Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?
Как сделать отчет о ходе проекта в такой форме, чтобы у заказчика уходило 5 минут на получение информации по проекту? Я мучился этим вопросом довольно долго. И поскольку у практикующего менеджера проектов времени на разработку чего-то нового, как правило, нет (успеть бы отрефлексировать тот опыт, который получаешь), то ничего толкового у меня не получалось.
В один прекрасный день мой знакомый (консультант по управлению) написал мне: «а ты читал эту книгу http://www.dialektika.com/books/978-5-8459-1470-5.html ?»
Конечно, не читал, но я ждал ее долгие годы.
Книга была прочитана за пять-шесть часов, и по завершении я решил не откладывать апробирование полученных знаний в долгий ящик и на текущем проекте сделать отчет по новой форме.
На заполнение первого отчета по предложенной автором форме у меня ушло около 2-х часов, ну а последующие отчеты требовали куда меньше времени. Заказчик проекта, получив отчет в новой форме, сказал мне: «теперь отчеты по моим проектам я хочу получать только в этой форме!». Отличная обратная связь, чтобы убедиться в том, что инструмент работающий.
Кстати, на своих семинарах и тренингах я уже около года поясняю участникам, как пользоваться этим отчетом, и мы на практике игрового проекта закрепляем полученные знания.
Итак, что за форма отчета и как ее заполнять?
Основная идея заключается в том, чтобы на страничке формата А4 компактно изложить данные о ходе работ над достижением целей проекта, выполнении работ в срок, расходовании бюджета и прогнозах по ходу проекта.
Шапка отчета нас не особо интересует, и как ее заполнять, уверен, понятно.
Начнем разбор реквизитов отчета. Шпаргалка о том, что где находится в форме отчета, расположена внизу отчета: «Цели – задачи проекта – сроки – расходы – прогнозы».
Расскажу о разделах формы в том порядке, в котором обычно ее заполняю.
Раздел Sub-Objectives (Подцели проекта) – здесь нужно сформулировать несколько целей проекта, из которых станет понятно, ради чего проект затевается. Я для своих проектов этот раздел переименовал в «Продукты проекта», мне так показалось нагляднее. Место для записи целей находится в нижнем левом углу формы.
В раздел Major Tasks (Главные задачи проекта) нужно перенести 20-25 задач из расписания проекта. Я для себя решил, что буду использовать иерархическую структуру работ (ИСР) для заполнения списка задач, причем, скорее всего, в список поместится второй уровень ИСР (на первом обычно 3-7 пакетов работ, на втором – от 6 до 30).
После того как прописаны цели (или продукты) и задачи проекта, есть смысл заполнить матрицу на пересечении целей и задач. Кружочек ставится на пересечении строки с названием задачи и столбца с названием цели, если выполнение задачи приблизит проект к достижению данной цели. Таким образом, в этой части прорисовывается влияние задач на реализацию целей. Как только все кружочки в столбце с названием цели будут закрашены – цель считается достигнутой.
Раздел Schedule (График) представляет собой список названий периодов времени, в течение которых планируется вести работы по проекту и отчитываться о ходе их выполнения. Если у вас планируется ежемесячная отчетность – нужно вписать месяцы, в течение которых планируется вести проект. Если проект рассчитан более чем на год, нужно будет создавать форму для каждого года. Может возникнуть вопрос: «а что если проект рассчитан на три года и заказчик хочет видеть историю за весь период проекта на одной страничке?». Мне кажется, что предыдущие периоды можно будет сворачивать в полугодия (а потом в годы), а будущие периоды – оставлять по месяцам.
По сути, заполнение табличной части отчета выше названий периодов – это рисование отрезков диаграммы Ганта, но не в виде «полосок», а в виде кружочков напротив названий периодов, в которых планируется вести работу над этой задачей. Если задача реализуется в нескольких периодах – кружочки рисуются в столбцах с названиями этих периодов.
Следующая область для заполнения – Owners and Helpers (Ответственные и помощники). В той же строке, где указаны названия периодов, вводятся ФИО участников команды проекта и ключевых заинтересованных сторон, которые могут быть приемщиками по некоторым задачам.
В табличной части выше фамилий заполняется матрица ответственности. Вы можете выбрать ту модель ответственности за задачи, которая вам больше нравится.
Например, я использовал следующие роли:
Раздел Costs and Metrics (Стоимость и метрики) предназначен для информирования о плановых и фактических расходах по статьям бюджета проекта. Как видите, места для этого раздела выделено немного, а, значит, мы можем отчитаться по трем-четырем статьям бюджета. Придется свернуть статьи бюджета в три-четыре пункта.
Размер статьи можно указать длиной отрезка, плановое значение – справа от отрезка, а фактическое – в центре отрезка.
Ну и раздел Summary & Forecast (Выводы и прогнозы) – здесь у руководителя есть всего три строчки, чтобы убедить заказчика в том, что он знает, как вырулить проект в срок и бюджет. А если этого уже не сделать, то можно прописать свои предложения о пересмотре параметров проекта (целей, срока и бюджета).
Теперь о том, как заполняется отчет каждый отчетный период.
Руководитель проекта на основании отчетов от исполнителей должен, на мой взгляд, понимать, какой объем работ был запланирован по каждой задаче на отчетный период и какой был сделан. В этом случае, если объем фактически выполненной работы был не меньше планового – в отчете в строке задачи ранее созданный кружок заполняется зеленым цветом, если меньше планового, но есть шанс наверстать расписание – желтым цветом, ну и если сроки по задаче уже сорваны – красным цветом.
Та же система «светофоров» используется и для закрашивания отрезков для статей бюджета. Если бюджет осваивается по плану – зеленый цвет, наметился перерасход – желтый, статья бюджета превышена – красный.
Как отчет читает заказчик? Он проверяет выполнение задач в срок по цветам светофоров. Если горит желтый цвет напротив названия задачи, заказчик может узнать, кто является ответственным за задачу и запросить у него отчет на одной странице о выполнении задачи (или устный отчет). По красным светофорам заказчик ищет в разделе «Выводы и прогнозы» информацию о том, повлияет ли срыв сроков по этой задаче на срок проекта и что руководитель проекта предлагает делать в данном случае.
Ну и пример заполнения отчета о ходе проекта, правда, не из моего проекта (сохраняю коммерческую тайну), а из шаблонов OPPM, которые можно скачать на сайте http://www.oppmi.com.
Как вы заметили, в исходном шаблоне от OPPM есть еще одна область, которая называется «Risks, Qualitatives, Other Metrics». О том, зачем она нужна и как ее заполнять, я думаю, вы догадаетесь.
Вот такой формат, удобнее которого я для отчета по проекту пока ничего не видел.
Отчётность по проекту: как превратить рутину в эффективный инструмент взаимодействия с клиентом
Если в процессе ведения кампании агентство и клиент не понимали друг друга, то и ее результаты будут печальными. Ключевой аспект взаимодействия — отчётность. Руководитель отдела клиентского сервиса Go Mobile Алина Прокина делится советами по организации отчётности.
Маленькая предыстория. Впервые осветить эту тему нам предложили создатели курса GeekBrains. Вторым звоночком стало наше исследование о том, что бесит клиентов. Некорректная отчётность вошла в топ проблем, которые выделяли руководители отделов маркетинга брендов. Последней каплей стала дискуссия моего коллеги с экспертами Тинькофф и Mediascope в рекламном шоу iAB Talks.
В общем, мы собрались с мыслями и сделали чек-лист по организации отчётности.
Если не хотите читать статью, сразу переходите на лендинг чек-листа.
Шаг №1. Договоритесь о целях, инструментах, сроках и KPI
Проговорите с клиентом ключевые моменты работы: цели, инструменты, сроки, KPI. Так станет понятно, какие показатели нужно отслеживать и какие достойны оказаться в отчёте для клиента.
Хорошо: «Олег, какая ключевая задача кампании? Чего хотим вместе достичь?»
Шаг №2. Определите формат и сроки отчётности
Согласуйте периодичность и канал коммуникации. Выясните у клиента, где он точно увидит ваше письмо: на почте или в мессенджере. Установите четкий дедлайн — так вам будет проще готовить отчёт, а клиент не будет беспокоиться в ожидании.
Хорошо: «Мы будем присылать таблицу с отчётом и описание к ней в сопроводительном письме каждый вторник до 15:00.»
Шаг №3. Проговорите глубину и содержание отчёта
Обсудите с клиентом, какие данные он хотел бы увидеть в промежуточном и финальном отчётах. Возможно, клиенту важны не только результаты самой кампании, но и их сравнение со средними показателями по рынку. Или наоборот, его интересует максимально краткая выжимка за конкретный период.
Хорошо: «Какие показатели вы хотели бы видеть в промежуточных отчётах? Нужна ли информация по конкурентам?»
Шаг №4. Уточните, ведутся ли другие рекламные кампании
Для более точного анализа результатов нужно понимать, какие маркетинговые активности будут запущены параллельно с вашей кампанией. Так вы сможете разделить чистую эффективность вашей работы и влияние других кампаний на стороне клиента.
Хорошо: «Поделитесь, пожалуйста, планом рекламных активностей на этот месяц — так мы сможем учитывать их влияние на результаты кампании.»
Правило №1. Промежуточная отчётность
Независимо от графика и формата отчётности, держите клиента в курсе дел на протяжении всей кампании. Отправляйте ему промежуточные статусы с кратким срезом данных, текущими показателями выполнения KPI, выводами и инсайтами.
Клиент будет спокоен в течение кампании, а команда будет оставаться в тонусе.
Хорошо: «Показатели по кампании в норме, полет отличный. Видим новый тренд на площадке размещения. Подготовили креативы, они во вложении.»
Правило №2. Сопроводительное письмо
Дополняйте отправленные материалы сопроводительным письмом. Кратко опишите содержимое вложенных файлов и акцентируйте внимание на самых важных моментах кампании.
Хорошо: «Хочу обратить внимание на конверсию из установки в целевое действие. Как видно на слайде 8, она выросла в 3 раза.»
Правило №3. Follow-up встречи
Не забывайте про follow-up после каждой встречи или звонка. Фиксируйте ключевые моменты и договоренности в письменном виде и отправляйте клиенту. Это поможет обеим сторонам не потеряться в потоке мыслей и понять, куда вы движетесь.
Хорошо: «Спасибо за встречу. Фиксирую в письме шаги, которые проговорили.»
Правило №4. Отказ от лишней отчётности
Периодически обсуждайте с клиентом объём отчётности, которую вы ему предоставляете. Например, если клиент не пользуется одной из таблиц, не стоит её делать. Так вы сэкономите время всем.
Хорошо: «Насколько актуален текущий отчёт? Есть ли таблицы или графики, от которых можем отказаться?»
Договориться о графике и глубине отчётности — половина дела. Дедлайн поставлен, материалы собраны, и осталось только оформить результаты. Но здесь начинается самое трудное: как совместить данные, но не перегрузить отчёт?
Существует 3 основных формата презентации отчёта:
Если вы хотите вместить максимум данных, но не сделать из отчёта трехтомник, в ход пойдут все варианты сразу. Главное — выбрать подходящий формат для каждого вида информации.
Используйте таблицы для презентации количественных показателей — бюджета, KPI, стоимости и количества целевых действий. Любые расчеты качественных показателей: LTV, ARPU и т.д. нужно проводить формулами.
1. Приоритизируйте основные цифры: сколько и на что уже потратили, каких показателей достигли, сколько ещё нужно потратить для достижения цели.
2. Сделайте разбивку по основным параметрам: каналам, креативам, срокам.
3. Используйте колор-кодинг. Выделяйте яркими цветами показатели, которые нужно обсудить или запомнить.
4. Используйте фильтры, чтобы ранжировать каналы и креативы по эффективности. Так клиенту будет удобнее посмотреть, что работает, а что нет.
Объедините все собранные материалы в презентации — главном хранилище всей информации по отчётному периоду.
1. Структурируйте презентацию: выделите ключевые моменты и отведите под каждый пункт один слайд.
2. Добавьте графики и таблицы. Постарайтесь не перегружать слайды и не копировать отчёт из таблиц целиком.
3. Посвятите отдельный слайд общим выводам и рекомендациям.
К любому отчёту нужна пояснительная записка, поэтому не забывайте о сопроводительных письмах. Кому-то нужно прочитать краткие выводы, прежде чем углубиться в графики и таблицы. Другим и одного текста будет достаточно. Главное — сделать его максимально понятным для клиента.
1. Объясните словами основные выводы и тем самым упростите восприятие аналитики. Вспомните, на каком языке говорит клиент (речь, конечно, об использовании терминов и манере общения). Используйте его, чтобы донести тезисы максимально понятно.
2. Проясните неочевидные показатели из таблиц и диаграмм.
3. Сделайте акцент на положительных результатах.
4. Потом расскажите о негативных моментах — объясните, что к ним привело и как это можно исправить.
Презентация отчёта клиенту
Презентовать отчёт можно в письменной или устной форме. Личная встреча — самый эффективный вариант взаимодействия. Так можно максимально понятно донести информацию и подробно ответить на все вопросы. А еще так проще убедить клиента протестировать новую гипотезу или отказаться от плохой идеи.
Личная встреча — еще и самый трудозатратный способ коммуникации. В процессе организации нужно:
Долго, зато эффективно. Одной такой встречей можно закрыть все вопросы и в дальнейшем поддерживать коммуникацию в переписке.
Золотое правило: давайте исчерпывающую информацию, но при этом не перегружайте клиента данными.
Николай, вы правы, вообще все правила и рекомендации общения с клиентами распространяются в какой-то мере и на общение с коллегами и руководством.
Мы не советуем предлагать разные формы отчётности, а потом их сокращать, а скорее:
1. убедиться, что отчётность достаточная
2. периодически убеждаться, что она не избыточная.
Николай, рады, что материал был для вас полезен. В нем мы сделали упор именно на отчетность между клиентом и агентством. А вот тема отчетности внутри компании между руководителями и сотрудниками тянет на отдельную статью 🙂
Образец отчета по итоговому проекту
Первое: титульный лист (форма есть в нашем положении).
ВВЕДЕНИЕ
Тема моего проекта
Я выбрал эту тему, потому что
Проектным продуктом будет
Этот продукт поможет достичь цель проекта, так как
План моей работы (указать время выполнения и перечислить все промежуточные этапы) :
Выбор темы и уточнение названия
Сбор информации (где и как искал информацию)
Изготовление продукта (что и как делал)
Написание письменной части проекта (как это делал)
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
Я начал свою работу с того, что
Потом я приступил к
Я завершил работу тем, что
В ходе работы я столкнулся с такими проблемами
Чтобы справиться с возникшими проблемами, я
Я отклонился от плана (указать, когда был нарушен график работы)
План моей работы был нарушен, потому что
В ходе работы я принял решение изменить проектный продукт, так как
Но все же мне удалось достичь цели проекта, потому что
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Закончив свой проект, я могу сказать, что не все из того, что было задумано, получилось, например
Это произошло, потому что
Если бы я начал работу заново, я бы
В следующем году я, может быть, продолжу эту работу для того, чтобы
Я думаю, что я решил проблему своего проекта, так как
Работа над проектом показала мне, что (что узнал о себе и о проблеме, над которой работал)
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
. Не обязательно использовать шаблон полностью, однако необходимо, чтобы ребенок проанализировал свои успехи и неудачи, отрефлексировал свои чувства и эмоции.
Советы и рекомендации для учащихся
Среди большого разнообразия предметов, которые ты изучаешь в школе, наверняка есть тот, который кажется вам наиболее интересным. Может быть, с этой наукой или областью человеческой деятельности вы планируете связать свою будущую профессию. Сейчас у вас появилась возможность проверить себя и оценить те знания и опыт, которые вы получили за годы учебы в школе.
Работая над проектом вы можете задуматься и осуществить любой эксперимент, поставить необычный опыт, провести опрос или взять интервью у специалиста интересующей вас области.
Проект – это большая самостоятельная работа, которую вы будете делать на протяжении нескольких месяцев. В этой работе вы будите сотрудничать со своим научным руководителем из числа учителей школы.
Работая над своим проектом вы научитесь ставить перед собой серьезную цель и разбивать ее на более мелкие задачи, планировать свои действия на далекую перспективу и на ближайшие дни, осуществлять свои планы и вносить в них необходимые изменения, искать нужную вам информацию и проверять ее достоверность.
Согласитесь, все эти умения и навыки очень важны для современного человека, и чем раньше вы их освоите, тем успешнее сложится твоя учеба в школе и жизнь после ее окончания.
Несмотря на то, что работа над проектом потребует много времени и сил, ваш проект не должен мешать :
ПРОБЛЕМА, ЦЕЛЬ И ТЕМА ПРОЕКТА.
Проект отличается от других видов школьной работы прежде всего тем, что направлен на решение какой – то конкретной проблемы. Запомните, нет проблемы – нет проекта!
Необходимо определить какую проблему вы решаете в ходе работы над проектом, какова цель вашей работы. После этого несложно будет сформулировать тему вашего проекта.
Необходимо задать себе несколько вопросов.
| Вопрос | Ответ |
| Зачем необходимо делать этот проект? | Я перешла в новую школу и никак не могу наладить отношения с ребятами в классе. Это моя проблема, решение которой я буду искать в ходе работы над своим проектом. |
| Чего я хочу добиться в результате работы? | Я хочу решить эту проблему и помочь тем, кто также с ней сталкивается. Это цель. |