актов в сфере регулирования трудовых правоотношений, можно прийти к выводу о том, что:
Внимание! Образец от «КонсультантПлюс»
Смотрите образец Положения о выплате материальной помощи работникам организации.
В каких случаях матпомощь может выплачиваться?
Выделяют следующие виды материальной помощи:
К основаниям для выплат можно отнести:
Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.
Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации
Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:
Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.
Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.
Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.
В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.
Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре
В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).
Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.
Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.
В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.
Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику
Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.
Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.
Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:
Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)
Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.
Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.
Образец такого документа может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Ирис»
От старшего менеджера
Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.
Приложение: копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2020 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2020 № 129571, выданного врачом Анисимовой Р. В.
12.07.2020 Карпов Т. Г. /Карпов/
Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.
Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.
Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Ирис»
От начальника отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2020 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.
Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2020
Возможно ли получение матпомощи без документов?
Получение матпомощи без документов возможно только в том случае, если решение принимается работодателем по его собственной инициативе. Если же инициатором прошения о перечислении сумм матпомощи является служащий, обязательным документом является заявление. В случае когда о выплате матпомощи сотруднику просит его непосредственный начальник, обязательным документом является служебная записка.
Решение о выдаче матпомощи может быть принято работодателем и без документов, доказывающих факт наступления того или иного события в жизни сотрудника. Их наличие по общему правилу необязательно (если иное не закреплено в локальном акте либо коллективном договоре). В то же время работодатель может отказать в выплате ввиду недоказанности наступления в жизни служащего события, которое приводится в качестве основания для выплаты матпомощи.
Образец приказа о предоставлении матпомощи
Выплата матпомощи производится на основании приказа работодателя. Его форма законодательно не закреплена. В то же время она может быть определена положениями локального акта или коллективного договора.
Приказ может быть оформлен по следующему образцу:
О выплате материальной помощи
В связи с заболеванием главного менеджера операционного отдела ООО «Ирис» Иракова Р. В., подтвержденным представленными им документами (копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2020 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2020 № 129571),
Выплатить Иракову Р. В. материальную помощь в размере 5 000 руб.
Выплату матпомощи произвести вместе с выплатой очередной заработной платы за август 2020 года.
Основание: заявление Иракова Р. В. от 12.07.2020, копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2020 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2020 № 129571
Директор ООО «Ирис» Васильев О. В. /Васильев/
Назначение платежа при выплате матпомощи
При перечислении сумм материальной помощи необходимо указать в платежном поручении назначение платежа. Кроме того, следует сослаться на сведения о приказе, на основании которого сумма выплачивается.
Например, графа «Назначение платежа» может быть заполнена следующим образом: материальная помощь Иванову А. А. в связи с рождением ребенка, выплаченная на основании приказа директора ООО «Ирис» от 12.07.2020 № 1.
Необходимость указания правильного назначения платежа связана в том числе с налогообложением. Некоторые виды матпомощи, в силу ст. 217 НК РФ, не облагаются налогом. Назначение платежа будет служить доказательством, что деньги потрачены именно на выплату матпомощи.
Важно! Подсказка от «КонсультантПлюс»
Виды материальной помощи, которые частично (в сумме вычета) или полностью освобождены от обложения НДФЛ, и основания такого освобождения приведены в ст. 217 НК РФ.
Полный перечень таких выплат, а также случаи и порядок уплаты НДФЛ с матпомощи см. в К+.
Итоги
Таким образом, ответ на вопрос, как оформить материальную помощь сотрудникам, может быть различным. Это связано с тем, что в зависимости от локальной документации, принятой в организации, порядок оформления выплат может варьироваться. В то же время во всех случаях выплата производится на основании приказа работодателя.
Материальная помощь на лечение сотрудника
Материальная помощь на лечение сотрудника: признаки, регулирование
Понятие материальной помощи в случае болезни работника и необходимости оплаты лечения законодательно не зафиксировано, в связи с чем на практике (в том числе судебной) возникают споры о том, какие выплаты можно осуществлять по данной статье расходов. В то же время имеются выработанные позиции высших отечественных судов, из которых можно выделить признаки данного понятия и его суть.
Среди судебных актов, регулирующих рассматриваемый вопрос, можно обозначить:
Кроме того, вопросы налогообложения при выплате материальной помощь в связи с болезнью работника организации регулируются ст. 217 и 422 Налогового кодекса (далее — НК). Ранее социальная помощь в ключе начисления страховых взносов регулировалась также пенсионным законодательством, но с 01.01.2017 закон «О страховых взносах…» от 24.07.2009 № 212-ФЗ был отменен, а его положения перемещены в налоговое законодательство.
Исходя из указанных актов, можно выделить следующие признаки понятия материальной помощи на лечение:
Материальную помощь обязательно нужно отразить в отчетности по НДФЛ. Как правильно это сделать, узнайте в готовом решении «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ.
Материальная помощь в связи с болезнью работника: случаи выплаты
Случаи выплаты именно матпомощи в связи с болезнью могут касаться не только непосредственно сотрудника фирмы, но и его близких родственников, в том числе родителей, супругов, родных и усыновленных детей. К таковым случаям относятся:
Важно! Выплата компенсации на медикаменты в силу абз. 5 п. 28 ст. 217 НК для избежания обложения налогом на доходы требует наличия рецепта от лечащего врача, подтверждающего обоснованность их покупки и применения.
Заявление на материальную помощь на лечение: образец
Нормативными правовыми актами не фиксируется форма заявления на выплаты помощи в связи с болезнью и лечением, следовательно, данный документ составляется в свободной форме. В то же время он должен соответствовать внутренним правилам делопроизводства в компании, а также и не противоречить нормам налогового и социально-трудового права.
В заявлении должны быть указаны следующие сведения:
Приложения
Приложением к указанному документу должно следовать подтверждение необходимости получения лечения, а также факта несения расходов, к коим могут причисляться:
Образец заполнения заявления с просьбой осуществить помощь по причине болезни работника представлен на данном сайте, с его помощью можно юридически грамотно составить данный документ в конкретном случае. Вместе с тем заявление не является обязательным основанием для осуществления выплаты, так как она может быть инициативой и самого работодателя.
Приказ на материальную помощь на лечение
Внутренний документ, на основании которого производится начисление и выплата матпомощи на лечение, как и заявление, не имеет установленной законом формы, потому вопросы его составления и содержания регулируются инструкциями по делопроизводству на предприятии. В то же время подобный документ должен соответствовать всем требованиям налогового законодательства, так как он является документом первичной налоговой отчетности.
Приказ работодателя в рассматриваемом случае должен в обязательном порядке содержать:
Иные сведения указываются в документе по усмотрению представителей работодателя и на основании общих требований трудового законодательства и внутренних правовых актов.
Образец приказа на оказание материальной помощи см. здесь.
Обложение налогами и взносами материальной помощи на лечение
Согласно п. 1 ст. 207 НК физические лица обязаны уплачивать налог на доходы физических лиц с получаемых выплат. В отношении доходов, выплачиваемых работодателем, на основании п. 1 ст. 226 НК действует правило о том, что НДФЛ удерживается налоговым агентом, т. е. самим работодателем. Страховые взносы в силу ст. 419 и 420 НК уплачиваются работодателем самостоятельно с тех сумм, которые выдаются работнику за выполнение им его трудовых обязанностей.
При этом законодательством устанавливаются выплаты, которые не облагаются налогом и на которые не начисляются страховые взносы. На основании подп. 11 п. 1 ст. 422 и п. 28 ст. 217 НК помощь в связи с болезнью не облагается ни НДФЛ, ни взносами, если ее размер не превышает 4000 рублей в течение одного календарного года.
Важно! Лимит в 4 тыс. руб. включает матпомощь по всем основаниям, кроме выплаченной при рождении ребенка и матпомощи, которая вообще не облагается НДФЛ и взносами (п. 28 ст. 217, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Исходя из иных положений ст. 217, следует вывод о том, что во избежание обложения налогом данной материальной помощи необходимо наличие документов, подтверждающих данные расходы. При их наличии суммы выплат НДФЛ не облагаются, независимо от сумм расходов организации на данные цели.
Позиции судов
Правила начисления взносов наиболее четко конкретизированы в постановлении Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12. Согласно позиции суда, взносы на выплаты в рамках матпомощи свыше 4000 рублей могут быть начислены лишь в том случае, если они выплачены в рамках трудовых правоотношений. Если же подобная помощь содержит все признаки материальной социальной помощи, то взносы на нее не начисляются. Социальный характер выплаты подтверждается в частности тем фактом, что она выплачивалась в соответствии с коллективным договором, так как он в соответствии со ст. 40 Трудового кодекса регулирует и социально-трудовые отношения.
Нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ при выплате материальной помощи лицу, не являющемуся сотрудником организации? Ответ на данный вопрос узнайте на консультации эксперта «КонсультантПлюс», получив пробный доступ бесплатно.
Подробнее о налогобложении материальной помощи читайте в статьях:
Важно! Материальная помощь не учитывается в расходах по налогу на прибыль и при УСН. Подробности читайте здесь.
Итоги
В заключение подведем некоторые итоги:
Особенности выплаты материальной помощи к отпуску
Когда сотрудники предприятия уходят в отпуск, многие работодатели считают нужным выплатить им дополнительные средства, чтобы они могли в полной мере насладиться отдыхом и оценить заботу руководства о себе. Чаще всего эти средства даются работнику именно в форме денег. По нормативным актам эти выплаты могут быть премией или материальной помощью.
Работодателям следует знать особенности учета и обложения налогами таких выплат, а сотрудникам будут полезны нюансы документального оформления и правила начисления.
Вопрос: Входит ли в расчет среднего заработка для оплаты отпусков материальная помощь, выплата которой предусмотрена трудовым (коллективным) договором или локальным нормативным актом?
Посмотреть ответ
Терминология по ТК РФ
В каждой организации, независимо от того, относится она к бюджетным или частным, существует регламентированный порядок выплат как регулярных, так и разовых. Порядок этот должен проходить в соответствии с положениями Трудового Кодекса ТК РФ.
В статьях ТК РФ не содержится специального термина для обозначения отпускных, выплачиваемых дополнительно. Говоря «материальная помощь к отпуску», чаще всего подразумевают регулярную или единовременную выплату денежных средств, назначенную сотруднику не за отработанное время или исполнение трудовых обязанностей, а по иной причине. В данном случае по уходу в отпуск, подкрепленной доброй волей работодателя.
Порядок выплаты средств по подобным основаниям относятся к компетенции ст. 129 ТК РФ, согласно которой работодатель может предоставлять работникам, помимо заработной платы, разнообразную поддержку:
Социальная выплата может быть назначена в связи с любым событием, которое отражается на материальном благополучии подчиненного, в том числе и получении отпуска. Ее можно назначать один раз в год или несколько, по усмотрению начальства.
Поощрительная выплата отличается от социальной тем, что от результатов труда сотрудника зависит факт ее начисления и/или размер. Сумма может быть в процентах от оклада (тарифной ставки), или же ее можно зафиксировать в Положении о начислении поощрительных выплат, дифференцировав в зависимости от разных факторов успешности, например, отсутствия взысканий или наличия каких-либо выдающихся показателей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Порядок начисления и выплаты материальной помощи должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации.
Матпомощь к отпуску для работников бюджетной сферы
Прибавка к выплатам, осуществляемым к отпускам бюджетников, регламентируется специальным федеральным законом №79-ФЗ от 27 июля 2004 года (п.6 ч.5 ст.50), а также ст. 135 и 144.
Согласно этим документам надбавка может быть выплачена сотрудникам к одному (ежегодному) отпуску, является регулярной и обязательной к выплате, независимо от результатов труда и особенностей выполнения трудовых функций. Эта выплата должна быть предусмотрена во внутренней документации:
Размер этой помощи не может превышать установленных законодательством норм (обычно это удвоенный оклад).
Различные нюансы предоставления «отпускной» помощи
ВАЖНО! Образец заявления работника о выплате материальной помощи к отпуску от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Когда работодатель принял решение поддерживать сотрудников, уходящих в отпуск, материально, то большинство вопросов, связанных с этой выплатой, он решает на свое усмотрение. Тем не менее некоторые распространенные ситуации на практике разрешаются общепринятым порядком:
Как написать заявление на материальную помощь
Данная выплата осуществляется только на базе выраженного желания работника и работодателя, что оформляется подачей соответствующего заявления.
ВНИМАНИЕ! Поощрительную надбавку разового характера работодатель может выплатить на основании приказа, но постоянную социальную выплату нужно оформлять исключительно через заявление.
Заявление на предоставление финансовой поддержки к отпуску пишется в отделе кадров или бухгалтерии согласно общим правилам документооборота. В нем обязательно должны быть следующие моменты:
На заявлении руководитель оставит свою визу и резолюцию для бухгалтерии.
Пример заявления на предоставления матпомощи к отпуску
Генеральному директору
ООО «Шантарам»
А.Г. Сайфетдинову
от экономиста отдела снабжения
Л.И. Рубан
Прошу предоставить мне материальную помощь в связи с предстоящим отпуском с 21.05.2017 г. по 17.06.2017 г., выплачиваемую на основании положений коллективного договора.
Налоговый учет матпомощи к отпуску
Средства, выплачиваемые работнику, являются расходами предприятия. Как это отражается на налогообложении, зависит от того, проводится ли она как поощрительная или социальная надбавка.
Налоговый учет материальной помощи-соцвыплаты
Фиксированное количество денежных средств, которое гарантированно получает к отпуску каждый работник, безотносительно к условиям и результатам своего труда, в списке расходов предприятия относится к неучтенным. Поэтому согласно п. 23 ст. 270 НК РФ она не является признаваемой в расходах для налогов на прибыль.
С точки зрения работника эта выплата признается доходом, поэтому подпадает под НДФЛ и начисление с нее обязательных страховых взносов в ПФР, ФССС и ФФОМС, если превышает установленный законом необлагаемый лимит в 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ, Письмо Министерства финансов РФ от 22 октября 2013 года № 03-03-06/4/44144, п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 года № 212).
НДФЛ и страховые взносы рассчитываются и удерживаются, исходя не из всей выплаты, а только из части, превышающей лимит, то есть с суммы свыше 4 000 руб.
Налогообложение отпускной поощрительной выплаты
В некоторых организациях надбавка к отпускным привязывается к результатам деятельности сотрудника:
Такая выплата с позиции налогового законодательства является частью затрат на оплату труда, поэтому и признается в расходах на налогообложение, если она должным образом регламентирована во внутренних нормативных актах. НДФЛ и страховые взносы взимаются с нее в полном объеме, а не только с части, превышающей 4 000 руб. ежегодно.
Бухучет материальной помощи к отпуску
При осуществлении бухгалтерского учета материальную помощь проводят как «прочие расходы». Проводки будут выглядеть следующим образом:
Как написать заявление на получение материальной помощи
Оказание материальной помощи работнику представляет собой денежную выплату или поддержку в натуральном виде (продуктами, одеждой и другим имуществом).
Законодательно нигде не утверждено, в каких случаях выплачивают материальную помощь работнику. На практике матпомощь оказывают при наступлении определенной ситуации у сотрудника. Обычно примерный набор таких ситуаций зафиксирован в локальных нормативных актах работодателя.
Наши эксперты подготовили для вас статью, из которой подробно узнаете, что из себя представляет материальная помощь «Материальная помощь».
Каждая компания самостоятельно решает, в каких случаях стоит оказывать материальную поддержку своим работникам. Крупные и средние компании утверждают Положение о выплате материальной помощи. Оно помогает убрать большинство вопросов, возникающих при возникновении права на матпомощь, а также нормализует документооборот.
С образцом и основными тезисами при формировании такого положения вы можете познакомиться в статье «Каким должно быть Положение о материальной помощи: образец».
Как выплатить материальную помощь работнику
В этом разделе будем говорить именно о выплате, которая никак не связана с трудовой деятельностью работника. Эта помощь не зависит от результата труда и призвана поддержать работника в какой-то особой для него ситуации. Это может быть выплата:
К данным выплатам применяют особый льготный порядок налогообложения.
Порядок оформления матпомощи на законодательном уровне тоже не определен. Однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных документов в сфере трудового права, порядок всё же можно определить.
Пошагово разберем, что необходимо сделать для оформления материальной помощи:
Вопрос налогообложения разобран нашими специалистами в статье «Налогообложение материальной помощи».
Порядок выплаты матпомощи
Выше мы рассмотрели пошаговую инструкцию для получения материальной выплаты. Компания может утвердить в своем положении или ином локальном акте и другой порядок выплаты материальной помощи. Например:
Кроме того, возможно отойти от утвержденных правил выплаты матпомощи, когда инициатор оказания поддержки – сам работодатель или непосредственный начальник работника, который нуждается в помощи. В этом случае начальник пишет служебную записку на имя руководителя компании, в которой он просит оказать подчиненному сотруднику матпомощь и указывает обстоятельства. В этом случае подтверждающие документы можно предоставить позже – когда сотрудник выйдет на работу и сможет сам их принести.
Стоит учитывать, что:
Если есть сомнения в правильности разнесения по счетам бухгалтерского учета проводок по материальной помощи, рекомендуем проверить это по нашей статье «Как отразить в бухучете материальную помощь: проводки».
Материальная помощь при увольнении
Отдельно остановимся на материальной помощи при увольнении работника. Такой выплатой может быть, например, матпомощь при выходе на пенсию.
Порядок выплаты данного вида поощрения стоит тоже отдельно прописать в положении или коллективном договоре. Можно установить стаж работы, дающий право на получение материальной помощи при выходе на пенсию. Например, при стаже работы в компании от 5 до 10 лет – 20 000 рублей, при стаже свыше 10 лет – 40 000 рублей.
Также работодатель может предусмотреть материальную поддержку работникам, которые увольняются по сокращению или, например, по соглашению сторон. Некоторые работодатели выдают материальную помощь при призыве на военную службу. Данные выплаты будут очень нужны увольняющимся сотрудникам.
Для получения данного вида матпомощи порядок – аналогичный указанному выше.
Итоги
Выплата материальной помощи работнику от работодателя – дело добровольное. Если у работника возникла трудная жизненная ситуация, требующая материальной поддержки, он может обратиться с заявлением к своему нанимателю.